CAPITULO IV

SISTEMA DE CONTABILIDAD

1.   LIBROS DE CONTABILIDAD:

            1.1  Libros Oficiales:

         Nuestro Código de comercio ha experimentado algunos cambios innovadores que persiguen agilizar las operaciones de los comerciantes en nuestro país, y que están contenidos en el Decreto Ley N° 5, del 2 de julio de 1997 publicado en la Gaceta Oficial N° 23,327 del 9 de julio de 1997.

         Se ha cambiado el concepto tradicional de libros de contabilidad como el de registros de contabilidad.  El Artículo 71 del Código de Comercio quedó así:

“Todo     comerciante   está    obligado   a    llevar

  registros    de    contabilidad   que   indiquen   en

  forma   clara   y   precisamente  sus  operaciones

  comerciales,  sus  activos,  pasivos y patrimonio.

  La     contabilidad deberá reflejar  siempre      los

  montos de las transacciones y la naturaleza de las

  mismas (...)” 1

      Esta modificación admite expresamente que el comerciante lleve sus registros contables, utilizando medios electrónicos u otros mecanismos,  siempre y cuando los mismos puedan ser impresos.  Como lo establece el Decreto Ley n°5:

“(...)A los efectos  de  lo  dispuesto  en  este  título,

  todo  comerciante   podrá  llevar  su  contabilidad

  y   hacer   sus  registros  ya  sea  utilizando libros,

  medios   electrónicos   u   otros  mecanismos  que

  autorice    la    Ley     que   permitan    determinar

  con    claridad     las     operaciones    comerciales

  efectuadas,     siempre    y   cuando   los   mismos

  puedan ser impresos(...)" 2

      Así mismo se derogó el Artículo 76 del Código de Comercio que requería que los libros fueran sellados y foliados.

      La clase y número de registro contable quedan a discreción del comerciante, ajustando a las normas  de contabilidad, generalmente aceptadas, que rigen en panamá, salvo los indispensables que  comentamos más adelante.  Es importante resaltar que los profesionales independientes deben llevar sus libros de contabilidad pues el Artículo 751,  del Código Fiscal no ha sido modificado.

      Registros Indispensables:  Un Diario y un Mayor son básicos para todo comerciante.  Las sociedades comerciales deben llevar además un registro de actas, acciones y accionistas.

      Las personas jurídicas "Offshore" no están obligadas a mantener en Panamá sus registros indispensables de contabilidad,  salvo que tengan su domicilio y operen en el país.

      La nueva reglamentación provee, que el comerciante deberá llevar sus registros en español, "sin excepción".

      Se aclara que la correspondencia y otra documentación que sustenta las transacciones puede llevarse en el idioma en que se origina, pero que en caso de que una autoridad la requiera, el comerciante está obligado a traducirla.

      Registro de Actas:  Esta reglamentación contenida en el Artículo 86 del Código de Comercio y que han sido más desarrolladas, contempla taxativamente, entre otros aspectos, los siguientes:

·         Quedan consignados los acuerdos de las Juntas de Accionistas, Partícipes, Socios o Directores

      Registros Contables al día:  El Artículo 87 del Código de Comercio se refiere a este punto y ahora la norma indica que un registro está al día cuando sus entradas están dentro de los sesenta días siguientes del mes correspondiente.

      Además, se han actualizado las sanciones correspondientes al atraso en los registros contables determinándose una multa de B/.  100.00 a B/.  500.00.

            1.2  Libros Auxiliares:

      Los libros auxiliares son aquellos que sirven para llevar el control de las subcuentas, que conforman las cuentas control.

En una imprenta los Auxiliares utilizados son los siguientes:

Auxiliar de Cuentas por Cobrar:  Es aquel que se usa para llevar el control de los saldos de las cuentas por cobrar en forma individual, el mismo refleja las ventas al crédito, los abonos y devoluciones, éstos deberán reflejar el saldo final de cada transacción.

Libro de Banco:  Este debe reflejar las entradas y salidas de efectivo, reflejando el saldo final en cada transacción.  Su saldo final debe, ser el mismo que el mayor general.

Auxiliar de Cuentas por Pagar:  Éste debe reflejar los saldos individuales por cada proveedor, así como el movimiento de la cuenta, el mismo debe ser igual al mayor general.

Registro Auxiliar de Productos en Proceso:    Éste permite llevar un control de las subcuentas que conforman el Inventario de Productos en Proceso: (Materia Prima entregada a la Producción, Mano de Obra directa aplicada y Carga Fabril aplicada).  Éste deberá una columna que haga referencia a la orden de producción que se está aplicando.

Registro Auxiliar de Ventas:   Éste se utiliza para registrar las ventas del día, la cual son resumidas en Informe de Ingresos de caja.

Registro de Compras de Materia Prima:  Este auxiliar se utiliza registrar las compras de materia prima diariamente para posteriormente registrarla en el Kardex de Inventario de Materia Prima. Este registro también se utiliza para  reflejar las materias primas entregadas a la producción, como también devoluciones de materia prima,  por material sobrante.

Registro Auxiliar de Gastos de Operación:  Éste se utiliza para agrupar los gastos de operación, según su naturaleza, es decir, Gastos de Ventas, Administración y Financieros.  De manera tal, que en los registros contables, los mismos, no se vean tan voluminosos.

2.         CODIFICACIÓN DE CUENTAS:

      El Catálogo de cuentas es el que representa la estructura del Sistema de Contabilidad.  El mismo debe relacionar los nombres de las cuentas, y éstas deben colocarse en el orden de los Activos, Pasivos, Capital, Ingresos y Gastos.

      La imprenta debe disponer de un Catálogo de Cuentas. El mismo es necesario a fin de reflejar las operaciones en que se incurren, y que darán una Utilidad o Pérdida en el período.  Este código debe ser lo suficientemente, flexible de manera que se puedan hacer los cambios que después se crean convenientes.

