A continuación podrás
encontrar algunos datos que te ayuden en el interesante mundo de la
Contabilidad. En la medida de la oportunidad o por solicitud tuya voy ampliando
o agregando información sobre el tema.
Clasificación del Balance General…
Ejemplo de Estado de Ganancias y Perdidas…
Mi opinión sobre la asesoría contable y computación…
Gastos Pagados
por Anticipado…
Las
antiguas civilizaciones al oeste de Mesopotamia y los escritos egipcios que se
remontan aproximadamente al 1200 a. C., indican el conocimiento y uso de la
administración en la dirección de los asuntos políticos. Igualmente la historia
de la antigua Grecia y la del Imperio Romano proporciona mucha evidencia del
conocimiento administrativo, especialmente tratándose de tribunales, prácticas
gubernamentales, organización militar e implantación de la autoridad.
Bueno, nuestra historia
occidental básicamente comienza con los romanos. La victoria de Augusto sobre
Marco Antonio en la batalla de Actium (septiembre de año 31 a. C.) instaura el
comienzo del Imperio bajo el signo de la Pax Romana.
En la época de mayor
esplendor, el Imperio una extensión pacificada y unida de 3.339.000 kilómetros
cuadrados, con una población estimada de 50.000.000 de habitantes.
Con las dificultades
inherentes al hecho mismo de aglomerar a regiones tan dispares, Roma se
preocupa por afianzar esa unidad, mediante la difusión de su propia lengua; el
esplendor del Derecho Romano; el trazado de vías de comunicación; la
unificación de las pesas y medidas; la generalización de su moneda. Roma,
realmente, es el Centro del Imperio. Nos presentó dos hechos interesantes: 1)
La Política, universalista y generosa, que acaba concediendo el derecho de
ciudadanía a las ciudades conquistadas, y 2) La Economía, centralista y
absorbente. Pero resumiendo lo que hizo su esplendor económico fue:
1. - Él haber constituido
una vasta unidad de mercado.
2. - La facilidad de
comunicaciones marítimas y terrestres.
Lo que acarrea su ruina:
1. - El centrar su economía,
no la producción, sino en el consumo.
2. - La mala
administración, con las secuelas de la reglamentación e intromisión estatal a
que conduce.
Pero a pesar de esto nos
ofreció algo que hoy en día utilizamos dentro de las reglas y operaciones
contables: el Registro de Comercio o también llamado Registro Mercantil: los
romanos lo establecieron dándole el nombre de Registros Mercuriales:
estableciendo reglas especiales de obligatoriedad en todas las transacciones
mercantiles. En la Edad Media, se establecieron las Lonjas de Comercio que,
sobre todo en los grandes puertos del Mediterráneo, lograron gran apogeo. Las
Lonjas eran el lugar de las contrataciones y su organización había un registro
especial obligatorio en el que tenían que inscribirse los que quisieran ejercer
el comercio para gozar los derechos inherentes al ejercicio de la profesión
mercantil.
Hasta aproximadamente a
mediados del siglo XVIII, los pueblos de Europa Occidental empleaban
básicamente los mismos métodos e implementos de producción que habían estado en
uso por casi veinte siglos. Después en el transcurso de unas cuantas décadas,
se registró una serie de investigaciones y se alteró demasiado todo el cuadro
de la actividad industrial. Este nuevo periodo, se le designa Revolución Industrial,
una pluralidad de hombres contribuyó a este movimiento. Por ejemplo, Charles
Babbage, profesor de matemáticas de Universidad de Cambridge, en Inglaterra,
desde la primera mitad del siglo XIX propugnó porque en la administración de
una empresa se utilizaran los datos precisos obtenidos de investigaciones
formales.
Frederick W. Taylor
considerado padre de la escuela contable llamada Industrialista, nació en 1856
y falleció en 1915, contribuyó mucho al acervo del conocimiento administrativo
y contable de su época y la de hoy. El francés Henri Fayol, contemporáneo de
Taylor hizo lo suyo, pero sus importantes aportes estuvieron un tanto ocultos
hasta 1959, año en el cual se difundió ampliamente la traducción de su obra al
inglés.
