CAPÍTULO III

PROPÓSITO DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS,

DETERMINACIÓN  Y REGISTRO DE LOS COSTOS

DE IMPRESIÓN Y EMPASTE

        1.  DEFINICIÓN DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS:

        La Contabilidad de Costos es el área de la contabilidad vinculada con la recopilación, la distribución, el control y la evaluación de los costos de producción para la toma de decisiones de la administración de un negocio, que se dedique a la transformación de materias primas a productos terminados.

        Una definición más generalizada es la siguiente:

“Se relaciona principalmente con la acumulación

  y el análisis de la información  de  costos  para

  uso interno, con el fin  de ayudar a  la  gerencia

  en  la  planeación,  el  control y la toma de deci-

  siones”.[1] 

      La contabilidad de costos suministra información pertinente a la toma de dicisiones relacionada a los costos de producción de una imprenta, como lo son la Materia Prima, Mano de Obra Directa, Carga Fabril.

2.       OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS:

      La contabilidad de costos proporciona información para: (1) La Planeación y control de las operaciones de la imprenta,  (2) Decisiones poco habituales, fijación de políticas y planeación a largo plazo.

      Un propósito importante de la contabilidad de costos es la acumulación de los costos de los productos y servicios de una organización.  Esta acumulación es de suma importancia para los gerentes, de manera que sirva de guía para fijar los precios de ventas.  Además estos

se utilizan para la valuación de inventarios y la determinación de las utilidades brutas en ventas.

      La diferencia entre la Contabilidad de Costos y la Contabilidad Financiera, es que en la contabilidad financiera se compra mercancía para su venta posterior y suministra información financiera para los usuarios externos a la organización; mientras que la contabilidad de costos produce la mercancía que se va a vender, transformando la materia prima a productos terminados y suministra información para uso administrativo.

3.       DEFINICIÓN DE COSTOS:

Los costos son aquellos recursos que son utilizados por la imprenta para su transformación a producto terminado, es decir,  impresiones de folletos, libros y empaste de libros.

      Los costos son diferentes según las características de cada empresa. Pero en términos generales se puede partir de la siguiente clasificación de costos:

      Los costos de acuerdo a su comportamiento:  Son aquellos costos que son fijos y variables.  Los Costos Fijos son aquellos, cuyo costo total permanece constante durante la producción, mientras, sus costos unitarios varían durante un rango relevante de actividad.  Los Costos variables:  son aquellos cuyo costo total varia durante la producción, mientras que sus costos unitarios permanecen constantes durante un rango relevante de actividad.

      Los costos Primos:  Son aquellos que intervienen en forma directa en la fabricación de un producto específico.  Estos costos son: Los Materiales Directos y la Mano de Obra Directa.

      Los Costos de Conversión:  Son aquellos costos incurridos en la transformación de los materiales directos a productos terminados.  Estos costos son: La Mano de Obra Directa y la Carga Fabril.

Costos de acuerdo al tiempo que fueron calculados:  Son  aquellos que se utilizan para llevar estadística y  presupuestar la información financiera de los mismos para el próximo período.  Costos Históricos: Son aquellos costos realmente incurridos en el período,  el cual están registrados en la Contabilidad, mientras que los Costos Predeterminados: son aquellos que se utilizan para la realización del Presupuesto del próximo período.

3.1    Elementos que componen el Costo de Impresión y Empaste:

      Es muy importante aprender a identificar los elementos que componen el costo de impresión y empaste, por cuanto en ellos, reside la posibilidad de modificar los precios o el nivel de utilidades.  Si, por ejemplo, podemos rebajar algunas partidas de costos, los precios de venta pueden cambiar y las utilidades pueden ser mayores o menores: de allí la importancia y  la necesidad de que conozcamos los costos.

Los tres elementos básicos que componen el costo de impresión y empaste son:

- Los Materiales Directos

- La Mano de Obra Directa

- La Carga Fabril

      Los Materiales Directos:  Son todos aquellos materiales  y suministros que pueden identificarse directamente como parte integral del producto terminado, siempre que puedan medírseles y cargarlos en unidades específicas de costo.  Es decir, que pueden medirse y cargarse en forma directa al proceso.  Se podrán considerar como materiales directos, dentro de las labores de proceso de imprenta: pliegos de papel, placas, negativos, mantillas, entre otros.

      La Mano de Obra Directa:  Representa el importe pagado, en concepto de salarios, a aquellos empleados que intervienen directamente con el trabajo realizado en la ejecución de una determinada orden de producción.  El trabajo en horas extraordinarias puede y debe considerarse, dentro de los Costos de Mano de Obra Directa, siempre y cuando se pueda identificar a una orden específica.

