Leccin 1
Introduccin y manejo de datos
Introduccin
Veremos los mecanismos bsicos de trabajo con Excel 97: cmo seleccionar celdas, qu datos podemos introducir, cmo trabajar con estos datos, manejo de archivos, etc.
Veremos tambin nuevas funcionalidades de Excel.
Seleccin de rangos
Todo proceso que realicemos en la hoja de clculo va implicar una seleccin, esto es, indicar a Excel dnde queremos introducir la informacin, a qu damos formato, qu queremos borrar, etc.
Todas estas operaciones se llevarn a cabo en celdas. La celda es la unidad fundamental de Excel.
Se nombra por la letra de la columna seguida por el nmero de fila, por ejemplo A3. Un rango es un grupo de celdas. Los rangos se designan por el nombre de la primera celda (en la esquina superior izquierda) seguida de dos puntos y el nombre de la ltima (esquina inferior derecha). Por ejemplo A1:B10.
No hablaremos de nombres de celdas y rangos sino de referencias: A3 es una referencia a una celda, A1:B10 es una referencia a un rango.
Seleccin de una celda
Para seleccionar una celda basta hacer clic sobre ella. A la celda que est seleccionada se le denomina celda activa. Aparece con un borde ms grueso y su referencia se indica en la barra de frmulas en el cuadro de nombres.
Tambin se pueden utilizar las teclas de direccin para seleccionar celdas. Para seleccionar rpidamente la primera celda de la hoja, presione <Control+Inicio>. Para seleccionar la ltima pulse <Control+Fin>.
Seleccin de un rango
Para seleccionar un rango hay que activar la primera celda que contiene el rango y sin soltar el ratn, arrastrar hasta la ltima celda; si se ha equivocado no suelte el ratn y rectifique el rango. La primera celda quedar en blanco indicando que es la celda activa.
 
Seleccin de rangos mltiples
Se pueden seleccionar rangos disjuntos de la hoja, por ejemplo para aplicar un formato determinado. Para ello, hay que seleccionar la primera celda que se quiera incluir en el rango, arrastrar el ratn hasta seleccionar la ltima celda contigua. Pulsar y mantener pulsada la tecla <Control> y arrastrar el ratn sobre el siguiente grupo de celdas que se quieran incluir en el rango. Repetir los pasos anteriores hasta haber seleccionado todos los rangos.
Seleccin de columnas y filas enteras
Para seleccionar una fila o una columna entera haga clic en el nmero o letra de la fila o columna. Para seleccionar filas y columnas disjuntas, mantenga pulsada la tecla <Control> entre una y otra seleccin.
Seleccin de toda la hoja de clculo
Para seleccionar todas las celdas de la hoja haga clic en el botn situado a la izquierda de los encabezados de columnas y encima de los encabezados de filas.
Seleccin extendida
Si debemos seleccionar rangos muy grandes, es difcil hacerlo con el ratn. Es recomendable, en este caso, utilizar el teclado. Si pulsamos la tecla <F8> entramos en lo que se denomina el modo extendido de seleccin. Pulsando a continuacin las teclas de direccin, vamos seleccionando rangos adyacentes a la celda activa. Para hacer selecciones ms grandes podemos pulsar las teclas <AvPg> o <RePg>. Una vez que hayamos terminado de seleccionar el rango, hay que pulsar la tecla <Esc> para finalizar el modo de seleccin extendido.
El comando Ir a...
Si necesita seleccionar celdas o rangos no visibles en la hoja y conoce la referencia, puede moverse a esa zona de la hoja mediante las barras de desplazamiento o puede utilizar el comando Ir a. Seleccione dicho comando del men Edicin.
Aparece el cuadro de dilogo, en el cuadro Referencia introduzca la referencia de la celda o rango que quiera seleccionar y, a continuacin, haga clic en el botn Aceptar.
Introduccin de datos
Hay datos que se introducen directamente en celdas y otros que se introducen sin necesidad de ir celda por celda.
Para introducir datos en una celda basta seleccionarla, introducir el dato y pulsar la tecla <Intro>. Cuando se comienza a escribir, automticamente se activa la barra de frmulas. Aparecen tres botones: para cancelar los datos introducidos (botn en forma de x), para validar dichos datos (botn en forma de v) y el smbolo de igual para iniciar el asistente de introduccin de frmulas. La mayora de las veces es ms rpido pulsar <Intro> que hacer clic en el botn para validar los datos. De igual forma es ms rpido pulsar la tecla <Esc> que hacer clic en el botn para cancelar los cambios.
Introduccin de nmeros
Un nmero es cualquier combinacin de dgitos. Estos dgitos pueden ir acompaados de smbolos, pero la mayora de las veces no son necesarios ya que son formatos que se pueden establecer posteriormente. Son necesarios cuando queremos poner un nmero negativo que debe ir acompaado del signo menos (-) o cuando queremos poner un nmero decimal. El smbolo de separador decimal se establece en el Panel de control de Windows, en el icono Configuracin regional. Por defecto el separador es la coma.
