ALINEACIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN CON LAS ESTRATEGIAS DEL NEGOCIO
El proceso de planeación de los sistemas de información en las organizaciones tiene cuatro etapas:
1.- La introducción de la informática en la organización:
Debido a la complejidad y dificultad de los primeros sistemas de información se produjo un aislamiento del departamento de sistemas con el resto de la organización, lo cual lo llevo a limitarse únicamente a servir las demandas de automatización de procesos administrativos y donde los usuarios por su ignorancia no se involucraban con dicho departamento. El principal objetivo de los directores era la reducción de costos por lo que las primeras aplicaciones de sistemas fueron para contabilidad, nóminas y facturación convirtiendo, pues, los planes informáticos en planes de desarrollo e implementación de peticiones de usuarios.
En esta fase se deben de tener algunas consideraciones como: a) la estructura organizacional, sistemas dependía del departamento administrativo, b) existía una barrera de comunicación entre los directivos y el departamento de sistemas, c) no existía una conexión entre los objetivos de las compañía los planes de SI o si existía, ésta se llevaba a cabo a través de las peticiones de los usuarios.
2.- “Expansión anárquica” de las aplicaciones informáticas:
La incomprensión por parte de los responsables de informática de los problemas planteados por los usuarios hace que en muchas ocasiones no se tomen las decisiones adecuadas desde un punto de vista global de compañía. El departamento de Informática era el responsable de asignar recursos sin embargo no lo hace eficientemente por razones como:
a) La facilidad de implementación,
b) La novedad y atractivo tecnológico,
c) El poder de la función solicitante.
d) El costo del proyecto.
3.- Coordinación SI-objetivos de empresa:
La situación mas común en esta fase es la intervención directa de la alta dirección en el momento de la selección de proyectos a implementar, esta manera de funcionar es claramente incoherente con las funciones que debería tener el responsable de SI, ya que se produce una dilución de responsabilidades y crea confusión sobre quién ostenta la responsabilidad de las decisiones tomadas. A partir de este momento se establecen planes sistemáticos de definición de necesidades de información coherentes con los objetivos estratégicos de las unidades funcionales de la compañía, con esto se empieza a derribar a pared entre los objetivos estratégicos de la empresa y la planificación de los sistemas de información. En ocasiones este cambio puede ser difícil de implementar por lo que a veces se necesita una actuación explicita de la alta dirección para implementar una nueva manera de hacer las cosas en informática. En esta situación se establece una comunicación directa entre los planes de la compañía y los planes de SI. El plan de SI además de contener los proyectos a desarrollar explicita las prioridades de la compañía para la asignación de recursos, el papel del responsable de los mismos ha cambiado, antes asignaba los recursos según su criterio e influido por los usuarios o la dirección, ahora es un coordinador del equipo interdepartamental que elabora la propuesta de plan de sistemas donde se fijan los presupuestos, las aplicaciones a desarrollar en e período y las políticas de asignación de recursos.
4.- Interdependencia estratégica de la compañía -TI/SI
Es difícil obtener ventajas competitivas sostenibles si los planes de TI/SI se desarrollan de manera pasiva solamente en fundón de la estrategia de la empresa y para apoyar a la misma; es necesario algo mas: integrar as posibilidades de los SI y de las TI con a estrategia de la empresa en el momento de formularla.
Durante el proceso de implementación de sistemas de información en las empresas se produce un aprendizaje organizativo que es fundamental para llegar a poder implementar procesos de planificación cada vez más integrados con la formulación de la estrategia de la compañía. Su implementación es muy difícil si no existe: 1) Una cultura en la organización que sea sensible al potencial de las tecnologías de la información y 2) Un conocimiento en el departamento de SI de los objetivos de la empresa.
Un plan de sistemas y tecnologías de información es responsabilidad de la dirección de la empresa y debe incluir.
Ÿ Una lista de proyectos a desarrollar en los próximos 3-5 años.
Ÿ Una referencia a la situación en el momento de preparar el plan, un juicio crítico de la situación inicial no sólo desde un punto de vista técnico, sino de negocio.
Ÿ La prioridad de cada proyecto
Ÿ Para los proyectos a desarrollar en el primer año, el detalle suficiente que permita su evaluación en términos de recursos necesarios en su desarrollo, con objeto de poder incluirlos en el presupuesto anual correspondiente.
Ÿ Mecanismos de evaluación adecuados para permitir establecer los procedimientos de control necesarios den el seguimiento del plan.
Ÿ Una lista de actividades de la empresa donde la TI puede utilizarse con herramienta de soporte para aumentar su eficacia y eficiencia.