      La Carga Fabril:  Se refiere a aquellas erogaciones necesarias, sin las cuales no puede realizarse el proceso productivo, pero que no pueden ser fácilmente identificarlas o no es conveniente identificarlas con la orden de trabajo terminada, debido a que no intervienen en forma directa.  Por lo tanto, deben ser distribuidas sobre varios productos o fases del proceso de producción, de tal manera que cada producto se le asigne la parte de la carga fabril que le corresponde.

      La Carga Fabril se puede identificar de la siguiente manera:

      Los Materiales Indirectos:  Se refieren a aquellos materiales que, generalmente, no forman parte constitutiva del producto terminado.  Debido a que no pueden ser medidos en forma fácil y específica, resultando difícil, cargarlos directamente a cada orden de

producción.  Dentro de los materiales indirectos se pueden mencionar los productos químicos, goma, alambres, entre otros.

      La Mano de Obra Indirecta:  Incluye los salarios pagados a todos aquellos empleados, cuyas labores no pueden cargarse directamente al producto terminado, se pueden mencionar los salarios del gerente general, de las secretarias, además de vacaciones, décimo-tercer mes, tiempo muerto, entre otros, de todos los empleados de la imprenta.

      Otros Gastos de Fabricación:  Comprenden todos los gastos en que se han incurrido para beneficio general de toda la entidad y no para el producto manufacturado.  Dentro de estos costos se podrán encontrar los costos fijos tales como los alquileres, cuya variación comúnmente no esta relacionada con el volumen de producción.  También se podrán encontrar los costos variables, que incluye los costos de luz y teléfono cuya variación depende de su utilización.

      Notemos que todos esos costos son imputables al producto.  Si el producto es uno solo, todos los costos se cargan sobre él, mediante un sistema de acumulación de costos por órdenes específicas.

3.2    El Sistema de Acumulación de Costos para una Imprenta:

      Las actividades diarias de una imprenta se caracterizan porque ellas están dirigidas a satisfacer los diferentes pedidos o trabajos solicitados por los clientes.

      En cada uno de estos trabajos, se presentan diferentes tipos de costos; de allí que el objetivo del sistema planteado, sea el de determinar lo más exactamente posible los elementos del costo aplicable a las órdenes de trabajo, a fin de obtener los costos totales y los costos unitarios individuales.

      Todos los costos que se han asignado a los trabajos a medida que se van terminando, se llevan con los detalles necesarios, en las hojas de costos, por Orden de Producción, las cuales deben ser individuales para cada trabajo, o en forma de resumen para todo el período. Las hojas de costos se controlan por medio de una cuenta en el mayor general, a la que se da el nombre de “Trabajos en Proceso”

Tomándose en cuenta las características en la elaboración de las órdenes de trabajo y las necesidades de la administración, se ha establecido un sistema identificado como “Sistema de Acumulación de Costos por Órdenes de Producción”.

      En este sistema cada trabajo se acumula en una hoja de costos por orden de producción, por consiguiente, los materiales directos, la mano directa, y la carga fabril se vinculan en el trabajo específico con relación en el cual se incurrió, y se los cargan al mismo. Tal sistema emplea cuentas control de los materiales usados, la mano de obra usada y la carga fabril, las cuales se explican más adelante.  También se empleará dentro de este sistema, la cuenta de inventario perpetuo, en la cual se utiliza una cuenta control denominada “Inventario de Materia Prima” en la que se registrarán las adquisiciones y empleo de todos los materiales.  La cuenta control mencionada juega contra un mayor auxiliar para cada tipo de material utilizado.

      A continuación se presenta un diagrama de flujo que explica el sistema de Acumulación de Costos por Órdenes de Producción:

4.       PROCESAMIENTO DE LOS PEDIDOS:

      En una Imprenta cada vez que un cliente solicita una cotización de precio para la realización de cualquier orden de producción, los vendedores reciben los pedidos de los clientes personalmente, por teléfono, y fax.  Luego el mismo es enviado al Jefe de Ventas, para la aprobación del pedido, este a su vez verificará, si las condiciones de ventas son al crédito, se solicitará al Departamento de Contabilidad que se investigue la situación crediticia del cliente.

      El Departamento de Contabilidad, además analizará la situación del cliente que hace el pedido, investigará la puntualidad de sus pagos, límites de crédito, entre otros, a través del mayor auxiliar de cuentas por cobrar.  Si el resultado de la operación es positivo, se aprobará el crédito y se le comunicará al Jefe de Ventas de la imprenta.

      El Jefe de ventas recibirá la aprobación del pedido al crédito y procederá a abrir un formulario denominado Hoja de Presupuesto para la aplicación de los costos de la orden de trabajo.