      A continuación la estructura del Sistema de Contabilidad de una Imprenta:

100.0        Activos

200.000        Pasivos                                                                            

300.000        Inversión de los Accionistas

400.000        Ingresos

500.000        Costos

600.000        Gastos

      Ésta va a ser la estructura de las Cuentas de la Imprenta, la cual estará formada por las Cuentas Reales: Activos, Pasivos y Capital y las Cuentas Nominales: Ingresos, Costos y Gastos.

      A continuación el Codificador de Cuentas de una Imprenta:

NÚMERO                    DESCRIPCIÓN                                              

110.000                       Activos Corrientes                                        

111.000                       Efectivo                                                          

111.100 Caja General    

111.200 Caja Menuda   

111.300 Bancos

112.000                       Cuentas por Cobrar                                       

112.001 Cuentas por cobrar comerciales                                                

112.002 Cuentas por Cobrar empleados                                                  

112.003 Cheques devueltos por cobrar                                                   

112.004 Provisión para cuentas malas

112.005 Suscripciones por cobrar                                                           

113.000                       Inventarios                                                    

113.001 Inventario de Materias Primas                                                   

113.002 Inventario de Productos en Proceso                                           

113.003 Inventario de Productos terminados                                           

114.000                       Gastos pagados por Anticipado                     

114.001 Seguros pagados por anticipado                                                 

114.002 Impuesto sobre la Renta estimado                                             

120.000 Activos no corrientes                                                                

121.000                       Cuentas por Cobrar largo plazo                    

122.000                       Inversiones                                                    

123.100                       Propiedad, Planta y Equipo                           

123.110 Terreno           

123.120 Maquinaria y Equipo de Imprenta                                              

123.121 Depreciación Acumulada-Maquinaria y Equipo de Imprenta

123.130 Equipo de Oficina                                                                     

123.131 Depreciación Acumulada - Equipo de Oficina

123.140 Equipo Rodante

123.141 Depreciación Acumulada - Equipo Rodante                               

123.150 Mobiliario y Enseres                                                                 

123.151 Depreciación Acumulada - Mobiliario y Enseres

123.160 Edificios           

123.161 Depreciación Acumulada Edificios                                            

124.000                       Otros Activos

124.001 Impuesto complementario

124.002 Fondo de Cesantía

201.000 Pasivos Corrientes                                                                    

201.100                       Cuentas por Pagar                                         

201.101 Sobregiros Bancarios                                                                

201.102 Cuentas por pagar - Proveedores                                              

201.103 Tesoro Nacional ITBM                                                             

201.104 Documentos por pagar - corto plazo                                          

201.105 Hipoteca por pagar - corto plazo                                                

201.106 Impuesto sobre la renta por pagar

201.107 Impuesto sobre Dividendos por pagar                                        

201.200                       Pasivos Acumulados por Pagar                     

201.201 Salarios Por Pagar                                                                    

201.202 Seguro Social por Pagar                                                            

201.203 Seguro Educativo por Pagar                                                      

201.204 Riesgos Profesionales por pagar                                                

201.205 Impuesto sobre la Renta -empleado por pagar                            

201.206 Otros Descuentos                                                                     

201.207 Décimo-tercer mes por Pagar                                                   

201.208 Vacaciones acumuladas por Pagar                                            

201.209 Otras Cuentas por pagar                                                           

202.000                       Pasivos a Largo Plazo                                    

202.100 Préstamos e Hipoteca por pagar                                                

202.200 Documentos por Pagar                                                             

202.300 Bonos por pagar

202.400 Prima sobre bonos por pagar

202.500 Prima de Antigüedad por pagar

300.000                       Capital Social                                                 

300.100 Acciones emitidas                                                                    

300.200 Acciones suscritas                                                                    

300.300 Capital pagado 

300.400 Utilidades Retenidas                                                                 

300.410 Acciones en Tesorería                                                              

300.420 Resumen de Ganancias y Pérdidas                                                                 

400.000                       Ingresos                                                         

410.100 Ingreso por Servicio de Imprenta                                               

410.200 Ingreso por Servicio de Encuadernación y Empaste

410.300 Ingreso por Servicio de Fotocopia                                              

410.320                       Otros Ingresos

410.321                                              Ingresos por Dividendos

410.322                                              Ingreso por prima sobre bonos

410.323                                              Ingreso por Fotocopias                                      

500.000                       Costos                                                            

500.100 Costo de Ventas                                                                       

500.200 Mano de Obra Directa                                                              

500.300 Carga Fabril     

600.000                       Gastos generales y administración               

600.100                       Gastos de Ventas                                           

600.101 Salario de Ventas                                                                     

600.102 Publicidad        

600.103 Atención a clientes                                                                   

600.200                       Gastos de Administración                             

600.210 Salarios            

600.220 Seguro Social   

600.230 Seguro Educativo                                                                     

600.240 Riesgos Profesionales                                                               

600.250 Vacaciones      

600.260 Décimo-tercer mes                                                                   

600.270 Prima de Antigüedad                                                                

600.280 Energía Eléctrica                                                                      

600.290 Alquiler            

600.300 Agua               

600.310 Teléfono          

600.320 Transporte       

600.330 Seguros           

600.340 Papelería y útiles de oficina                                                       

600.350 Cuentas malas  

600.360 Reparación y mantenimiento                                                     

600.370 Combustibles y lubricantes                                                        

600.380 Impuesto municipal                                                                   

600.390 Seminarios       

600.400 Vigilancia         

600.410 Varios             

600.420 Viajes              

600.430 Legales            

600.440 Aseo y Limpieza                                                                      

600.450 Licencia Comercial                                                                   

600.460 Mensajería       

600.470 Pérdida en Activo Fijo                                                              

600.480 Uniforme         

600.490 Impuesto del Inmueble                                                              

600.500 Honorarios de Auditoría                                                            

600.510 Honorarios Legales                                                                  

600.600                       Gastos Financieros                                        

600.610 Gasto de Intereses                                                                    

600.620 Cargos Bancarios

600.630                        Gasto de interés sobre préstamos

600.640                        Gasto de interés sobre bonos                                                             

      3.  MANUAL DE CUENTAS:

      El Manual de Cuentas es el Documento en el cual se va a mostrar, la naturaleza de las cuentas, como también como debe ser su movimiento, es decir, cuando se debita y cuando se acredita.

