1. Sesuatu ekspedesi yang hendak dilancarkan mestilah dirancang terlebih dahulu. Perancangan adalah merupakan teras kepada proses perlaksanaan. Sesuatu ekspedesi tidak akan terlaksana secara sewenang-wenangnya tanpa mengalami proses perancangan. Kejayaan sesuatu ekspedesi adalah bermula dari perancangan yang berkesan.
2. Merancang yang dimaksudkan di sini ialah kerja-kerja perancangan yang melibatkan ekspedesi di dalam bentuk tersusun atau ‘organised’ yang dimaksudkan bagi sesutu kumpulan tertentu. Jika ekspedesi itu dibuat bagi diri sendiri (di antara dua tiga orang rakan) tanpa melibatkan organisasi maka ia dikenali sebagai aktiviti persendirian atau ‘private’. Walau bagaimana pun kedua-duanya memerlukan perancangan. Sesuatu perancangan itu bila dilahirkan dalam bentuk bertulis yang lengkap dan menyeluruh, maka ia dinamakan kertas kerja atau kertas projek. Ekspedesi tersusun adalah dirancangkan dalam bentuk kertas kerja, manakala ekspedesi private atau apa jua aktiviti persendirian tidak semestinya dirancang dalam bentuk persendirian. Oleh itu bolehlah dikatakan bahawa sesuatu perancangan yang tidak bertulis itu adalah kertas kerja yang masih tersimpan di dalam kepala dan oleh yang demikian ia mampu menghasilkan perlaksanaan. Meskipun cara yang akan dihuraikan ini khusus bagi tujuan ekspedesi tersusun tetapi ia juga merupakan panduan kepada merancang ekspedesi persendirian atau bagi tujuan aktiviti biasa (bukan ekspedesi) kerana huraian bagi merancang ekspedesi tersusun ini adalah lebih lengkap dan menyeluruh.

1. Langkah awal bagi merancang adalah bagi mendapatkan berapa banyak maklumat yang boleh mengenai lokasi di mana aktiviti akan di adakan mengenai sumber-sumber yang ada disekitar. Perancangan tidak dapat diteruskan atau akan tergendala tanpa maklumat-maklumat berkaitan. Sebagai contoh seseorang itu tidak dapat menganggarkan waktu yang mengcukupi bagi sesuatu perjalanan jika ia tidak mempunyai maklumat tentang jarak dan bentuk muka bumi. Maklumat-maklumat boleh diperolehi dengan menggunakan beberapa sumber-sumber seperti individu tertentu, laporan ekspedesi yang telah lalu, berita dan rencana akhbar serta majalah, peta, brocher, persatuan, agensi-agensi kerajaan dan syarikat swasta. Malah apa yang terkandung, boleh merupakan salah satu sumber bagi maksud perancangan ekspedesi. Di bawah ini ialah di antara beberapa contoh maklumat yang dimaksudkan.
1. Cuaca/musim - berguna bagi maksud merancang jenis peralatan khusus, jenis pakaian khusus, langkah keselamatan dan lain-lain.
2. Jarak – Untuk menganggar masa dan cara bergerak.
3. Bentuk muka bumi – Untuk menganggarkan masa, pemilihan laluan (route) cara mengatasi halangan jika ada halangan, pemilihan lokasi bagi tempat berkhemah, tempat aktiviti dan lain-lain.
4. Sistem perhubungan – Bagi merancang cara pergerakkan, mengangarkan masa, pergerakkan, merancang pembawaan keluar bagi pesakit, pemilihan lokasi-lokasi seperti tempat untuk menaiki kenderaan, turun kenderaan dan lain-lain lagi.
5. Ancaman/bahaya – Maklumat ini akan menentukan tindakan keselamatan.
6. Kemudahan – Maklumat seperti terdapatnya klinik/rumah sakit, balai polis, balai raya, rumah tumpangan, kedai dan lain-lain perkhidmatan termasuk perkhidmatan pemandu akan membantu kearah merancang tempat penginapan, bantuan perubatan, prosuder keselamatan, pembelian bekalan dan lain-lain.
7. Kadar harga – Kadar harga seperti tambang, sewaan, upahan, pembelian, permit, perkhidmatan dan lain-lain kadar akan membantu kearah anggaran perbelanjaan.
2. Contoh-contoh maklumat yang telah dihuraikan di atas ialah berhubung dengan kawasan di mana ekspedesi hendak dilakukan. Bagi maklumat-maklumat yang berhubung dengan sumber-sumber yang sedia ada pula, berikut ialah di antara contoh-contohnya.
1. Tenaga manusia – Maklumat-maklumat seperti kepakaran seseorang, pengalaman, kebolehan dan kepimpinan yang ada di dalam organisasi dan yang berhampiran boleh membantu ke arah merancang organisasi bagi ekspedesi itu. Merancang program, latihan dan seterusnya bagi perlaksanaan ekspedesi.
2. Meterial – Maklumat-maklumat seperti kedudukan kewangan yang ada sumber-sumber kewangan seperti peruntukan, bantuan, sumbangan, penajaan, peralatan yang ada dan sumber-sumber bagi tujuan meminjam atau membeli peralatan itu, kemudahan tempat berlatih dan lain-lain akan membantu ke arah merancang keperluan logistik dan perbelanjaan.
3. Selain daripada itu, maklumat-maklumat mengenai peraturan-peraturan dan prosuder tertentu jua akan memudahkan kerja-kerja merancang. Sebagai contoh, maklumat mengenai peraturan bagi meminta kebenaran atau menempah kawasan aktiviti akan memudahkan tugas merancang ke arah tarikh bila perhubungan harus dibuat dengan pihak berkenaan dan beberapa wang pendahuluan harus disediakan jika berkaitan.
4. Kadang-kadang sesuatu maklumat yang ingin diketahui itu tidak dapat diperolehi segera kerana sebab-sebab tertentu, atau kadang-kadang pula timbul keperluan baharu bagi mengetahui sesuatu maklumat, lain bagi merancangkan sesuatu perkara. Kedua-dua situasi ini menyebabkan perancangan mengambil masa. Di sini nyatalah bahawa proses mengumpul maklumat itu berlaku sekali gus dengan proses merancang, malah bagi mendapatkan maklumat itu sedikit perancangan harus dilakukan iaitu seperti bagai mana ia boleh diperolehi. Walaupun kertas kerja itu dibuat di dalam satu waktu tertentu, tetapi proses perancangan telah berlaku awal dari itu samada melalui catitan atau ingatan mental. Namun demikian, sewaktu menghasilkan kertas kerja itulah perancangan yang lengkap dan muktamad di buat.

