KURSUS PENGKELASAN SISTEM FAIL BAGI REKOD-REKOD HOUSEKEEPING

Site hosted by Angelfire.com: Build your free website today!

KURSUS PENGKELASAN SISTEM FAIL BAGI REKOD-REKOD HOUSEKEEPING

KONSULTANSI PENGURUSAN REKOD
B21 Jalan Meruntum Dua , Taman Pantai Lok Kawi
89580 Kota Kinabalu
E-mail: konsultansipr@yahoo.co.uk
Handset: 0138593828
Faks : 088-754001

SIRI KURSUS PENGURUSAN REKOD
Modul 2 : Kursus Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping

Isi Kandungan Kursus :

1. Konsep Pengurusan Rekod :
1.1. Pengenalan awal kepada Pewujudan Rekod .
1.2. Pengenalan awal kepada Pemeliharaan dan Penggunaan
         Rekod .
1.3. Pengenalan awal kepada Pemisahan Rekod .
2. Pendedahan kepada Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping.
3. Format nombor rujukan fail institusi anda sekarang .
4. 10 contoh nombor rujukan fail institusi anda sekarang dari aspek apa yang anda anggapkan bersifat pentadbiran .
5. 10 contoh nombor rujukan fail institusi anda sekarang dari aspek apa yang anda anggapkan sebagai bersifat kewangan .
6. 10 contoh nombor rujukan fail institusi anda sekarang dari aspek selain daripada apa yang anda anggapkan sebagai bersifat bukan pentadbiran dan bukan kewangan .
7. Pemerhatian kepada format kulit fail institusi anda .
8. Senaraikan semua nombor rujukan fail institusi anda sejak dahulu sampai sekarang .
9. Kesimpulan yang dibuat terhadap senarai nombor rujukan fail institusi anda itu .
10. Banyak fail di institusi anda masih mempunyai nombor rujukan fail lama . Masalah ini akan diatasi, bagai mana caranya.
11. Kalaupun institusi anda sedang melaksanakan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping , tetapi tidak semua nombor rujukan fail diberikan nombor rujukan fail yang betul . Masalah ini akan diatasi , bagai mana caranya .
12. Banyak fail institusi anda tidak aktif atau tidak dirujuk dalam tempoh yang tertentu . Masalah ini akan diatasi , bagai mana caranya .
13. Format kulit fail bagi semua fail tidak aktif institusi anda masih lagi format lama . Apakah kesan negatif terhadap masalah pengurusan rekod institusi anda . Masalah ini akan diatasi , bagai mana caranya .
14. Banyak fail aktif atau fail yang masih kerap dirujuk di institusi anda tidak dapat dikesan . Masalah ini akan diatasi , bagai mana caranya .
15. Institusi anda tidak cukup ruang untuk kegunaan rasmi kerana banyak fail tidak aktif atau tidak kerap dirujuk . Masalah ini boleh diatasi , bagai mana caranya .
16. Institusi anda tidak cukup ruang untuk kegunaan rasmi kerana banyak fail aktif atau masih kerap dirujuk bercampur-aduk dengan fail-fail yang tidak aktif atau tidak kerap dirujuk . Masalah ini akan diatasi , bagai mana caranya .
17. Banyak fail tidak dapat dikesan . Pegawai manakah yang menyimpan fail itu , atau di manakah fail itu sekarang . Masalah ini akan diatasi , bagai mana caranya.
18. Petikan arahan pihak berkuasa tentang kewajipan menerimapakai Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping.