Cuando se quiera poner un tanto por ciento, bien se puede poner el valor decimal, por ejemplo 0,35 y luego darle formato de tanto por ciento, o bien directamente poner 35%.
Nmero fijo de decimales
Cuando se vayan a introducir muchos nmeros decimales, se puede ahorrar la introduccin de la coma activando una opcin. Si vamos a introducir valores con dos decimales podemos activar la opcin Nmero fijo de decimales del comando Herramientas Opciones, en la etiqueta Modificar. A partir de ese momento, si introducimos 1256 automticamente Excel pondr 12,56. 
Introduccin de fechas y horas
Una fecha para Excel es un nmero comprendido entre el 1, que corresponde al 1 de enero de 1900 y el 2958465 que corresponde al 31 de diciembre del 9999. Por tanto podremos operar para calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas. Se deben introducir siguiendo el esquema da mes ao a no ser que se haya cambiado esta configuracin en el men Configuracin regional en el Panel de control. Entre el da, el mes y el ao debe aparecer el separador / o bien el guin -. Por ejemplo 23/12/98.
Las horas son para Excel nmeros comprendidos entre el 0, que corresponde a las cero horas, y el uno, que corresponde a las 24 horas. Igual que con las fechas se puede operar con las horas. Para introducir una hora habr que poner la hora seguida de dos puntos y los minutos. Se pueden introducir tambin seguidas de PM o AM segn corresponda. Es equivalente poner 20:44 que 8:44 PM.
Introduccin de texto
Texto es para Excel todas aquellas cadenas que no pueda interpretar como datos numricos, ni como fechas ni como valores de error ni como valores lgicos. Si introducimos12.56 en una celda Excel lo considerar texto puesto que no sabr reconocer el punto como separador decimal.
 
Frmulas
Una vez que se hayan introducido datos, se pueden introducir frmulas para realizar clculos. Los resultados de las frmulas cambiarn en el momento en que se modifiquen los valores originales. Para clculos complejos, Excel incluye frmulas incorporadas que se denominan funciones.
Toda frmula debe comenzar por el signo igual seguido de los operadores y operandos. Los operandos pueden ser valores constantes, por ejemplo =13+3, o bien pueden ser referencias a celdas. En este punto es donde radica la importancia de una hoja de clculo: modificando cualquiera de las celdas a las que se hace referencia en una frmula, automticamente la frmula se recalcula. Una frmula puede ser tan sencilla 
como la referencia a una celda. Por ejemplo, si tenemos en la celda A1 el valor 10, podemos poner en la celda B1=A1 y aparecer 10. Si modificamos el valor de la celda A1 automticamente cambiar en B1.
El operador &
El operador & se puede utilizar para concatenar texto. Por ejemplo, si tenemos en la celda A1 "Madrid", podemos escribir en la celda B1 ="Nacido en " & A1 y obtenemos "Nacido en Madrid".
 
Funciones
Existen ms de 400 funciones que se pueden incorporar a la hoja de clculo. Se reconocen por su nombre y suelen necesitar valores para llevar a cabo los clculos; estos valores se denominan argumentos. Si quisiramos calcular la raz cuadrada de un valor, utilizaramos la funcin RAIZ, si introducimos en una celda por ejemplo =RAIZ(64), obtenemos 8. En este caso RAIZ slo necesita un argumento.
Pero existen funciones que necesitan ms de un valor para realizar el clculo. Por ejemplo, la funcin SUMA que realiza la suma de una serie de valores. Si quisiramos calcular el total que hemos astado en compra de coches (suponemos que el importe de los coches est en el rango de B8 a B12, pondramos =SUMA(B8:B12), que es mucho ms rpido que escribir =B8+B9+B10+B11+B12.
Llenado automtico
Cuando estemos creando una hoja que contenga operaciones similares, podremos utilizar el llenado automtico para introducir en las celdas la misma operacin en vez de repetirla en cada una de ellas.
Botn de llenado
En la esquina inferior derecha de la celda activa aparece el botn de llenado para introducir datos automticamente en celdas contiguas. Al situar el puntero del ratn en el cuadro de llenado cambia de forma y se convierte en una cruz. Arrastrar, sin soltar; al ir arrastrando el ratn aparece un borde alrededor de las celdas que se van a llenar. Al soltar el ratn aparecen los valores resultantes.
Comando Rellenar
Podemos realizar el proceso anterior utilizando el comando Rellenar del men Edicin. El proceso sera el siguiente: en primer lugar seleccionar el rango que se va a llenar teniendo siempre como primera celda de rango aquella que contiene la frmula.
A continuacin seleccionar el comando Edicin Rellenar, Hacia abajo.
Llenar en otras direcciones
Se pueden rellenar celdas en cualquier direccin bien arrastrando el botn de llenado o bien mediante las opciones del comando Rellenar.
Llenar un rango con el teclado
Existe otra forma muy rpida de rellenar un rango de celdas y es mediante una combinacin de teclas. Podemos seguir los siguientes pasos para rellenar la frmula en todas las celdas: seleccionar el rango, a continuacin introducir la frmula y en vez de pulsar <Intro>, pulsar la combinacin de teclas <Control+Intro>; esto se puede aplicar a cualquier introduccin de datos en Excel.