1. Perkara utama yang mesti diberikan perhatian ialah bagi menentukan tujuan atau objektif ekspedesi. Kesilapan terbesar apabila merancang ekspedesi ialah apabila objektif ekspedesi tidak digariskan. Objektif ekspedesi hendaklah diwujudkan terlebih dahulu sebelum merancang hal-hal lain kerana objektif itu merupakan kehendak-kehendak yang harus dipenuhi melalui proses perlaksanaan. Ke arah manakah perlaksanaan harus dirancangkan kalau objektif yang hendak dituju tidak ada? Sesungguhnya keberkesanan sesuatu perancangan itu dapat diukur atau disemak dengan membandingkan apa yang telah dirancang dengan apa yang dikehendaaki oleh objektif iaitu sebagai mana juga keberkesanan sesuatu aktiviti itu dapat diukur dengan membandingkan apa yang telah dilaksanakan dengan objektif yang telah ditentukan. Malangnya masih banyak pihak yang kurang mengambil kira mengenai betapa pentingnya objektif itu.
2. Objektif itu mestilah melambangkan sesuatu yang ingin dicapai. Ia hendaklah dinyatakan dengan ringkas, terang dan mudah difaham. Biasanya sesuatu ekspedesi itu mempunyai beberapa objektif. Tetapi tidaklah logik pula jika sesuatu ekspedesi itu mempunya objektif yang berjela-jela. Dibawah ini diberikan satu senarai contoh objektif sebagai panduan.
1. Memberikan pendidikan kepada peserta terhadap teknik-teknik kegiatan luar.
2. Mendedahkan peserta kepada beberapa bidang kegiatan luar.
3. Menimbulkan minat peserta terhadap kegiatan luar.
4. Memberikan latihan kemahiran di bidang kegiatan luar.
5. Memupuk semangat kerjasama, perpaduan dan kekitaan di kalangan peserta.
6. Mengenal pasti kawasan-kawasan yang sesuai dijadikan lokasi kepada aktiviti kegiatan luar.
7. Memberikan pengalaman praktikal kepada peserta berhubung pelajaran teori yang telah diberikan.
8. Menguji ketahanan fizikal dan mental para peserta.
9. Mengalakkan peserta mengunakan masa lapang dengan cara yang berfaedah dan bermakna.
10. Melahirkan pemimpin bagi aktiviti kegiatan luar.
11. Menyemaikan rasa cinta dan hormat kepada alam semulajadi.
12. Mendidik peserta kearah amalan konservasi yang berkesan.