   A continuación el Manual de Cuentas de una Imprenta:

111.100                                              CAJA GENERAL:

Debítese:                      Cuando se recibe el efectivo,   producto   de  las ventas de servicios de Impresión y empaste de libros, también cuando se reciben abonos y cancelaciones de clientes, productos de servicios de impresión y empastes al crédito.

Acredítese:                   Cuando se efectúan depósitos bancarios

111.200                                              CAJA MENUDA:

Debítese:                      Cuando se establece el Fondo de caja menuda, cuando la Gerencia

                                    decide aumentar el fondo de caja menuda, cuando se reembolsa el

                                    fondo de Caja Menuda

Acredítese:                   Cuando se decide eliminar el fondo de caja menuda, cuando la

                                    Gerencia decide disminuir el fondo de caja menuda, cuando la

                                    Gerencia decida eliminar el fondo de caja menuda.       

111.300                                              BANCOS:

Debítese:                      Cuando se efectúa un depósito bancario, cuando se reciben notas de

Créditos, y otros ajustes efectuados.

Acredítese:                   Cuando se efectúan desembolsos por medio de cheques, cuando se

 reciben notas de débitos en el Estado de Cuentas bancario.

112.001                       CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES:

Debítese:                      Cuando se vende un servicio de Impresión y empaste de libro al

 crédito. Ajustes

Acredítese:                   Cuando se reciben abonos y cancelaciones de clientes, productos del

                                    trabajo realizado al crédito.  Cuando se eliminen cuentas incobrables.

                                    Ajustes.

112.002                        CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS:                    

Debítese:                      Cuando se le hacen préstamos a empleados, ya sea en efectivo o

                                    servicio de impresión o empaste de libros a los empleados, otros.

                                    Ajustes

Acredítese:                   Cuando se le hace el cobro al empleado, ya sea en efectivo o

                                    descuento directo, Ajustes.

112.003                       CHEQUES DEVUELTOS POR COBRAR:

Debítese:                      Cuando aparece en el Estado de cuenta, cheques devueltos con errores

                                    cometidos por el cliente, por lo que se tienen que cobrar en un corto

                                    plazo.

Acredítese:                   Cuando el cliente nos cancela el importe del cheque devuelto.

112.004                       PROVISIÓN PARA CUENTAS MALAS:

Debítese:                      Con eliminaciones de cuentas que se consideren incobrables y

                                    disminución en la provisión.

Acredítese:                   Con las eliminaciones de posibles cuentas malas

112.005                       SUSCRIPCIONES POR COBRAR:

Debítese:                      Al recibirse las suscripciones, al precio total de las acciones suscritas                            y ajustes.

Acredítese:                   Por los cobros efectuados por los suscriptores dentro de un año y

                                    eliminaciones.

113.001                       INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS:

Debítese:                      Por la compra de materias primas, ya sea al contado o al crédito,

Por la devolución de Materias primas que habían sido entregadas a la producción, y que sobraron.  Por  Ajustes.

Acredítese:                   Por la entrega de materias primas de la bodega a la producción, por la                                devolución de materias  primas defectuosas a   los proveedores.     Por 

                                    Ajustes a la cuenta.

113.002                       INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO:

Debítese:                      Por el Monto de las Materias Primas entregadas a la producción, por

La Mano de Obra directa aplicada a la producción, por la Carga Fabril aplicada a la producción, por ajustes realizados a la cuenta.

Acredítese:                   Cuando las órdenes de trabajos son terminadas y las mismas son

transferidas a la cuenta de Inventario de Productos Terminados, cuando se hacen ajustes necesarios.

113.003                       INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS:

Debítese:                      Cuando las órdenes de trabajos son terminados y son recibidas de la

                                    Cuenta de Inventario de productos en Proceso.

Acredítese:                   Cuando el cliente cancela a la imprenta, la deuda por los servicios

                                    de impresión y empaste, por consiguiente se le entrega la mercancía.

114.001                       SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO:

Debítese:                      Cuando se compra la póliza de seguro

Acredítese:                   Cuando se amortiza la póliza de seguro en proporción a la vigencia.

114.002                        IMPUESTO SOBRE LA RENTA ESTIMADO:

Debítese:                      Cuando se paga el Impuesto sobre la renta estimado a la Dirección

                                    General de ingresos del Ministerio de Hacienda y Tesoro.

122.000                       INVERSIONES:

Debítese:                      Cuando la empresa adquiere Acciones, Bonos y cualquier clase de

Valores negociables. Ajustes.

Acredítese:                   Cuando la empresa decide vender los valores negociables, cuando hay                                Ajustes.

123.110                       TERRENOS

123.120                       MAQUINARIA Y EQUIPO DE IMPRENTA

123.130                       EQUIPO DE OFICINA

123.140                        EQUIPO RODANTE

123.150                       MOBILIARIO Y ENSERES

123.160                       EDIFICIOS

Debítese:                      Por la compra de Propiedad, Planta y Equipo, así como también las                                                mejoras efectuadas. Ajustes.

Acredítese:                   Con la venta, donación, eliminación en su valor y por devolución

                                    al proveedor, Ajustes.

                                    DEPRECIACIÓN ACUMULADA

Debítese:                      Con la venta, donación, eliminación en su valor y por devolución

al proveedor. Ajustes.

Acredítese:                   Cuando se establece la reserva para depreciación,  ya sea anual

                                    y mensual. Ajustes.

124.001                       IMPUESTO COMPLEMENTARIO:

Debítese:                      Para registrar el pago del Impuesto Complementario

Acredítese:                   Cuando se le cobra el Impuesto a los Accionistas, al momento

                                    de distribuir dividendos.

124.002                       FONDO DE CESANTÍA:

Debíetese:                     Cuando se establece el fondo de cesantía (1.92% de prima de

                                    antigüedad y 0.33% de indemnización. Este fondo es una cuenta

                                    Bancaria en Profuturo.

