MICROSOFT EXCEL ES
UNA HERRAMIENTA QUE NOS PERMITE HACER HOJAS DE CALCULO, ES DECIR
INGRESAS FORMULAS, OBTENER GRÁFICOS Y ESTADÍSTICAS A PARTIR DE UNA
SENCILLA TABULACIÓN DE DATOS EN LA PÁGINA.
A
CONTINUACIÓN SE DETALLA UN POCO SU FUNCIONAMIENTO:
INICIO
DEL
PROGRAMA
Para
poner en marcha el programa lo abrimos. Existen varias formas, por
ejemplo partiendo del botón "Inicio" de la esquina inferior izquierda.
Nos
aparece la pantalla del programa
La
pantalla nos muestra una serie de barras de menú y una zona cuadriculada
con numerosas casillas.
IMPORTANTE:
La pantalla del programa puede mostrar distinto aspecto dependiendo de
las barras de menú que se encuentren activadas. Si durante este curso
hablamos de una barra de menú que no puede ver, tiene que ir
precisamente a la instrucción "Ver" de la barra superior y pulsar
"Barras de herramientas"
Diferentes partes de la pantalla
Veamos
ahora las diferentes partes de la pantalla comenzando por la parte
superior.
|
La Barra de
Título. La barra azul de arriba muestra el nombre del programa y
el nombre del fichero. Como no hemos dado nombre todavía al fichero
pone Libro 1, si el fichero tiene nombre pondrá el nombre que le hemos
dado. A la derecha se encuentran los botones típicos de Windows para
reducir la imagen y para cerrar. |
|
La siguiente es la
Barra de menú, desde la que aparecen los menú con todas las
órdenes fundamentales. |
|
A continuación,
La Barra Estándar nos permite realizar rápidamente algunas de las
operaciones más comunes como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o
copiar y pegar lo copiado en otro lado. |
|
La Barra de
Formato. La Barra de formato puede aparecer a continuación de la
Barra estándar o en una fila independiente. |
Para
cambiar entre una y otra alternativa:
|
Nos situamos sobre
una Barra y pulsamos el botón DERECHO del ratón. |
|
Pulsamos
Personalizar. |
|
Y en la pestaña
Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmación de "Las
Barras Formato y Estándar comparten una fila" |
La Barra de Fórmulas y la Hoja de trabajo
·
La Barra de Fórmulas. La siguiente barra muestra la celda activa en
este caso la A1 y la zona para escribir o insertar fórmulas en la celda
activa.
Podemos
cambiar de celda activa pulsando sobre el primer recuadro de esta barra
y sustituyendo el A1 por la celda a la que nos queremos cambiar.
LA
HOJA DE TRABAJO
El gran
área formada por cuadrículas constituye la hoja de trabajo de la hoja
de cálculo.
LAS
COLUMNAS
En
nuestra pantalla a continuación tenemos las columnas designadas por
letras.
En la
siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G
La hoja
de cálculo es mucho más grande de lo que aparece en pantalla. Si nos
desplazamos a la derecha hasta el final llegamos en nuestra hoja de
cálculo hasta las columnas IQ, IR, IS, IT, IU y IV. Podemos desplazarnos
por la hoja de cálculo utilizando las flechas del teclado.
LAS
FILAS
| Las filas se
nombran mediante números. En la imagen las filas 1, 2, 3, 4, 5, 5
y 7 |
|
|
|
|
LAS
CELDAS
Las
celdas se nombran por su columna y por el número de su fila
Escribir en la Hoja de trabajo
Vamos a
escribir en la casilla B2 "Presupuesto Anual" y en la C2 "Total Ventas"
| Hemos escrito
"Presupuesto Anual" pero solo se ve "Presupuesto". La palabra
"Anual" está oculta por la siguiente columna.
|
| Podemos hacer
que se vea "Presupuesto Anual" ampliando la columna.
|
|
| Nos situamos
con el cursor en la barra donde están las letras que designan las
columnas, entre las dos columnas. Véase la crucecita en la figura.
|
| Y manteniendo
pulsado el botón izquierdo del ratón nos desplazamos. |
|
|
Cambiar el tamaño de visualización de las filas
|
Podemos cambiar la
visualización de toda la Hoja de Trabajo mediante el comando Zoom,
de la Barra Estándar . . |
·
Si seleccionamos un número más pequeño la pantalla mostrará un
mayor número de celdas de menor tamaño
Las Hojas
LA
HOJA DE TRABAJO
La hoja
de trabajo se compone de 256 columnas y varios miles de filas.
|
Para movernos por las
distintas filas de la hoja de trabajo utilizando la barra de
desplazamiento que se encuentra en el lateral derecho de la pantalla.
|
Y
cambiar las columnas que se muestran en pantalla mediante la barra de
desplazamiento inferior
|
Otra opción para
desplazarnos y cambiar las celdas que se muestran en pantalla es
utilizar las flechas del teclado, para movernos arriba, abajo, derecha
e izquierda. |
|
Otra alternativa para
movernos es:
|
Pulsar en el
teclado "Enter" para bajar una fila.
|
|
Pulsar en el
teclado el "Tabulador" (una tecla de la esquina izquierda con
flechas), para avanzar una columna. |
|
HOJAS
En la
parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las
distintas hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias
hojas. Podemos realizar por ejemplo en cada hoja un presupuesto y
posteriormente integrarlos.
Es
aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos
proyectos, presupuestos o apartados analizados. Activamos por ejemplo la
"Hoja número 2"
Y la
barra inferior que nos facilita el movernos por la Hoja del Cálculo.
