KETERAMPILAN KOMUNIKASI DASAR PADA BENCANA

Keterampilan komunikasi khusus bagi komunikasi darurat : Terdapat perbedaan dengan kegiatan radio komunikasi normal.
Komunikator darurat harus mahir menyampaikan pesan pada fihak yang tepat, akurat dan dengan perdebatan minimum.
Beberapa faktor bisa mempengaruhi kemampuan anda melaksanakan hal tsb, termasuk keterampilan operasional anda, metoda komunikasi yang digunakan, berbagai masalah terkait bising, keterampilan fihak penerima, kerja sama fihak lain, dan sumber yang tidak memadai.
Komunikasi terkait hidup dan mati bukan merupakan pengalaman sehari-hari dimana kebanyakan yang kita katakan dan kerjakan tidak mempunyai dampak buruk terhadap kehidupan dan hak milik banyak orang. Pada kedaruratan, semua pesan yang disampaikan dapat berakibat besar dan sering diluar perkiraan. Pesan yang tidak jelas atau yang diubah, terlambat, salah kirim atau tidak pernah terkirimkan dapat berakibat bencana.

Mendengarkan
Mendengarkan merupakan sekitar 50 % dari komunikasi. Disiplinkan diri anda untuk fokus pada kerja anda dan singkirkan selingan. Bila perhatian anda teralihkan pada saat sial, anda dapat kehilangan pesan penting.
Mendengar juga berarti mencegah pemancaran yang tidak perlu. Orang harus mendengar dua kali lebih banyak dari bicara. Misal anda menanyakan hal yang tidak penting empat kali dalam satu jam, seseorang dengan kedaruratan nyawa mungkin terhambat untuk meminta bantuan.
Terkadang saat mendengar diganggu oleh bising. Mungkin anda beroperasi diarea dengan kebisingan, sinyal buruk atau stasiun lain menimbulkan interferensi. Pada setiap kasus ini, headphone membantu mengurangi bising lokal dan membantu anda berkonsentrasi pada radio. Pemrosesan Sinyal Digital (DSP) , filter dan tehnologi lain bisa membantu mengurangi bising dan interferensi radio.

Tehnik Mikrofon
Terkadang sesuatu yang sederhana seperti penggunaan mikrofon bisa berakibat perbedaan yang besar dalam kejelasan ucapan. Untuk tampilan optimal, bawa mikrofon kedekat pipi anda, tepat diluar sisi mulut anda. Bicara melintas mikrofon, bukan pada mikrofon. Ini mengurangi bising nafas dan suara popping yang bisa menutupi perkataan anda.
Bicara dengan suara normal, jelas, tenang. Menaikkan suara atau berteriak bisa berakibat over modulasi dan distorsi, dan tidak akan meningkatkan volume suara pada fihak penerima. Bicara dengan kecepatan normal; bicara terburu-buru bisa mengakibatkan bicara menjadi cadel dan tidak jelas. Ucapkan kata-kata dengan hati-hati, pastikan untuk melafalkan setiap suku kata dan bunyi.
Radio diatur hingga suara normal dalam jangkauan 5 cm. elemen mikrofon menghasilkan modulasi penuh. Bila penguatan (gain) mikrofon diset sangat tinggi hingga anda mendapatkan modulasi penuh dengan mik dipangkuan anda, berakibat meningkatnya bising latar belakang hingga menutupi atau merusak suara anda. Mikrofon dengan penghambat bising adalah pilihan tepat karena menghambat bising latar belakang sekitar yang tidak diinginkan, dan ini tersedia pada mikrofon tangan dan set kepala. Mikrofon set kepala saat ini agak murah dan lebih populer, namun harus hati-hati dalam memilih elemen penghambat bising jenis kardioid atau jenis lain. Kebanyakan set kepala murah memiliki elemen omni-directional, dan akan menangkap bising sekitar.
Pemancaran yang dioperasikan suara (VOX) tidak dianjurkan untuk komunikasi darurat. Ini sangat memudahkan bising latar dan komentar off-air operator secara tidak sengaja terpancarkan, berakibat sangat memalukan dan terhentinya net. Lebih baik gunakan tombol tangan atau kaki.
Ketika menggunakan repeater, pastikan memberikan waktu ekstra antara saat menekan PTT dan berbicara. Berbagai waktu tunda dapat terjadi pada sistem, termasuk waktu decode CTCSS, dan waktu aktif pemancar. Beberapa repeater juga mempunyai timer kerchung pendek untuk mencegah key-up yang kasar dan bising dari tombol pemancar. Ini juga memberikan waktu bagi beberapa perangkat tangan untuk keluar dari mode ‘power-saver’. Memberikan waktu ekstra juga perlu untuk beberapa sistem repeater terkaitkan (linked), untuk memberikan waktu bagi semua kaitan untuk memulai pancaran. Tehnik ini memastikan pesan anda secara lengkap dipancarkan, mencegah waktu terbuang akibat hilangnya kata pertama hingga pesan harus diulang.
Terakhir, sela yang sedikit lebih panjang dari biasa saat pemancaran pada saat kapanpun, memungkinkan stasiun lain yang mempunyai kepentingan darurat bisa masuk setiap saat. Hitungan ‘one, one thousand’ biasanya cukup.

