1. Perancangan Sistem Maklumat

2. Pembangunan Sistem dan Perubahan Organisasi

Definisi Perancangan Sistem.

Merupakan panduan untuk menunjukkan arah pembangun sistem , rasional pembangunan sistem , situasi semasa, strategi pengurusan, perancangan, mengimplementasi dan belanjawan.

Matlamat Perancangan Sistem.

Mengelakkan pertindihan sistem
Menyatukan aplikasi-aplikasi semasa
Memastikan sistem dibangunkan mengikut nilai dalam mencapai sesuatu objektif.
Memastikan sistem dihubungkait dengan perancangan induk.
Memastikan pengguna memang menggunakan / memerlukan sistem tersebut.

1. Perancangan Sistem Maklumat.| ke atas

a) Tujuan perancangan

i- rancangan strategik jangkan masa terpanjang/terpendek.

ii- organisasi perniagaan semasa (sekiranya merancang utk menambahkan produk)

b) Rancangan strategik perniagaan

i- situasi semasa.(keadaan semasa dalam perniagaan)

ii- perubahan persekitaran.

c) Sistem-sistem semasa

i- Sistem-sistem utama yang menyokong fungsi-fungsi perniagaan.

d) Pembangunan-pembangunan baru

i- projek-projek sistem baru.(melihat perkakasan/perisian samaada mampu atau tidak mewujudkan sistem)

e) Strategi pengurusan

i- latihan kepada staf

f) Perancangan perlaksanaan

ii- laporan semasa

g) Keperluan belanjawan.

Perancangan sistem maklumat boleh dilihat dari 3 sudut:

1. Pendekatan atas ke bawah.

Ianya memfokus kepada matlamat dan strategi organisasi iaitu apakah keperluan-keperluan pihak atasan untuk mencapai objektif dan matlamat organisasi.

2. Pendekatan bawah ke atas.

Memberi fokus kepada modul-modul aplikasi dan data sokongan yang berkaitan iaitu apakah keperluan-keperluan pekerja untuk menjalankan operasi organisasi.

3. Gabungan.

Sistem berkembang daripada pengguna-pengguna berpengalaman iaitu berdasarkan keperluan, pelerja-pekerja yang terlibat secara langsung dengan sistem.

Proses perancangan sistem maklumat

i- Perancangan Strategik

merupakan pengenalpastian dan perincian strategi jangka masa panjang.Langkah-langkah dalam perancangan strategik:

Selesaikan isu-isu perancangan asas.
Kumpul maklumat penting.
Mewujudkan analisa situasi.
Kenalpasti kekangan-kekangan perancangan.
Setkan objektif.
Sediakan dokumen perancangan strategik.

ii- Perancangan Pengoperasian

merupakan pengenalpastian perincian dan penjadualan kerja untuk melaksanakan tugas-tugas strategik. Proses/langkah dalam perancangan pengoperasian:

Kenalpasti projek.
Pilih gabungan optimum projek.
Tentukan keutamaan.
Agihkan sumber-sumber dan jadualkan projek.
Sediakan dokumen perancangan pengoperasian.

Metodologi untuk mengumpul keperluan maklumat.

i- Enterprise Analysis (Perancangan Sistem Perniagaan)

ianya merupakan satu pendekatan yang membantu organisasi dalam membangunkan perancangan sistem maklumat untuk memenuhi keperluan maklumat jangka masa panjang dan pendek organisasi.
Terdapat 3 objektif utama:
i- menterjemahkan misi, strategi dan struktur organisasi ke dalam bentuk sistem.

ii- menentukan keutamaan sistem maklumat dan menentukan sumber bagi memastikan ianya mendapat pulangan yang tinggi.

iii- merancang sistem maklumat untuk kegunaan jangka masa panjang berdasarkan proses di dalam organisasi.

· Terdapat 2 kaedah dalam perancangan Enterprise Analysis.

1- Perancangan atas ke bawah.

