Het kind zelf is de ontlener, en wordt vergezeld door een ouder of opvoedende begeleider.

Het lidgeld bedraagt jaarlijks 3 euro of 4 euro indien ook andere gezinsleden speelgoed ontlenen.

Per keer mag elk kind 3 stukken speelgoed meenemen voor een periode van maximaal 4 weken. Per stuk speelgoed wordt 0,5 euro (voor enkele stukken 3 euro) ontleningsgeld betaald.

De ouder is verantwoordelijk voor het speelgoed vanaf de ontleningsdatum totdat het speelgoed opnieuw in de speel-o-theek is.

De ontleningsperiode van 4 weken kan slechts 1 maal verlengd worden, mits telefonische verwittiging, dit ten laatste op het einde van de eerste periode van 4 weken. Indien het speelgoed ondertussen gereserveerd werd, kan geen verlenging verkregen worden.

Reserveren van een stuk speelgoed dat op het moment van uw bezoek is uitgeleend, is mogelijk. Wanneer het door u gereserveerde stuk binnenkomt, wordt u telefonisch verwittigd. Vanaf dat moment blijft het speelgoed te uwer beschikking gedurende 4 weken. Na deze periode wordt het opnieuw ter ontlening aangeboden aan de andere leden. Bij reservatie worden 0,5 euro reservatiekosten aangerekend.

Bij het ontlenen worden de onderdelen nagekeken en geteld door de ontlener. Hij vermeldt aan de speel-o-thecaris de ontbrekende stukken en/of eventuele schade. Als het lid het meegenomen speelgoed niet heeft nagekeken, wordt het verondersteld volledig te zijn en vrij van schade, tenzij dit bij de ontlening anders genoteerd werd.

Voor het terugbrengen wordt het speelgoed thuis nagekeken en schoongemaakt.

Bij het terugbrengen wordt het speelgoed door een medewerker van de speel-o-theek gecontroleerd.

Het kan gebeuren dat speelgoed beschadigd of spoorloos is. De verantwoordelijke van de speel-o-theek bepaalt of de schade al dan niet afbreuk doet aan de speelwaarde. Voor verloren of beschadigd materiaal dat geen afbreuk doet aan de essentie van het spel, wordt een vergoeding van 1 euro gevraagd. Wanneer door de schade de speelwaarde wordt aangetast, of bij volledig verlies, bedraagt de schadevergoeding de aankoopprijs van het speelgoed.

Bij te laat terugbrengen (vanaf de vijfde week) wordt een boete aangerekend van 0.5 euro per stuk. Indien aanmaningsbrieven verstuurd dienen te worden, worden ook de administratiekosten aangerekend. Na een periode van vier maanden, gerekend vanaf de datum waarop het speelgoed oorspronkelijk moest worden binnengebracht, wordt het speelgoed als verloren beschouwd, en zal de ouder (verantwoordelijke) de vervangingswaarde van het verloren speelgoed betalen + de boete + de administratiekosten, opgelopen gedurende de verstreken ontleningsperiode.

Het beëindigen van het lidmaatschap is maar mogelijk indien al het speelgoed teruggebracht is, en eventuele boetes en/of schadevergoedingen vereffend zijn. Tot zolang mag jaarlijks het lidgeld aangerekend worden.

Al het speelgoed wordt ontleend zonder batterijen.