Llenar series
Otro proceso comn en la hoja es llenar series de datos, como meses, aos, etc.
Estos procesos se pueden realizar automticamente utilizando los procesos de autollenado de Excel 97.
Si escribimos en una celda 1991 y en la celda siguiente 1992, seleccionamos ambas celdas y arrastramos el botn de llenado, Excel llenar las celdas con 1993, 1994... .
Lo que hace Excel es intuir qu datos debe llenar. Si ponemos 1/1/97 en una celda y 1/2/97 en la siguiente y arrastramos el botn de llenado, obtendremos en las restantes 1/3/97, 1/4/97, etc.
El botn Autosuma
La suma es una de las operaciones ms utilizada en una hoja de clculo. Cuando deban de sumarse los resultados de varias columnas y resultados de varias filas, la operacin puede realizarse de una sola vez, con la ayuda del smbolo de Autosuma.
Cuando el botn Autosuma sugiera o introduzca un rango que no sea el correcto, lo puede rectificar automticamente.
Editar y eliminar datos
Para modificar el contenido de una celda seleccinela y, a continuacin, haga doble clic sobre ella o bien pulse la tecla <F2>; automticamente su contenido se edita y aparece un cursor. Puede mover el cursor con las flechas de direccin o bien hacer clic con el ratn para situarse en el punto en donde quiera corregir. Haga las correcciones oportunas y pulse <Intro>. Si quiere borrar caracteres pulse la tecla <Supr>, para borrar caracteres a la derecha del cursor, o bien <Retroceso>, para eliminar caracteres a la izquierda del cursor.
Si es una frmula o funcin lo que est editando, puede rectificar la referencia borrando dicha referencia y seleccionando la nueva.
Borrar datos
Para eliminar completamente el contenido de una celda, seleccinela y pulse la tecla <Supr>. De este modo slo se borrar el contenido pero no los formatos. Si quiere borrar todo seleccione Edicin Borrar con la celda o rango seleccionados y elija la opcin correspondiente: Todo (contenido y formatos), Formatos, Contenido o Comentarios.
Edicin deshacer
Desde el momento en que comenzamos a trabajar con una hoja de clculo, Excel 97 va grabando las acciones que se van realizando. De tal forma que en cualquier momento podemos deshacer operaciones errneas que hemos hecho.
Excel 97 introduce la posibilidad de deshacer no slo la ltima accin sino las ltimas que se hayan realizado en una sesin de trabajo. 
No se pueden deshacer acciones individuales, siempre habr que deshacer todas las acciones que sta lleve por encima en la lista.
Mover y copiar rangos
En Excel se pueden copiar o mover celdas de una hoja a otro lugar de la hoja, a otra hoja del mismo libro, a otro libro o incluso a otra aplicacin. Cuando se copian datos, Excel sita un duplicado de las celdas seleccionadas en el Portapapeles, que es un rea de la memoria del ordenador. Cuando se mueven o cortan datos, Excel los borra del rango origen y los guarda en el Portapapeles. Para finalizar esta operacin hay que pegar esos datos en la nueva ubicacin. Para mover o copiar sin utilizar el Portapapeles se puede utilizar la tcnica de "arrastrar y colocar".
Cortar datos utilizando el Portapapeles
Si queremos poner una cabecera en una hoja ya existente, en primer lugar hay que seleccionar el rango que queremos cortar. A continuacin, mediante una de las siguientes opciones, llevarlo al Portapapeles:
	Del men Edicin, seleccionar el comando Cortar. 
	Del men contextual (clic en botn derecho del ratn con el rango seleccionado) seleccionar el comando Cortar. 
	Hacer clic en el botn Cortar de la barra Estndar. Es el botn que contiene la imagen de unas tijeras. 
Para pegar los datos no es necesario seleccionar previamente todo el rango destino, basta con seleccionar la primera celda de dicho rango.
Para pegar tenemos a su vez opciones una vez seleccionada la primera celda del rango destino: con el comando Pegar del men Edicin, con el comando Pegar del men contextual o con el botn Pegar de la barra Estndar.
Cortar utilizando arrastrar y colocar
Cuando el rea de destino se encuentra cerca del rea fuente, es interesante utilizar el mtodo de arrastrar y colocar. En primer lugar se selecciona el rango, a continuacin, situar el puntero del ratn en un borde del rango seleccionado, debe aparecer el puntero en forma de flecha normal. Hacer clic y, sin soltar el ratn arrastrar el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posicin deseada. Cuando se arrastra el ratn, Excel indica en una pista el rango destino.
Copiar datos mediante el portapapeles
Los pasos son exactamente iguales que en el apartado de Cortar, pero en este caso utilizaremos el comando Copiar, tanto en el men Edicin como en el men contextual y el botn Copiar. Los datos permanecen en el Portapapeles hasta que pulsemos las teclas <Esc> o <Intro>.
Copiar datos utilizando arrastrar y colocar
El proceso es igual que para mover datos pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, hay que mantener pulsada la tecla <Control> mientras se arrastra el bloque. De esta forma los datos se copiarn.