Acredítese:                   Cuando se liquida a un empleado, el fondo de cesantía representa

                                    un reembolso a la empresa, por lo que va a afectar el efectivo, y

                                    va a disminuir el fondo de cesantía.                                                     

201.101                       SOBREGIROS BANCARIOS:

Debítese:                      Cuando se transfiere saldo en bancos, negativo a la cuenta de pasivos, para efecto de presentación de estados financieros.

Acredítese:                   Cuando se transfiere a la cuenta de banco, saldo que anteriormente    estaba en sobregiro.                                                                                         

201.102                       CUENTAS POR PAGAR, PROVEEDORES:

Debítese:                      Con los pagos parciales o totales y devolución de mercancía a proveedores.

Acredítese:                   Por el importe de compras de materias primas, papelería y útiles de oficina.

201.103                       TESORO NACIONAL ITBM:

Debítese:                      Por el importe del ITBM  pagado, por las compras de materias primas a Proveedores, por la devolución de trabajos de impresión y empastes de libros por parte de los clientes. Por el pago a la Dirección general de Ingresos a través del formulario D-04.

Acredítese:                   Por el ITBM cobrado por las ventas, por las devoluciones en compras

201.104                       DOCUMENTOS POR PAGAR - CORTO PLAZO

201.105                       HIPOTECA POR PAGAR - CORTO PLAZO

Debítese:                      Por el pago mensual de la porción a corto plazo de los Documentos e

                                    Hipotecas por pagar.

Acredítese:                   Para establecer la porción corriente de los Documentos e Hipotecas por pagar.

201.106                       IMPUESTO SOBRE LA RENTA POR PAGAR:

Debítese:                      Pago del Impuesto sobre la Renta, por pagar a la Dirección General

de Ingresos del Ministerio de Hacienda y Tesoro.

Acredítese:                   Para el Impuesto sobre la Renta, por pagar, es decir (Impuesto sobre la Renta Causado, menos el Impuesto sobre la Renta estimado).

201.107                       IMPUESTO SOBRE DIVIDENDOS POR PAGAR:

Debítese:                      Pago del Impuesto sobre Dividendos a la Dirección General de Ingresos,

Para cobrarle a los accionistas, el impuesto complementario pagado a la Dirección General de Ingresos, Ajustes.

Acredítese:                   Para establecer el  Impuesto sobre Dividendos, por pagar, producto de la distribución de dividendos.  El porcentaje que se aplica a dicho impuesto, es el 10% a las acciones nominativas y 20%, a las acciones al portador, Ajustes.                                          

201.201                       SALARIOS POR PAGAR:

Debítese:                      Por el pago de los salarios adeudados por la imprenta, Ajustes

Acredítese:                   Para establecer la deuda por salarios devengados por los trabajadores,

                                    Ajustes.

201.202                       SEGURO SOCIAL POR PAGAR:

Debítese:                      Pago a la Caja de Seguro Social de la cuota del Seguro Social, Ajustes

Acredítese:                   Para establecer la Cuota del Seguro Social empleados 7.25% y patrono 10.75%, Ajustes.

201.203                       SEGURO EDUCATIVO POR PAGAR:

Debítese:                      Pago a la Caja de Seguro Social de la cuota del Seguro Educativo, Ajustes.

Acredítese:                   Para establecer la Cuota del Seguro Educativo empleados 1.25% y patrono 1.50%. Ajustes.

201.204                       RIESGOS PROFESIONALES:

Debítese:                      Pago a la Caja de Seguro Social de la cuota de los Riesgos  Profesionales, los mismos son asumidos por el Patrono.

Acredítese:                   Para establecer la cuota de Riesgos Profesionales, Ajustes.     

 201.205                      IMPUESTO SOBRE LA RENTA EMPLEADOS:

Debítese:                      Pago a la Caja de Seguro Social , Ajustes

Acredítese:                   Cuando se establece con la aplicación de la tabla de retención de empleados.

201.206                       OTROS DESCUENTOS:

Debítese:                      Pago a acreedores. Ajustes.

Acredítese:                   Deudas que contraen los empleados, como lo son:  Las Hipotecas, Préstamos bancarios, Financieras, Mueblerías, Pensiones alimenticias, etc.              

201.207                       DÉCIMO-TERCER MES POR PAGAR:

Debítese:                      Pago de las partidas del Décimo-tercer mes correspondientes:

I  Partida: Del 16 de diciembre al 15 de abril

II Partida: Del 16 de abril al 15 de agosto

III Partida: Del 16 de agosto al 15 de diciembre,

por Ajustes.

Acredítese:                   Cuando se establece la reserva para Décimotercer mes tomando como base:

Los salarios, más las vacaciones pagadas, para posteriormente multiplicarse por  0.08333333333333 que viene siendo el equivalente de dividirse entre doce, según lo que contempla el Decreto 221 del 28 de noviembre de 1971, por Ajustes.

201.208                       VACACIONES ACUMULADAS POR PAGAR:

Debítese:                      Cuando se pagan las vacaciones a los empleados después de haber laborado once meses en la imprenta, por ajustes.

Acredítese:                   Cuando se establece la reserva de Vacaciones acumuladas por pagar

Tomando como base los salarios devengados, para posteriormente multiplicarse por  0.09090909090909, que viene siendo el equivalente de dividirse entre once, según lo que contempla el Artículo 52 del Código de Trabajo.

202.100                       PRÉSTAMOS E HIPOTECA POR PAGAR

202.200                       DOCUMENTOS POR PAGAR

Debítese:                      Cuando se transfiere a la porción a corto de Prestamos e Hipoteca por Pagar y Documentos por Pagar, por Ajustes.

Acredítese:                   Cuando se Contrae un Préstamo Hipotecario, Arrendamiento Financiero, por Ajustes.

202.300                       BONOS POR PAGAR:

Debítese:                      Pago de Bonos emitidos a su vencimiento. Ajustes.

