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ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Funciones de la administración

Administrar, es la función que posibilita la distribución adecuada de recursos y tareas, para la obtención de un resultado.

En cualquier actividad que se proponga una persona, necesita coordinar, dos elementos básicos :

1.   Recursos, que son los insumos con los cuales podrá obtener resultados.

2.  La actividad  en sí misma, que es la acción de integrar los recursos con la idea a desarrollar.

Cuando nos referimos a recursos, lo hacemos desde un punto de vista muy amplio, involucrando tanto los recursos físicos, como pueden ser edificio, mobiliario, maquinaria, materia prima ; como las personas, que es el recurso humano, personas integrantes de una Empresa, directores, gerentes, técnicos, obreros.

Desde el punto de vista de la Administración, cada una de las personas que integran una organización, tiene una función que es necesario que cumpla, para que la Empresa logre los resultados que desee.

Cada función que se desarrolla debe estar bien determinada y ser necesaria, de lo contrario, se están cumpliendo tareas que son superfluas y por lo tanto es un gasto extra de la Empresa.

Funciones de la Administración :

      Planeamiento : Es la función de anticipar lo que se deberá hacer. Se necesita establecer un plan de acción.

 

     Cada nivel de la Empresa debe planear su actividad : el Director tendrá su plan de acción, que estará referido a toda la Empresa ; el Capataz de acuerdo a las directivas recibidas, tendrá que elaborar su plan respecto al grupo de obreros que dependen de él ; el obrero que realiza una tarea muy puntual también tiene que saber cual es su plan de acción.

    De esta manera se economiza tiempo y recursos y la Empresa puede ejercer el control de la gestión, en base a objetivos y metas  bien definidos, que  proporcionan datos  cuantitativos que permiten la medición y consiguiente evaluación en relación a los resultados obtenidos.

 ·    Organización : Acción por medio de la cual se toman decisiones para lograr articular los recursos de acuerdo a los resultados que se desean obtener.

    La Empresa tiene un gran capital. Cuando nos referimos a él generalmente se piensa solo en lo económico. Existe además un capital que es el personal ; hoy se considera, que es el mayor capital que tiene una empresa y es el portador del KNOW HOW  o SABER HACER. 

La organización nos permite optimizar la mano de obra, el conocimiento técnico, la materia prima, y el tiempo, a los efectos de lograr los resultados con la mejor calidad y en el menor tiempo posible. El personal es el que tiene el conocimiento, el saber hacer o know-how.

·     Dirección : Una vez  decidido el plan de acción es necesario ejecutar las tareas, y para ello en toda Empresa, hay una estructura básica, con delegación de funciones, las cuales deben estar dirigidas, a los efectos de ser controlado el proceso  de ejecución.

·    Evaluación y control : Todo proceso debe ser evaluado y controlado, y de esta forma si hay un error, pueda modificarse el curso del plan en el momento de producción o de comercialización, o de entrega de un servicio, de manera que no perjudique al cliente, que es otro gran capital que es necesario cuidar.

    Para poder evaluar es necesario tener índices de medición, para efectuar los controles respectivos. Ej. se debe producir X cantidad de bolígrafos en 1 día. Esta es una medida que permite analizar el sistema de producción en caso de no lograr las cantidades estipuladas. Otro ejemplo de índice de medición está en relación a la calidad del producto.

Cumplir estas funciones básicas en cualquier administración , significa conocer como se encuentra la Empresa hoy, como está dando respuesta a la demanda, como se está desarrollando el proceso de  producción, cuando llega la mercadería  que estamos esperando, cual es el estado financiero, etc.

Administrar y Dirigir una Empresa por Objetivos consiste en distribuir responsabilidades y recursos , mediante la identificación de las  POLÍTICAS, OBJETIVOS Y METAS, de cada nivel de gestión, para lograr los resultados deseados.  

En la práctica de formación y de consultoría hemos incorporado los principios de la Dirección por Objetivos como herramienta que   se complementa en forma ideal con el Análisis Transaccional y el Apegrama.


Prof. José Sotelo Fariña

www.profesorsotelo.com

Mgr. Admón. Ed. (Universidad del Valle, Cali, Colombia/OEA(PREDE)
URUGUAY, Montevideo.  Tel: 5982 487 3844
486 1477
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