Selepas menggariskan objektif ekspedesi, maka tarikh yang sesuai hendaklah dicadangkan berdasarkan kepada maklumat-maklumat yang ada. Maklumat-maklumat yang mempengaruhi ke atas pemilihan tarikh ialah seperti musim, cuaca, hari-hari percutian, acara perayaan tertentu, kehebdak projek yang telah dijadualkan dan lain-lain keperluan tertentu. Tarikh aktiviti itu mesti ditentukan supaya perkiraan masa dapat bermula. Tarikh itu pula hendaklah tidak terlalu awal supaya ia dapat memberikan masa yang cukup bagi segala persiapan dan urusan sebelum aktiviti memasuki tahap perlaksanaan. Jika perlu tarikh alternatif boleh juga dicadangkan.

1. Organisasi adalah jentera yang menggerakkan aktiviti untuk kumpulan. Oleh itu ia perlu dirancangkan di mana hal-hal berikut perlu ditentukan.
1. Penganjur – Catatkan siapa atau pihak manakah yang akan mengnjurkan ekspedesi itu. Jika ekspedesi itu perlu dianjurkan bersama, siapakah penganjur bersama itu.
2. Peserta – Siapakah kumpulan sasaran bagi ekspedesi itu. Nyatakan serba sedikit ciri-ciri yang diperlukan.
3. Saiz Kumpulan – Nyatakan had maksima dan had minima bagi penyertaan ekspedesi itu. Kepada berapa kumpulan kecilkah (jika perlu), kumpulan akan dibahagikan.
4. Syarat – Huraikan Syarat-syarat tertentu bagi menyertai ekspedesi berhubung dengan jantina, had umur, keadaan tubuh badan kelulusan akademi (jika berkaitan), kelayakkan atau kemahiran tertentu dan lain-lain syarat yang berkaitan .
5. Pimpinan – Cadangkan siapakah yang akan mengetuai ekspedesi apabila ia dilaksanakan. Mencadangkan dua tiga nama mereka yang berpotensi adalah juga baik. Jika tidak dapat menyatakan nama atau nama-nama tertentu, maka gariskan pula syarat-syarat tertentu bagi pemilihan bakal ketua.
6. Jawatankuasa – Cadangkan jawatankuasa-jawatankuasa yang diperlukan bagi melaksanakan keseluruhan ekspedesi itu.

Bagi melaksanakan ekspedesi, keperluan logistik hendaklah dirancangkan. Tanpa peralatan misalnya, sesuatu ekspedesi tidak dapat dilaksanakan walaupun ia mempunyai organisasi yang kuat. Di antara perkara-perkara yang harus disentuh berhubung dengan keperluan ini adalah seperti berikut:-

1. Peralatan/Bekalan/Pakaian - Nyatakan apakah peralatan,bekalan makanan dan jenis pakaian yang diperlukan bagi ekspedesi itu sesuai dengan cuaca, jenis aktiviti, bentuk muka bumi, tempoh ekspedesi dan lain-lain faktor berdasarkan kepada maklumat yang telah diperolehi. Catitkan berapa kuantitinya yang mencukupi, bagaimanakah cara mendapatkannya, berapa harganya jika mahu dibeli dan bila ia mesti diperolehi.
2. Pengangkutan – Berdasarkan kepada maklumat yang ada dan keperluan-keperluan yang tertentu, bila diperlukan dan dari mana ke mana. Cadangkan jenis kenderaan yang sesuai dan dari mana sumbernya. Jika di sewa berapa kadarnya.
3. Penginapan – Bagimana tentang penginapan peserta disepanjang ekspedesi termasuk waktu melapor diri dan setelah tamat ekspedesi sebelum bersurai ke rumah masing-masing. Apakah bentuk penginapan yang sesuai berdasarkan kepada jarak, bentuk muka bumi dan kemudahan yang boleh diperolehi. Jika menyewa, berapakah kadar harga sewa.