Esquema general del procedimiento:
Se crea un comité de TI/SI formado por el director general y otros subdirectores incluido el de SI, este comité supervisa, explicita el compromiso de la organización con el plan en desarrollo, proporciona criterios estratégicos para la fijación de prioridades y asignación de recursos y aprueba el plan de TI/SI desarrollado. También existe un equipo de trabajo que se encarga de lo operativo dirigido por el director de de sistemas y formado por el director operativo del proyecto y el personal de sistemas así como los usuarios. Por último el grupo base integrado por el Subdirector general y el director de SI junto con el director operativo del proyecto y son supervisores del proyecto. Las fases del procedimiento de planificación son:
1) La presentación y compromisos del equipo: Se construye el equipo de trabajo, el cuál debe estar consciente de que un plan de TI/SI es un plan de toda la organización
2) Descripción de la situación actual: Esta descripción consta de dos dimensiones, la del negocio y la los sistemas existentes.
3) Elaboración del plan de TI/SI: Se documentan las necesidades de información de cada fusión del negocio, haciendo especial énfasis en aquellas que los sistemas actuales no cubren o cubren de manera insatisfactoria.
4) La programación de actividades: Consiste en detallar las actividades específicas en forma de proyectos a llevar a cabo durante el primer año.
Aunque muchos de los conceptos descritos en el artículo son relacionados con empresas más bien grandes, hay algunos aspectos del procedimiento que deben de permanecer sin importar el tamaño:
· Descripción y crítica de los sistemas existentes, validadas y plasmadas en el informe final de la primera fase.
· Un esquema global de la estructura del nuevo SI.
· Descripción detallada del plan de SI que se acuerde al final.
· Calendario para el próximo periodo con el presupuesto correspondiente.
· El espíritu que preside todo el procedimiento: Centrado en el negocio, desarrollando por personal de la propia empresa, etc.
Características de los procedimientos de planificación de SI que parten de la estrategia del negocio.
· El procedimiento de plantación debe ser algo de la empresa.
· La alta dirección debe hacerlo suyo y los altos niveles deben participar activamente.
· Las funciones de negocio participan durante la primera etapa del proceso y luego los criterios de carácter estratégico filtran con una visión global.
· El análisis costo beneficio se hace en dos fases y por personas distintas: el costo estimado por personal del departamento de SI (diagnostico técnico) y el beneficio por el personal del negocio.
· Se debe resaltar que el proceso es una excelente ocasión para aprender de los colegas. Si se plantea explícitamente este objetivo de aprendizaje como uno más de los del proyecto se pueden lograr resultados importantes.
APLICACIÓN A LA EMPRESA
Creo que estos conceptos son muy importantes. En el caso de la empresa en la que actualmente estoy, si se tiene una elaboración de las estrategias organizacionales en conjunto con el departamento de sistemas, sin embargo considero muy importante que las decisiones tomadas en cuanto a la estrategia de la organización sean trasmitidas a todo el personal de la organización, en mi caso estas estrategias no se han sabido permear a todas las personas de las diferentes funciones del negocio, lo cual ha creado conflictos entre los usuarios, ya que no están teniendo claro hacia donde se quiere llegar como organización, por ejemplo en mi departamento hemos tratado de establecer un proceso automatizado en el cual podamos ver diariamente todas las ordenes abiertas de nuestros clientes, así como de que ordenes se han embarcado a tiempo y de una forma may ambiciosa cuando son recibidas por el cliente, sin embargo la estrategia para este año parece que ha sido una reducción de costos con un enfoque a facturar en base a volumen, y parece que el servicio al cliente se esta dejando en segundo plano, lo cual no se nos había comunicado por parte del Gerente funcional y por otro lado sistemas no nos está dando la prioridad que necesitamos.
Debido a este enfoque y a la gran cantidad de cambios que se han venido presentando en la organización, se esta desaprovechando la tecnología con la que cuenta IBM y no se esta enfocando a servir a los clientes. En estos momentos la preocupación de la gerencia es facturar volumen por lo que se le da prioridad a las ordenes de de mayor cantidad de maquinas y no se tiene un sistema con el cual se mida cuantas de las ordenes se están embarcando a tiempo de acuerdo a los compromisos establecidos con los clientes.
Creo que en IBM, ahora como Sanmina SCI debemos hacer uso de lo que el articulo describe como un “Comité de tecnologías y sistemas de información” en donde se pueda integrar a todas las funciones de la organización enfatizando el puente entre el grupo base (departamento de sistemas) y el equipo de trabajo (usuarios) en donde se involucre a éstos últimos desde las etapas iniciales para que puedan dar sus puntos de vista y generar requerimientos o detectar problemas antes de la implementación del plan.