Acredítese:                   Emisión de Bonos, Ajustes.

202.400                       PRIMA SOBRE BONOS POR PAGAR:

Debítese:                      Amortización anual de la prima sobre bonos. Ajustes.

Acredítese:                   Cuando se hace una emisión de bonos con un valor mayor a su valor nominal, Ajustes.

202.500                                              PRIMA DE ANTIGÜEDAD POR PAGAR:

Debítese:                      Cuando se liquida a un empleado se le paga prima de antigüedad por

                                    su antigüedad en la empresa.

Acredítese:                   Cuando se establece la prima de antigüedad  en base al 1.92% sobre

                                    el salario devengado en el período.  Esta reserva es recomendable

                                    hacerla mensualmente.                                                                      

300.100                       ACCIONES EMITIDAS:

Acredítese:                   Cuando se  emiten acciones, las mismas se registran en esta cuenta

                                     a su valor nominal. También se efectúan ajustes.

300.200                       ACCIONES SUSCRITAS:

Acredítese:                   Cuando se venden acciones al crédito. Ajustes efectuados.      

300.300                       CAPITAL PAGADO:

Debítese:                      Cuando se emiten acciones a un valor inferior al valor nominal, 

                                    Ajustes efectuados.                                          

Acredítese:                   Cuando se emiten acciones a un valor superior al valor nominal,

                                    Cuando se pagan dividendos en acciones emitidas.

300.400                                              UTILIDADES RETENIDAS:

Debítese:                      Cuando se declaran dividendos en el período, cuando se establece el

                                    impuesto sobre la renta causado al final del período fiscal, Ajustes.

300.410                       ACCIONES EN TESORERÍA:

Debítese:                      Cuando la empresa readquiere acciones que había emitido con

                                    anterioridad. Ajustes.

Acredítese:                   Cuando la empresa vende acciones en tesorería. Ajustes

300.420                                              RESUMEN DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS:

Debítese:                      Cuando se cierran las cuentas de costos y gastos al final del período.

Acredítese:                   Cuando se cierran las cuentas de ingresos al final del período.

410.100                                              INGRESO POR SERVICIOS DE IMPRENTA

410.200                                              INGRESO POR SERVICIO DE ENCUADERNACIÓN

410.300                                              INGRESO POR SERVICIO DE FOTOCOPIA

Debítese:                      Al cierre del período fiscal. Ajustes.

Acredítese:                   En los dos primeros cuando se hace la entrega de una orden de

Trabajo al cliente, por servicios de fotocopia, etc.

500.100                                              COSTO DE VENTAS:

Debítese:                      Costo de ventas incurrido por la venta de servicios de impresión y

                                    empaste de libros, Ajustes                                                      

Acredítese:                   Al cierre del período fiscal. Ajustes.

500.200                                              MANO DE OBRA DIRECTA:

Debítese:                      Para registrar la mano de obra directa incurrida por cada orden de

Producción quincenalmente. Ajustes.

Acredítese:                   Para capitalizar el costo de mano de obra directa incurrido,

                                    a la cuenta de Inventario de productos en proceso.  Ajustes.    

500.300                                              CARGA FABRIL:

Debítese:                      Para registrar la cuota patronal, reservas legales.  Para cerrar esta

cuenta por sobre aplicación de la carga fabril.  Ajustes.

600.100                                              GASTOS DE VENTAS

600.200                                              GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Debítese:                      Para registrar los gastos incurridos en el período. Ajustes.

Acredítese:                   Para cerrar las cuentas de gastos al final del período fiscal. Ajustes.

        4.  CONTROL INTERNO:

             4.1  Definición de Control Interno:                                             

        Proceso llevado por la Junta Directiva, la Gerencia y demás personal de una entidad, diseñado para proveer con certeza razonable con respecto al logro de los objetivos en una o más de las siguientes categorías:

·         La efectividad y eficiencia  operacional.

·         La confiabilidad de las operaciones financieras.

·         El cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

4.2     Objetivos del Control Interno:

·         En las operaciones:  Procedimientos para lograr las metas operativas de la entidad.

·         En la emisión de los estados financieros:  Aplicación consistente de las normas financieras para producir los estados financieros, (Principios de contabilidad generalmente aceptados).

·         Cumplimiento:  Aplicación de las leyes y regulaciones que afectan a la empresa (fiscal, comercial, medio ambiente, seguros, banca, etc.).

4.3    Características del Control Interno:

        Un sistema de control interno se caracteriza por tener todas las medidas necesarias para: 

·         Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude y la ineficiencia operacional.

·         Asegurar la exactitud y confiabilidad de la información financiera y operativa.

·         Asegurar el cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa.

·         Evaluar el rendimiento de los distintos  departamentos o centros de costos de la empresa.

        5.  CONTABILIZACIÓN DE LOS INGRESOS  Y CUENTAS POR COBRAR:

        En toda empresa es indispensable tener una adecuada contabilización de los ingresos en efectivo y cuentas por cobrar, de manera  que no haya confusión al momento de efectuarse el cobro a un cliente, también para evitar confusión al momento de preparar la conciliación bancaria.

5.1    Procedimientos para los ingresos de efectivo:

5.1.1        Arqueo de Caja:

        Esta actividad debe realizarse al final del día, al momento de cerrarse la caja.  El arqueo debe hacerlo el gerente, contando el dinero  en presencia de la cajera, para ello se debe utilizar un formulario de arqueo de caja para agilizar el arqueo:

·         Debe ordenar el dinero por denominación de billetes y denominación de fracción de monedas.

·         Anotar en el formulario de arqueo de caja, la cantidad de billetes correspondientes que hay en cada denominación, de menor a mayor.

·         Anote la cantidad de monedas según la fracción correspondiente.

·         Enliste los cheques, a favor de la imprenta, o endosados a ésta que se encuentren en la caja (N°, fecha, girador y suma).

·         Multiplique las cantidades de monedas y billetes de cada denominación y fracciones. Luego anote su resultado en el renglón correspondiente.