Singkat dan Jelas
Setiap komunikasi harus hanya berisi informasi yang perlu agar pesan yang dikirim dapat jelas dan akurat. Informasi tambahan dapat membingungkan penerima dan menimbulkan salah interpretasi dan kebingungan. Bila anda penanggung-jawab pesan dan bisa membuang kata tanpa merubah maksud pesan, silahkan buang. Bila uraian tentang isi pesan tidak disertakan untuk menjelaskan masalah pada pesan, jangan uraikan. Cegah penggunaan kependekan dalam pesan. Contoh, don’t dan isn’t mudah membingungkan, gunakan do not dan is not. Bila orang lain yang merancang pesan, bekerja sama dengannya untuk memastikan ketepatannya.
Buat pancaran anda terdengan tegas dan profesional seperti radio dispatcher polisi dan damkar atau kontrol lalu lintas udara. Tidak ada tempat untuk pembahasan dan obrolan.
Pastikan menyatakan dengan jelas maksud anda. Gunakan kata-kata tepat untuk memastikan maksud tepat anda tersampaikan. Mengunakan kata-kata yang tidak khas menimbulkan salah pengertian dan kebingungan.
Komunikasikan satu masalah secara lengkap pada satu kesempatan. Mencampurkan beberapa masalah pada satu pesan bias menyebabkan kesalahpahaman dan kebingungan. Bila anda mengirim daftar pengadaan makanan tambahan yang diperlukan, berikan terpisah dari pesan yang meminta karung pasir tambahan. Ada kemungkinan bahwa dua permintaan akan dikirimkan ke dua lokasi berbeda, dan bila dicampurkan, satu permintaan akan hilang.

Bahasa Baku
Sebagai ham kita terbiasa dengan jargon (slang tehnis) dan istilah khusus dalam pembicaraan sehari-hari. Kebanyakan kita saling mengerti bila kita memakainya, dan bila tidak terbiasa paling menimbulkan sedikit perbedaan. Dalam darurat, akibatnya mungkin berbeda. Pesan yang salah dimengerti bisa menghilangkan nyawa.
Tidak semua orang yang berperan dalam komunikasi darurat mengerti slang atau jargon tehnis kita. Bahkan istilah yang digunakan ham berbeda antar regional, dan bukan ham tidak memiliki pengetahuan tentang kebanyakan istilah kita. Ham dari regional lain yang membantu mungkin memahami jargon tertentu sangat berbeda dengan ham lokal.
Atas alasan ini, semua pesan dan komunikasi saat darurat harus dalam bahasa baku. Sinyal ‘Q’ (kecuali dalam mode CW), kode 10 dan yang serupa lainnya harus dicegah. Satu kekecualian adalah yang dalam daftar standar ‘pro-words’ (sering juga disebut ‘pro-signs’) yang digunakan pada net jalur amatir, seperti ‘clear’ dll.
Cegah kata-kata atau kalimat-kalimat yang membawa emosi tinggi. Kebanyakan keadaan darurat sudah menyulut emosi, dan anda tidak perlu menambah masalah. Dari pada mengatakan ‘kerusakan mengerikan dan orang terkoyak menjadi serpihan‘, anda harus mengatakan ‘kerusakan fisik bermakna dan cedera personal serius’.