Se dice que lo único permanente es el cambio y esto es una regla en la industria electrónica, creo que tenemos que estar siempre abiertos a los cambios pero sin dejar de perder de vista hacia donde vamos y esto se logra a trabes del establecimiento de las estrategias del negocio.
La alineación de las tecnologías de información a las estrategias del negocio.
La revolución tecnológica ha generado nuevos retos y oportunidades en nuestras vidas y los negocios. Se entiende por tecnología al uso del conocimiento científico para especificar modos de hacer las cosas de una manera reproducible. Las tecnologías de información (TI) incluyen el conjunto de la microelectrónica, a informática (hardware y software), las telecomunicaciones (TV, radio y la opto eléctrica) y de la ingeniería genética que se centra en la decodificación, manipulación y reprogramación final de los códigos de información de la materia vía. Las nuevas tecnologías son fundamentales no sólo para los negocios, sino en todo ámbito productivo y precisa que en esta sociedad digitalizada quien mejor ha entendido a las nuevas tecnologías son as empresas ya que las han adecuado y adaptado de una manera inteligente hasta llegar a un punto maduro de su utilización. Por esta razón, debemos esperar un horizonte llene de nuevas empresas de servicios digitales y una variedad más extensa de productos. Sin embargo se debe tener cuidado ya que existe un factor base que es el individuo.
La gestión del conocimiento involucra nuevas tecnologías, información e ideas de los individuos, las ideas constituyen la diferencia entre hacer un uso meramente instrumental de la tecnología y el uso par el desarrollo estratégico de la empresa, lo que permite asegurar que es a partir del individuo que se juega todo.
El individuo debe tener 3 cualidades importantes: a) Capacidad de autoaprendizaje, (actualización constante). b) Capacidad de Flexibilización. c) Capacidad de trabajar en conjunto.
Se habla de un centro de sistemas abiertos y es definido por cuatro atributos básicos:
1) Portabilidad: Nos permite transportar el conocimiento en el tiempo. 2) Interoperabilidad: Es cuando un equipo puede complementarse con otro de marca distinta, trabajar con software de marcas distintas. 3) Escalabilidad: La posibilidad de pasar de una plataforma muy chica a otra muy grande sin necesidad de hacer grandes cambios. 4) Interacción Gráfica: El entender un nuevo sistema no debe de representar gran inversión de tiempo, su interface y diseño no cambian mucho.
Uno de los retos es simplificar las estructuras de las TI, es decir, que los servidores aplicativos deben ser identificados y estar bajo control para obtener los costos-beneficios adecuados.
Las nuevas TI también implican riesgos como un cambio constante y dinámico, por lo que las empresas caen un una práctica incierta con la necesidad de adaptarse a los cambios que ocurren en el entorno del negocio para cumplir el objetivo de ser rentable lo que lleva necesariamente a la urgencia de la administración de riesgos. Las nuevas tecnologías ofrecen la posibilidad a una empresa de ser más eficiente pero también más vulnerable.
Para que México se incluya en el proceso de tecnificación y desarrollo es importante inyectar tecnología cuidando el equilibrio ecológico, pues de no hacerlo es posible que no subsistan a los requerimientos de acortar tiempos en las respuestas a los clientes.
El artículo hablar de empresas como AcrosWhirlpool que integro la tecnología a sus procesos y obtuvo beneficios como ahorros de $60,000 usd, mayor control y distribución de sus procesos. Reducción de tiempos de atención y respuesta, Distribución de catálogos y mejor conocimiento de la industria entre otros.
La brecha digital en México
Las tecnologías de información y las telecomunicaciones han modificado e incidido en todos los aspectos de la vida personal y social; en las maneras de pensar, el comportamiento, el trabajo y las formas de esparcimiento, educación y cultura. En este nuevo escenario, la tecnología está desplazando a la mano de obra abundante y a los recursos naturales como los factores clave del desarrollo y del crecimiento económico de las naciones. La acelerada presencia de las tecnologías de la información se basa en los avances en las comunicaciones y la informática.