Insertar datos
Tambin es posible que queramos pegar los datos en un rea ya ocupada, con lo cual debemos insertar dichos datos en esa rea sin reemplazar los ya existentes. En este caso se puede o bien seleccionar del men Insertar el comando Celdas copiadas (tambin se puede seleccionar dicho comando del men contextual) o bien mantener pulsada la tecla <Mays> mientras se arrastra el rango utilizando el mtodo de arrastrar y colocar.
Copiar en otras aplicaciones
Podemos pegar datos en otras aplicaciones. Por ejemplo, podemos copiar datos de Excel en un documento de Word para presentar un informe. Para ello, hay que copiar el rango tal y como hemos visto en apartados anteriores. Activar Microsoft Word, situar el cursor en el punto donde se quiera pegar, y del men Edicin, seleccionar el comando Pegado especial. A continuacin elegir Objeto Hoja de clculo de Microsoft Excel. 
Pegado especial
Hemos visto el comando Pegar para copiar datos de una localizacin a otra. El comando Pegado especial del men Edicin o del men contextual permite pegar datos con opciones avanzadas. Slo est disponible cuando copiamos no cuando cortamos rangos.
El cuadro de dilogo Pegado especial presenta las siguientes opciones:
	Todo: equivale a elegir el comando Pegar. Pega frmulas y formatos. 
	Frmulas: pega nicamente frmulas o valores constantes pero no formatos. Es interesante cuando el rea destino tiene su propio formato y no queremos sobreescribirlo. 
	Valores: si el rango origen contiene frmulas, slo pega los valores devueltos por dichas frmulas. 
	Formatos: pega nicamente los formatos del rea origen en el rea destino. 
	Comentarios: pega nicamente los comentarios del rango origen. 
	Validacin: pega las reglas de validacin del rango origen en el rea destino. 
	Todo excepto bordes: pega todo excepto los formatos de bordes. Igual que antes, de esta forma no cambiamos el formato de bordes que pudiera tener el rea destino. 
	Saltar blancos: no pega celdas en blanco del rea de copia en el rea de pegado, de tal forma que si ha seleccionado celdas en blanco en el rea original, Excel respetar el contenido de la celda correspondiente en el rea de pegado. 
	Transponer: cambia la direccin de los datos cuando se pegan. 
Pegar vnculos 
El botn pegar vnculos que aparece en el cuadro de dilogo Pegado especial se utiliza para realizar una copia vinculada de un rango de celdas en otro lugar de tal forma que, modificando el rango origen, cambie automticamente el rango destino. 
Manejo de archivos
Guardar un documento
Una vez creado un libro de trabajo, debemos de guardarlo para poder recuperarlo en futuras sesiones de trabajo. 
Seleccione el comando Guardar como del men Archivo. Podemos dar un nombre al archivo que tenga como mximo 255 caracteres. El nombre hay que introducirlo en el cuadro Nombre de archivo. Excel coloca automticamente la extensin xls, que es la correspondiente a libro de trabajo.
Excel propone por defecto la carpeta Mis documentos para guardar los ficheros. Esta configuracin por defecto la puede cambiar en el comando Herramientas / Opciones en la ficha General. Si quisiera guardar en otra ubicacin, despliegue la lista Guardar en y localice la carpeta donde desea guardar en el rbol de carpetas.
Tambin puede crear una nueva carpeta por debajo de la actual para guardar el archivo, para ello, haga clic en el botn Crear nueva carpeta.
Tambin puede utilizar el comando Guardar como una vez guardado el libro por primera vez para crear una copia del mismo con otro nombre. As mismo puede guardarlo en otra ubicacin, etc.
Guardar
El comando Guardar del men Archivo y el botn Guardar de la barra Estndar guarda las modificaciones realizadas en el libro de trabajo con el mismo nombre. Debe ir seleccionndolo a medida que trabaja para ir guardando los cambios.
 
Guardado automtico
Excel puede ir haciendo el guardado automtico, para ello, seleccione el comando Herramientas / Complementos, active el complemento Autoguardar. Una vez activado, en el men Herramientas aparece el comando Autoguardar en donde puede configurar el intervalo para guardar, adems de otras opciones.
Abrir un archivo
Para abrir un archivo seleccione el comando Abrir del men Archivo o bien haga clic en el botn Abrir de la barra Estndar. El cuadro de dilogo es muy parecido al de guardar un archivo. Debe buscar la localizacin donde guard el archivo a travs del cuadro de lista desplegable Buscar en. Por defecto aparecer la carpeta que haya establecido en el comando Herramientas / Opciones. Si tiene que abrir un libro con extensin distinta a xls, seleccione el formato en la lista Tipo de archivo.
Crear un libro nuevo
Para crear un libro de trabajo nuevo haga clic en el comando Nuevo del men Archivo. Puede crear un libro por defecto en blanco (seleccionando Libro en la etiqueta General) o bien crear un libro basado en una plantilla incorporada haciendo clic en la lengeta Soluciones hoja de clculo. 