      Nota:  Cuando los pedidos son al contado se procede directamente a llenar la hoja de presupuesto.

      El Jefe de ventas enviará la Hoja de Presupuesto al Supervisor de Producción de la imprenta, en la cual hará un estimado de los materiales, mano de obra y la carga fabril aplicada para procesar la orden de producción.

      Una vez obtenido el costo total estimado de la orden de producción, en la hoja de presupuesto, el Jefe de ventas aumentará a este total un porcentaje de utilidad.  Posteriormente el mismo sumará el costo estimado de la orden de trabajo y el porcentaje de utilidad, para obtener el precio de la cotización.

El vendedor comunicará al cliente sobre el resultado de la cotización, telefónicamente o por cualquier otro medio.

        Si el cliente acepta el precio de la cotización del trabajo solicitado, pasa la hoja de presupuesto al Departamento de Contabilidad, para la preparación de la factura y la confección del formulario Hoja de Costos por Orden de Producción.

      La factura será confeccionada usando como base el presupuesto elaborado por el Supervisor de Producción.  Si la factura es al contado, el cliente deberá hacer un abono en efectivo, que por lo general, es de un 25% o 50% del precio cotizado y el saldo debe ser cancelado, mínimo, cuando termine el trabajo.

      La factura será emitida en cuadriplicado y será distribuida de la siguiente manera:

      Original:  Departamento de Contabilidad para el control de las cuentas por cobrar, pendientes de pago.  Serán entregadas al cliente una vez haya sido cancelada.

      Duplicado:  Al cliente como aviso de facturación y cargo de cuenta.

      Triplicado:  Sección de contabilidad para que proceda a realizar una relación diaria de facturación y los asientos contables correspondientes.

      Cuadriplicado:  Deberá ser archivado en el Departamento de venta en orden numérico y consecutivo para futuras referencias.

      En el caso de las facturas inutilizadas, no deberán ser destruidas. En el original y la copia deberá estamparse un sello con la palabra anulada.  Los originales y duplicados de las facturas anuladas deben archivarse conjuntamente con el triplicado.

      Cuando se reciben las facturas originales y las copias en el Departamento de Contabilidad, se tendrá que revisar la cantidad y efectuar los cálculos a fin de constatar que los mismos estén correctos.

      En la sección de Contabilidad, se hará una relación diaria de facturación, la cual será la base para la elaboración del comprobante de diario, para, posteriormente, registrarlo en el mayor auxiliar de cuentas por cobrar.

      Una vez abierta la Orden de Producción, a la misma, se le cargará un resumen de los costos reales de materiales,  mano de obra y la Carga Fabril.

      La Orden de Producción llevará un número consecutivo,  para efecto de controles.

5.       MATERIALES Y SUMINISTROS:

      La Contabilidad de Costos de una Imprenta se puede llevar con absoluta independencia de la Contabilidad General, pero para mayor exactitud y mejor control general, ambas deben estar amarradas con los registros de contabilidad general, por medio de Cuentas Control.

      Los registros de los materiales deben llevarse con sumo cuidado, puesto que los mismos corresponden a la parte de los datos necesarios para el cálculo de los costos, y deben controlarse por medio de una cuenta de Materiales y Suministros en el Mayor General.

5.1    Iniciación de la Orden de Producción:

      La Iniciación de la Orden de Producción se realiza con la apertura del formulario Hoja de Costos por Orden de Producción,  en la cual el Departamento de Contabilidad reunirá los tres elementos del Costo:

      Materiales Directos

      Mano de Obra Directa

      Carga Fabril

      A medida que transcurre el proceso de Producción.

5.2    Aplicación de los Materiales a las Órdenes de Producción:

        En el Departamento de Producción, los operadores solicitan los materiales presupuestados a la  Orden de Producción, al Encargado del Almacén por medio de una Requisición de Materias Primas.

        El encargado del Almacén prepara el formulario de Consumo de Materias Primas basado en los materiales entregados a los operadores.  El mismo envía copia del formulario al Departamento de Contabilidad.

        En el Departamento de Contabilidad se recibe el formulario de Consumo de Materias

Primas.  Luego se le imputa a cada orden de producción del material consumido, basándose en la información suministrada por el formulario.

        Diariamente, en el Departamento de contabilidad, se hace un resumen de los materiales aplicados a cada orden de producción, por medio del formulario Resumen de Materiales por Orden de Producción, el mismo tendrá un consecutivo numérico y el nombre del cliente basado en el formulario de Hoja de Costo por Orden de Producción.