Ahora, amigo Carlos, todo
lo anteriormente dicho no nos habla de la parte práctica de la contabilidad,
pero es que esta se puede decir es la herramienta técnica de la Economía y
Administración, pudiendo ser una ciencia auxiliar de las otras nombradas. Pero,
¿cual es la historia de la Cuenta y Teneduría de libros? El principio de llevar
una cuenta en su método simple es tan viejo como a lo que nos hemos remontado
aquí, pero LA TENEDURIA DE LIBROS POR PARTIDA DOBLE, el cual es el sistema de
contabilidad por partida doble o dobles partidas, llamado también Digráfico o
Método Italiano, cuenta una antigüedad que los autores hacen ascender a cinco
siglos. Se sabe ciertamente que en 1493 fray Lucas Paccioli publicó en Italia
un tratado sobre este sistema, que seguidamente fue adoptado por las repúblicas
de Venecia, Génova y Florencia, lo que contribuyó a la prosperidad de las
mismas.
En España, en 1520,
Bartolomé Salvador Solórzano escribió un libro que se imprimió en Madrid, dando
a conocer el sistema de partida doble, aunque su autor no lo denominó así,
sino: "Libro de casa y Manual de Cuentas de mercaderes y otras
personas."
TODO
CARGO DEBE TENER POR CONTRAPARTIDA UN ABONO
TODO
ABONO DEBE TENER POR CONTRAPARTIDA UN CARGO
En
resumen toda operación contable debe ser registrada, como mínimo, en dos
cuentas.
Las Cuentas se
dividen en dos grandes grupos:
CUENTAS
REALES y CUENTAS NOMINALES
ACTIVO
Circulante
a) Disponible
Caja
Bancos
b) Realizable
Valores
Exigible - Efectos
a Cobrar - Cuentas a Cobrar
Inventarios
Mercancías en
Transito
c) Prepagado
Seguros pagados por
Anticipado
Intereses Pagados
por Anticipado
Gastos Pagados por
Anticipado
Inversiones
a Largo Plazo
Cartera de Valores
Edificios (No usados
por la Empresa)
Terrenos (No usados
por la Empresa)
Fijo
o Inmovilizado
Sujetos a depreciación
(Edificios - Maquinarias - Equipos - Instalaciones)
No Sujetos a
depreciación (Terrenos)
Intangible
Patentes
Marcas de fábrica
Cargos
Diferidos
Gastos de
Constitución
Gastos de Publicación
Gastos de Explotación
Otros
Activos
Fondo de Pensiones
Fondos Para Garantías
Cuentas de
Orden
Mercancías en
Consignación
Banco Cuenta Giros al
Cobro
PASIVO
Circulante
Pagares
Efectos a Pagar
Cuentas a pagar
Impuestos a pagar
Gastos a Pagar
A
Largo Plazo
Hipotecas
Efectos a Pagar
Cuentas a Pagar
Apartados
Apartado Para
Prestaciones Sociales
Apartado para
Indemnizaciones
Créditos
Diferidos
Intereses Cobrados
por Anticipado
Otros
Pasivos
Depósitos Recibidos
en Garantía
Cuentas
de Patrimonio
Capital
Superávit
Reservas
Cuentas de
Orden Per contra
Depositantes de
Mercancías en Consignación
Giros al Cobro
Demostración, C.A.
E S T A D O D
E G A N A N C I A S Y P E
R D I D A S
(Del 1/ 1/97 Al
31/12/97)
I N G R E S O S
Ventas Netas
Ventas
Brutas
4.583.317,68CR 100,00%
TOTAL Ventas
Netas
4.583.317,68CR 100,00%
T O T A L I N G
R E S O S
4.583.317,68CR 100,00%
C O S T O D E V E N T A S
Compras Netas
Compras
Brutas
1.692.806,85DB 36,93%
TOTAL Compras
Netas
1.692.806,85DB 36,93%
TOTAL COSTO DE
VENTAS
1.692.806,85DB 36,93%
UTILIDAD
BRUTA 2.890.510,83CR 63,06%
==========================
E G R E S O S
Gastos de Administración
Reparaciones 12.000,00DB
0,26%
Gastos de
Tramitación 30.200,00DB 0,65%
Alimentos y
Bebidas
559.381,00DB 12,20%
Artículos de
Vestir
32.000,00DB 0,69%
Artículos del
Hogar
14.472,00DB 0,31%
Sueldos y
Salarios 52.300,00DB 1,14%
Luz Fuerza
Eléctrica
65.000,00DB 1,41%
CANTV.