Excel incorpora tres plantillas para hoja de clculo. Si selecciona cualquiera de ellas y hace clic en Aceptar puede crear un libro basado en esa plantilla, es decir, puede rellenarla con sus propios datos y guardarla como si de un libro nuevo se tratase, sin que la plantilla original se modifique.
Cerrar un libro
Para cerrar un libro, seleccione el comando Cerrar del men Archivo. Si el libro no se ha guardado todava o se han realizado ltimas modificaciones an no guardadas, Excel le pedir que confirme si desea o no guardar el libro.
Si pulsa la tecla <Mays> mientras selecciona el men Archivo, aparecer el comando Cerrar todo: cierra todos los libros abiertos del rea de trabajo. En caso de que haya alguno sin guardar, Excel preguntar si se quiere o no guardar ese libro en concreto. Puede optar tambin por elegir la opcin S a todo que guarda y cierra todos los libros abiertos.
LECCIN 2
Presentacin de datos
Introduccin
Uno de los aspectos ms importantes para desarrollar un trabajo es darle un formato para que la presentacin acompae a los datos que se quieran mostrar.
Aplicar un formato
Un formato siempre ir aplicado a una celda o rango de celdas. Por lo tanto, un formato se podr aplicar antes de introducir informacin en celdas o posteriormente cuando ya haya datos en ellas. Esto ltimo es lo que normalmente se hace para ajustar el tamao de la fuente, el ancho de las columnas, etc.
Siempre habr que seleccionar previamente el rango al que aplicar el formato. Este rango puede ser un rango disjunto.
Como regla general, se utilizarn los comandos del men Formato, los comandos del men contextual (aparece al hacer clic con el botn derecho del ratn) o bien con los botones de las barras de herramientas para formato. Tanto en el men Formato como en el men contextual encontramos el comando Formato de celdas, que es el que utilizaremos ms a menudo.
Formato de texto
La mayora de los botones de la barra Formato se pueden utilizar para cambiar el formato de las celdas. Si activamos el comando Formato de celdas y activamos la ficha Fuente, podemos ver todos los formatos aplicables a las fuentes.
Podremos cambiar el tipo de fuente, el tamao, el color, el subrayado, si se trata de tachado, superndice o subndice. No debe seleccionar un tamao de fuente que no le proponga Excel, ya que podran ocurrir errores en la salida por impresora.
Generalmente es mucho ms rpido utilizar la barra de formato para aplicar un formato disponible en dicha barra. Cuando se aplica un formato a una celda, en la barra de herramientas Formato aparecer el botn correspondiente a dicho formato "activado". El cuadro de fuentes indica qu fuente estamos utilizando as como su tamao.
Fuente estndar
La fuente por defecto que utiliza un libro de trabajo nuevo se puede cambiar en el comando Herramientas / Opciones, en la ficha General, en el cuadro Fuente estndar.
Varios formatos en una sola celda
Si una celda contiene texto, podemos aplicar varios formatos en ella. Esto es muy til cuando, por ejemplo, queremos poner subndices o superndices o bien resaltar un ttulo, etc. Para aplicar un formato de este tipo puede ir aplicando el formato a medida que escribe o bien, una vez escrita la celda completamente, seleccionar el texto al cual se quiere dar formato arrastrando el ratn. 
Alto de filas y ancho de columnas
Cuando un texto no cabe en una celda, ste invadir las celdas adyacentes siempre que no exista texto en ellas. No ocurre as con los nmeros. Si un nmero es demasiado grande para el ancho de la celda, aparecern los smbolos ####. En estos casos y cuando se quiera cambiar la apariencia de la hoja habr que modificar el ancho de las columnas.
Para ello, puede situar el ratn en la lnea que separa los encabezados de las columnas, hacer clic, y sin soltar el ratn, arrastrar hasta obtener el tamao deseado. Al mover el ratn aparecer una indicacin del ancho que alcanzar la columna si se suelta en ese determinado momento. 
Si en lugar de arrastrar el ratn hacemos doble clic, el ancho de la columna se ajusta al texto ms largo que hayamos introducido en ella.
Tambin se puede utilizar los comandos Fila y Columna del men Formato.
Formatos de nmero
Cuando introduzcamos un dato en una celda, Excel intentar interpretarlo como nmero e incluso le aplicar un formato directamente. Si el nmero es demasiado grande para el tamao de la celda, Excel le aplicar el formato cientfico.
Pero lo ms comn es no aadir ningn formato hasta que no hayamos terminado de introducir datos. Para modificar un formato de nmero, seleccione la ficha Nmero del cuadro de dilogo para dar formato a celdas.
En la ficha Nmero encontramos las diferentes categoras de formato de nmero. Todas ellas presentan una muestra de cmo quedar el nmero una vez aplicado el formato adems de ofrecer una serie de opciones adicionales segn la categora seleccionada. 
Formato de nmero/texto
Hay veces en que debemos trabajar con valores a priori numricos pero que no son tales, como por ejemplo cdigos postales. Si introducimos en una celda 08080, Excel cambiar el valor a 8080 ya que ignora los ceros a la izquierda. Podemos cambiar este efecto aplicando a las celdas el formato de texto. En la ficha Nmero seleccionando la categora Texto.