        El formulario es completado en las columnas de fecha, consumo de material N°, nombre del producto, unidad y cantidad, anotando los datos que suministra el formulario de consumo de materiales.

        Una vez llenas las columnas mencionadas, se registra en el tarjetario de inventario perpetuo, la cantidad de material consumido y el costo unitario de los mismos, y el resultado es colocado en la columna de costo total.

5.3    Control de los Materiales y Suministros:

El procedimiento empleado en la imprenta para determinar la cantidad de materiales que

se han consumido, durante el período, y que consiste en restar la cantidad de existencia final del período, de las existencias al principio del mismo, más las cantidades compradas durante el período.  Se supone que los materiales que han desaparecido, en el período se han consumido,  sin embargo, no siempre puede ser así.  Es necesario tener una contabilidad minuciosa de los materiales con la finalidad de:

- Reducción de los riesgos de pérdidas por malversación y robo.

- Control de las pérdidas por obsolescencia, por la renovación de modelos.

        Para llevar un debido control de los materiales, es preciso disponer de una bodega bien organizada, de un jefe de almacén y un sistema adecuado de registros.

5.3.1          Definición de inventarios:

        El inventario es el importe total de la mercancía, propiedad de una empresa, para su venta posterior, en un período de un año.  Una definición más completa de inventario es la siguiente:

“(...)el inventario consta de todos los bienes

  propios y disponibles para la  venta  en  el

  curso regular del comercio.   La vida dispo-

  nible para la venta, normalmente, será conver-

  tida  en  efectivo  dentro  de  un   período  de

  tiempo menor de (1)  año (...)”.[2]

      Esta mercancía, propiedad de la empresa, es aquella, que está para su disposición en el transcurso general de las operaciones (Productos Terminados). Aquellas que están en proceso de producción, para su transformación a productos terminados (Productos en Proceso) Son aquellos que utilizamos para el consumo corriente en la producción de bienes para la venta (Materias Primas).

       Los inventarios se clasifican como activos corrientes, exceptuando  los excesos de inventarios que, razonablemente, no espera usar o vender dentro del ciclo normal de las operaciones del negocio.  En este caso, el exceso de inventario se clasifica como Otros Activos.

      La base contable de los inventarios es el costo, que se define como el precio pagado o la compensación entregada para adquirir un activo.  En la contabilidad del inventario, el costo es igual a la suma de los desembolsos y cargos directos e indirectos, necesarios para llevar a los bienes a su condición y lugares presentes.

      Los procedimientos que se establecen para el inventario de materiales están dirigidos a ejercer el control de su movimiento, resguardar esos activos contra posibles pérdidas y lograr una adecuada valorización de los mismos.

      El Control de las existencias de materiales deberá hacerse por una sola persona, la cual será responsable de las entradas, salidas y existencias de los materiales de la imprenta.

      El Departamento de Contabilidad será responsable de llevar un control de la existencia de los materiales en el almacén.  Para realizar esta labor deberá llevarse un inventario perpetuo de la existencia de los materiales por medio de un Sistema Kardex, el cual utilizará el formulario de Control de Entradas y Salidas (Tarjeta de Inventario Perpetuo).

      En el Departamento de Contabilidad se debe planear la toma de inventarios físicos, cada mes.  El mismo debe establecer, por escrito, las instrucciones al personal sobre la toma del inventario físico, Se tiene que poner una marca a los materiales que están en existencia para evitar un doble conteo. Hay que establecer las instrucciones al Encargado del Almacén de cómo ordenar la Materia Prima por tipos o categoría, para agilizar el conteo, No hay que darle a las cuadrillas de conteo un listado que muestren las cantidades que hay en existencia, sino que refleje cuales son los productos por número de artículo y despripción y una línea para poner lo se va contando.

      Posterior a la toma física en el Departamento de Contabilidad, se procede a conciliar el conteo físico con el registro del inventario perpetuo en Kardex. Hay que investigar las diferencias para después efectuar los ajustes necesarios.

      Los ajustes tienen que ser aprobados por la Gerencia.

5.3.2          Métodos de valuación de Inventarios:

      Existen diversos métodos de valuación de inventarios que se pueden aplicar a una imprenta:

      Método primero que entra, primero que sale (PEPS):

      El método PEPS para la identificación del inventario se basa en la suposición de que los costos se cargan contra los ingresos en el orden en que ocurrieron.  Se supone que el costo del inventario al fin del ejercicio se basa en los costos más recientes.  En otras palabras, los primeros artículos adquiridos fueron los primeros vendidos, y los que quedan en el inventario final son los que se adquirieron últimamente (Suponiendo que existe un Inventario Final).