50.761,12DB 1,10%
Gastos de
Transporte
50.000,00DB 1,09%
Fletes 126.200,00DB 2,75%
Servicio de
Limpieza
218.500,00DB 4,76%
Servicio
Domestico
35.000,00DB 0,76%
Gastos
Medicinas, Serv. Medico
97.428,00DB 2,12%
Gastos
Bancarios 20.000,00DB 0,43%
TOTAL Gastos de
Administración
1.363.242,12DB 29,74%
T O T A L E G R E S O S 1.363.242,12DB 29,74%
U T I L I D A
D N E T A A N T E S
DEL I M P U E S
T O 1.527.268,71CR 33,32%
=========================
La
Contabilidad de Costos trata de determinar costos por partida o por unidad.
-
La Contabilidad de Costos se puede dividir en tres grandes grupos:
a)
COSTOS DE PRODUCCION
b)
COSTOS DE ADMINISTRACION
c)
COSTOS DE VENTAS
Un
sistema de costos, como cualquiera otra aplicación de la contabilidad, para ser
práctico debe desarrollar información que valga por lo menos el gasto que
ocasiona. Si el sistema está bien diseñado, la información que proporciona,
generalmente vale muchísimo más. El empleo de la información de contabilidad de
costos por supuesto sirve entonces para:
Control
de Ventas
Control
Administrativo
Control
de Producción
COSTOS
DE PRODUCCION: los elementos que componen el costo de producción de una unidad
los dividiremos en tres partes:
1-
Materiales Directos
2-
Mano de Obra Directa
3-
Gastos de Fabricación
-
Los Puntos Básicos del costo:
Un
punto de costo representa una base con relación a la cual compilan datos sobre
el costo y respecto de la cual se computan los costos unitarios. El punto
básico del costo puede establecerse en cualquiera de los siguientes:
1.-
Una operación en el proceso de producción.
2.-
Un producto parcial o final.
3.-
Una etapa de la manufactura.
4.-
Un servicio.
Toda empresa sea jurídica o
natural no puede existir dentro de los limites de la ley y sus propios
controles sin la CONTABILIDAD. Esta tiene como principal objetivo entre otros
la de suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, con
razonamiento y con base a registros llamados técnicos, información sobre las
actividades operacionales de la empresa.
Los principios de contabilidad
generalmente aceptados no varían tanto como las leyes y otras materias con las
cuales se relaciona. Es aquí donde una buena asesoría tanto en Derecho
(Mercantil, Civil, Laboral y Tributario), Economía, Ingeniería y Estadística es
indispensable. Hay otra materia que puede ser común en utilidad y eficiencia
para todas estas disciplinas nombradas: LA COMPUTACION.
LOS REGISTROS CONTABLES Y LA
COMPUTACION (INFORMATICA), ya no se conciben unos sin la otra. Los SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS dentro del área de computación son parte de toda compañía y
actividad mercantil.
Hay otro concepto que dentro de
una buena asesoría está un tanto sino olvidado: LOS CIRCULOS DE CALIDAD –
proceso mediante el cual un pequeño número de empleados de la misma área de
trabajo y su supervisor se reúnen voluntaria y regularmente para estudiar
técnicas de mejoramiento de control de calidad y productividad, y aplicarlas a
la solución de dificultades relacionadas con problemas de trabajo. Algo
parecido tenemos que aplicar cuando se hace el análisis de sistema de un
procedimiento que se quiere mejorar o aplicar por primera vez.