La tasa de crecimiento del conocimiento es significativamente may elevada que la de la población, lo que se traduce en que aproximadamente cada 5 años el conocimiento universal se duplica. Globalmente, los países desarrollados están dominando el uso de las tecnologías de información. Es muy importante que la comunidad internacional, incluyendo los organismos internacionales, gobiernos, organismos internacionales, institutos académicos y de investigación, empresas privadas y ONG`s, adopte estrategias para disminuir la brecha entre los que están conectado y los que no lo están, ya que de no hacerlo se tendrían repercusiones negativas que podrían ser enormemente destructivas para la vida política, económica y cultural de una gran cantidad de personas en el mundo.
El acceso a las tecnologías de información debe empezar con la educación. La tasa mundial de analfabetismo tradicional es del 21.2% variando entre regiones, siendo Asia y África las mas afectadas con un 40%, México se encuentra en el 9.7%
Para que la cooperación internacional pueda fluir, se debe basar en redes de colaboración más que en la asistencia técnica tradicional limitada en el tiempo y el espacio. Con el fin de eliminar la brecha digital entre los países. El acceso a la información y al conocimiento depende de tres factores:
· La conectividad: Es el acceso a la tecnología.
· Las capacidades: Es importante que se trabaje en conjunto con universidades e instituciones educativas para capacitar a la gente en las actividades más demandadas por las industrias, como los ingenieros en informática.
· Los contenidos: son el complemento de las conectividad y las capacidades y habla de crear un ciberespacio con diversidad cultural y lingüística adecuado para la participación de todos.
Un elemento muy importante es el comercio electrónico ya que ofrece la posibilidad de nivelar las reglas del juego del comercio global, pero para que eso suceda es necesario un esfuerzo concertado para generar ambientes propicios y reforzar las capacidades humanas e institucionales. Es importante que organismos internacionales como la ONU otorguen una alta prioridad al impacto y a la medición del comercio electrónico. Por ello Canadá, Estados Unidos y el INEGI de México desarrollaron el Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (SCIAN), el cual ha sido adoptado por la comunidad estadística mundial como un nuevo sistema de clasificación de actividades; en él, se ha otorgado un registro específico al sector de tecnologías de la información, al reconocer la importancia de estas industrias y su rápido crecimiento.
En el caso de México la tecnología esta muy ligada a la densidad telefónica, a nivel nacional ésta es de 11.2% sin embargo varia entre regiones, con valores de 6 y 7% para 9 estados. La diferencia con nuestros principales socios es abismal, ya que Canadá y Estados Unidos tienen una densidad de 66.1% y 63.5% respectivamente.
En México, los niveles de ingreso, la edad del jefe de familia y su nivel de escolaridad, son elementos decisivos para la posesión y posible aprovechamiento de una computadora en el beneficio familiar y la correlación es positivo. Las desigualdades económicas, educativas y de infraestructura telemática y de redes se pueden ver acrecentadas en un futuro si no tomamos las acciones oportunas y concretas que faciliten la utilización de estas tecnologías a favor de todos los grupos de la sociedad. Se afirma que dado el progreso tecnológico, las diferencias entre los años 1900y 2000, serán menos radicales que las que habrá entre el 2000 y el 2025. Un rezago en dicha área puede afectar severamente a las organizaciones tanto públicas como privadas e incluso, la viabilidad económica y competitividad de una nación.
La visión futura de México tendrá que reconocer las diferencias de sus regiones y su pluralidad, con el propósito de alcanzar y garantizar la igualdad de oportunidades entre toda la población.
¡Vamos E-México!
A un año de arrancar de manera oficial con la apertura de algunos Centros Digitales, el proyecto e-México sigue en marcha teniendo la meteórica tarea de interconectar y modernizar oficinas estatales y de gobierno, además de impulsar el acceso al cómputo e Internet a millones de mexicanos. E-México presume ser el más ambicioso programa de desarrollo en nuevas tecnologías del gobierno federal, en el cual se busca articular los intereses de los distintos niveles de gobierno con las diversas entidades y dependencias públicas, así como con operadores de redes de telecomunicaciones y las diferentes instituciones públicas y privadas. Se espera que la inversión privada para e-México se ubique en alrededor de $400 millones de dólares y ésta se destinaría fundamentalmente para construir la Red Nacional de Internet. Se ha dicho que en los 6 años del período el proyecto podría requerir de entre $2,000 y $5,000 millones de dólares en inversiones. La primera etapa del proceso empezó en Marzo del 2001 con la creación de 60CCD y para Diciembre de este año se espera abrir 2,000 centros más. Su apertura ha estado supervisada por Telmex. Avantel, AT&T y Axtel así como la SCT y la secretaría de gobernación. Algunos CCD se instalarán en varias ciudades estadounidenses (Los Ángeles, Denver, Filadelfia y El Paso) para apoyar a las comunidades mexicana e hispana en general.