      Método: último que entra primero que sale (UEPS):

      Es un método de valuación de inventario, que supone que el valor de los productos que se venden del inventario, durante el período, es el valor de aquellos productos adquiridos más recientemente.

      Método del Costo Promedio:

      El método de valorización del inventario que se utilizará para valorizar el inventario de una imprenta será el Método del Costo Promedio.

      Este método puede usarse, solamente, con el sistema de inventario perpetuo.  El Costo, por unidad se vuelve a calcular cada vez que entran nuevas unidades al inventario.  Cuando hay nuevas compras, cambia el Costo Promedio; las unidades despachadas a la producción se sacan del inventario, al último costo promedio por unidad calculado anteriormente.

      Bajo el Costo Promedio, el inventario final se costea, al último costo promedio por unidad, calculado para el período.

      El procedimiento para valorar las existencias que muestran las tarjetas del inventario perpetuo, es como sigue:

      Cuando se reciben los materiales, las cantidades que entran, se  suman a la cantidad que aparece en la columna saldo, en el formulario de Control de entradas de materiales. El costo de los materiales recibidos se suma al importe de costo, ya mostrado, en la columna de saldo.  Este total se divide entre la cantidad de unidades para determinar el nuevo costo promedio.

      Como el costo promedio se determina después de obtenerse la cantidad total y el costo total, se sugiere que la columna para el precio por unidad se situé en la última columna de la sección de saldo.

5.3.3          Entradas de materiales:

      Los materiales son controlados y contabilizados en la imprenta por dos actividades: La compra de los materiales y su uso.

      La Imprenta cuenta con un departamento de compra cuya función es la de hacer los pedidos de Materiales y Suministros necesarios para satisfacer los pedidos de los clientes, la cual se acumulan en cada Orden de Producción.

      La contabilidad de las compras de Materia Prima requiere de tres documentos de origen: Una Requisición de Compras, La Orden de Compras y el Informe de Recepción.

      Requisición de Compras:  Es un Documento con el que se solicita al Departamento de Compras, la necesidad de materiales y suministros.  La Orden de Compras:  Es un documento que solicita a un Proveedor determinado artículos a un Precio convenido.  El Informe de Recepción:  Es un documento emitido por el almacenista donde se revisa que las cantidades recibidas sean las mismas que aparecen en la factura.            

      El control de las entradas de materiales deberá seguir los procedimientos señalados para la recepción de materiales.  En el cual el encargado del almacén, debe seguir las instrucciones indicadas para la emisión del informe de recepción, cuando se reciban los materiales y suministros para la imprenta.

      El Departamento de contabilidad deberá recibir en duplicado el informe de recepción, el mismo procederá a registrarlo en el formulario de control de entradas y salidas de materiales, para actualizar el inventario perpetuo. 

5.3.4          Salidas de materiales:

      Las salidas de materiales de la imprenta deberán ser controladas por el encargado del almacén, de la siguiente forma:

      Los operadores solicitan los materiales presupuestados en la Hoja de Presupuesto,  para posteriormente llenar el formulario  de Materiales Consumidos  en triplicado, de los materiales entregados a los operadores de la imprenta.

      El formulario de Materiales Consumidos deberá tener la firma de los operadores de la imprenta en el espacio recibido por, como constancia de recibo de los materiales indicados.

      Las copias serán distribuidas de la siguiente forma:

      Original:   Departamento de Contabilidad.

      Duplicado:  Será retenido y archivado en orden numérico para futuras referencias.

      Triplicado:  Departamento de Contabilidad para aplicar el Costo de los Materiales consumidos, al formulario de Resumen de Materiales consumidos, por Orden de Producción, para su posterior aplicación a las  Órdenes de Producción.

      A continuación presentaremos un esquema gráfico del flujo de salidas de los materiales:

5.3.5          Material Sobrante:

      Para los efectos de mantener un control del consumo de los materiales y su correcta aplicación a las diferentes órdenes de producción, deberá tenerse cuidado que la entrega de materiales que se haga para la producción, sea necesaria para terminar el trabajo que se va a realizar.

      En el caso que sobre algo de material, después de completada la orden de producción, siempre que éstas sean unidades completas y que mantengan la misma unidad en el control del inventario perpetuo, dichas unidades deberán ser tratadas de la siguiente manera:

      El Gerente General deberá llenar el Formulario de Material Sobrante, en el mismo deberá indicar la cantidad de materiales no usados en la producción, este formulario será enviado al Departamento de Contabilidad.

      Al recibir este formulario  el Departamento de Contabilidad, se procederá a rebajar de las Órdenes de Producción, los materiales que se le cargaron originalmente.  Se efectuará lo mismo en el Formulario de Control de Entradas y Salidas de materiales reincorporándolo al Inventario perpetuo.