LA ASESORIA CONTABLE Y
COMPUTACION son indispensables en toda empresa ya que son dos ramas técnicas
que pueden encontrar un fin común: optimizar las funciones de todo ente tanto
privado como público.
El
efectivo es sin duda el activo más circulante de los que se presentan en el
Balance General, y la culminación de casi todas las transacciones de compra y
venta, representadas a través del ciclo: DINERO - MERCANCIAS - CUENTAS A COBRAR
- DINERO, ya que dichas transacciones suponen un precio expresados en términos
monetarios. El dinero debe estar en movimiento para que produzca beneficios a
una empresa. La empresa bien administrada debe guardar un equilibrio entre el
efectivo disponible y las necesidades normales del negocio. Ya que si se
dispone de cantidad insuficiente para las operaciones, la gerencia opera bajo
una presión constante de apremios urgentes, que obligan a desatender otras
tareas administrativas de importancia como el aprovechamiento de mejoras de
precios de contado, descuentos especiales, etc. y se va adquiriendo una
reputación perjudicial, como consecuencia de los frecuentes aplazamientos de
las obligaciones. Pero igualmente es criticable la existencia de un efectivo
superior a las necesidades del negocio, puesto que ese dinero resulta
improductivo. Es una práctica sana invertir el exceso en valores seguros de
fácil realización, que produzcan intereses y que pueden ser vendidos en el
momento necesario. ¿Que se debe considerar como efectivo? en términos
generales, solamente debe incluirse como efectivo en el balance general el
dinero o su equivalente, que en la fecha esté realmente a la disposición de la
administración para desembolsos de cualquier naturaleza, o sea:
1.- Las monedas y billetes de curso legal mantenidos en la caja de la empresa.
2.- Las cantidades depositadas en los bancos, contra las cuales se pueden
librar cheques.
3.- Los documentos de cobro inmediato, que en los bancos aceptan como si fuera
dinero: cheques, giros postales, cheques de viajeros, etc.
Las divisas extranjeras, de las cuales puede disponer la administración para un
pago inmediato, deben hacerse figurar en el renglón "EFECTIVO" si:
1.- Comercialmente circulan en el país como moneda local.
2.- Componen el efectivo en sucursales extranjeras.
3.- Se han adquirido para el pago de obligaciones en moneda extranjera.
A los fines de demostración de la situación de caja con fines administrativos,
es conveniente que se indique el destino que se ha asignado a los distintos
fondos o se haga notar el dominio que sobre ellos se ejerce. Las
disponibilidades de caja se suelen registrar bajo las siguientes cuentas:
CAJA (GENERAL)
CAJA CHICA
BANCOS
y se presentan en el balance general bajo el termino de EFECTIVO EN CAJA Y
BANCOS.
¡OJO! La partidas de las cuales no se puede disponer inmediatamente para hacer
los desembolsos que se precisen, no deben considerarse como efectivo:
1.- Las cantidades adelantadas a vendedores y funcionarios para gastos de viaje
y otros gastos;
2.- Las estampillas fiscales y postales;
3.- Los cheques devueltos por los bancos por insuficiencia de fondos del
girador, que deben ser cargados nuevamente al pagador o llevarse a una cuenta
especial de control. No se hace necesario esta media cuando el problema es por
falta de endoso o cualquier otra circunstancia fácilmente remediable.
4.- Los depósitos en bancos intervenidos y en bancos extranjeros, cuando no
pueden retirarse los fondos de los países en que se hallan.
5.- Los depósitos hechos en garantía de licitaciones o contratos de compra, que
deben ser mostrados como depósitos de garantía o adelantos para compras, aunque
el dinero pueda se rescatado posteriormente.
6.- Los fondos de amortización y otras formas de depósitos en custodia,
destinados al pago de deudas a largo plazo, redención de acciones, etc.