En el caso de los cdigos postales, si ya tiene la columna escrita, tambin puede seleccionar el formato Cdigo postal de la categora Especial.
 
Formatos de fecha y hora
Los formatos de fecha y hora se pueden cambiar en el cuadro de dilogo Formato de celdas en la ficha de Nmero, eligiendo las categora Fecha y la categora Hora. Como ocurre con los formatos de nmero, las fechas y las horas se rigen por sus propios cdigos. Para crear un formato de fecha personalizado, utilizaremos la letra d para el da, la letra m para el mes y a para el ao. Para crear un formato de hora, usaremos h para hora, m para minuto y s para segundos.
Formato para sumar horas
Muchos clculos en la hoja implican la suma de horas cuyo resultado sobrepasa las 24 horas. Tenemos un formato incorporado para acumular horas en la categora Hora. El formato aparece como 37:30:55 y corresponde al cdigo [hh]:mm:ss.
Por defecto Microsoft Excel 97 cuando suma horas aplica el formato para acumular horas.
Formato de bordes
Uno de los aspectos mejorados de formato en Excel 97, es la aplicacin de bordes: podemos seleccionar el formato y observar el resultado en una muestra. Para aplicar un formato de bordes, seleccione la ficha Bordes dentro del cuadro de dilogo al que conduce el comando Formato / Celdas. 
En la seccin Preestablecidos puede aplicar directamente un borde. Puede tambin hacer clic en los botones de Borde, para aplicar un borde izquierdo, derecho, interior, etc. Tambin se puede hacer clic directamente con el ratn en las reas de la muestra para aplicar el borde directamente.
En cualquier momento puede cambiar el estilo de la lnea escogindolo de la lista Estilo.
Tambin podemos utilizar la paleta porttil de bordes para aplicar rpidamente un formato de bordes a las celdas. Haciendo clic en la flecha de bordes de la barra Formato obtenemos varias muestras de bordes aplicables directamente a las celdas seleccionadas.
Los bordes que figuran en esta opcin son de uso comn, para escoger alguno no listado aqu debe utilizar el comando.
Tramas
Podemos tambin cambiar el color de fondo de un rango de celdas. Para ello, seleccione la ficha Tramas del cuadro de dilogo de Formato / Celdas o bien utilice el botn Color de relleno de la barra de herramientas Formato.
 
Alineacin de celdas
Hasta ahora nos tenamos que limitar al formato en horizontal y en vertical nada ms, con los nuevos formatos podemos obtener texto en diagonal, unin de celdas, etc.
Cuando se introduce un valor, Excel le aplica una alineacin por defecto segn sea nmero o texto. As los nmeros se alinean a la derecha y el texto a la izquierda. A esto se le conoce como la alineacin General. Adems y por defecto, Excel alinea siempre en la posicin Inferior con respecto a la vertical.
En la ficha Alineacin del formato de celdas, aparecen una serie de opciones que vamos a describir. 
La alineacin Horizontal incluye la posibilidad de alinear texto al centro, izquierda y derecha. 
Ya es posible manipular en ngulo el texto dentro de las celdas utilizando la opcin Orientacin. Cuando se aplica este formato, Excel modifica automticamente el alto de la fila para dar cabida al texto.
La opcin Ajustar texto hace que el texto introducido (o que se vaya a introducir) en una celda no invada las celdas adyacentes sino que, sin necesidad de modificar el ancho de la columna, la celda se ample en vertical y el texto aparezca en varias lneas.
Se puede reducir el texto en una celda para (sin modificar el alto de la fila) poder ver todo su contenido. Esto se consigue con la opcin Reducir hasta ajustar.
La opcin Combinar celdas, permite unir celdas tanto en horizontal como en vertical.
Hay que tener en cuenta algunos comportamientos de las celdas combinadas:
	Cuando se copian y pegan celdas combinadas, los resultados son tambin celdas combinadas. Si la seleccin inicial contiene celdas combinadas y celdas normales, el resultado ser una combinacin de celdas combinadas y celdas normales. 
	Si se pegan datos sobre celdas combinadas pueden ocurrir dos cosas: cuando se pega un valor nico (una sola celda) en una celda combinada solamente se pega el valor y se mantiene el formato de celda combinada. Si copiamos y pegamos un rango de celdas sobre una celda combinada, el resultado divide la celda en sus celdas originales. 
Quitar lneas de divisin
Una vez que hayamos puesto bordes personalizados a la hoja, no tiene sentido seguir mostrando las lneas de divisin, y ms cuando stas sirven la mayora de las veces como referencia necesaria para la introduccin de datos. Para quitarlas, seleccione el comando Herramientas / Opciones y en la ficha Ver desactive la opcin Lneas de divisin. 
Formato condicional 
Se puede dar formato a las celdas dependiendo de determinadas condiciones. Podemos resaltar los resultados de una frmula que deseemos supervisar y podremos identificar con facilidad celdas concretas mediante la utilizacin de este tipo de formato.