Actualmente se cuenta con servicios en marcha como tramitanet que tiene como finalidad proporcionar a la ciudadanía, mecanismos ágiles de consulta de información sobre todos los trámites con el gobierno y la forma electrónica para llevarlos a cabo.
El proyecto es algo similar al de la Unión Europea y EEUU, ya que se basa en establecer una masa crítica de estudiantes y especialistas que realicen todo tipo de operaciones vía Internet, a fin de revertir el déficit de personas que utilizan computadoras e Internet. Para el 3er y 4to año de operación, e-México comenzará a desarrollar la ventanilla universal, que consiste de una sola ventanilla para todos los servicios públicos.
Objetivos de las e-actividades:
· e-Gobierno: Sistema de información y acceso a todos los servicios del Estado.
· e-Educación: Ofrecerá nuevas opciones de acceso a la educación, capacitación y cultura.
· e-Salud: Pretende impulsar el mejoramiento de la salud a través de la incorporación de la salud a través de la incorporación y la utilización de nuevas tecnologías, para la atención medica, capacitación continúa a distancia y administración de servicios.
· e-Economía: Busca reducir cadenas de intermediación y barreas de entrada a los mercados, articular intereses de proveedores, consumidores y comerciantes, conocer otras prácticas para la elaboración de productos y uso sustentable de los recursos productivos.
APLICACIÓN A LA EMPRESA
Creo que el ejemplo de Whirlpool en los artículos, nos podría servir en IBM, en el aspecto de generar un sistema en el cual los clientes puedan ingresar dudas o quejas y medir el tiempo de respuesta a éstas, ya que en estos momentos el cliente se tiene que comunicar primero con el representante de ventas en Estados Unidos y éste a su vez nos llama o nos manda un correo electrónico preguntándonos que fue lo que pasó, después nosotros le proponemos una solución la cual debe ser aceptada por el cliente y esto nos toma alrededor de 1 día, creo que se se llega a desarrollar bien un proyecto parecido, al igual que Whirlpool, podríamos llegar a reducir el tiempo de respuesta considerablemente y generaríamos información relevante que nos permitiría mejorar continuamente.
En estos momentos mi departamento esta trabajando con sistemas para generar como primer paso un sistema en el cual podamos dar seguimiento a las ordenes de los clientes y así detectar cuales se embarcaron tarde así como las causas y los responsables para trabajar con las áreas involucradas y de esta forma establecer un proceso automatizado que nos permita mejorar el nivel de servicio hacia nuestros clientes. Otra parte que ya esta más avanzada es la generación de una base de datos en la cual el cliente esta recibiendo las fechas en las que se les va a entregar su producto, con esto estamos adaptándonos a todas las restricciones de materiales y asignación de recursos reduciendo el riesgo de fallarle a nuestros clientes. Para poder hacer funcionar este proceso se necesita también un sistema de asignación de prioridades con el que se pueda asignar los recursos (producto terminado) a órdenes de clientes específicas y así asegurar el cumplimiento de los compromisos de embarque al cliente
En cuanto al mercado nacional, es muy importante que IBM conozca las características del mercado en el que se encuentra para así poder diseñar estrategias que puedan llegar a más gente. Algo muy importante que creo que se podría hacer, es retomar el programa de becas donde los estudiantes de carreras podrían trabajar tiempo parcial en la empresa y así lograr un conocimiento mucho más práctico, el cual podría ser utilizado por IBM cuando éste se gradúe, ya que como se menciona en el artículo cada día se van a necesitar más ingenieros especializados en sistemas y que mejor que IBM para contribuir a su desarrollo y a su vez asegurar sus requerimientos de personal, creo que también se podrían llevar a cabo convenios con las instituciones educativas para realizar algunas prácticas o clases in campus y así se conozcan las necesidades de la industria que necesitamos fortalecer y evitar que salga del estado y del país.
Oracle, rey del software empresarial.
La industria de la informática es un importante promotor de cambios y constructor del futuro tecnológico. Con la apertura comercial y la globalización, el software se convirtió en eslabón procuctivo para elevar la competitividad, ahorrando costos y ayudando a la administración de las empresas. Cordero Torres de Oracle, que es la compañía de software empresarial más grande del mundo, apunta un aspecto que ha dado otra dimensión a este software: registra un importante abarattamiento en “costo totalde pertenencia tecnológica asi como un mejor retorno de capital, permitiendo que las Pymes puedan acceder a la tecnología”, además las empresas empiezan a contemplar la adopciónde avances tecnologicos para sus procesos de producción y administración del negocio. Y lo hacen además porque sus competidores extranjeros ya lo tienen, por lo que ellos estan obligados a hacerlo. El software empresarial busca basicamente tres factores: a) Reducir tiempos, b) disminuir defectos y c) reducir los costos de fabricación.