19. Bimbingan tentang nombor-nombor rujukan fail bagi fail-fail yang bersifat housekeeping , berpandukan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping ;
20. Bimbingan tentang nombor-nombor rujukan fail bagi fail-fail yang bersifat fungsional , berpandukan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping ;
21. Latihamal 1 : Berpandukan beberapa buah fail yang mengandungi rekod-rekod kewangan seperti baucar dan bil yang dibawa ke kursus , setiap peserta akan meminda sekurang-kurangnya 1 (satu ) nombor rujukan fail yang sedia ada kepada nombor rujukan baru fail , berpandukan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping ;
22. Latihamal 2 : Berpandukan beberapa buah fail yang mengandungi rekod-rekod bukan kewangan seperti fai-fail mengenai apa-apa pinjaman , yang dibawa ke kursus , setiap peserta akan meminda sekurang-kurangnya 1 ( satu ) nombor rujukan fail yang sedia ada kepada nombor rujukan baru fail; , berpandukan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping ;
23. Latihamal 3 :Berpandukan senarai semua fail peribadi institusi anda , setiap peserta akan meminda sekurang-kurangnya 5 ( lima ) nombor rujukan fail yang sedia ada kepada nombor rujukan baru fail , berpandukan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping;
24. Latihamal 4 : Berpandukan beberapa buah fail yang mengandungi surat-menyurat mengenai cuti tahunan , cuti bersalin , cuti belajar , cuti tanpa rekod , dan cuti tanpa gaji , setiap peserta akan meminda sekurang-kurangnya 1 ( satu ) nombor rujukan yang sedia ada kepada nombor rujukan baru fail, berpandukan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping;
25. Latihamal 5: Berpandukan beberapa buah fail yang mengandungi surat-surat pekeliling , surat-surat arahan , dan memorandum , setiap peserta akan meminda sekurang-kurangnya 1 ( satu ) nombor rujukan fail yang sedia ada kepada nombor rujukan baru fail , berpandukan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping .
26. Latihamal 6 : Berpandukan sekurang-kurangnya 5 ( lima ) soalan yang dikemukakan oleh 5 ( lima ) orang peserta , 5 ( lima ) nombor rujukan baru fail akan dibuat sendiri oleh semua peserta .
27. Latihamal 7 : Berpandukan sekurang-kurangnya 2 ( dua ) fungsi utama institusi peserta , sekurang-kurangnya 2 ( dua ) nombor rujukan fail fungsional akan diwujudkan oleh semua peserta , beserta tajuk fail atau nama fail , berpandukan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping.
28. Latihamal 8 : Berpandukan beberapa buah fail yang mengandungi surat-menyurat dari luar negara , yang dibawa ke kursus , para peserta akan meminda nombor rujukan fail yang sedia ada kepada nombor rujukan baru fail , berpandukan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping.
29. Latihamal 9 : Berpandukan 5 ( lima ) tajuk fail yang direka-reka oleh Konsultan / Penceramah , tajuk-tajuk yang tidak mungkin ada pada institusi peserta , para peserta akan memberikan nombor rujukan fail bagi tajuk-tajuk itu , berpandukan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping .

Andaian masalah pengurusan rekod di institusi anda :

1. Format kulit fail yang digunakan masakini tidak mematuhi keperluan yang ditentukan oleh mana-mana peraturan yang ada masakini .
2. Fail-fail yang sudah tidak aktif masih menggunakan format kulit fail yang tidak mematuhi mana-mana peraturan masakini .
3. Format kulit fail yang digunakan sekarang mungkin mematuhi keperluan yang ditentukan oleh mana-mana peraturan yang ada masakini , tetapi arahan-arahan yang ada pada format kulit fail tidak dipatuhi sepenuhnya .
4. Fail-fail yang tidak aktif tidak dipisahkan .
5. Pada masakini , diandaikan bahawa institusi anda mempunyai nombor-nombor rujukan fail yang mungkin adalah berbeza daripada Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping . Kalau andaian itu benar , diandaikan lagi bahawa anda sukar mengesan surat yang anda telah simpan ke dalam fail yang berkenaan , terutama sekali kalau pegawai dan kakitangan yang berkenaan bercuti , sudah berpindah ke jabatan lain , atau sudahpun bersara atau berhenti bekerja .
6. Banyak fail institusi anda yang tidak dapat dikesan .
7. Banyak surat dalam fail tidak dapat dikesan .

Mengapa Berkursus :

Dengan andaian pegawai dan kakitangan tidak pernah terdedah dengan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping , maka kursus ini sangat sesuai untuk mereka . Bagi mereka yang sememangnya berurusan dengan fail dengan menggunakan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping , kursus ini diharap meransang mereka untuk menilai semula sama ada kaedah dan pelaksanaannya sebelum ini selari dengan peraturan yang masih dikuatkuasakan pada masakini.

Objektif Kursus :

Objektif kursus ialah untuk mendedahkan para peserta kursus terhadap kaedah dan pelaksanaan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping , seperti mana dinyatakan pada mana-mana peraturan yang sedang digunapakai pada masakini .

Jangkaan selepas kursus : Para peserta dijangka :

1. mampu mempertingkatkan kualiti pengurusan maklumat pada fail;
2. mampu mewujudkan fail secara sistematik dan yakin berpandukan Pengkelasan Perkara Sistem Fail bagi Rekod-Rekod Housekeeping ( walaupun institusi anda menggunakan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping, apatah lagi kalau institusi anda tidak menggunakan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping ) .
3. mampu beralih kepada Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping ( sekiranya pengkelasan perkara sistem fail yang institusi anda gunakan adalah bukan Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping ) ;
4. mampu menyediakan Kad Faharasat Abjad dan Kad Faharasat Nombor bagi semua tajuk fail , sebagai kaedah mengawal pewujudan fail ;

5. mampu mengawal pergerakan fail , atau edaran fail atau operasi fail , supaya fail dapat dikesan : siapa menyimpan fail itu dan di mana fail itu sekarang ;
6. terdedah sepintas lalu bagai mana mewujudkan Unit Registri ;
7. terdedah sepintas lalu bagai mana mewujudkan Pusat Rekod ;
8. terdedah sepintas lalu bagai mana memisahkan rekod-rekod yang tidak aktif .

Kursus Untuk Siapa :

Kursus ini direka khas untuk para pegawai dan kakitangan di semua peringkat Kementerian , Jabatan , Badan Berkanun , Persatuan , NGO , dan Syarikat Swasta . Mereka hendaklah yang berurusan dengan fail dan masalah perfailan .

Kursus Secara Pakej :

Kursus ini boleh diadakan secara pakej . Pihak yang berminat untuk kursus secara pakej dipersudikan menghubungi Konsultansi Pengurusan Rekod melalui surat , telefon bimbit , faks dan / atau e-mel.

Kursus Secara Berjadual :

Kursus ini juga dianjurkan oleh Konsultansi Pengurusan Rekod sepanjang tahun mengikut jadual . Jadual kursus untuk sepanjang tahun boleh diperolehi atas permintaan .

Tarikh dan Tempat Kursus Secara Pakej :

Bagi kursus secara pakej , tarikh dan tempat kursus bolehlah ditentukan oleh institusi yang memohon kursus , tertakluk kepada persetujuan Konsultansi Pengurusan Rekod . Institusi-institusi yang sudi , dipersudikan menghubungi Konsultansi Pengurusan Rekod untuk membincangkan tempat dan tarikh kursus secara pakej ini .

Tarikh dan Tempat Kursus Secara Berjadual :

Bagi kursus secara berjadual , Konsultansi Pengurusan Rekod akan mengumumkan tarikh dan tempat kursus di seluruh Sabah dari semasa ke semasa melalui iklan suratkhabar tempatan , melalui surat-menyurat, melalui hantaran faks , melalui e-mel dan melalui telefon . Bagi institusi dan individu yang sudi mendapatkan maklumat tentang jadual kursus , mereka dipersudikan menghubungi Konsultansi Pengurusan Rekod .

Jangka Masa Kursus Secara Pakej :

Bagi kursus secara pakej , kursus ini boleh diadakan sehari suntuk , bermula jam 8.00 pagi dan berakhir jam 5.00 petang . Bagai manapun , untuk mendapat keberkesanan dan kefahaman yang jitu tentang isi kandungan kursus , adalah disyorkan kursus ini diadakan selama dua hari .