Seleccionar Filas y Columnas
Marcar o
seleccionar un conjunto de celdas es muy útil para realizar de forma
conjunta operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un
nuevo formato a un gran grupo de celdas es mucho más rápido marcar el
grupo y aplicar a todas a la vez el nuevo formato.
·
Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que designa la
fila. Y si queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado
el botón y nos desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas
4,5 y 6.
SELECCIONAR COLUMNAS
|
Para marcar una
columna completa nos situamos en la barra superior de la columna donde
se encuentran las letras que designan las columnas y pulsamos el botón
izquierdo del ratón. |
|
Podemos seleccionar
varias columnas si mantenemos pulsado el botón del ratón y nos
desplazamos a las siguientes columnas. |
Seleccionar Bloques de celdas
Escoger
un conjunto de celdas
|
Podemos fácilmente
seleccionar un rectángulo de celdas pulsando sobre la celda situada en
una esquina y manteniendo pulsado el ratón nos movemos hacia la
esquina opuesta. |
|
Otra forma de hacerlo
es marcar la primera celda y manteniendo pulsada la tecla de
mayúsculas del teclado movernos a la última. |
Seleccionamos por ejemplo desde la celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la
B3 y nos movemos a la D5.
¿Qué
hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas?.
Por
ejemplo queremos marcar las celdas B3,B4,B5 y las D3 y D4
-
Nos movemos desde B3
a B5 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón.
-
Mantenemos pulsada la
tecla "Ctrl"
(la tecla Control se encuentra en la esquina inferior izquierda del
teclado) pero soltamos el botón del ratón y nos movemos
a D3
-
Nos movemos desde D3
a D4 manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón.
SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS
Puede
ser útil seleccionar todas las celdas. Por ejemplo cuando queremos dar
un mismo formato a todas las celdas
|
Pulsamos sobre la
esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba del "1" que
designa la primera columna. |
Introducir Datos y Cambiarlos en la Hoja de Trabajo
|
En la hoja de cálculo
podemos introducir texto, números y funciones. |
|
Nos situamos marcando
con el ratón por ejemplo en la celda A2 y escribimos PRESUPUESTO
ANUAL. |
|
Al introducir datos
en una celta aparece en la Barra el símbolo X que nos permite
cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir si nos hemos
equivocado o arrepentido. |
·
Y aparece el símbolo para confirmar o introducir la información.
Otra forma de confirmar es simplemente pulsando Enter en nuestro
teclado.
REALIZAR CORRECCIONES
Para
cambiar el contenido de una celda que ya he confirmado:
·
Pulso sobre la celda que quiero cambiar. El programa muestra el
contenido en la parte superior.
·
Hago clic sobre la parte de la Barra que muestra el contenido de
la celda.
·
Y pulsando en la tecla "Supr" borro el contenido o pulso en
la tecla de retroceso que se encuentra encima de Enter en el teclado
para realizar modificaciones.
Por
ejemplo he escrito PRESUPUESTO ANUAL pero descubro que tenia que poner
PRESUPUESTO MENSUAL
Dar Formato a los Datos introducidos
|
Tenemos que
seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el formato.
Anteriormente vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos
introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y marcamos las
celdas a las que deseamos dar formato. |
|
Vamos a realizar un
ejemplo en el que: |
|
A) Pondremos una
Línea de Contorno a nuestro presupuesto. |
|
B) Cambiaremos el
tipo de letra a Verdana y aumentaremos el tamaño de las letras.
|
|
C) Pondremos
"PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita. |
|
D) En azul las
letras correspondientes a los conceptos de gasto. |
|
E) Y el fondo de
las celdas con números lo pondremos de color verde claro
|
|
|
Podemos utilizar el
menú Formato de la Barra superior o Barra menú. |
|
También podemos
acceder directamente a las funciones de formato más utilizadas
teniendo activada en pantalla la Barra de Formato. Hemos
pulsado en el botón de flecha "Mas botones" para que se
visualicen el resto de opciones. |
Si no
aparece en su pantalla la Barra de Formato la activamos con el
comando Ver de la Barra de Menú
Ejemplo de Formato
A) Vamos
a poner una línea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias
celdas.
·
Pulsamos sobre Formato
y Celdas una vez que tenemos seleccionadas las celdas
sobre las que queremos aplicar el formato.
·
Y aparece el formulario Formato de celdas.
o
En nuestro ejemplo en Línea hemos seleccionado una gruesa.
o
Pulsamos sobre Contorno
o
Y Pulsamos Aceptar
Y
nuestro presupuesto nos queda recuadrado.
B) Vamos
a cambiar el tipo de letra a Verdana y aumentar a 16 el tamaño de las
letras..
|
Seleccionamos las
celdas |
·
En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón que muestra
un triángulo para cambiar el tipo de letra. Y seleccionamos por ejemplo
Verdana.
|
Y aumentamos el
tamaño de las letras a 16, pulsando sobre el siguiente botón y
seleccionado 16 |
C) Poner
"PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.
|
Seleccionamos la
celda que queremos poner en negrita. |
|
Y pulsamos la N
de la Barra de Formato |
D) Vamos
en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a
los conceptos de gastos.
·
Seleccionamos desde la celda donde pusimos Casa a la celda Ropa.
·
Si nuestra pantalla no muestra el botón Color de Fuente,
pulsamos sobre el botón Mas Botones que se encuentra al final
de la Barra de Formato. Y pulsamos sobre el botón Color de
fuente.
·
Marcamos el color deseado.