Memerlukan kumpulan pengurusan atasab melakarkan strategi, misi, dan objektif organisasi kepada kumpulan penyelidik. Seterusnya penyelidik akan menemubual secara sistematik pengurus-pengurus di alam organisasi untuk mengenalpasti bagaimana objektif akan dilaksanakan dan proses-proses yang terlibat di dalam organisasi. Selepas itu kumpulan penyelidik akan menilai jenis-jenis data yang diperlukan untuk menyokong proses organisasi. Akhirnya kumpulan penyelidik akan membuat rekabentuk untuk mengenalpasti perhubungan antara jenis-jenis data dengan proses organisasi.

2- Perancangan bawah ke atas.

Ianya melibatkan aktiviti pembangunan aplikasi oleh pengguna akhir. Setiap aplikasi perlu menyediakan fungsi perniagaan yang menyokong misi dan objektif organisasi.

Kelebihan

Memberikan pandangan secara menyeluruh terhadap organisasi serta kegunaan dan jurang sistem/data.

Kelemahan

Ianya menerbitkan jumlah data yang terlalu banyak, mahal dan sukar di analisis.

i- Critical Success Factors (Faktor Kejayaan Kritikal)

-ianya merupakan nilai yang kecil dan mudah untuk mengenalpasti bentuk maklumat operasi. Prinsip yang diguakan ialah menebual secara peribadi pengurus-pengurus atasan untuk mengenalpasti matlamat organisasi.

-ianya melibatkan kumpulan yang kecil di mana ianya memberi tumpuan kepada pengurus atasan.

Kelebihan.

· Ia mengambikira perubahan persekitaran di mana organisasi dan pengurus terlibat.

· Kaedah ini menghasilkan persetujuan di antara pengurusan atasan mengenai apa yang penting di dalam mengukur standart kejayaan organisasi.

Kelemahan.

· Bersifat tidak adil kerana lebih menumpukan kepada pengurusan atasan sahaja.

2. Pembangunan Sistem dan Perubahan Organisasi. | ke atas

Sistem maklumat merupakan instrumen yang paling berkesan/berkuasa di dalam perubahan organisasi. Ianya akan membolehkan organisasi untuk merekabentuk semula struktur,skop,perhubungan kuasa,carta aliran kerja,produk dan perkhidmatan di dalam organisasi.Terdapat 4 jenis perubahan struktur organisasi yang disebabkan oleh teknologi maklumat:

1. Automasi

2. Prosedur Rasional

3. Business Reengineering

4. Anjakan Paradigma

1. Automasi

- kaedah ini digunakan untuk menilai prestasi pekerja supaya tugas mereka menjadi lebih efisyen dan berkesan. Kaedah ini juga biasa dilakukan oleh organisasi. Ianya menggunakan teknologi komputer untuk mempercepatkan prestasi kerja. Contohnya sebuah kilang akan menggunakan automasi untuk mengira pembayaran gaji dan cek. Di sebuah agensi pelancongan pula, mereka akan membangunkan rangkaian penempahan tiket secara global.

2. Prosedur Rasional

- kaedah ini akan menyebabkan organisasi tersebut merekabentuk sistem berdasarkan unit-unit tertentu. Keadaan yang berkesan adalah dengan merasonalkan prosedur-prosedur utama dalam pengoperasian sehingga mengadakan manual dan langkah arahan pemasangan perkakasan dan perisian.

3- Business Rengineering.

- merupakan kaedah yang paling berkesan. Kaedah ini merupakan asas pemikiran semula erhadap keseluruhan sistem untuk mencapai peningkatan yang ketara dalam unsur-unsur kritikal seperti kos, kualiti, modal dan perkhidmatan. Kaedah ini lebih sesuai dilakukan terhadap aliran kerja organisasi, proses-proses kerja pentadbiran dan perniagaan supaya dapat menuju kepada pengurangan kos.Matlamat utama Business Reengineering ialah:

· Mengurangkan masa pemprosesan dengan mebuang proses-proses yang berulang dan tidak berkesan.

· Mengurangkan penggunaan kertas yang berlebihan dalam pengurusan.

· Membuang tugas yang tidak mempunyai fungsi.

