Entre la información más relevante que contiene el estudio de viabilidad se encuentra el análisis de -coste-beneficio- una evaluación de la justificación económica para un proyecto de sistema basado en computadora. El análisis de coste-beneficio señala los costes del desarrollo del proyecto y los contrasta con los beneficios tangibles e intangibles del sistema.

El análisis de coste-beneficio es complicado porque los criterios varían según las características del sistema a desarrollar, el tamaño relativo del proyecto y la recuperación esperada de la inversión como parte del plan estratégico de la compañía. Además, muchos beneficios obtenidos de los sistemas basados en computadora son intangibles (p. ej.: mejor calidad del diseño mediante una optimización iterativa, una mayor satisfacción del cliente debida a un control programable y unas mejores decisiones comerciales a partir de datos de ventas con formato previamente analizados, etc.).

En la tabla 6.2 se muestra los posibles beneficios que pueden tener los sistemas de información de gestión; como se puede notar los beneficios se centran en el acceso de información y su impacto en el entorno del usuario. Los beneficios quese pueden asociar a programas de análisis científicos y de ingeniería o a un producto basado en microprocesadores pueden diferir substancialmente.
 

TABLA 6.2: POSIBLES BENEFICIOS DEL SISTEMA DE INFORMACION

Beneficios de las contribuciones a las tareas de cálculo e impresión   Reducción del coste en cálculos e impresión (RC)  Mejora en la exactitud de las tareas de cálculo (RE)  Posibilidad de cambiar rápidamente las variables y los valores en los programas de cálculo (AF).  Gran incremento en la velocidad de los cálculos y las impresiones (AV).

Beneficios de las contribuciones a las tareas de mantenimiento de registros  Posibilidad de recoger y guardar "automáticamente" datos de los registros (RC, AV, RE).  Mantenimiento de registros más completo y más sistemático (RC, AV).  Aumento de la capacidad para el mantenimiento de registros en términos de espacio y coste (RC).  Estandarización del mantenimiento de registro (RC, AV).  Aumento de la cantidad de datos que se pueden guardar por registro (RC,AV).  Mejora en la seguridad en el almacenamiento de registros (RE, RC, MG).  Mejora en la portabilidad de los registros (AF, RC, AV).

Beneficios de las contribuciones a las tareas de búsqueda de registros Obtención de los registros más rápida (AV).  Mejores posibilidades de acceso a registros de grandes bases de datos (AF).  Mejores posibilidades de cambio de registros en bases de datos (AF, RC).  Posibilidades de poder enlazar lugares que precisan poder efectuar búsquedas a través de telecomunicaciones (AF, AV).  Mejores posibilidades de mantener un registro sobre los accesos a los registros y por quién (RE, MG).  Posibilidad de auditar y analizar la actividad de búsqueda de registros (MG, RE).

Beneficios de las contribuciones a la posibilidad de reestructuración del sistema Posibilidad de cambiar simultáneamente clases enteras de registros (AV, AF, RC).  Posibilidad de mover de lugar grandes archivos de datos (AV, AI).  Posibilidad de crear nuevos archivos, mezclando partes de otros archivos (AV, AF).

Beneficios de las contribuciones a la posibilidad de reestructuración del sistema Posibilidad de cambiar simultáneamente clases enteras de registros (AV, AF, RC).  Posibilidad de mover de lugar grandes archivos de datos (AV, AI).  Posibilidad de crear nuevos archivos, mezclando partes de otros archivos (AV, AF).

Beneficios de las contribuciones a las posibilidades de análisis y de simulación Posibilidad de llevar a cabo rápidamente complejos cálculos simultáneos (AV, AF, RE).  Posibilidad de crear simulaciones de fenómenos complejos con el fin de responder a preguntas del tipo "qué pasa si ...?"(MG, AF).  Posibilidad de agregar cantidades de datos de distintas formas que sean útiles para la planificación y la toma de decisiones (MG, AF).

Beneficios de las contribuciones al control de procesos y de recursos Reducción de la necesidad de trabajo forzado en el control de procesos y de recursos (RC).  Mejores posibilidades de "afinar" procesos tales como la línea de ensamblaje (RC, MG, AV, RE).  Mejores posibilidades de mantener una continúa monitorización de los procesos y los recursos disponibles (MG, RE, AF).

Abreviaturas: RC= reducción o eliminación de costes; RE= reducción de errores; AF= aumento en fiabilidad; AV= aumento en la velocidad de la actividad; MG= mejoras en el control o en la planificación de la gestión.

En la tabla 6.3 se exponen los costes asociados con el desarrollo de un sistema basado en computadora. El analista estima cada coste y luego utiliza los costes de desarrollo y los que surjan sobre la marcha para determinar la recuperación de la inversión, el punto de igualdad y el período de amortización.
 

TABLA 6.3: POSIBLES COSTES DEL SISTEMA DE INFORMACION

Costos de avituallamiento  Coste de consultoría  Coste de la compra o alquiler del equipo actual.  Coste de la instalación del equipo.  Coste del acondicionamiento del lugar destinado al equipo (aire acondicionado, seguridad, etc.).  Coste del Capital.  Coste de los gestores y el personal encargados del avituallamiento

Costos de puesta a punto Coste del software del sistema operativo.  Coste de la instalación del equipo de comunicaciones (líneas telefónicas, líneas de datos, etc.).  Coste del personal dedicado a la puesta a punto.  Coste de las actividades de búsqueda y contratación de personal.  Coste de los trastornos al resto de la organización.  Coste de la gestión requerida para dirigir la actividad de puesta a punto.

Costos contínuos Coste del mantenimiento del sistema (hardware, software y utilidades).  Coste de los alquileres (electricidad, teléfono, etc.).  Coste de la depreciación del hardware.  Coste de la plantilla involucrada en las actividades de gestión, operación y planificación del sistema de información.