Para seleccionar Formato condicional, debe activar la celda que le interesa y seleccionar el comando Formato condicional del men Formato.
Las condiciones se pueden aplicar tanto a las frmulas como a los valores en las celdas y que el formato que se puede definir es tanto para el tipo de letra como para los bordes y las tramas. 
Cuando se necesita ms de una condicin para conseguir los formatos adecuados, debe hacer clic en el botn Agregar>>
Formatos automticos
Excel 97 incorpora una serie de formatos predefinidos. Estos formatos automticos se conocen como autoformatos e incorporan formatos de fuentes, nmeros, bordes, alineacin, tramas, altos de fila y anchos de columna, etc.
Para aplicar un autoformato seleccione un rango de celdas y, a continuacin, el comando Autoformato del men Formato. Nos muestra un cuadro de dilogo, en la parte izquierda del mismo vemos los nombres de los autoformatos y en la derecha una muestra de los mismos.
Puede aplicar slo determinados formatos seleccionndolos de entre los que aparecen en la parte inferior del cuadro de dilogo. Si no aparecen estos formatos, haga clic en el botn Opciones>>.
Excel 97 determina los niveles de detalle, revisa dnde aparece texto, frmulas, subtotales, etc. y aplica los formatos segn convenga.
Copiar y eliminar formatos
Excel 97 incluye un botn denominado Copiar formato (representado por una brocha), que le permite aplicar formatos a una celda o rango de celdas iguales a los que tienen otras de un modo muy rpido.
Para hacerlo, seleccione primero la celda cuyo formato quiere copiar a otra. Seguidamente, haga clic en el botn antes mencionado y vuelva hacerlo en la celda o celdas que desee aplicar el formato.
Si lo que desea es poder aplicar el mismo formato en varias zonas de la hoja, haga doble clic sobre el botn Copiar formato y repita la operacin tantas veces como desee. Pulse la tecla <Esc> para desactivarlo.
Insertar y eliminar filas y columnas
Para insertar una fila o una columna, seleccione una celda de la fila o columna delante de la cual desea insertarla. Una vez hecho esto, seleccione el comando Filas o Columnas del men Insertar. Para eliminar una fila o columna completa, ha de seleccionar la fila o columna que desea eliminar y, despus, el comando Eliminar del men Edicin.
Insertar y eliminar rangos de filas y columnas
Es muy probable que nos veamos obligados a insertar o eliminar un determinado nmero de filas y/o columnas de nuestra hoja de clculo.
Para insertar un rango de filas y/o columnas debe comenzar por seleccionar la celda a partir de la cual desea realizar la insercin. Despus seleccione el comando Celdas del men Insertar. Le aparece un cuadro de dilogo, seleccione la opcin ms adecuada en cada caso y haga clic en el botn Aceptar.
Para borrar un rango de celdas, el proceso es muy similar. Seleccione las filas y columnas que desea eliminar y, despus, el comando Eliminar del men Edicin. El cuadro de dilogo que le aparece es muy similar al anterior y tambin le preguntar si desea eliminar todas las filas o columnas del rango seleccionado en la hoja.
LECCIN 3
Nombres, frmulas y funciones
Introduccin
Veremos qu son y cmo se emplean los nombres en las hojas de clculo, veremos manejo de frmulas, funciones y nuevas facilidades para el manejo de datos en hojas de clculo.
Nombres
Los nombres nos van a servir para identificar celdas o grupos de celdas en la hoja de clculo. Podremos utilizarlos dentro de frmulas para hacer referencia a celdas.
Definir nombres
El objetivo de los nombres es hacer ms fcil la referencia a reas o variables contenidas dentro del libro de trabajo. Al definir un nombre aparece, no slo la celda a la que hace referencia, sino tambin la hoja dentro del libro de trabajo en la que este nombre est definido.
Si seleccionamos la opcin Nombres del men Insertar nos aparecer un men con diferentes opciones. Recuerde que si alguna de las opciones aparece atenuada es porque en este momento se trata de una opcin no disponible. Una vez que seleccionamos Insertar vamos a la opcin Nombres. Nos aparece el segundo men en el que podemos ver las opciones posibles para nombres: Definir, Pegar, Crear y Aplicar.
Observamos que alguna de ellas aparece en gris atenuado. Esto quiere decir, como ya sabemos, que en este momento y con las operaciones que estamos realizando no estn disponibles.
Si seleccionamos la opcin Definir, nos pide definir nombre, le ponemos un nombre y haremos clic en el botn Agregar.
En la parte inferior aparece el cuadro Se refiere a, aparece el nombre de la hoja en la que nos encontramos seguido de la celda para la que vamos a definir el nombre como referencia absoluta.
Una vez que haya agregado el nombre haga clic en el botn Aceptar para cerrar este cuadro de dilogo.
El proceso para definir nombres para un rango de celdas es exactamente el mismo.