E) Poner
el fondo de las celdas con números de color verde claro.
·
Seleccionamos la celdas a las que deseamos cambiar el color del
fondo.
·
En la Barra de Formato pulsamos sobre Color de relleno.
·
Y pulsamos sobre el color verde claro.
Hemos
cambiado el tamaño de las columnas para visualizar las palabras
completas. Como vimos anteriormente para cambiar el tamaño de las
columnas nos situamos con el cursor entre las letras que designan las
columnas y manteniendo pulsado el botón del ratón nos movemos.
Y el
resultado correspondiente a nuestro ejemplo para cambiar el formato nos
queda como muestra la imagen de la derecha.
Formulario Formato de Celdas
Las
opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la
Barra de Menú
·
Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato.
·
Pulsando sobre Formato en la Barra superior y
·
Celdas.
·
En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos
sobre la pestaña de Fuente
·
En este formulario podemos cambiar la alineación de los datos
introducidos, pulsando sobre la pestaña alineación y marcando una nueva
opción.
·
Podemos cambiar el aspecto de las líneas que delimitan las celdas
utilizando la pestaña Bordes y seleccionando por ejemplo unas
líneas más gruesas.
·
Igualmente podemos cambiar el formato numérico en Número, y poner
un formato monetario por ejemplo.
·
En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas
seleccionando diferentes tramas y proteger para ocultar o bloquear
celdas
Alinear los Datos
Podemos
llegar a las instrucciones para cambiar la alineación por varios
caminos. Por ejemplo con los mismos datos que escribimos anteriormente
ahora:
A) Los
números los vamos a centrar con respecto a su celda.
|
Seleccionamos las
celdas correspondientes a los números que queremos centrar.
|
|
En la Barra de
Formato pulsamos sobre el botón con la imagen de Centrar. Si la
imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar en el botón Mas
Botones situado en el lateral derecho de la Barra formato.
|
B) La
palabra TOTAL la vamos a alinear a la derecha.
|
Para alinear a la
derecha la celda donde escribimos TOTAL practicaremos otro camino.
|
|
Marcamos la celda y
pulsamos el botón DERECHO del ratón |
|
Pulsamos sobre
Formato de celdas |
|
Pulsamos sobre la
pestaña Alineación |
|
Y en Horizontal
seleccionamos Derecha |
Y el
resultado
Guardar y Recuperar los Archivos
GUARDAR LOS ARCHIVOS
Tenemos
varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja
de cálculo.
·
En la Barra de Menú pulsamos sobre Archivo y
·
Guardar como
·
En el formulario que aparece le ponemos un nombre al fichero que
guardamos. En nuestro caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable
ser ordenado y asignar diferentes directorios a los distintos tipos de
ficheros y trabajos.
·
Y pulsamos Guardar
RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS GUARDADOS
·
Pulsamos sobre Archivo en la Barra de Menú
·
Pulsamos sobre Abrir
·
Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el
fichero que deseamos abrir no se encuentra el el listado que aparece nos
movemos por los diferentes directorios para encontrarlo.
|
Si el archivo que
deseamos abrir ha sido uno de los últimos que hemos archivado con
Excel al final del menú Archivo puede aparecer. |
Operaciones Numéricas
REALIZAR OPERACIONES NUMERICAS
Excel es
una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es
trabajar con grandes volúmenes de números y realizar cálculos numéricos.
Sumar
números.
|
Marcamos los números
que deseamos sumar. |
|
Pulsamos sobre el
símbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estándar.
|
COMPONENTES DE LAS FUNCIONES
Si
realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde
aparece el resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra
de fórmulas aparece la expresión =SUMA(B4:B7).
La anterior fórmula se compone de:
|
Comenzamos con el
signo igual. Todas las
fórmulas comienzan con el signo igual para indicarle al programa que
se trata de una función y no de un texto. |
|
A continuación la
función, es decir la operación
matemática que deseamos realizar. En nuestro caso SUMA |
|
Y lo siguiente es
especificar las celdas, donde
se encuentran los números sobre los que deseamos realizar la
operación. En este caso como queremos sumar los números que se
encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos B4 dos puntos y B7.El
formato es por ejemplo B4:B7 |
EJEMPLOS
Vamos a
sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1.
Vamos a escribir nosotros la fórmula.
|
Escribimos 34 en la
celda A1 y 56 en la celda B1 |
|
Nos situamos en C1 y
escribimos =SUMA(A1:B1) y |
|
Pulsamos Enter
en nuestro teclado o pulsamos el botón aceptar de la Barra fórmulas.
|
SUMAS
EN FILAS Y COLUMNAS
Vamos a
sumar por filas y por columnas.
·
Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.
·
Marcamos las celdas que contienen los números y dejamos celdas
libres en la columna y fila siguientes.
·
Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de fórmulas.
Y el
resultado es que:
·
Los primeros cuatro números de la columna C son el resultado de
sumar los dos números de cada fila.
·
Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los números
de la columna superior.
·
Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de
todos los números que tenemos inicialmente en las dos columnas
Operadores matemáticos
Las operaciones matemáticas fundamentales pueden
realizarse directa y fácilmente con el programa Excel.
SUMAR
Para
sumar directamente varios números:
|
Seleccionamos una
celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=",
para indicar al programa que se trata de una operación matemática.
|
|
Sumamos utilizando el
signo + |
|
Pulsamos Enter
o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de
cambiar de celda. |
Por
ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y
pulsamos Enter en el teclado.
MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS
·
Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo
*.
Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y
pulsamos Enter en el teclado.
·
Dividir. Dividimos con el símbolo
/ .
Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2
escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter.
·
Potencias. elevar un número a una potencia es multiplicar
ese número por si mismo un cierto número de veces. Por ejemplo, dos
elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para
elevar un número a un número a una cierta potencia podemos emplear el
símbolo
^ .
Por
ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar
Enter en la celda aparece el resultado de 16
EL
ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS
En
matemáticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado.
El
programa Excel calcula en un cierto orden:
|
Primero las
operaciones entre paréntesis. |
|
Las potencias
|
|
Las multiplicaciones
y divisiones |
|
Sumas y restas.
|
EJEMPLO
Realizar
la operación 4*(4-3)
NO es 4
por 4 menos 3 que daría como resultado 13
Sino que
primero se calcula el paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se
multiplica por 4.
Por
tanto el resultado es 4
EJEMPLO
¿Cuál
es el resultado de la operación 4+5*2-7*(2+3)^3 ?
|
El programa primero
calcula el paréntesis (2+3) que da 5 |
|
Después calcula la
potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125 |
|
A continuación las
multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que da 875
|
|
Nos queda 4+10-875
es decir 14 menos 875 que da como resultado un número negativo -861
|
Funciones
Las
anteriores fórmulas utilizan los operadores matemáticos normales,
mientras que las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de
parámetros. Las funciones son fórmulas predefinidas, que utilizan
ciertos valores denominados argumentos.
Por
ejemplo la función que nos permite realizar la suma de los números
introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:
|
Comenzamos la función
con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de una
función. |
|
El nombre de la
función que queremos realizar. La operación que deseamos realizar en
este caso SUMA |
|
El argumento que en
este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los
números a sumar. |
En este
curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las
fórmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden
ser números, texto, valores lógicos, matrices o referencias de celdas.
Las
funciones adoptan la forma de =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...),
donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma.
Por
tanto para sumar los números introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4
tenemos varias posibilidades
| Utilizar la
función SUMA y escribir todos los argumentos uno detrás de otro
|
|
=SUMA(A1;A2;A3;A4) |
| Utilizamos
la función SUMA pero ahora resumimos las celdas escribiendo la
primera, dos puntos y la última |
|
=SUMA(A1:A4) |
| Sumamos
mediante el operador matemático suma u escribiendo todas las
celdas |
|
=A1+A2+A3+A4 |
EJEMPLO
Vamos a
partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen. Vamos a
utilizar dos funciones:
|
Calcular las sumas y
|
|
Una función para
calcular que cantidad corresponde a las ventas más bajas de un mes y
zona. |
·
El texto "Ventas mensuales" lo tecleamos en la celda A1 y luego
hemos marcado desde la celda A1 a la E1 y pulsado el botón Combinar y
centrar.
·
Para adaptar el formato de los números hemos utilizado el botón
Euro de la barra de formato.
Vamos a
utilizar primero la función Autosuma que conocemos para calcular
los totales. Para sumar la primera columna la función quedaría =SUMA(B4:B7)
Independientemente del cálculo anterior vamos a calcular el mes y la
zona al que corresponden la ventas más bajas utilizamos la función
Mínimo que se designa por MIN.
Vamos a
calcular el mínimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por
tanto el argumento es la zona de datos sobre la que deseamos calcular
el mínimo. Es decir desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe
(B4:C7)
La
función queda =MIN(B4:C7)
Escribimos la función en la celda B11
Y el
resultado se muestra en la siguiente imagen.
Una de
las cuestiones más interesantes de las
Hojas de Cálculo es que nos permite cambiar los datos y las funciones
recalculan los resultados teniendo en cuenta los nuevos datos.
Por ejemplo vamos a sustituir el número 122,00 que aparece en la celda
C7 por el número 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su columna
y al resultado mínimo de ventas.
Y el
resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que
hemos efectuado y la función mínimo también.
Insertar Función
El
programa Excel cuenta con gran número de funciones predefinidas a las
que se accede fácilmente partiendo del botón Pegar Función.
|
Nos situamos en la
celda donde queremos colocar la fórmula y donde se mostrara el
resultado de la función. en nuestro ejemplo vamos a calcular la media
aritmética de los valores introducidos en las celdas A4, B4, C4 y D4 y
el resultado queremos que aparezca en E4. La media aritmética suma los
números y los divide entre el número de elementos sumados. Por tanto
nuestra función realizará la operación matemática de sumar 4+6+2+10 y
dividir por cuatro. |
|
En la Barra Estándar
pulsamos sobre el botón Pegar Función |
|
Nos aparece un cuadro
en el que tenemos primero que seleccionar el grupo en que se encuentra
la función que deseamos utilizar, es decir pulsamos sobre una
Categoría de la función. En nuestro ejemplo la función media
aritmética se encuentra dentro la Categoría de funciones
Estadísticas. |
·
Y una vez seleccionada la Categoría de la función nos queda
seleccionar a la derecha del cuadro el Nombre de la función, el
nombre que designa a la media aritmética es PROMEDIO
·
Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. En nuestro
ejemplo es el cuadro correspondiente a la función promedio. Ahora se
trata de especificar los argumentos de la función PROMEDIO. En nuestro
caso consiste en especificar las celdas que contienen los números a los
que queremos calcular la media aritmética. El programa automáticamente
asume que son los números que se encuentran a la izquierda de la casilla
donde estamos introduciendo la fórmula. Si el programa no pone
correctamente las celdas que queremos utilizar para el cálculo cambiamos
los nombres de las celdas donde pone Número1.
