"Nuestra misión es satisfacer las necesidades y demandas de gestión de información en las empresas, instituciones y organizaciones de hoy."
¿QUE ES LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN?
Es el uso racional, efectivo, eficiente y productivo de la información en función de “quien” y “para que” se necesita.
Se basa en un enfoque de la información como recurso estratégico imprescindible para la toma de decisiones.
¿PORQUÉ
ES IMPORTANTE GESTIONAR LA INFORMACIÓN? 
Actualmente vivimos en la denominada “era de la información”.
Como consecuencia de los cambios que se han originado a partir de la masiva utilización de la computación, la producción de información ha aumentado notablemente y ha pasado a ser un insumo fundamental en la vida de las organizaciones.
Una gestión eficiente de este insumo se transformará en un a ventaja competitiva para cualquier organización a la hora de posicionarse en el mercado.
En este contexto surge un novedoso enfoque que toma la información como el recurso más valioso en contraposición al capital que ya no ocupa el primer lugar.
¿QUÉ ACTIVIDADES COMPRENDE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN?
Luego de relevar la situación dada en una empresa, se procede a la planificación de actividades para organizar y optimizar los flujos de información existentes dentro del sistema.
Las actividades que pueden llevarse a cabo en la gestión de información pueden ser una o varias de las siguientes:
Selección, organización, procesamiento y almacenamiento, re-empaquetamiento, recuperación y difusión, conservación y preservación, actualización de soportes, y descarte.
Es fundamental para acceder a ellos y recuperar su contenido en tiempo y forma. Puede tratarse de una biblioteca empresarial, documentación variada, o materiales especiales como: videos, fotos, grabaciones sonoras, cuadros, diapositivas, etc.
De este servicio puede surgir la elaboración de diferentes productos o medios de almacenamiento como un catálogo, una base de datos, un archivo en carpetas físicas o electrónicas, etc.
Diseminación selectiva de la información (DSI)
En toda organización se genera información a nivel interno, a su vez hay requerimientos de información externa a la misma
Una buena gestión de información implica hacer un diagnóstico de la situación, además de una identificación de generadores y consumidores de información para optimizar los flujos del sistema de información.
Dicho diagnóstico permite:
1) Detectar la información generada dentro y fuera de la organización
2) Conocer las necesidades y demandas de cada sector de la empresa para optimizar la toma de decisiones.
3) Seleccionar la información relevante y pertinente para cada sector y diseminarla adecuadamente. Cada quien recibe la información que le es más útil.
La DSI implica un ahorro de tiempo y evita la duplicación de esfuerzos, traduciéndose en una reducción de costos para la organización.
Servicio de indización y resúmenes (SIR)
Este servicio está pensado para adaptarse a las características del ambiente empresarial de hoy donde hay falta de tiempo, horarios extensos de trabajo y gran cantidad de publicaciones que el empresario necesita consultar.
El SIR le permite conocer, a través del índice y resumen de los artículos, el contenido de las publicaciones especializadas, ahorrándole el tiempo de búsqueda y facilitando la selección de aquellos artículos que desea leer.
Bases de datos y Banco de imágenes
Las bases de datos permiten manejar y recuperar grandes cantidades de datos en forma eficiente y confiable, recurso esencial para el funcionamiento de cualquier organización.
Las bases de dados pueden contener: datos, texto, imágenes fijas o en movimiento, sonidos o una combinación de éstos.
Actualización y respaldo de datos
Debido a los ciclos tecnológicos cada vez más cortos ( 2 a 5 años) la obsolescencia de los soportes y equipos se hace cada vez más aguda, por lo cual es primordial realizar una migración de la información de un formato a otro más nuevo. Ya no alcanza con actualizar los equipos, hay que prever la decadencia de los soportes electrónicos.
Dada la falta de permanencia de los soportes y la velocidad con que evolucionan, la migración de formatos resulta necesaria cada pocos años para impedir que el soporte se vuelva físicamente ilegible o anticuado con la consiguiente pérdida de información
http://www.clir.org/pubs/reports/rothenberg/contents.html
La información como insumo para las organizaciones adquiere un alto valor, es un recurso estratégico que merece gran atención y cuidado. El cuidado de la información implica realizar el respaldo de datos o back-up en formatos que también serán objeto de una actualización periódica y que serán almacenados fuera de la organización por mayor precaución.
Conservación y preservación de documentos
Para la conservación y preservación deben darse determinadas condiciones físicas y climáticas óptimas de almacenamiento de acuerdo al tipo de material .
La conservación exige un correcto almacenamiento en estantes, contenedores o envases apropiados. En cuanto a las condiciones ambientales generalmente los depósitos para materiales deben tener una temperatura entre 10 º y 20º con una humedad relativa del 50%. También hay que cuidar los factores dañinos como polvo, luz directa, grasa, hongos, manipulación inadecuada, etc.
Para la preservación de documentos originales, únicos, antiguos, sean estos manuscritos, mapas, fotos, etc., es necesario digitalizarlos o escanearlos para producir copias que evitarán el deterioro de los mismos.
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