Nota inserta sobre CAJA CHICA
La caja chica es la herramienta útil dentro de un negocio, empresa, sección o
departamento de la misma empresa, para compras menores de inmediata utilización
y de disponibilidad de efectivo para esas compras. Normalmente la Caja Chica
esta bajo la custodia del Gerente, Jefe de Departamento quienes son los que
autorizan los desembolsos para la compra respectiva. Los montos de una Caja
Chica pueden ser de unos pocos miles hasta cientos de miles según el destino
útil que dentro de la operatividad de facilitar algunas transacciones menores
de la empresa. Las reglas para el uso de la Caja Chica se basa en el manual de
procedimiento de la empresa o lo que determine la Gerencia para su uso. La
cuenta de Caja Chica dentro del balance general siempre será reflejada por su
monto de apertura, quiero decir con esto que contablemente tiene un particular
procedimiento para registrar sus operaciones bajo el sistema de reembolso.
Ejemplo:
Apertura de Caja Chica por Bs. 30.000 pagado con cheque bancario cuyo titular
es la empresa XX, C.A.
El asiento seria el siguiente:
DEBE HABER
Caja Chica 30.000,00
a Bancos 30.000,00
Se autorizo las siguientes compras por Caja Chica 2 lápices por Bs. 500,00, Bs.
300 de combustible para la moto del mensajero y se procede a rembolsar sus
gastos.
DEBE HABER
Artículos de Escritorio 500,00
Combustible 300,00
a Bancos 800,00
El monto de Bs. 800,00 pagado por banco se depositara en la Caja Chica la cual
siempre tendrá los Bs. 30.000,00. Cuando se procede a un arqueo a la Caja Chica
esta siempre debe poseer el monto en efectivo o reflejado en comprobantes de
las compras autorizadas y el total debe
ser los Bs. 30.000,00 con la cual se abrió.
Los procedimientos contables
para un Ejercicio Económico determinado deberían seguir los siguientes pasos:
1.- Registrar las operaciones en orden cronológico en los libros de primera
entrada (o de anotación original: Diario Principal y Diarios Auxiliares,
Registro de comprobantes) con el respaldo de los documentos que den fe de la
operación.
2.- Hacer los pases de primera entrada, a los de anotación final (Mayor
Principal y Mayores Auxiliares). Estos pases se harán en forma clasificada; es
decir, a las respectivas cuentas de acuerdo a su naturaleza.
3.- Preparar el Balance de Comprobación de las cuentas del Mayor Principal,
constatando al mismo tiempo que, si los mayores Auxiliares cuadran con las
cuentas de control del Libro Mayor Principal.
4.- Recopilar los datos que se van a usar para hacer los ajustes necesarios a
las cuentas del Mayor, a fin de que los saldos de éstas revelen la mayor
sinceridad en la fecha de cierre.
5.- Preparar la Hoja de Trabajo a fin de facilitar el proceso del ajuste de las
cuentas o el cierre de los libros y la formulación de los estados financieros.
6.- Formular en el Diario y pasar luego al Mayor los asientos de ajuste y
cierre de las operaciones desarrollados en la Hoja de Trabajo.
7.- Preparar los informes de contabilidad (Balance General y Estado de
Ganancias y Pérdidas) con el fin de mostrar los resultados de las operaciones y
la situación financiera de la empresa o negocio.
8.- Obtener un Balance de Comprobación de las cuentas reales después que se han
ajustado y saldado las cuentas nominales o de resultados.
Estos procedimientos en líneas generales es la técnica utilizada para llevar la
contabilidad y el cierre del Ejercicio Económico, la cual variara de acuerdo
con las modalidades y características de las empresas.
Uno de los principios de contabilidad que nos compete nos habla del concepto de periocidad y el principio de asociación de ingresos y egresos: Todo ingreso debe estar asociado a un determinado período, el cual ha de soportar los costos causado o que pudieran causar esos ingresos. Para un período normalmente dentro de la contabilidad financiera abarca el lapso de un año, para la contabilidad administrativa un año suele ser un tiempo muy largo, ya que para la toma de decisiones se necesita conocer la marcha de las operaciones de la empresa en lapsos más cortos. Por ello, los períodos abarcan in tiempo de uno, tres o seis meses, principalmente cuando se trabaja sobre la base de presupuestos, por la necesidad de información frecuente para aplicar los correctivos a las posibles desviaciones entre los presupuestado y lo real.