Y en la
celda marcada se coloca la función y nos muestra el resultado de aplicar
dicha función a los argumentos seleccionados. En nuestro ejemplo la
media aritmética da cinco y medio como se muestra en la celda E4 donde
hemos introducido la fórmula
Crear series
Si necesitamos escribir una serie de números o una serie
de términos como Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa
Excel nos facilita la creación de modo muy rápido de la serie.
Vamos a
generar la serie con los meses del año.
|
Escribimos Enero en
la celda donde deseamos que comience la serie. |
|
Nos situamos en la
esquina de la celda. |
|
Cuando aparece una
crucecita negra manteniendo pulsado el botón del ratón nos
desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la
serie. |
Y el
resultado cuando soltamos el botón será una serie con tantos términos
como casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos
celdas, pero igual podemos escribir todos los meses del año de forma
automática.
CREAR
SERIES NUMERICAS
Con
Excel es fácil crear series numéricas.
Vamos a
generar la serie numérica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la
hoja de cálculo solo el 2 y el 4.
|
Escribimos 2 en la
casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la siguiente.
|
|
Marcamos las dos
casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas y aparece
una crucecita negra. |
|
manteniendo pulsado
el botón del ratón nos desplazamos a las celdas donde deseamos que se
escriba la serie. |
Y el
resultado es la generación rápida y automática de una serie numérica
Copiar
La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas, en las que
la información ya esta introducida y reproducirlas en otras:
1.
Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar. Marcamos
la celda o las celdas donde se encuentra la información que deseamos
copiar.
2.
Emplear el comando Copiar. Disponemos de varias opciones
para llegar al comando copiar.
o
Partiendo del Comando
Edición de la Barra de menú |
|
o
Pulsando el Botón
DERECHO del ratón. |
|
3.
Seleccionar el área donde se copiara el contenido.
4.
Seleccionamos Edición en la Barra de menú.
5.
Y pulsamos sobre Pegar
Igualmente podemos acceder a los comandos Copiar y Pegar
utilizando la Barra de Formato.
EJEMPLO
Vamos a
escribir la palabra "gastos" en la celda A2 y a continuación en vez de
escribir la palabra de nuevo la vamos a copiar en las celdas A4, A5 y
A6.
·
Escribimos gastos en la celda A2 y pulsamos Enter.
·
Pulsamos con el ratón sobre la celda A2 y la marcamos.
·
Pulsamos el botón DERECHO del ratón y del menú que aparece
seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se pone
intermitente.
·
En la celda A4, pulsamos para marcarla como lugar de destino de la
copia.
·
Pulsamos el botón DERECHO del ratón y del menú que aparece
seleccionamos pegar.
·
Marcamos la celda A5 y pulsando el botón DERECHO del ratón, en el
menú que aparece, seleccionamos Pegar.
·
Repetimos la operación en la celda A6.
·
Pulsamos la tecla de Escape "Esc", que se encuentra en la
esquina superior izquierda.
Y el
resultado muestra las tres celdas donde hemos copiado el contenido de la
A2. En la imagen la celda activa es la A6 como se muestra también en la
Barra de fórmulas que muestra el nombre de la celda activa y su
contenido.
Otra
forma de copiar el contenido de una celda en otras es:
·
Marcar la celda
·
Nos situamos en la esquina de la celda para que aparezca una
crucecita negra.
·
Manteniendo pulsada nos movemos a las siguientes celdas donde se
reproduce la información.
EJEMPLO
Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y vamos a copiar la
palabra a las celdas C3, C4, C5 y C6.
·
Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y pulsamos Enter
·
Marcamos la celda C2 y nos situamos en la esquina de la celda.
·
Cuando aparece la crucecita negra, manteniendo pulsado el botón del
ratón nos movemos hasta C6.
·
Soltamos el botón y aparece el resultado de copiar la celda.
Y el
resultado
Copiar Fórmulas
Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de
Cálculo es copiar las fórmulas introducidas para utilizarlas en otra
parte de la Hoja de Cálculo.
Para
copiar una fórmula se emplea el mismo método de Copiar y Pegar. Por
tanto:
1.
Seleccionamos las celdas donde se encuentra la fórmula que deseamos
copiar.
2.
Pulsamos el comando Edición y Copiar
3.
Marcamos las celdas donde queremos copiar la fórmula
4.
Pulsamos Edición y Pegar
EJEMPLO
Tenemos
unos números en la columna A que queremos sumar a los números de la
columna B.
Se trata
de sumar el número de la celda A1 y el número de B1 y el resultado
ponerlo en C1. Sumar el número de la celda A2 y la celda B2 y el
resultado ponerlo en la C2. Y así con todas las filas de números.
Partimos
de los números que se muestran en la primera imagen.
|
En la celda C1 vamos
a introducir la fórmula para sumar los dos números de la primera fila.
Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado escribiendo el signo
igual "=" que indica al programa que se trata de una fórmula. A
continuación escribimos la operación matemática que queremos hacer que
en nuestro ejemplo es SUMA. Y entre paréntesis las celdas sobre las
que se realiza la operación. Vamos a sumar las celdas A1 y la B1, por
lo que escribimos A1 indicando donde comienzan los datos, dos puntos y
B1 indicando donde terminan los datos. |
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Pulsando Enter
aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9 en la
celda C1. |
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Pulsamos sobre la
celda C1 |
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Y pulsando en el
botón DERECHO del ratón seleccionamos Copiar. El contorno de la
celda se poner intermitente. |
|
Marcamos desde la
celda C2 a la C6 y pulsando el botón DERECHO del ratón seleccionamos
Pegar. Y pulsamos "Esc". |
Y el
resultado que aparece es el siguiente
Es
importante observar que no hemos copiado el número 9 que estaba en la
celda C1 sino la fórmula que estaba en esa celda..