·         Totalice los valores contados, estableciendo el resultado de dicho arqueo.

        Se debe cotejar el total que aparece en la cinta de la caja registradora, con lo que se contó en la caja para verificar si hay faltante o sobrante de efectivo. En un sistema de control interno de efectivo adecuado, no debe haber faltantes o sobrantes de efectivo. En dicho conteo se debe revisar lo que había en el fondo de cambio,  más el movimiento de las ventas y cobros efectuados.

        Lo mismo se hace con la Caja Menuda, sólo que se compara con los Comprobantes de caja menuda.  Para ello se tiene que utilizar un formulario de arqueo de caja, y establecer diferencias con lo que debe haber y lo que hay.

             5.1.2  Informe de Ingreso de Caja:

        Una vez echo el arqueo de caja, se procede a hacer un informe de ingresos de caja, que sirve para resumir y agrupar los ingresos de efectivo recibido en el día, así como las ventas al crédito. La razón primordial de este informe es agrupar las operaciones relacionadas con  los ingresos durante el día y para posteriormente registrarla en los registros contables y a su vez actualizar el Mayor Auxiliar de Cuentas por cobrar, para las ventas al crédito y los cobros efectuados a clientes.

El asiento de diario utilizado para registrar el informe de caja sería el siguiente:

        Como la imprenta utiliza un sistema de inventario perpetuo, nosotros procedemos a rebajar el inventario de la siguiente manera:

6.        PROCEDIMIENTOS PARA LA CONCILIACIÓN BANCARIA:

        La conciliación bancaria consiste en asegurar que el banco y el depositante están de acuerdo sobre la cantidad que hay depositada en el banco.  La conciliación bancaria se debe preparar mensualmente para verificar que ambos registros (el que lleva el banco y el que lleva el negocio) estén de acuerdo.

        El saldo que aparece en el estado de cuenta bancario generalmente no es el mismo que se lleva en los libros.  Ciertas transacciones llevadas por la empresa, aún no han sido registradas por el banco, como lo son: 

·         Los cheques  en circulación (Cheques pendientes de cobro)

·         Depósitos en transito: (Depósitos efectuados por la empresa, depósitos no recibidos por el banco).

También hay ciertas transacciones que son efectuadas por el banco y que aparecen en el estado de cuenta bancario y que no están registradas en  los libros de la compañía:

·         Cargos por servicios

·         Cargos por Cheques sin fondo

·         Créditos por intereses ganados

·         Cargos y créditos varios.

6.1   Elementos de la Conciliación Bancaria:

        La conciliación Bancaria está constituida por los siguientes elementos:

·         Saldo según Banco:  Es el saldo que aparece en el estado de cuenta Bancario mensualmente.

·         Saldo según Libros:  Es el saldo que aparece registrado en el mayor general.

·         Depósitos:  Son los depósitos que han sido efectuados y registrados por la empresa en el libro de banco y el mayor general.

·         Cheques girados:  Son los cheques que han sido girados por la empresa y que no han sido pagados por el banco.

·         Notas de Crédito:  Son todos los créditos que aparecen en el estado de cuenta bancario, como lo son: intereses ganados, transferencias recibidas de otra cuenta bancaria o de otro banco, etc.  Las notas de débito aumentan el saldo del estado de cuenta bancario.

·         Notas de Débito:  Son todos los débitos que aparecen en el estado de cuenta bancario, como lo son:  los cargos por cheques devueltos, intereses por sobregiro, transferencias efectuadas a otro banco como pago a acreedores, etc.

             6.2  Pasos para la conciliación bancaria:

·         Cotejar los depósitos que aparecen en el estado de cuenta bancario con los depósitos que aparecen en el libro de banco.  De haber discrepancias, investigar cual es el correcto, como también listar los errores ocurridos, como partidas no registradas, etc.

·         Tomar los cheques pagados por el banco y compararlos con los cheques pagados que aparecen registrados en el estado de cuenta bancario.  Esto se hace con la finalidad de localizar cualquier descrepancia o error.

·         Luego se toman los cheques y se ordenan según su secuencia numérica.  Posteriormente se toman la conciliación bancaria del mes anterior y se determina si los mismos estaban en circulación, el mes anterior.  Si quedan cheques del mes anterior que no han sido pagados por el banco, entonces,  se incluyen en la conciliación bancaria corriente como cheques en circulación.

·         Seguido se comparan los cheques pagados por el banco, con los cheques girados por la empresa que deben aparecer registrados en el libro de banco, para determinar si los mismos están en circulación.

·         Después se hace un listado de los cheques en circulación, así como las notas de crédito y notas de débito pendientes de contabilizar.

·         Se procede a conciliar el saldo del estado de cuenta bancario, con el saldo de los libros de la imprenta.  Si las notas de débito y crédito no han sido contabilizadas se procede a hacer los asientos de diario correspondientes.

7.       CIERRE DEL PERÍODO FISCAL:

        Al final del período fiscal se hacen los procedimientos rutinarios, mensualmente, como lo son los registros de transacciones mensuales, los asientos de ajustes mensuales y adicional a lo antes mencionado procedemos realizar  los asientos de cierre de la imprenta.

7.1      Balance de Prueba:

        La igualdad de débitos y créditos en el mayor debe verificarse al cierre de cada período de contabilidad, o más a menudo.  De este modo se produce lo que se llama balance de prueba, el cual puede  hacerse en la cinta de una sumadora o en una hoja de trabajo.  El balance de prueba refleja el saldo de todas las cuentas que tiene el negocio, como su saldo al final del período fiscal, para posteriormente hacer los asientos de ajustes y cierres.

             7.2  Asientos de Ajustes y Cierre:

        Los asientos necesarios para reconocer las transacciones internas al cierre de un período contable, reciben el nombre de asientos de ajuste.  En un sentido amplio, pudiera decirse que éstos son correcciones en el mayor.  Pero la necesidad de poner el mayor al día, es parte del proceso de contabilidad y no-consecuencia de errores.  Por lo tanto el término "asientos de ajuste" es más apropiado que asientos de corrección.