Ejemplo: Supongamos que del 01-01 al 31-12 de cada año y el 01-04 pagamos Bs. 300.000,00 por intereses de un préstamo correspondiente Bs. 100.000,00 mes de abril, Bs. 100.000,00 mes de mayo y Bs. 100.000,00 mes de junio, para la contabilidad administrativa (períodos mensuales), en el mes de abril se han realizado egresos por Bs. 300.000,00 que no corresponden, en su totalidad, a ese período. Se han efectuado desembolsos por anticipado por Bs. 200.000,00 que deben ser cargados a los períodos de los meses mayo y junio. Para los efectos de la contabilidad financiera el egreso de Bs. 300.000,00 cancelado en el mes de abril, no se considera como un gasto pagado por anticipado puesto que el mismo se consumirá dentro del período del 01-01 al 31-12, pero en la administrativa EL MONTO DE Bs. 200.000,00 ira en la cuenta GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO DENTRO DEL ACTIVO EN EL PRIMER GRUPO QUE ES EL ACTIVO CIRCULANTE.
Cargos Diferidos (Gastos Diferidos)
Diferir es sinónimo de aplazar, posponer, entonces los gastos diferidos representan determinados costos de cierta relevancia, no cargable en el período donde se efectuó el desembolso, sino que se posponen para ser cargados en períodos futuros, los cuales se beneficiarán con los ingresos obtenidos por esos desembolsos. Por lo tanto de acuerdo al principio de asociación de los ingresos con los costos que los originaron, deberán ser diferidos para ser cargados en los períodos donde se producirán esos ingresos. Ejemplo: Gastos de Constitución, Gastos de Explotación ACTIVO-GRUPO CARGOS DIFERIDOS
LOS SIETE PASOS QUE EL
CONTADOR DEBE REALIZAR EN EL CICLO DE CONTABILIDAD:
Primer paso El registro de cada transacción en el libro
diario constituye el punto de partida del sistema contable de partida doble.
Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organización
teniendo en cuenta el doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha
estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del
activo, pero también refleja una disminución del mismo al reducirse la cantidad
de dinero disponible). Por ello, toda transacción tiene una doble vertiente o
dimensión, una el debe (que aparece a la izquierda) y otra el haber (que
aparece a la derecha). Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la
estructura financiera. En función de su naturaleza, una partida contable puede
disminuir con el debe e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con
el debe y disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado
aumenta la cuenta de bienes (siendo un débito) y disminuye la cuenta de caja
(crédito). Sin embargo, si el bien se compra a crédito se creará una cuenta de
pasivo, y en el libro diario aparecerá una nueva partida, incrementándose la
cuenta de bienes (débito) y aumentándose la partida que refleja el pasivo
(crédito). El reconocimiento de la obligación de pagar a los empleados
aumentará la partida contable de salarios (siendo un débito) y aumentará el
pasivo (crédito). Cuando se paguen los salarios se producirá una disminución en
la cuenta de caja (crédito) y disminuirá el pasivo (débito).
Segundo paso En la siguiente etapa
del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el
libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En
cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de
forma que el saldo, es decir el crédito o el débito neto, de cada cuenta puede
calcularse con facilidad.
Cada cuenta del mayor puede a su vez desglosarse (Cuentas Auxiliares), es
decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en
la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la
empresa, pudiéndose saber así cuánto ha comprado cada uno de ellos. Por
analogía, la cuenta de salarios se puede desglosar en función de cada
trabajador.
Tercer paso Una vez reflejadas
todas las transacciones en el mayor se procede a obtener el saldo -deudor o
acreedor- de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual
a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada
transacción que genera un crédito provoca, al mismo tiempo, un débito de la
misma cuantía. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir
el año fiscal. En cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la
parte de teneduría de libros del ciclo contable.