5.3.6          Material Recuperado:

      Los materiales que sean recuperados y que sea difícil su identificación como unidades completas, se controlan bajo la supervisión del  Jefe de Producción.  Cuando esos desperdicios puedan utilizarse en la realización de trabajos pequeños para la oficina, como por ejemplo, las libretas de apuntes, entre otros. , se procederá a la aplicación de los costos de Mano de Obra Directa y Carga Fabril,  no se aplicaran costos de Materiales Directos, debido a que éstos se aplicaron a otras órdenes de producción.

5.3.7          Determinación del Costo de los Materiales a las Órdenes de Producción:

       El Departamento de Contabilidad deberá determinar el consumo de los materiales de la siguiente manera:

      Se utilizará el Formulario de Resumen de Consumo de Materiales y  se restará del total de los materiales solicitados, los materiales sobrantes y recuperados.  El resultado obtenido será, el de consumo de los materiales.

      El total de los materiales consumidos que aparece en el Resumen de Consumo de Materiales se traspasa a la Hoja de Costos por Orden de Producción. El total de los materiales consumidos, que aparece en este formulario, debe ser igual, a la suma de todas las órdenes de producción, en el mes.

5.3.8          Asientos de Diario:

      Al recibir los materiales, el asiento para contabilizar la recepción, será de la siguiente manera:

      Cuando se retira materiales del almacén, se debe registrar las salidas individuales para que posteriormente, al final del período, registrar estos valores así:

      Como siempre en la producción hay sobrantes de Materias Primas; se procede a devolverlo al almacén. El registro sería el siguiente:

6.       LA MANO DE OBRA DIRECTA O INDIRECTA:

      La mano de obra directa representa los sueldos brutos del personal que trabaja directamente en la Imprenta. En esta categoría de costos se incluyen los sueldos de los cajistas,  los compositores, los correctores de pruebas, los monotipistas, los linotipistas, los encargados de las confecciones de planchas, los formadores, los transportistas.  Por otra parte por lo general se emplean a personas que contribuyen indirectamente a los trabajos en la imprenta. Como por ejemplo: Se cuentan con los trabajadores de mantenimiento, Supervisor de Producción,  Guardia de Planta y personal del Almacén. En resumen es el costo de la Mano de Obra Indirecta, y se incluyen en la Carga Fabril.

      La Contabilidad de la mano de obra, por parte de un fabricante, usualmente comprende tres actividades: Control de Tiempo, Cálculo de la Planilla, y aplicación de los Costos a la Producción.

      El control del tiempo lo lleva el Departamento de Contabilidad y consiste en ver, que se compruebe con exactitud,  el tiempo que los empleados trabajan dentro de la imprenta y que el cálculo del tiempo, se haga y se registre en la forma correcta.

      El comprobante original del tiempo total, que el empleado ha pasado dentro de la imprenta, es la Tarjeta de Reloj Marcador.

           6.1  Aplicación de la Mano de Obra a las Órdenes de Producción:

      Para llevar a cabo el proceso de una orden de producción, es necesario la utilización de la mano de obra directa, la cual debe ser identificada en los trabajos realizados.

      Para determinar el consumo de mano de obra en cada orden de producción, se utilizará el formulario Informe Diario de Mano de Obra, en el cual cada empleado informa sobre el trabajo realizado, medida en tiempo e indicando sobre qué orden de producción se aplicó el trabajo realizado.

      Los empleados deberán llenar marcar diariamente su tarjeta en el reloj marcador y llenar el informe diario de Mano de Obra.  En dicho informe, deben indicar en la columna “Orden N#”, a qué orden de producción se aplicó el trabajo realizado; en la columna, “Desde”, a qué hora empezó a trabajar en la orden y en la columna “hasta,” a que hora finalizó el trabajo.

      Este informe Diario de Mano de obra, es enviado al Departamento de Contabilidad.  Allí se determinará las horas trabajadas por la diferencia entre las columnas segunda y tercera del formulario y el resultado será anotado en la columna total, de horas trabajadas.

      Se registra en la columna costo por hora, la tasa de salario correspondiente a cada empleado.  Posteriormente se multiplica las columnas “Total de horas,” por la columna “Costo por horas” y el resultado debe anotarse en la columna “Total de Balboas”. 

      Luego de terminado el informe diario de Mano de Obra, en el mismo departamento de contabilidad, se le entrega  al contador encargado de los costos, el Informe de Mano de Obra, para, posteriormente, hacer un resumen de mano de obra, aplicada a cada orden de producción, llenando un formulario Resumen de Mano de obra Aplicada por Orden de Producción.