Jangka Masa Kursus Secara Berjadual :

Kursus secara anjuran berjadual diadakan sehari suntuk , bermula jam 8.00 pagi dan berakhir jam 5.00 petang .

Yuran Kursus Secara Pakej :

Bagi kursus secara pakej , yuran kursus ialah RM90.00 ( ringgit Malaysia sembilan puluh ) sahaja untuk seorang peserta , untuk kursus sehari suntuk bermula jam 8.00 pagi dan berakhir jam 5.00 petang . Bilangan peserta hendaklah berpatutan , atas persetujuan Konsultansi Pengurusan Rekod .

Yuran Kursus Secara Berjadual :

Bagi kursus secara berjadual , yuran kursus ialah RM90.00 (ringgit Malaysia sembilan puluh ) sahaja untuk seorang peserta , untuk kursus sehari suntuk bermula jam 8.00 pagi dan berakhir jam 5.00 petang . Bilangan peserta biasanya tidak kurang daripada 35 orang .

Pembayaran Yuran Kursus :

Cek , Wang Pos atau LPO hendaklah disediakan atas nama KONSULTANSI PENGURUSAN REKOD , nombor akaun 1210029000219011 Bank Simpanan Nasional dan dikirim kepada Pengurus Besar . KONSULTANSI PENGURUSAN REKOD , B21 , Jalan Meruntum Dua , Taman Pantai Lok Kawi , 89580 Kota Kinabalu , Sabah

Sijil Penyertaan :

Setiap peserta akan menerima sijil penyertaan .

Cara Memohon Kursus :

1. Bagi kursus secara pakej , permohonan boleh dibuat secara online kepada konsultansipr@yahoo.co.uk menyatakan maklumat berikut : nama penuh agensi yang memohon , bilangan peserta , tarikh kursus yang dicadangkan , tempat kursus yang dicadangkan , nama penuh pegawai yang boleh dihubungi , alamat penuh surat-menyurat pegawai , nombor telefon bimbit pegawai , nombor telefon pejabat pegawai , alamat e-mel pegawai , dan nombor faks pegawai.

2. Bagi kursus secara pakej , permohonan boleh juga dibuat secara pos , dengan menulis surat kepada Konsultansi Pengurusan Rekod , menyatakan maklumat berikut : nama penuh agensi yang memohon , bilangan peserta , tarikh kursus yang dicadangkan , tempat kursus yang dicadangkan , nama penuh pegawai yang boleh dihubungi , alamat penuh surat-menyurat pegawai , nombor telefon bimbit pegawai , nombor telefon pejabat pegawai , alamat e-mel pegawai , dan nombor faks pegawai .

3. Bagi kursus secara pakej , permohonan boleh juga dikirim secara faks kepada nombor faks 088-754001 . Apabila surat permohonan telah dikirim secara faks, surat asal tidak perlu lagi dikirim secara pos .

4. Bagi kursus secara pakej atau secara berjadual , permohonan boleh juga dibuat dengan mengisi borang permohonan yang disediakan oleh Konsultansi Pengurusan Rekod . Borang hendaklah dikirim secara pos atau difakskan sahaja . Borang permohonan disertakan bersama makluman kursus ini .

Biodata Konsultan / Penceramah :