Fonetik (lafal)
Kata tertentu pada pesan mungkin tidak segera dimengerti. Ini mungkin terjadi pada hal nama tempat yang tidak biasa, atau nama belakang yang tidak biasa. Cara terbaik untuk memastikan bisa dimengerti secara tepat adalah dengan mengejanya. Masalah adalah bila anda hanya mengeja kata menggunakan huruf, mungkin tetap tidak dimengerti, karena beberapa huruf terdengar serupa pada sirkit radio penerima. ‘C’dan ‘Z’ (lafal inggeris si dan zi) adalah contoh terbaik. Atas alasan ini komunikator radio sering menggunakan fonetik. Ini adalah kata-kata khusus menggantikan huruf yang akan dikirim.
Untuk mengurangi permintaan pengulangan kata, gunakan fonetik hanya bagi setiap saat kata yang tidak biasa atau sulit dieja, atau mungkin lebih mudah menimbulkan salah pengertian. Jangan eja kata yang umum kecuali stasiun penerima meminta. Pada beberapa kasus mereka mungkin meminta ejaan fonetik bagi kata yng umum untuk menyingkirkan kebingungan atas hal yang baru diterimanya. Pemakaian standar adalah pertama anda mengucapkan kata, katakan ‘saya eja’, lalu eja kata secara fonetik. Ini menyadarkan stasiun penerima bahwa anda akan mengeja kata yang baru didengarnya.
Beberapa alfabet fonetik yang berbeda biasa digunakan, namun kebanyakan ham dan instansi keselamatan publik menggunakan fonetik ITU, dan lainnya menggunakan alfabet militer.
Banyak ham senang membuat fonetiknya sendiri terutama untuk membantu mengingat callsign, dan sering untuk humor saja. Hal ini tidak mendapat tempat pada komuniksai darurat. Dalam keadaan yang buruk, kata fonetik yang tidak biasa bisa menimbulkan salah pengertian. Kita perlu mamastikan apa yang kita katakan selalu diartikan tepat seperti yang dimaksud, ini mengapa kebanyakan komunikator profesional menggunakan fonetik terstandarisasi.

Alfabet Fonetik ITU
(Lafal Inggeris)

A—alfa (AL-fa)
B—bravo (BRAH-voh)
C—charlie (CHAR-lee)
D—delta (DELL-tah)
E—echo (ECK-oh)
F—foxtrot (FOKS-trot)
G—golf (GOLF)
H—hotel (HOH-tell)
I—india (IN-dee-ah)
J—juliet (JU-lee-ett)
K—kilo (KEY-loh)
L—lima (LEE-mah)
M—mike (MIKE)
N—november (no-VEM-ber)
O—oscar (OSS-cah)
P—papa (PAH-PAH)
Q—quebec (kay-BECK)
R—romeo (ROW-me-oh)
S—sierra (SEE-air-rah)
T—tango (TANG-go)
U—uniform (YOU-ni-form)
V—victor (VIK-tor)
W—whiskey (WISS-key)
X—x-ray (ECKS-ray)
Y—yankee (YANG-key)
Z—zulu (ZOO-loo)

Angka umumya mudah dimengerti. Kebanyakan dibuat lebih jelas dengan penekanan seperti dibawah) lafal inggeris)

One: “Wun”
Two: “TOOO”
Three: “THUH-ree”
Four: “FOH-wer”
Five: “FY-ive”
Six: “Sicks”
Seven: “SEV-vin”
Eight: “Ate”
Nine: “NINE-er
Zero: “ZEE-row”

Angka selalu diucapkan sendiri sendiri. Nomor 60 diucapkan ‘enam zero’, bukan ‘enam puluh’. 509 diucapkan ‘lima zero sembilan’, bukan ‘lima ratus sembilan’ atau ‘lima o sembilan’.

Pro-words
Disebut ‘pro-signs’ bila dikirim secara kode Morse atau mode digital, adalah istilah prosedural dengan pengertian khusus. (’Pro” adalah singkatan dari ‘prosedural’). Digunakan untuk menghemat waktu dan memastikan semua orang mengerti secara tepat apa yang dikatakan. Beberapa por-words digunakan dalam komunikasi umum, lainnya ketika mengirim dan menerima pesan resmi.

* Dua huruf dikirim sebagai satu karakter pada CW

Call Sign Taktis
Call sign taktis dapat mengidentifikasi lokasi stasiun atau kegunaannya dikala kejadian, tanpa peduli siapa yang mengoperasikan stasiun. Ini konsep penting. Call sign taktis memungkinkan anda untuk menghubungi stasiun tanpa mengetahui call sign Orari operator. Ini sebenarnya mengurangi kebingungan saat perubahan sif/giliran atau saat dimana stasiun dengan beberapa operator.
Call sign taktis harus digunakan bagi semua net darurat dan instansi pelayanan masyarakat bila terdapat banyak peserta.
Bila belum ditentukan, penanggung jawab menetapkan bahwa lokasi ‘terbuka’. Call sign taktis biasanya akan memberikan beberapa informasi tentang lokasi dan kegunaannya. Ini sering membantu bila Call sign taktis memiliki arti yang sesuai dengan lokasi dan fungsi yang ditentukan. Misalnya:
‘Net’ bagi stasiun pengendali jaringan (NCS)
‘PPB Padang’ bagi Pusat Pengendali Bencana Padang
‘Damkar 1’ bagi Pusat Damkar Utama yang ditentukan
‘Checkpoint 1’ bagi checkpoint pertama Instansi Pelayanan Masyarakat
‘Pos SMA 3’ bagi Pos di SMA3
‘Bengkel1’ bagi bengkel mobil di lokasi tertentu
‘Djamil’ bagi RSUP Djamil