      En este formulario deberá indicarse la fecha del informe diario de mano de obra, como también el total de horas trabajadas por cada empleado y el monto en Balboas. Luego se suman las columnas, y el resultado será el total de horas trabajadas por concepto de mano de obra directa aplicada a cada orden de producción.

      Posteriormente, estos totales se transfieren  a la Hoja de Costos por Orden de Producción, en el renglón de costos de mano de obra.

           6.2  Determinación del Consumo de la Mano de Obra en el mes:

      Mensualmente se acumula el total de la mano de obra, aplicada a todas las órdenes de producción, según el formulario de Resumen de Mano de Obra, aplicada por Orden de Producción.  Luego se procede a hacer el registro en los libros.

      El consumo de la mano de obra aplicada a las órdenes de producción, será cargada a la cuenta de productos en proceso-Mano de Obra directa.

      Mensualmente, la cuenta Productos en Proceso-Mano de Obra Directa presentará un saldo, que es el resultado de la comparación, entre la planilla pagada a la imprenta por conceptos de salarios y cuotas patronales, prestaciones laborales, y la mano de obra que ha sido aplicada a la producción.

6.3    Asientos de Diario:

      La planilla general de la Imprenta se lleva en el Departamento de Contabilidad.  El encargado de la planilla debe calcular, reunir y preparar las nóminas, facilitar la rapidez en el pago de los empleados en forma semanal.  Otra función del encargado de la planilla es hacer el cálculo de los pagos totales, hechos en el mes, a cada empleado; como el cálculo de las prestaciones laborales, así como también las retenciones legales de los empleados de la imprenta.

      Los asientos de diario, para registrar la mano de obra de la imprenta, se ilustran a continuación:

      Como mencionamos anteriormente, los costos primos, aplicados a la producción, se deben registrar en la cuenta Trabajos en Proceso para acumularlos por cada orden de producción, el asiento sería el siguiente:

      Para establecer el pago de la planilla a los empleados, el asiento sería el siguiente:

      La Cuota Patronal de la Imprenta como lo son: el Seguro Social, Seguro Educativo, Riesgos Profesionales, y las reservas legales como: Vacaciones, Prima de Antigüedad e Indemnización son considerados como una carga fabril, puesto que constituyen un costo indirecto de fabricación.

      El asiento de diario para registrar la cuota patronal, sería e l siguiente:

      El Asiento de Diario para registrar las reservas legales, sería el siguiente:

7.       LA CARGA FABRIL:

      Como anteriormente mencionamos, la Carga Fabril se refiere a aquellas erogaciones necesarias, sin las cuales no puede realizarse el proceso productivo, pero no pueden identificarse fácilmente como con una orden de trabajo terminada.

      La Carga Fabril no guarda una relación directa con la producción y a veces resulta dificil de imputar a un producto   por lo que es necesario hacer una distribución de los mismos, para que todas las órdenes terminadas, reciban parte de dichos costos.

      No se puede establecer una regla general, que permita determinar, cuáles son los costos directos y cuáles son indirectos.  La relación directa o indirecta con los distintos productos o secciones dependerá del tipo de empresa y de actividad que ésta realice.  Por otro lado algunos costos indirectos pueden ser convertidos,  si así se desea, en directos.

      Se advierte que los costos indirectos forman parte del costo total, de hacer una unidad de producto, en forma exactamente igual, que el costo de la materia prima o el costo de la mano de obra directa.  Por lo tanto, es necesario crear un mecanismo lógico para distribuir los costos indirectos entre los productos del caso.

      El valor de los materiales directos, utilizados, no se considera una base equitativa para distribuir los costos indirectos entre los bienes producidos, porque los costos indirectos no son necesariamente causados por la cantidad o el valor del material directo utilizado.  Sin embargo, esa no es una de las bases de aplicación que se utilizan.

      La aplicación de la carga fabril es una estimación, en base a datos históricos de períodos anteriores, relacionados a la Carga Fabril, que divididos entre la base de aplicación, va a dar como resultado, una tarifa o una cuota, dependiendo de la base de aplicación que se vaya a utilizar.

      Las tasas de aplicación de la carga fabril se calculan en forma porcentual o un valor monetario de la producción .  Puede utilizarse cualquier base de aplicación, siempre que se relacione con la carga fabril.