        Los asientos de cierre se anotan en los registros contables, inmediatamente después de los asientos de ajustes.  Todos los balances de las cuentas reales se reducen a cero.  El efecto final del cierre de dichas cuentas, es mostrar un aumento neto o una disminución neta, en la cuenta de Utilidades Retenidas.

A continuación los asientos de cierre de una Imprenta:

        7.3   ESTADOS FINANCIEROS:

        Del Balance de prueba se generan los Estados Financieros, que es el producto terminado del proceso contable. Cabe mencionar que antes de generar los estados financieros, se debe crear un registro sistemático de la actividad financiera de la imprenta diariamente.  Éstas son transacciones que se pueden expresar en término monetario y se debe registrar en la contabilidad.

        Los Estados financieros son la fuente principal de la información financiera, para aquellas personas fuera de la imprenta, y para la gerencia.  Los Estados financieros deben ser resumidos, de manera tal, que refleje en pocas páginas las actividades del negocio durante un período específico. Generalmente se presentan en diciembre.

        El propósito de los Estados Financieros consiste en orientar, a los que toman decisiones en la evaluación de la situación financiera. los mismos muestran la situación de la Empresa al final de un período (Balance General) y los resultados de las operaciones (Estado de Resultados), refleja si el negocio alcanzó esa posición financiera.

             7.3.1  Estado de Resultados:

        El mismo es de suma importancia, puesto que revela si el negocio alcanzó o no, su principal objetivo: la obtención de utilidades.  Un Estado de Resultados se puede elaborar mostrando los diferentes ingresos obtenidos en el período, los gastos incurridos, para generar estos ingresos, mediante la resta de los ingresos y los gastos se puede generar una utilidad o pérdida neta.

A continuación un Estado de Resultados para una imprenta:

IMPRENTA X, S.A.

Estado de Resultados y Utilidades Retenidas

31 de diciembre de 19xx

        VENTAS NETAS                                                                     B/.         xxx.xx

        COSTO DE LA MERCANCIA VENDIDA                                   xxx.xx

        Utilidad  Bruta en Ventas                                                                                    xxx.xx

        GASTOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS                                              xxx.xx

        UTILIDAD EN OPERACIONES                                                                       xxx.xx

        OTROS INGRESOS (GASTOS):

           Otros Ingresos                                                                            xxx.xx

            Intereses, neto                                                                           xxx.xx

                                                                                                                                 xxx.xx

        UTILIDAD ANTES DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA                              xxx.xx

        IMPUESTO SOBRE LA RENTA                                                                       xxx.xx

        UTILIDAD NETA                                                                                             xxx.xx

        UTILIDADES RETENIDAS AL INICIO DEL PERÍODO                                 xxx.xx

        DIVIDENDOS                                                                                                   xxx.xx

        UTILIDADES RETENIDAS AL FINAL DEL PERÍODO                       B/.       xxx.xx

             7.3.2  Estado de Costo de Producción:

        Los elementos del Estado de Costo de Producción o Estado de Costo de Impresión y empaste  son las materias primas, la mano de obra directa y la carga fabril.  Un estado de Costo de Producción se elabora, de tal forma, que  haga énfasis en estos elementos, la primera sección hace énfasis a las Materias primas, la segunda sección hace énfasis en la mano de obra directa empleada en la producción y la tercera nos muestra la carga fabril o costos indirectos de fabricación. Un modelo de un Estado de Costos de Producción véase página 61.

             7.3.3  El Balance General:

        Como mencionamos con anterioridad, el mismo tiene como finalidad mostrar la posición financiera del negocio a una fecha determinada.  La posición financiera se muestra enumerando los activos, los pasivos o deudas y la participación que tienen los accionistas.

A continuación un Balance General para una imprenta:

IMPRENTA X, S.A.

Balance General

31 de diciembre de 19xx

ACTIVOS:

ACTIVO CORRIENTE:

        Efectivo                                                                                    B/.         xxx.xx

        Efectos y Cuentas por cobrar comerciales neto                                xxx.xx

        Inventarios de materias primas y suministros                                    xxx.xx

        Inventarios de productos en proceso                                                xxx.xx

        Inventarios de productos terminados                                                xxx.xx

                                                                                                            xxx.xx

        Gastos pagados por anticipado                                                        xxx.xx

Total del activo corriente                                                                                             xxx.xx

PROPIEDADES, MAQUINARIAS, EQUIPO, MOBILIARIO

Y MEJORAS, neto                                                                                                  xxx.xx

TOTAL                                                                                             B/.                                xxx.xx

PASIVOS Y PATRIMONIO

PASIVO CORRIENTE:

        Préstamos y sobregiros bancarios                                                   xxx.xx

        Porción corriente de deuda a largo plazo                                          xxx.xx

        Efectos y cuentas por pagar:

           Comerciales                                                                               xxx.xx

           Otras                                                                                         xxx.xx

        Gastos e impuestos acumulados por pagar

        y otros pasivos                                                                               xxx.xx

Total de pasivos corrientes                                                                                          xxx.xx

DEUDA A LARGO PLAZO                                                                                    xxx.xx

CUENTAS POR PAGAR - ACCIONISTAS                                                           xxx.xx

PROVISIÓN PARA PRESTACIONES LABORALES                                          xxx.xx

INGRESOS DIFERIDOS                                                                                        xxx.xx

Total de Pasivos                                                                                                         xxx.xx

PATRIMONIO (POSICIÓN) DE LOS ACCIONISTAS

        ACCIONES COMUNES: Valor nominal de B/.____

        Autorizadas, Emitidas y en circulación _____ acciones                    xxx.xx

        UTILIDADES RETENIDAS (DEFICIT ACUMULADO)             xxx.xx

TOTAL                                                                                                               B/.  xxx.xx

7.3.4           Estado de Flujo de Efectivo:

        La información sobre los flujos de efectivo de una empresa es útil para proporcionar a los usuarios de estados financieros una base para evaluar la habilidad de la empresa para generar flujo de efectivo.