Memanggil dengan Call sign taktis
Bila Call sign taktis anda adalah ‘Bantuan 3’ sebagai net yang ditunjuk dan ingin menghubungi NCS, anda harus mengatakan ‘Net, Bantuan 3’ atau pada net yang kuat (dan dimana NCS memberikan perhatian penuh), sederhana saja dengan ‘Bantuan 3’. Bila anda memiliki masalah darurat, katakan ‘Bantuan 3, masalah darurat’, atau untuk masalah prioritas ‘Bantuan 3, masalah prioritas’.
Pastikan anda menyampaikan dengan cepat semua informasi yang diperlukan, dan jangan menggunakan kata tambahan.
Bila anda mempunyai masalah yang alkan disampaikan pada lokasi khusus, seperti ‘Damkar 3’, katakan ‘Bantuan 3, masalah prioritas untuk Damkar 3’. Ini menyatakan pada NCS agar menyiapkan apapun yang diperlukan untuk menghantarkan pesan dengan tepat. Bila tidak ada lagi masalah yang akan disampaikan, NCS akan memanggil Damkar 3 dengan ‘Damkar 3, panggil Bantuan 3 untuk masalah prioritas’.
Pastikan tidak ada call sign Orari digunakan. Tidak juga dikala anda memanggil stasiun lain.

Identifikasi Stasiun
Sebagai tambahan atas berfungsinya peraturan, pengidentifikasian stasiun secara tepat penting untuk mempromosikan kegiatan net yang efisien. Peraturan mengharuskan anda melaksanakan interval sepuluh menit untuk mengidentifikasikan diri anda selama pembicaraan dan pada alhir pancaran terakhir anda. Selama masa kegiatan yang padat pada net taktis biasanya mudah lupa kapan anda mengidentifikasikan diri anda, namun bila anda mengidentifikasikan diri pada akhir dari tiap pancaran, anda akan kehilangan waktu yang berharga. Apa yang harus dilakukan?
Cara terbaik memastikan anda mengidentifikasikan stasiun anda yang diperlukan selama net, adalah memberikan call sign Orari anda ketika anda menyelesaikan setiap pergantian. Umumnya pergantian kurang dari 10 menit. Ini menyediakan dua manfaat utama:
1. Ini menyatakan pada NCS bahwa anda rasa pergantian selesai (dan menghemat waktu dan kata-kata)
2. Ini melaksanakan ketentuan kewajiban identifikasi sesuai peraturan

Menyelesaikan Panggilan
Setelah pesan dikirim, anda harus menyelesaikan panggilan dari Bantuan 3 dengan mengatakan ‘Bantuan 3 <Call sign anda>. Ini melaksanakan kewajiban identifikasi stasiun anda dan menyatakan pada NCS bahwa anda percaya bahwa pergantian sudah selesai.
Bila NCS percyta bahwa pergantian sudah selesai, dan Bantuan 3 lupa mengidentifikasi diri, NCS akan berkata, ‘Bantuan 3, adakah anda memiliki masalah lain yang akan disampaikan?’. Pada saat ini, Bantuan 3 akan melanjutkan komunikasi masalah, atau 'clear’ seperti dijelaskan diatas.
Agar cara ini bekerja dengan baik, NCS harus mengizinkan semua stasiun atas kesempatan mengidentifikasikan diri setiap kali penutupan pergantian/sif.

Kebiasaan yang harus dicegah:
Berpikir keras diudara: “wah, nanti aku pikir dulu”; Hmmmm. Baiklah, kan anda tahu bahwa ……..”.
Adu argumen atau mengkritik diudara.
Komentar bertele-tele.
Berteriak dimikrofon.
Fonetik ‘dibuat-buat’.
Mengidentifikasikan diri setiap setelah menekan atau akan melepas PTT.
Menggunakan kode ’10’, atau apapun selain ‘bahasa baku’.
Berbicara tanpa perencanaan atas pesan yang akan disampaikan.
Berbicara sekedar menghabiskan waktu luang.

Rujukan:
The ARRL Radio Emergency Communication Course.