1. Mantan Pemangku Pengarah Arkib Negeri Sabah .
2. Mantan Timbalan Pengarah Arkib Negeri Sabah .
3. Mantan Ketua Penolong Setiausaha Bahagian Pembasmian Kemiskinan di Kementerian Pembangunan Luar Bandar Sabah (KPLB ) .
4. Mantan Timbalan Setiausaha Majlis Perbandaran Labuan .
5. Mantan Setiausaha Majlis Perbandaran Labuan .
6. Mantan Pegawai Kebajikan Masyarakat .
7. Bachelor of Social Sciences ( Hons. ) Universiti Sains Malaysia .
8. 34 tahun 8 bulan dalam Perkhidmatan Awam Persekutuan dan Negeri .
9. Ketika memangku jawatan Pengarah Arkib Negeri Sabah , beliau telah mencadangkan kepada Kerajaan Negeri Sabah untuk menerimapakai Pengkelasan Perkara Sistem Fail Seragam Bagi Rekod-Rekod Housekeeping . Kerajaan Negeri Sabah telah mewajibkan semua pejabat awamnya untuk melaksanakan cadangan itu serta-merta .
10. Ketika memangku jawatan Pengarah Arkib Negeri Sabah , beliau telah mencadangkan kepada Kerajaan Negeri Sabah untuk menubuhkan 4 ( empat ) buah Pusat Rekod di 4 ( empat ) buah daerah : Kota Kinabalu , Sandakan , Tawau dan Keningau . Sebuah Pusat Rekod telahpun ditubuhkan di Pekan Keningau , manakala sebuah lagi di Pekan Putatan masih di peringkat awal .
11. Telah menghadiri International Round Table Conference On Reprography di Kuala Lumpur .
12. Telah menghadiri ASEAN Oral History Colloqium di Singapura .
13. Telah menghadiri International Records Management Conference di Liverpool , England .
14. Telah menghadiri Congress of the International Records Management Council di Harare , Zimbabwe, Afrika .
15. Ketika menjawat jawatan Pegawai Arkib , beliau telah menjadi penceramah utama / fasilitator Arkib Negeri Sabah untuk kursus dan bengkel pengurusan rekod anjuran Arkib Negeri Sabah , di seluruh daerah di Sabah dan juga di peringkat Ibu Pejabat .
16. Ketika menjawat jawatan Pegawai Arkib , beliau telah menjadi penceramah jemputan / fasilitator Kursus Induksi Umum anjuran Jabatan Pembangunan Sumber Manusia di bawah Jabatan Ketua Menteri Sabah .
17. Ketika menjawat jawatan Pegawai Arkib , beliau telah membuat kajian awal tentang permasalahan pengurusan rekod di semua pejabat awam Kerajaan Negeri Sabah .
18. Ketika menjawat jawatan Timbalan Pengarah Arkib Negeri Sabah , beliau telah menganggotai Jawatankuasa Koleksi Muzium.
Borang Permohonan
KURSUS PENGKELASAN PERKARA SISTEM FAIL BAGI REKOD-REKOD HOUSEKEEPING ( Modul 2 )
( Borang ini hendaklah diisi dan dikirim sekarang juga . Tarikh dan tempat kursus telah dijadualkan seperti pada Jadual . Sila lihat Jadual . Borang ini sah digunakan sepanjang tahun .)

Saya ingin memohon Kursus Pengkelasan Perkara Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Housekeeping . Maklumat yang diperlukan adalah seperti berikut :

1. Nama Penuh ( huruf besar ) :
2. Kad Pengenalan :
3. Alamat-Surat Menyurat :
4. Nombor Telefon Bimbit ( digalakkan ) :
5. Nombor Telefon Rumah :
6. Nombor Telefon Pejabat:
7. Nombor Faks :
8. Alamat e-mel :

Yuran kursus RM90.00 ( ringgit Malaysia sembilan puluh ) sahaja disertakan , seperti berikut :

Nombor cek , Wang Pos , atau LPO :
( wang tunai JANGAN dikirim melalui pos )

Tandatangan Pemohon :
Tarikh :

Kirimkan borang ini kepada :
Pengurus Besar
Konsultansi Pengurusan Rekod
B21 Jalan Meruntum Dua
Taman Pantai Lok Kawi
89580 Kota Kinabalu
SABAH

atau fakskan borang ini kepada 088-754001
atau memohonlah secara online kepada konsultansipr@yahoo.co.uk

- borang ini boleh difotostet semula �
- Tengku-

KONSULTANSIPR

My Favorite Links:

tengku.com

Name:

tengku

Email:

tengkucom2@yahoo.com