Y es
importante comprender que la copia de la fórmula es una copia relativa y
no absoluta. Es decir hemos copiado la fórmula =SUMA(A1:B1) y lo que
aparece en C2 es =SUMA(A2:B2).
Al
copiar la fórmula una fila más abajo el programa por defecto asume que
los números que queremos sumar son también de la fila siguiente.
Si queremos que al copiar la fórmula en otra celda el resultado se
mantenga y el programa no cambie el rango de celdas sobre el que se
realiza la suma debemos emplear una copia absoluta.
Tenemos
que escribir el signo del dólar
"$" antes de las letras y los números que
corresponden a las celdas. De esta forma la copia será absoluta y no
relativa.
La
anterior función quedaría =SUMA($A$1:$B$1)
Copiar el número de una celda pero no la fórmula
Hemos visto que por el procedimiento más sencillo de copiar y
pegar si una celda tiene una fórmula lo que se copia es la fórmula y no
el valor o el resultado de la fórmula.
En
ocasiones deseamos copiar el resultado de una fórmula que esta en una
celda pero no la fórmula en si.
Los
pasos a seguir para copiar el valor de la celda son:
|
Marcamos la celda que
deseamos copiar. Por ejemplo la misma que anteriormente la C1
|
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Pulsamos Edición
y Copiar |
|
Seleccionamos la
celda donde vamos a copiar el valor. Por ejemplo la C2 |
|
Seleccionamos Edición
y Pegado Especial. Igualmente pulsando el botón DERECHO del ratón.
|
|
En el cuadro
Pegado Especial que aparece marcamos Valores.
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|
Y se pulsa Aceptar
y la tecla Escape |
Y el
resultado es que ahora en la celda C2, en vez de aparecer la suma de los
dos números anteriores de la fila, aparece el número 9 que hemos copiado
de la celda C1.
Copiar Formato
Otra opción de copiado consiste en copiar el formato de una celda a
otras. Por ejemplo si tenemos definido un cierto tipo de letra, fondo,
tamaño de la letra, negrita en una celda y queremos utilizar el mismo
formato en otras.
·
Seleccionamos Edición y Copiar, una vez marcada la
celda de donde queremos tomar el formato.
·
Seleccionamos Edición y Pegado especial
·
En el cuadro de Pegado Especial que aparece marcamos Formatos.
Igualmente podemos copiar el formato utilizando el botón Copiar
Formato de la Barra de Formato.
·
Marcamos la celda que tiene el formato que deseamos copiar.
·
Pulsamos sobre el botón Copiar Formato de la Barra de
Formato.
·
Y pulsamos sobre la celda a la que queremos aplicar el nuevo
formato.
EJEMPLO
En la
celda A1 tenemos escrito Casa con un formato de tipo de letra, tamaño,
negrita y fondo amarillo. Queremos copiar esas características de
formato a las celdas A2, A3 y A4 sin tener que repetir todos los pasos
para dar formato a cada celda.
Y el
resultado es que hemos puesto el formato de la celda A1 a las restantes
Mover
Para quitar la información que hemos introducido en una zona de la Hoja
de cálculo y ponerla en otra, podemos utilizar el comando Cortar.
Para
mover la información introducida en celdas, columnas o filas.
·
Seleccionamos el grupo de celdas, la columna o la fila que deseamos
cambiar de ubicación.
·
Pulsamos Edición en la Barra superior
·
Pulsamos sobre Cortar
·
Marcamos donde queremos que se coloque la información que estamos
moviendo.
·
Pulsamos Pegar
Podemos
utilizar directamente los botones de la Barra de formato para
cortar y pegar
Si
pegamos sobre una zona que contiene información, la misma la borramos al
pegar una nueva información encima.
Si nos
hemos equivocado al pegar o en cualquier otra acción, un
botón muy útil y seguramente uno
de los más utilizados es el botón de Deshacer que encontramos
a continuación en la barra Estándar.
EJEMPLO
Vamos a
mover el contenido de la columna A y colocarlo en la columna C.
·
Marcamos la columna A, pulsamos Edición y Cortar.
·
Marcamos la columna C y pulsamos Pegar
Los gráficos
Es fácil
realizar gráficos partiendo de unos datos con el Asistente de
gráficos.
·
Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.
·
Marcamos los datos que vamos a utilizar para el gráfico.
·
En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Asistente de
gráficos
|
Nos aparece el primer
cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero tenemos que marcar el
Tipo de gráfico. Es decir de que grupo queremos el gráfico y
dentro del tipo de gráfico seleccionar a la derecha uno concreto. En
nuestro ejemplo como Tipo hemos elegido Líneas y hemos
seleccionado la primera opción dentro del grupo de gráficos
disponibles. |
·
En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los
datos para realizar el gráfico. En este caso hemos marcado desde el
principio las celdas desde las que se tomarán los datos para dibujar el
gráfico. Y aparece bien definido el rango de celdas desde el que se
tomarán los datos. Si las celdas que aparecen a continuación de Rango de
datos, no corresponden a las que contienen los datos de gráfico debemos
escribir el rango correcto.
·
En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de añadir un título.
En este caso ya lo hemos tomado al marcar Ventas al comienzo. Podemos
añadir un título a los ejes del gráfico., En nuestro caso añadimos Meses
para la escala horizontal y millones para la vertical como títulos
explicativos de los ejes.