      Para aplicar la carga fabril, por órdenes de producción, la empresa opera de la siguiente forma:  Se acumulan los costos indirectos de varios períodos, para obtener una estimación de los mismos y luego se prorratean, según la base de aplicación seleccionada. Por ejemplo:

                                                     Carga Fabril

                                    ---------------------------------------

                                                Base de Aplicación

      El asiento de diario para registrar la carga fabril aplicada a la producción sería el siguiente:

      Con este asiento, asumiendo que la carga fabril aplicada, fue igual a la carga fabril que realmente se incurrieron en el período, los mismos quedarían cerrados con este asiento.  Esto sería una gran casualidad, a menos que no haya ninguna estimación de la carga fabril , sino que la misma sea dividida entre las unidades producidas en el período.           

      Al registrar la aplicación de la carga fabril aplicada, lo que se pretende es cerrar la cuenta de carga fabril real, incurrida en el período, esto, por lo general no va a ocurrir, debido a que la aplicación de la misma, puede ser mayor o menor a la carga fabril, que realmente se incurrió en el período, debido a que la carga fabril aplicada es una estimación, en base a una tasa predeterminada.

      Cuando la carga fabril aplicada es mayor a la carga fabril que realmente fue incurrida en el período, quiere decir, que hubo una sobre aplicación de la carga fabril aplicada o estimada, por lo que hay que hacer un asiento de ajuste para cerrar esta cuenta por sobreaplicación, el asiento de diario sería el siguiente:

      Cuando la carga fabril aplicada es menor que la carga fabril que realmente fue incurrida en el período, quiere decir que hubo una subaplicación de la carga fabril aplicada o estimada, por lo que hay que hacer el siguiente asiento de ajuste:

      Al final de cada mes, se totalizan las cantidades de todas las órdenes de producción terminadas, durante el mes en curso. La cantidad total de los productos en proceso, que se convirtieron en productos terminados, son transferidos a la cuenta de productos terminados. La incorporación de los tres elementos de costos, a cada una de las órdenes de producción, da como resultado, el Costo de producción individual para cada orden en particular y a su vez el producto terminado.

      Usando el formulario, hoja de costos por orden de producción, hay que imputar en cada orden de producción, los costos de los materiales, mano de obra,  carga fabril aplicada y los inventarios de productos en proceso (Inventario inicial y final).

            7.1  Procedimientos al final del período fiscal:

      Con el fin de determinar el costo de ventas de la imprenta en el período, lo primero que tenemos que hacer es determinar cuál va a ser el costo de impresión y empaste en el período.

      El costo de impresión y empaste, en el período, está formado por la materia prima utilizada en la producción, la mano de  obra directa aplicada y la carga fabril aplicada.

      La materia prima utilizada:  Del mayor general, en la cuenta de Inventario de Materia Prima, tomamos el saldo inicial, a eso le sumamos las compras de materias primas en el período, menos el inventario final de materia prima, nos va a dar como resultado, el costo de la materia prima utilizada, en el proceso de impresión y empaste de libros en el período.

      Ejemplo de cómo calcular el costo de la materia prima utilizada en el proceso de impresión y empaste de libros:

      La Mano de obra directa aplicada a las órdenes de producción: es la que está registrada en la cuenta de productos, en proceso mano de obra directa. La misma se le suma el costo de la materia prima, usada en el período.

      La carga fabril aplicada en las órdenes de producción: es la que está reflejada en la cuenta de Inventario de Productos en Proceso, cuya contrapartida debe ser la carga fabril que fue aplicada a las órdenes de producción por medio de una tasa predeterminada.

      Inventarios de Productos en proceso:  Se considera el inventario inicial productos en proceso para determinar cual es el costo de los artículos en proceso, durante el período, que restado al inventario final de productos en proceso, nos da como resultado el costo de Impresión y empaste

      Ejemplo de un Estado de Costos de Impresión y empaste de libros:

      El estado de costo de impresión y empaste de libros  es aquel que informa sobre los costos de producción.  Éste se suplementa en los estados financieros como un anexo.

      Una vez obtenido el costo de Impresión y empaste, procedemos a calcular el Costo de Ventas. Por lo que tomamos el inventario inicial, productos terminados; el mismo sale del mayor general como un saldo inicial para sumárselo al costo de impresión y empaste, y para  posteriormente restarle el inventario final, productos terminados, el resultado va a ser el costo de ventas.

      Por ejemplo:

      La sobreaplicación de la carga fabril da como resultado una disminución del costo de ventas en operaciones, debido a que la carga fabril aplicada a las órdenes de producción fue mayor a la carga fabril que realmente fue incurrida en el período.  La subaplicación de la carga fabril da como resultado un aumento del costo de ventas, debido a que la carga fabril aplicada a las órdenes de producción fue mayor a la que fue incurrida en el período.

      La cuenta de Costo de ventas se va a cerrar contra resumen de ganancias y pérdidas al final del período, debido a que ésta es una cuenta nominal.