Pegar nombre
Una vez que ya tenemos definidos los nombres, podemos empezar a utilizarlos en todas las frmulas y funciones de nuestro libro de trabajo. Si lo que queremos es que nos aparezca en otra celda el valor de alguno de los nombres anteriormente definidos seleccionamos Pegar. Aparece un cuadro de dilogo, en l veremos todos los nombres definidos en la hoja. Seleccionamos el que necesitamos y hacemos clic en el botn Aceptar.
Eliminar nombres
Para eliminar nombres de un libro de trabajo debe de ir al cuadro de dilogo de Definir nombre. Si observa este cuadro de dilogo, hay un botn con el texto Eliminar.
Seleccione, uno a uno, todos aquellos nombres que desee hacer desaparecer del libro de trabajo y haga clic en este botn. Los nombres desaparecern de la hoja.
En todas las celdas en las que se utilizasen los nombres borrados le aparecer un error del tipo #NOMBRE. 
Funciones
Las funciones son herramientas de clculo que Microsoft Excel pone a nuestra disposicin para ser usadas en hojas de clculo.
Pueden usarse para tomar decisiones sobre los valores que se ponen en una celda, pueden devolver valores o llevar a cabo acciones y pueden realizar tambin gran variedad de clculos distintos.
Para que las funciones cumplan su cometido es necesario, en la mayora de los casos, facilitarles unos datos. Estos datos son los que se conocen como argumentos de la funcin. Pueden ser de diferentes tipos, como veremos posteriormente y su nmero depende de la funcin de que se trate.
Sintaxis de las funciones
Las funciones en Excel tienen la siguiente sintaxis:
=NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2; . . .)
Van siempre precedidas del signo igual y, a continuacin, el nombre de la funcin seguido de un parntesis que contendr todos los argumentos separados por punto y coma (;). Los parntesis son imprescindibles, incluso si la funcin no lleva argumentos.
En caso de que alguno de ellos falte, Excel le avisar con un mensaje de error. Cuando alguno de los argumentos sea un rango de celdas, ste ir limitado por la primera celda del rango seguida de dos puntos (:) y la ltima celda del mismo. 
Veamos el siguiente ejemplo:
=SUMA(A1:A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A2+A3+A4+A8
=SUMA(A1;A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A4+A8
Argumentos de las funciones
Los argumentos son los valores que facilitamos a las funciones para que stas nos devuelvan un resultado o lleven a cabo algn tipo de accin. El nmero de argumentos que una funcin puede llevar depende del tipo que sta sea.
Como argumento de las funciones podemos usar los siguientes:
Nmeros: SUMA(43;56;345)
Rangos: SUMA(A1:A24)
Texto: MAYUSCULAS("jess")
Nombres: PRODUCTO(Cantidad;Dlar_peseta)
Valores lgicos: SI(A1<23;89;A1)
Valores de error: ERROR.TYPE(#NAME)
Referencias: MAX(A1:A34)
Matrices: SUMAPRODUCTO(A1:10;B1:B10)
Vaco (ningn argumento): PI()
Otras funciones: SUMA(MAX(A1:A34);B1:B34)
Utilizacin de las funciones
Para introducir una funcin en una celda, puede hacerlo escribiendo directamente el nombre de sta precedido del smbolo igual (=) y con los argumentos o puede hacer clic en el botn fx que aparece en la barra de herramientas Frmula. En este segundo caso, le aparecer un cuadro de dilogo, en el que podr seleccionar la frmula que desee.
Este cuadro de dilogo presenta dos partes. En la izquierda aparecen agrupadas las funciones en 11 categoras. En realidad son 9, ya que las dos primeras representan las funciones ms recientemente utilizadas y la totalidad de las funciones disponibles. En la parte derecha nos aparecen las funciones que corresponden a la categora seleccionada.
En la parte inferior podemos ver la funcin que se encuentra seleccionada con los argumentos que emplea y una pequea descripcin de su resultado.
Una vez seleccionada la frmula de esta manera y despus de hacer clic en el botn Aceptar, le aparecer un nuevo cuadro en el que deber introducir los argumentos de la funcin seleccionada.
Los argumentos que le aparezcan en negrita son argumentos obligatorios, mientras que los que estn con forma normal son opcionales.
A medida que active cada argumento, en la parte inferior le aparecer una breve explicacin de qu es este argumento.
Vaya rellenando todos los argumentos, bien escribiendo un valor, bien haciendo clic en la celda correspondiente de la hoja. Para pasar de uno a otro basta pulsar la tecla <Tab> del teclado o hacer clic en el cuadro siguiente.
En la parte inferior de este cuadro de dilogo aparece el resultado que la funcin le va a devolver a medida que vaya aadiendo o modificando argumentos. Este valor no aparecer hasta que todos los argumentos obligatorios hayan sido completados.
Una vez que los haya completado haga clic en Aceptar y le aparecer el valor en la celda seleccionada.
Autocorreccin de errores
Otra de las caractersticas de Excel 97 es su facilidad para fijar algunos errores ms comunes en el proceso de creacin de una frmula o cuando estamos introduciendo argumentos en una funcin. Para todos los errores, el ayudante de Office muestra un mensaje con una versin corregida de la frmula y nos ofrece la posibilidad de aceptarla o no.