Hoy en día las compañías buscan soluciones de negocio y no tecnoogías per se. Ahora forzosamene una solución empresarial está encaminada a solucionar los problemas de negocios. El desafío es integrar todos los eslabones conectados a un sistema. El vicepresidente comercial de Oracle los ERP´s estan registrando precios al alcance de las pequeñas empresas. Además que los estándares y tecnologías abiertas dominan los mercados de usuarios, dando especial importancia al Internet y las telcomunicaciones.
ERP vs. CRM
Un ERP (Enterprise Resource Management) es un sistema que permite administrar un negocio con todas las operaciónes que suceden en su estructura, es decir el Back Office, como es la contabilidad, cuentas por cobrar, manejo de inventarios, compras, etc.
Un CRM (Customer Relationship Management) es us sistema que ayuda a administrar la relción con los clientes, es decir el Front Office.
Estos dos sistemas no son excluyentes, sino por el contrario se complementan. Actualmente los proveedores de ERP estan incluyendo aplicaciones CRM en sus sistemas metiendo de lleno a las empresas en el e-bussisnes.
Hay que detectar de que tipo es el proveedor que integra ERP y CRM:
1. Los que en verdad integras su software.
2. Los que forman una interfaz que ayuda a lograr esta conexión.
3. Los que se unen para hacer ruido y relaciones públicas pero no cuentan con un compromiso desde la base del programa. Este tipo no sirve a las empresas.
El conjunto e-bussines lo conforman: a)CRM, b)Supply Shift Management, c)E-procurement y d)Bussiness inteligence.
Los que apoyan al CRM dicen que no se necesita un ERP para su implementación, al contrario de los que apoyan al ERP quienes aseguran que primero se debe tener un ERP para poder implementar el CRM.
E - Business
En el mercado hay todo lo necesario para entrar al negocio; desde asesoría técnico y hasta productos diversos. Todo depende de quién ven y a quién le quiere vender.
Levantar una tienda en líneaimplica una seie de elementos, muchos de los cualestienen que ver con el software que se seleccione para realizar comercio electrónico en la Web, para lo que se requiere al menos catalogos de productos, carritos de compras, formas de pago con transacciones seguras, procesamiento de pedidos y analisis de la información de los clientes. Además es preciso contar con un proveedor de hosting confiable que aplique de forma correcta el software que pondrá en marcha el negocio electrónico, y un sistema apropiado de distribución de entregas del producto.
Si no se cuenta con un reconocimiento generalizado lo mas recomendable es acudir a una oferta específica para hosting de tiendas virtuales. Lo que se conoce como centros comerciales en línea. Con éstos se pueden establecer negocios en formasin tener que dedicar demasiado capital, ya que los empresarios no pagan renta y necesitan únicamente el software para confeccionar su negocio, además de que sólo se tienen que preocupar por abastecer su tienda y contar con los canales de distribución adecuados para hacerle llegar los productos a sus clientes.
El objetivo de una implantación Bussiness to Bussiness, es conectar a todos los sistemas críticos de organizació, directamene con sus proveedores, canales, distribuidores y comunidades relacionadas, a través de intranets, extranets en Internet. El B2B tiene 2 divisiones B2C y B2E.
Se menciona un nuevo concepto que es el SCM (Supply Chain Management) que se encarga de administrar los procesos de negocio en todas sus etapas, dentro y fuera de los límites de una empresa: desde los proveedores de sus proveedores hasta los clientes de sus clientes, procurando la optimización del proceso. Algunas áreas que abarca el SCM son: a)Adquisición, b) Administración de inventarios, c) Pronosticos, d) Almacenamiento e) Logística.
La seguridad es un elemento esencial, existen dos estandares de seguridad diseñados para el comercio electrónico: SSL (Secure Socket Layer) que no permite la descodificación del documento por terceros, para lo cual hace uso de llaves aleatorioas, con un certificado y una firma Digital, cuya función es asegurar que sólo el usuario interesado podrá descifrar el mensage. SET ( Secure Electronic Transaction) Constituye un estándar de pago seguro basado en técnicas de encripción avanzada, cuya finalidad es elaborar transacciones en internet. Funcina con base en llaves públicas y privadas , las cuales a su vez, están protegidas por SSL, que en conjunto encriptan las trnsacciones para mantenerlas a salvo de miradas indiscretas.