        Los usuarios de los estados financieros de una empresa están interesados en saber como la empresa genera y utiliza el efectivo y sus equivalentes.  Este es el caso, sin importar cúal sea la naturaleza de las actividades de la empresa y sin considerar si el efectivo puede observarse como el producto de la empresa.

        Cuando se utiliza, conjuntamente con los demás estados financieros, un estado de flujo de efectivo, proporciona información que permite evaluar los activos, en activos netos de una empresa, su estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia).  La información del flujo de efectivo es útil para evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo.

        Una empresa presenta sus flujos de efectivos, por actividades operativas, actividades de inversión y de financiamiento de una manera que es lo apropiado dependiendo de la naturaleza del negocio. La clasificación por actividades proporciona información, que permite evaluar el impacto de esas actividades, sobre su situación financiera y el monto de efectivo.

        El estado de flujo de efectivo debe informar los flujos de efectivo durante el período clasificado por actividades de operación, inversiones y financiamiento.

        Actividades de Operación:  Se incluyen todas las transacciones y otros eventos no clasificados por actividades de inversión y financiamiento.  Las actividades de operación generalmente, comprenden la producción y distribución de bienes y servicios (Estas operaciones se toman en cuenta para el cálculo de la utilidad neta.

        Actividades de Inversión:  Es cuando se hace un préstamo, como también los cobros por préstamos y la adquisición y disposición de deuda o documentos patrimoniales y de propiedad planta y equipo y otros activos.

        Actividades de Financiamiento:  Incluye la obtención de recursos de propietarios, proporcionar a éstos rentabilidad sobre su inversión y retornarles lo invertido, obtención de financiamiento externo y sus pagos correspondientes.

        Existen dos formas de presentar el flujo de efectivo en actividad de operación, según el estado de flujo de efectivo, que son el Método Indirecto y el Método Directo.                                         

        Método Indirecto:  Se aplica a las empresas que no deciden dar información de los principales cobros y pagos relacionados con sus operaciones, la cual deben reportar, en forma indirecta, su importe de flujo de efectivo en actividades de operación.  Se debe hacer una conciliación a la Utilidad neta, sumando los gastos que no afectan el efectivo en las variaciones de activo y pasivo (Las mismas se tienen que relacionar con actividades de operación). 

        A continuación un Estado de Flujo de Efectivo para una imprenta:

IMPRENTA X, S.A.

Estado de Flujo de Efectivo

31 de diciembre de 1998

ACTIVIDADES DE OPERACIÓN:

        Utilidad neta                                                                           B/.   xxx.xx

        Partidas para conciliar la utilidad neta con  el

        efectivo neto en utilidades de operación:

           Depreciación y Amortización                                                       xxx.xx

           Aumento en la Provisión para cuentas malas                                xxx.xx

           Aumento en la Provisión para Prima de Antigüedad                      xxx.xx

        Cambios en activos y pasivos que involucran efectivo:

           Cuentas por cobrar - comerciales                                                 xxx.xx

           Cuentas por cobrar - empleados                                                   xxx.xx

           Cuentas por cobrar - otras                                                           xxx.xx

           Inventarios                                                                                 xxx.xx

           Gastos pagados por anticipado                                                     xxx.xx

           Depósitos entregados en garantía                                                 xxx.xx

           Impuesto complementario                                                            xxx.xx

           Cuentas por pagar - comerciales                                                  xxx.xx

           Gastos acumulados por pagar y otros pasivos                                xxx.xx

Efectivo neto proveniente de las actividades de operación                        xxx.xx

ACTIVIDADES DE INVERSIÓN:

           Adquisición de maquinaria y equipo                                              xxx.xx

           Venta de Activo Fijo                                                                   xxx.xx

Efectivo neto proveniente de las actividades de inversión                         xxx.xx

ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO:

           Préstamos recibidos mediante línea de crédito                               xxx.xx

           Financiamiento recibido                                                               xxx.xx

           Abono sobre documentos por pagar                                             xxx.xx

           Producto de la Emisión de Acciones                                             xxx.xx

           Dividendos pagados                                                                    xxx.xx

Efectivo neto proveniente de las actividades de financiamiento                 xxx.xx

AUMENTO (DISMINCIÓN) NETA DEL EFECTIVO                    xxx.xx

EFECTIVO AL COMIENZO DEL AÑO                                          xxx.xx

EFECTIVO AL FINAL DEL AÑO                                           B/.   xxx.xx

        Método Directo:  Este método se caracteriza, por exigir la presentación de las entradas y salidas brutas de efectivo, para los principales componentes de las actividades de operación como lo son: El efectivo cobrado a los clientes, el efectivo pagado a los proveedores, el efectivo pagado por gastos de operaciones y empleados.

        A continuación un ejemplo del flujo de efectivo en actividades de operación con el método directo:

        Ventas netas                                                                                 xxx.xx

        Variación en Cuentas por cobrar                                                     xxx.xx

        Efectivo recibido de clientes                                                                         xxx.xx

        Costo de Ventas                                                                            xxx.xx

        Variación en Inventarios                                                                (xxx.xx)

        Efectivo pagado a proveedores                                                                     xxx.xx

        Gasto de operación                                                                        xxx.xx

        Menos: Gastos de Depreciación                                                     (xxx.xx)         

                     Gastos de Cuentas Malas                                                  (xxx.xx)

        Gastos de operación netos de partidas que no representan

        efectivo                                                                                         xxx.xx

        Variación de Gastos anticipados                                                    (xxx.xx)

        Variación de Pasivos acumulados por pagar                                  (xxx.xx)

        Efectivo pagado por Gastos de operación y empleados                                   xxx.xx

Flujo de efectivo proveniente de las Actividades de Operación                           B/.xxx.xx        

             8.4  Inventarios y balances:

        Con el Decreto Ley N° 5 del 2 de julio de 1997, se deroga la utilización de los libros oficiales, como se mencionó anteriormente, por consiguiente, ya no se utilizará el libro de inventario y balance para registrar los estados financieros, anualmente.