Cuarto paso Finalizadas las etapas
correspondientes a la teneduría de libros, el contable o contador público
procede a ajustar una serie de cuentas con el propósito de resaltar hechos
económicos que, aunque no se han producido de forma convencional, sí
representan transacciones ultimadas. A continuación destacamos algunos de los
casos más comunes: ingresos pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar
que todavía no se han hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo,
salarios del mes corriente que todavía no se han satisfecho); ingresos
percibidos con antelación (por ejemplo, cuando se recibe ingresos cobrados por
anticipado); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la
prima de un seguro de riesgo); la depreciación (que es el reconocimiento de que
el costo de una máquina debe amortizarse a lo largo de los años de vida útil de
dicha máquina); inventarios (valoración de los bienes almacenados y
verificación de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las
cuentas); e impagados (que consiste en declarar una serie de cuentas pendientes
de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en
el futuro).
Pasos quinto y sexto Una vez realizados los
ajustes anteriores, el contable o contador público realiza un primer balance de
comprobación de saldos, adaptando éstos a los ajustes anteriores (paso quinto).
Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y
preparar la cuenta de pérdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las
distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad
financiera y de costos de la empresa.
Séptimo paso El último paso
consiste en cerrar las cuentas anuales, transfiriéndolas a la cuenta de
pérdidas y ganancias de forma que, aquellas cuentas que corresponden tan sólo a
la actividad anual se anulan unas a otras (Cuentas Nominales), de forma que los
créditos y débitos del siguiente año fiscal reflejen en exclusiva la actividad
de ese año (Cuentas Reales).
Los controles físicos de los
inventarios, podría considerarse fuera de las funciones del contador, pero
dado que los estados financieros podrían
verse afectados por ello, la ingerencia del contador es necesaria para dictar
normas para que en sus propios controles posteriores no haya olvidos o
repeticiones.
Normalmente los inventarios
físicos se realizan al final de cada ejercicio económico, pero hoy en día,
debido a que los registros y controles de los inventarios se suelen llevar
aplicando sistemas computarizados, que son más fiables, pocas empresas
paralizan sus operaciones una vez al año para la toma de inventarios. Usted
como Contador podría seguir el siguiente consejo: ordene que se tome el
inventario físico:
a)
a) Cuando haya la solicitud de compras de cualquier artículo,
pues en ese momento suelen estar en su cantidad mínima y le será más fácil y
rápido el conteo.
b)
b) Divida el almacén de la empresa o negocio en diferentes
secciones y ordene que se tomen
inventarios físicos rotativos y esporádicos debidamente planeados.
c)
c) Para artículos críticos por su valor, por su influencia en
la producción o ventas y con dependencia en su índice de rotación de los mismos
ordene inventariar con mayor frecuencia que el resto de los artículos.
d)
d) Claro que el personal subalterno es quien hará este trabajo,
pero usted deberá supervisarlo de vez en cuando.
Todos deberíamos saber que
la base fundamental de toda empresa es la compra-venta de mercancías o
servicios, por lo cual, siendo éste el objeto principal de la empresa, con ello
podemos ver que la cuenta MERCANCÍAS es la más importante de nuestra
contabilidad. Así tenemos que los contadores deben proporcionar una amplia información a la
gerencia de la empresa, para lo cual nos veremos precisados en dividirla en
diversas cuentas que nos ayuden, en forma clara y precisa, a cumplir el
objetivo. Entonces dentro de la contabilidad el control de mercancías lo
realizaremos por medio de las siguientes cuentas que tienen una relación
directa con la misma:
|
Inventario Inicial |
|
Compras |
|
Devoluciones en Compras |
|
Gastos de Compras |
|
Ventas |
|
Devoluciones
en Ventas |
|
Gastos de
Ventas |
|
Mercancías en Camino (Tránsito) |
|
Mercancías en Consignación |
|
Inventario Actual (Final) |
|
Bonificaciones en Compras o
Ventas |
|
Descuento Pronto Pago en Compras
o Ventas |
Para empresas industriales
el número de cuentas aumentará:
|
Materia Prima |
|
Suministros |
|
Productos en Proceso |
|
Y otras |
|
|
|
|
|
|
Fecha de última revisión: 25/07/04