El avance de los ERP`s atravesó por tres etapas basadas en la idea de incorporar mayor funcionalidad. La primera fue automatizar las áreas críticas del negocio, la segunda planificar los requerimientos de materiales y posteriormente los recursos materiales, así como la integración de áreas como: finanzas, manufactura, servicios, distrivución y proyectos.La tercera fue el desarrollo de procesos dinámicos para conocer al cliente, realizar transacciones electrónicas y optimizar las estrategias de la compañía, utilizandoal Internet como cimiento principal.
Data Warehaose y Data Mining.
Data Warehouse es un sistema donde se concentran todos los datos sensigles de las diferente áreas de la organización ( Ventas, Finanzas, Recursos Humanos, etc)con la finalidad de tener la información reunida dólo en un lugar para que sea útil en el momento de tomar decisiones. Con la ayuda de esta herramienta se puede tener una sola visión sobre lo que psa en la empresa, siempre y cuando esté concentrada en un solo lugar y se implemente a partir de un modelo de negocio. Tiene 2 etapas de implementación, la primera es la implementación en sí y la segunda en el entubamiento que abarca la construcción de los mapas de extracción, transformación, limpieza y carga de datos, a fin de darle un sentido único a la información con que se cuenta.
En la primera fase se define una etapa de descubrimiento del negocio (se buscan los 10 principales problemas que se pueden resolver a trvés de mejor información). Después se identifican los indicadores claves que se van a monitorear y, posteriormente, se realiza un diseño detallado, la construcción y la implantación.
Lo que se trata de ver es donde se genera la información y sobre todo cuál es el mejor lugar para guardarla y darle acceso a quienes tienen que tomar esa información para generar decisiones. Los Data Marts son cubos de información que responden a las necesidades de un área específica.
Data Minning es una combinación de tecnologías y técnicas que permiten la extracción de la información de grandes bases de datos como son las diferentes variantes, pronósticos, descubrimiento de relaciones, secuencias, patrones etc. Con la finalidad de convertirla en conocimiento, ( a través de un CRM) que será utilizado para la correcta toma de decisiones.
El data warehose es un pilar del CRM yara alimentalo se requiere de un ERP o del back office. Con la ayuda del Data Warehouse se puede ver a un cliente a través de todos los coanales y entender cuál es su situación (tendencias e intereses) con el fin de tener a la mano toda la información que sea útil en el momento oportuno. Datawarehouse es una herramienta de CRM que ayuda a hacer un análisis para que en lugar de mandar un millón de promociones sólo se manden 50 mil con probalilidades de éxito muy altas (85%), debido a que los clientes a los cuales les va a llegar la información son altamente potenciales pues previamente ya fueron analizados a través de estas herramientas.
Business Inteligence
Business Inteligence es un sistema que tiene herramientas que hacen un análisis y presentan la información de la empresa en tiempo real y en la presentación que el directivo requiera (Gráficas y reportes) , ya sea en su computadora o la consulta a través de internet.
Las soluciones BI obtienen información de una base de datos, ERP o de algún sistema interno mediante preguntas, pronósticos, análisis estadísticos y reportes. Con esta información analiza tendencias de venta, patrones de consumo, hábitos de compra gustos del mercado y cualquier métrica que resulte elemental para la toma de decisiones de as altos ejecutivos. Los directivos conocen la situación de la empresa prácticamente en el tiempo en que ocurren los hechos y no un mes después. De esta forma, tienen la capacidad de decidr en qué momento lanzan una oferta, nuevos productos; o si retiran artículos y buscan aliados estratégicos. BI involucra proveedores de bases de datos, aplicacines para el análisis de la información y herramientas de colaboración entre otros. Co esto se libera tiempo al personal de finanzas, de tal manera que ahora se pueden enfocar en el análisis de la información y no en la generación de reportes.
Existen 4 tipos de soluciones BI:
1. Consulta y reporteo simple. Es el reporteo estático, solo dice que pasa.
2. OLAP. Es el que dice que pasa y ayuda a encontrar las causas. Es un análisis de información en línea.
3. Minería de datos. Es el que dice que es lo que va a pasar. Pronósticos, tendencias o proyecciones.
4. Sistemas de información Gerencial. Es el que dice que pasa en la empresa sin hacernos trabajar mucho. Se refiere a los Score Cards.
El mercado de BI son empresas como Bancos, Financiera, Telecomunicaciones, Aseguradores, comercios al menudeo, ya que generan grandes cantidades de información.