·
El último cuadro nos permite seleccionar la ubicación del gráfico.
Podemos colocar el gráfico insertado en una Hoja o podemos asignar una
hoja para el gráfico.
·
Y el resultado se muestra en la imagen. Pulsando sobre los puntos
del recuadro del gráfico y moviéndonos sin dejar de pulsar, podemos
modificar el tamaño del gráfico.
Una
cuestión muy interesante en relación a los gráficos en que se encuentran
enlazados a los datos de los que procede. De tal forma que si cambiamos
por ejemplo en la celda A4 el número 46 por 99 y pulsamos Enter,
el gráfico refleja automáticamente el nuevo dato.
Modificar gráficos
Además
de poder realizar cambios en los gráficos modificando los valores que se
encuentran vinculados al gráfico, podemos modificar el formato. Es fácil
cambiar la visualización del gráfico.
Comenzamos cambiando el área de gráfico.
·
Pulsamos sobre el área de gráfico. En nuestro ejemplo la
zona blanca. Aparecen unos puntos recuadrando todo el gráfico.
·
Pulsamos el botón DERECHO del ratón y aparece un menú.
·
Seleccionamos el comando para cambiar el área de gráfico. Podemos
modificar el formato, el tipo de gráfico, de que celdas proceden los
datos para trazar el gráfico, los títulos del gráfico y la ubicación. En
nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de área de gráfico
·
Aparece el cuadro de Formato de área del gráfico en el que podemos
cambiar el formato del texto que aparece en el área de gráfico. Nosotros
en nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el tipo de letra por Verdana
en Negrita y de Tamaño 8. Y pulsamos Aceptar
·
Del mismo modo, es decir marcándolo y pulsando el botón DERECHO del
ratón podemos activar el menú para realizar cambios en la Leyenda. En
nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de leyenda.
·
Aparece un menú para cambiar el Formato de leyenda. En
nuestro ejemplo hemos decidido pulsar sobre la pestaña Tramas
para cambiar el color del fondo y seleccionar un celeste.
·
Hemos igualmente marcado el área de trazado y pulsado el botón
DERECHO del ratón. El área de trazado se muestra encuadrada por puntos
negros y una línea discontinua. Del menú que aparece seleccionamos
Formato de área de trazado.
·
En el cuadro de Formato del área de trazado seleccionamos también
un fondo celeste para el área de trazado.
En la
siguiente imagen se muestra ell resultado de aplicar el nuevo formato a
nuestro gráfico inicial.
·
·
Hemos analizado algunas de las opciones para cambiar los gráficos
pero indudablemente los menú permiten otras múltiples posibilidades como
borrar una parte del gráfico como vemos en la siguiente imagen.
Añadir Dibujos
Una forma fácil de añadir dibujos como flechas o cuadrados es
utilizar la Barra de Dibujo.
Si
nuestra pantalla no muestra en la parte de abajo la Barra de Dibujo
la podemos activar seleccionando en la Barra superior Ver y
pulsando sobre Barras de herramientas y Dibujo
Desde
esta barra podemos acceder a múltiples figuras gráficas predefinidas
como diferentes tipos de flechas.
Pulsando
sobre Autoformas accedemos a diferentes tipos de flechas.
·
Pulsamos sobre el tipo de dibujo deseado. por ejemplo Líneas
y elegimos un tipo de flecha.
·
Marcamos en la hoja el punto de comienzo y nos movemos sin soltar
el botón del ratón, hasta el otro extremo.
Una vez
dibujadas podemos cambiar la orientación de las flechas mediante el
comando Dibujo de la Barra de Dibujo
·
Marcamos la flecha que queremos girar.
·
Pulsamos Dibujo
·
Pulsamos Girar o voltear
·
Seleccionamos una de las opciones. Por ejemplo Girar a la
izquierda.
En la
imagen vemos los botones de la Barra de herramientas que tenemos que
pulsar y como la flecha que apuntaba a la derecha ahora apunta arriba.
La
Barra de Dibujo dispone de botones para dibujar directamente
algunas figuras o para cambiar el formato.
insertar
INSERTAR CELDAS
|
Nos situamos donde
deseamos insertar la celda |
|
Seleccionamos
Insertar en la Barra de menú |
|
Pulsamos sobre
Celdas |
|
Seleccionamos si
queremos que se inserte la celda en blanco arriba o abajo de donde
estamos situados. Y pulsamos Aceptar |
INSERTAR COLUMNAS
|
Marcamos la columna
donde deseamos añadir una nueva columna en blanco a su izquierda.
|
|
Seleccionamos
Insertar en la Barra de menú. |
|
Pulsamos sobre
Columnas. |
Si
queremos añadir varias columnas marcamos varias columnas antes de
seleccionar Insertar. Podemos marcar las columnas pulsando sobre
la Barra en que se encuentran las letras que dan nombre a las columnas y
sin soltar el botón del ratón nos desplazamos.
El
número de columnas en la hoja de cálculo se mantiene en 256. Para añadir
nuevas columnas el programa elimina las últimas. Por tanto si las
últimas filas contienen datos el programa no permite añadir nuevas
columnas.
INSERTAR FILAS
|
Nos situamos a la
altura donde queremos añadir una fila. La fila se añade arriba de
donde estamos. |
|
Pulsamos Insertar
|
|
Y pulsamos sobre
Filas |
INSERTAR HOJAS DE CALCULO
|
Pulsamos Insertar
|
|
Y hacemos clic sobre
Hoja de cálculo |
Una vez
insertada podemos cambiar su posición en el libro simplemente pulsando
sobre la pestaña Hoja4 por ejemplo y manteniendo pulsada
arrastramos la pestaña a la posición seleccionada.