4. Anjakan Paradigma.

- ianya melibatkan penukaran sifat semulajadi, perniagaan di dalam organisasi contohnya penutupan bank cawangan.

Kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam pembinaan sistem.

1. Juruanalisa Sistem.

2. Pengurus Pangkalan Data.

3. Juruaturcara.

1. Juruanalisa dikenali sebagai pegawai teknologi maklumat. Ia bertanggugjawab untuk menganalisa, merekabentuk dan melaksanakan sistem maklumat berasaskan komputer. Mereka perlu berhubung dengan pengguna, pihak pengurusan dan juruaturcara. Mereka juga perlu mahir berkomunikasi . Antara tugas penting juruanalisa sistem:

berkomunikasi dengan pengguna untuk menentukan keperluan-keperluan pemprosesan maklumat.
Menterjemahkan keperluan pengguna dan keperluan maklumat dalam sebutan dan komen yang boleh difahami dan digunakan oleh juruaturcara dan kakitangan telekomunikasi.

2. Pengurus Pangkalan Data.

Kumpulan ini wujud jika organisasi menggunakan pangkalan data bersepadu. Tugas mereka ialah:

Memastikan pengguna dan juruaturcara boleh mencapai data yang diingini dalam usaha mereka membuat keputusan.
Memastikan kesepaduan data dari segi ketepatan.
Memastikan keselamatan data dari capaian yang tidak dibenarkan.

3. Juruaturcara.

i- aplikas

ii- selenggara

iii- sistem

Juruaturcara Aplikasi

Menulis kod aturcara aplikasi iaitu perisian yang memenuhi keperluan langsung pengguna akhir.

Juruaturcara Selenggara

Menyelenggara, mengemaskini, dan memastikan aturcara aplikasi yang dibina boleh digunakan dalam satu tempoh yang tertentu.

Juruaturcara Sistem.

Mereka menulis kod aturcara sistem yang mengawal operasi perkakasan komputer dan membolehkan aturcara aplikasi digunakan.

Lazimnya pengurus dan pengguna akan berinteraksi dengan jurutera aplikasi dan selenggara tetapi jika ada masalah teknikal, mereka akan berhubung dengan juruaturcara sistem.

Kaedah Kajian Ketesauran (Kesesuaian)

1. Teknikal (perkakasan, perisian,kakitangan)

Secara umunya sesuatu sistem adalah tersaur apabila organisasi mempunyai atau boleh mendapatkan peralatan dankakitangan untuk membangun, memasang dan mengoperasi sistem. Beberapa isu dari aspek teknikal perlu dipertimbangkan.

Adakah organisasi mempunyai peralatan yang mencukupi.
Adakah organisasi mempunyai kepakaran teknikal yang diperlukan.
Adakah peralatan yang dicadangkan epunyai muatan yang diperlukan.
Adakah gabungan perkakasan dan perisian mampu menyediakan pencapaian yang diperlukan.
Adakah sistem ammpu mengendali jangkaan peningkatan organisasi 5 tahun akan datang.

2. Ekonomi.

Keperluan sistem secara ekonominya tersaur apabila faedah yang akan diperolehi dari sistem baru ini mengatasi kos yang terlibat dalam pembangunan, pemasangan dan pengoperasian.

Isu yang perlu dipertimbangkan dalam aspek ekonomi:

Jangkaan kos manusia yang diperlukan untuk membangunkan sistem.
Jangkaan kos peralatan tambahan yang diperlukan.
Jangkaan kos membangun atau membeli perisian tertentu.
Jangkaan kos jka tidak membangunkan sistem.

3. Pengoperasian.

Keperluan sistem secara operasinya tersaur apabila sistem akan digunakan sebaik saja ia dibangunkan dan dilaksanakan. Beberapa isu dari aspek pengoperasian:

Adakah pengurusan/pengguna akhir menyokong pembinaan sistem.
Bagaimana pengguna akhir boleh terlibat dalam perancangan sistem baru (untuk penuhi kehendak pengguna)
Adakah jadual pembangunan berpatutan.