Parcial
Éste es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Edgar Frank Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar. Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla).
En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.
El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales.
Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como normalización de una base de datos.
Durante los años '80 (1980-1989) la aparición de dBASE produjo una revolución en los lenguajes de programación y sistemas de administración de datos. Aunque nunca debe olvidarse que dBase no utilizaba SQL como lenguaje base para su gestión.
Ambiente Cliente/Servidor:
En vez de construir sistemas informáticos como elementos monolíticos, existe el acuerdo general de construirlos como sistemas cliente / servidor. El cliente (usuario de la PC) solicita un servicio (como imprimir) que un servidor le proporciona (un procesador conectado a la LAN). Este enfoque común de la estructura de los sistemas informáticos se traduce en una separación de las funciones que anteriormente forman un todo. Los detalles de realización van desde los planteamientos sencillos hasta la posibilidad real de manejar todos los ordenadores de modo uniforme.
Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o con una finalidad, tal como el seguimiento de los pedido de clientes o una colección de música. Si la base de datos no esta almacenada en una maquina, o solo lo esta parte de la misma, es posible que necesite controlar información de varias fuentes distintas que tiene que organizar y coordinar usted mismo.
Si utiliza Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de bases de datos. Dentro de este archivo, divida los datos en contenedores de almacenamiento separados denominados tablas, vea, agregue y actualice los datos en las tablas mediante formulario en línea; busque y recupere solamente los datos que necesite mediante consultas; y analice o imprima los datos con el esquema deseado mediante informes.
La arquitectura cliente-servidor llamado modelo cliente-servidor o servidor-cliente es una forma de dividir y especializar programas y equipos de computo a fin de que la tarea que cada uno de ellos realiza se efectúe con la mayor eficiencia, y permita simplificar las actualizaciones y mantenimiento del sistema.
Un sistema Cliente/Servidor Suele Ejecutarse en al menos dos sistemas distintos (uno hace de cliente y el otro de servidor). No obstante, es posible que tanto el cliente como el servidor se encuentren en un único sistema. Generalmente un servidor proporciona servicios a varios sistemas clientes, aunque puede haber un único sistema. La función del cliente suele llevarla a cabo un servidor de archivos, excepto cuando se necesita el máximo rendimiento y debe utilizarse un servidor especializado. A menudo el cliente es un sistema de escritorio conectado en red. Siempre que el usuario necesite recuperar o almacenar información, la parte cliente de la aplicación ejecuta una solicitud, que se envía (generalmente por una red) al servidor. El servidor ejecuta entonces la solicitud y devuelve la información al cliente.
Los sistemas Cliente/Servidor se desarrollaron inicialmente para conseguir un rendimiento considerablemente superior con un aumento moderado del precio, pasando parte del procesamiento de la parte del cliente al servidor. De esta forma puede mejorar el rendimiento, pero apenas afecta al costo.
Lo anterior suena bastante atractivo, pero en realidad en la practica existen elementos debemos de tomar en cuenta antes de decidirnos por este modelo; ya que al igual que cualquier otro modelo de programación, éste presenta ventajas y desventajas. A continuación presentamos algunas de ellas:
Diseño de una base de datos:
Antes de utilizar
Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que
formarán la base de datos, es importante invertir algún tiempo en diseñar la
base de datos. Un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear
una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva,
precisa y eficaz.
Pasos para diseñar una base de datos:
Determinar la
finalidad de la base de datos.
Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.
Determinar los campos que se necesitan en las tablas.
Identificar los campos con valores exclusivos.
Determinar las relaciones entre las tablas.
Precisar el diseño.
Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.
Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.
Determinar la finalidad de la base de datos: El primer paso para diseñar una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.
Determinar las
tablas que se necesitan: Determinar las tablas puede ser el paso más complicado
del proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que
desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los
formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no
proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los
producen.
No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho,
posiblemente sea más conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos
y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información
teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:
Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe
duplicarse entre las tablas. Cuando cada elemento de información está almacenado
en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y
elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan
información diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar la dirección y
el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.
Cada tabla debe contener información sobre un asunto.
Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la
información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por
ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente
de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar
a la vez la información sobre el cliente.
Determinar los campos que se necesitan: Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:
Relacione cada campo
directamente con el asunto de la tabla.
No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una
expresión).
Incluya toda la información que necesite.
Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y
Apellidos, en lugar del Nombre completo).
Identificar los campos con valores exclusivos: Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.
Determinar las relaciones entre las tablas:
Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos
de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver
a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello,
debe definir relaciones entre las tablas.
Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos bien diseñada
existente. Para ver las relaciones de la base de datos de ejemplo Neptuno, abra
la base de datos Neptuno.mdb y en el menú Herramientas elija Relaciones.
Precisar el diseño:
Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el
momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar.
Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya
rellenado las tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las
tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede
utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de
los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque
duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.
Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos: Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y módulos que desee.
Utilizar las
herramientas de análisis de Microsoft Access:
Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a precisar el
diseño de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede analizar el
diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es
conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es
necesario.
El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar
recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede
implantar estas recomendaciones y sugerencias.
Que es Access?
En este punto vamos a definir en muy pocas palabras lo que es una base de datos, es una colección de datos, ejemplos sencillos de bases de datos son un listín de teléfonos, una chequera y ejemplos más complejos de bases de datos son, las facturas, una relación de pedidos, etc. Además Access es una Base de datos relacional,esto quiere decir que permite relacionar diferentes tipos de información , de modo que se puedan usar al mismo tiempo.
Elementos de una base de datos de Access
Lo más importante en una base de datos es la información que posee. Pero en una base de datos hay otros elementos importantes, a los que se les llama objetos.
La lista de objetos con los que trabaja un usuario es:
Tablas que contienen la información.
Consultas que permiten hacer preguntas acerca de algunos datos o cambiar aspectos de los datos.
Formularios permiten ver u editar la información.
Páginas son archivos con formato HTML que permiten ver los datos de Access con Internet Explorer.
Informes permiten resumir e imprimir datos.
Macros que realizan una o más acciones de las bases de datos de forma automática.
Los Módulos son otros tipos de objetos con los que el usuario puede trabajar. Un Módulo es un programa en que se escribe con Visual Basic, para automatizar y realizar previo mandato las funciones de las bases de datos.
Consultas de tabla referencia cruzada, estas consultas resumen los datos según las categorías de forma que se obtienen respuestas a preguntas como ¿Cuáles fueron las ventas, de lp´s de grupos españoles, el año pasado?, Estas consultas se pueden hacer con ayuda de una Asistente para referencia cruzada, el asistente ayudará al usuario a plantear la consulta.
Consultas de creación de tablas, cuando el usuario cambia una consulta de selección por una consulta de creación de tablas, los resultados se observan en una nueva tabla. Consulta de actualización, el usuario puede realizar cambios globales en una tabla, como cambiar los valores de una campo a la casilla superior etc.
Consulta de datos anexados, el usuario puede utilizar estas consultas cuando sesee añadir información a una tabla con datos de otra.
Consulta de eliminación, eliminan rápidamente grupos enteros de registros de una tabla, sin que el usuario tenga que ir eliminándolos uno por uno.
Formularios
Cuando el usuario abre una tabla en Access se presenta en una hoja de datos.
En Vista Formulario el usuario puede ver todos los campos para el registro que escoja al mismo tiempo. Al contrario que el la hoja de datos que el usuario tiene que recorrer toda la tabla para encontrar el registro. El empleo de formularios nos facilita algunas tareas como añadir, editar o ver datos.
Los formularios se pueden hacer con mayor rapidez utilizando la opción de Autoformularios, que permite crear los siguientes tipos de formularios sin la necesidad de dar más información que la del nombre de la tabla o de la consulta:
o En columnas: Crea un formulario con un registro por página y los campos dispuestos en una columna.
Tabular: Los campos se disponen en formato tabular, alineados en filas en vez de en columnas.
Hoja de datos: Muestra registros múltiples en la ventana formulario, al igual que en la ventana Tablas.
Objetos de formularios para fines específicos
Los formularios pueden incluir: hipervínculos con páginas Web u otros datos, objetos OLE, y otros tipos de objetos con fines específicos
Informes
Los informes son otro tipo de objeto que se pueden usar en Access para ver o imprimir datos. Con Access se pueden crear informes en blanco, aunque esto no será necesario debido a todas las herramientas disponibles para ayudar al usuario:
El Asistente para informes guía al usuario a través de todos los pasos necesarios para diseñar un informe.
El Auto informe puede crear informes en columnas o tabulares.
El Asistente para gráficas le ayuda a crear todo tipo de gráficas, desde gráficas circulares, hasta gráficas en 3 dimensiones.
El Asistente para etiquetas crea informes para imprimir etiquetas que se ajustan a formatos predefinido
Macros
Una macro ejecuta de forma automática uno o más comandos de las bases de datos cuando se lo ordena. Son muy útiles cuando el usuario realice funciones de forma repetida. Tipos de trabajos que se pueden realizar con una macro:
Imprimir varios informes de fin de mes.
Añadir un nuevo registro a una tabla, añadir la fecha y sus iniciales.
Importar un archivo de datos, ejecutar consultas para formatear los nuevos datos y añadir la información resultante a otra tabla de la base de datos.
Imprimir cartas para clientes y añadir notas en los registros sobre cuándo se enviaron las cartas.
Copiar datos de un formulario a otro.
Una vez que la macro está creada el usuario la puede ejecutar a partir de la ventana de Base de datos o añadirla a un botón de comando en un formulario.