De acuerdo a una encuesta aplicada a 130 altos ejecutivos en sistemas de empresas de mas de 500 empleados, due alto el desconocimiento que hay en lo que respecta a BI, sin embargo los usuarios necesitan aplicaciones BI y es preciso que los fabricantes den a conocer sus ofertas y cómo usarlas, y que no se necesta un CRM o portar empresarial para qu las organizaciones lo incluyan en us procesos.
Los 7 pecados capitales del ERP y el CRM
1. Soberbia: No contratar consultoría en la implantación.
2. Avaricia: Ahorrar en Recursos humanos.
3. Lujuria: Desear equipos perfectos (es de vital importancia contar con soportes consistentes que brinden la tranquilidad de estar siempre disponibles.
4. Ira: No involucrar a directivos.
5. Gula: Integrar demasiados proveedores. Entre mas proveedores se tengan que integrar, la implementación será más compleja.
6. Envidia: Definir Necesidades. Confundir lo que de manera vaga se pretende tener, tal vez porque se vio que funcionó en otra empresa, con lo que en realidad la empresa necesita, es uno de los principales retos a vencer al momento de implementar tecnologías ERP o CRM
7. Pereza: Exceso en tiempo de la implementación. Nunca más de 6 meses.
APLICACIÓN EN LA EMPRESA
En estas lecturas vimos varias herramientas que son de gran utilidad en las empresas. En el caso de IBM creo que se cuenta con muchass de estas herramientas como es el caso de un ERP como SAP, ademas con la transicion de la manufacuta de IBM a Sanmina se va a migrar de SAP a Oracle . Se vieron otras herramientas que tambien son utilizadas por IBM como el e-business que de acuerdo a los articulos IBM es lider en soluciones integrales para esta aplicacion, sin embargo creo que algunas de estas aplicaciones aunque IBM las tiene, no se han aplicdo en todas las areas del negocio y creo que algunas de ellas podrian ser de gran utilidad en mi deparamento.
Nosotros pertenecemos a la funcion de Fulfillment, la cual se encarga de asegurar que las ordenes de los clientes sean embarcadas correctamente en forma y tiempo, como su nombre lo indica esta funcion esta en constante comunicación con el cliente y desafortunadamente no hemos establecido un sistema CRM el cual nos permita mejorar nuestra relacion y nuestro conocimieno del cliente, ademas creo que si se integra con una solucion de Business Inteligence (BI) podriamos mejorar nuestro desempeno considerablemente.
Primero, creo que se podria integrar una solucion de Data Minning, ya que en nuestro ERP tiene toda la informcion necesaria sobre nuestros clientes, sin embargo sacar dicha inoformacion nos toma mucho tiempo, de entrada un solo recurso del departamento esta dedicado a esta funcion de tiempo completo, si tenemos los datos en el lugar correcto, una aplicación CRM nos podria ayudar a generar informacion de una manera facil y rapida sobre nuestros clientes y lo podriamos traducir de entrada en mejores pronosticos para de esta forma empezar a tener los materiales a tiempo y por consiguiente embarcar a tiempo que es donde actualmente tenemos mayores problemas.
Una vez que se pueda contar con este sistema CRM, creo que para todos nosotros y en especial para la gerencia, seria de gran ayuda el contar con una solucion de Business Inteligence. La lectura habla de 4 tipos de soluciones BI, sin embargo creo que podriamos utilizar una solucion OLAP que nos diga que esta pasando en el departamento, asi como las causas paara poder atacarlas y que pueda ser consultado en linea ya sea por la intranet o Internet. Tambien nos seria de gran utilidad una solucion de sistemas de informacion gerencial en la cual podriamos generar “SCORE CARDS” de nuestro departamento que nos ayudaria tanto a nosotros como a los gerentes para tener revisiones semanales o mensuales y poder corregir los problemas sobre la marcha, antes de que estos empeoren y no a fin de mes cuando ya sea demasido tarde y no se pueda hacer nada al respecto. En mi trabajo anterior como comprador para Solectron, teniamos “Score Cards” para cada comprador asi como para cada comodity los cuales podiamos consultar todo el tiempo a traves de la intranet, esto nos servia bastante ya que cada semana teniamos juntas para revisar estos scorecards e implementabamos acciones de mejora en caso de ser necesario, ademas nos hacia enfocarnos en las areas que se veian que tenian tendencias a la baja. Esto tambien servia a nuestros gerentes como una forma cuantificable para las evaluaciones de desempeno.
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