Pulsando
sobre las pestañas de Hojas que se encuentran en la parte de
abajo de la Hoja de trabajo y pulsando el botón DERECHO del ratón
accedemos al menú desde el que podemos Eliminar, Mover o Cambiar el
nombre a la Hoja. Además podemos Insertar Hojas y Gráficos.
Eliminar
ELIMINAR CELDAS
|
Seleccionamos las
celdas que deseamos eliminar. |
|
Pulsamos sobre
Edición |
|
Y sobre Eliminar
|
|
En el cuadro que
aparece marcamos si deseamos que las celdas que ocuparan el lugar que
hemos borrado se desplacen desde la derecha o izquierda y pulsamos
Aceptar |
ELIMINAR COLUMNAS
|
Seleccionamos la
columna que deseamos eliminar. |
|
Pulsamos sobre
Edición en la Barra de menú. |
|
Pulsamos sobre
Eliminar |
ELIMINAR FILA
|
Marcamos la fila que
deseamos eliminar |
|
Pulsamos Edición
|
|
Pulsamos Eliminar
|
ELIMINAR HOJA
|
Nos situamos en la
Hoja que deseamos eliminar. Si estamos situados en otra Hoja pulsamos
la pestaña correspondiente a la Hoja que deseamos eliminar en la parte
inferior de la Hoja de trabajo. Es importante para no perder datos
tener claro en que Hoja estamos situados antes de eliminar una Hoja.
Vamos a eliminar en nuestro ejemplo la Hoja 5. |
|
Pulsamos sobre
Edición. |
|
Y seleccionamos
Eliminar Hoja |
Ortografía
Mediante
la verificación ortográfica podemos comprobar los errores del texto.
|
Activamos la función
de corrección ortográfica desde el comando Herramientas de la
Barra de menú. |
|
Y pulsamos sobre
Ortografía. |
Igualmente podemos activar la corrección ortográfica pulsando sobre el
botón de la Barra Estándar que activa la verificación ortográfica.
|
En el cuadro de
diálogo que aparece podemos optar por:
|
Omitir
si consideramos que
la palabra no constituye una falta de ortografía y preferimos
mantenerla. |
|
Cambiar,
si consideramos que efectivamente es un error. La palabra que
escribimos la sustituimos por la que pone en Cambiar por. Si
preferimos otra opción para realizar el cambio tenemos que marcarla
entre las sugerencias o poner otra que nos parezca más adecuada.
|
|
Agregar
incorpora la
palabra al diccionario que se encuentra en el fichero que muestra
Agregar palabras a. Agregar nos permite incorporar una palabra que
es correcta y el programa la considera un error. Al incorporarla la
próxima vez no aparecerá como error. |
|
Cambiar todas,
permite corregir el mismo error en el resto de la Hoja de cálculo
|
|
El
comando Autocorrección nos permite activar o desactivar algunas
funciones automáticas del programa como sustituir dos mayúsculas
iniciales por una. Si tenemos activada Corregir DOs MAyúsculas cuando
escribimos CAmión el programa lo sustituye automáticamente por Camión.
Para
activar o desactivar las diferentes opciones del comando Autocorregir:
·
Pulsamos Herramientas en la Barra superior
·
Y seleccionamos Autocorrección
Imprimir
Antes de imprimir la página suele ser necesario Configurar la página
para definir cuestiones como la orientación, los márgenes y poner un
título de cabecera
Nos
aparece un cuadro donde podemos definir:
·
La Orientación. Donde decidimos si queremos imprimir la
página en Vertical o en Horizontal
·
Pulsando Archivo y Vista preliminar podemos ver como
quedara exactamente lo que deseamos imprimir en el papel. No siempre se
imprime tal como aparece en pantalla durante la elaboración de la Hoja
de cálculo.
·
Si lo que vamos a imprimir consta de varias páginas podemos
movernos para ver como va a quedar en papel las demás páginas pulsando
Siguiente
·
La opción Márgenes nos permite visualizar donde se encuentran los
márgenes del documento que vamos a imprimir.
·
una vez que comprobamos que la página se visualiza y va a quedar en
papel como deseamos pasamos a pulsar Imprimir. Podemos llegar a
esta opción desde la Barra de menú pulsando Archivo e
Imprimir.
Nos
aparece el Cuadro Imprimir en el que podemos configurar las
propiedades de la impresora para seleccionar el tipo de papel y las
características de la impresión. Igualmente podemos seleccionar:
·
El Intervalo de páginas. Donde podemos seleccionar imprimir
Todas las páginas. El cuadro permite otra opción interesante que
es imprimir únicamente un grupo de páginas. para imprimir algunas
páginas y no todas debemos seleccionar Páginas y en Desde
poner el número correspondiente a la primera página que queremos
imprimir y en hasta la última.
·
La opción Imprimir nos permite seleccionar para imprimir Todo el
Libro, únicamente las Hojas activas o un grupo de celdas.
Una opción que puede ser interesante es imprimir únicamente un grupo de
celdas. Si queremos imprimir un grupo de celdas las marcamos, es decir
las seleccionamos y pulsamos la opción Selección.
·
Una vez configurada la página y definido el tipo de impresión que
deseamos pulsamos Aceptar y la impresora comenzará la impresión.
Un
camino rápido si la configuración de la página y el tipo de impresión
que tenemos definido con anterioridad es el deseado, es pulsar
directamente el botón Imprimir de la Barra Estándar.
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