COMBINACIÓN
DE CORRESPONDENCIA.
Esta herramienta de Word nos sirve para poder enviar la misma
carta con datos personales de cada uno de los contactos a quien necesitemos
mandar ese documento.
Se usa en las tiendas departamentales para hacer sentir al cliente
parte de la familia de la tienda, en ocasiones en los bancos con el mismo
propósito. También se les llama cartas personalizadas ya que en ellas se habla
de forma informal con el destinatario.
Para realizar este procedimiento en Word, vamos a necesitar 3 tipos diferentes de documentos.
1.
El primero es un documento con la CARTA MODELO donde tendremos
Un machote que contará
con los CAMPOS que se usarán (los datos que
Vamos a combinar) es
decir el nombre genérico de cada uno de los datos.
Si tenemos NORMA por ejemplo, ese es el NOMBRE.
2.
El segundo documento es una BASE DE DATOS donde pondremos
Todos los datos que
necesitamos, si queremos mandar la misma carta
A 10, 15, 20, ó 100
personas no importa, los datos de la
cantidad de
Destinatarios estarán aquí.
3.
El tercero es el DOCUMENTO COMBINADO que la máquina genera
Para nosotros, sin
embargo este es virtual y se conservará hasta
Que le asignemos un
nombre nuevo.
Explicación de la
versión 2000
Como se ve en la imagen se encuentra en herramientas y también
podemos personalizar sobres y etiquetas, generando tantos como personas
tengamos como destinatarios.
PASO 1
Escribir la carta modelo que deseamos, en un inicio sustituyendo
el nombre de la persona por el letrero NOMBRE y así sucesivamente.
EJEMPLO:
Amigo FULANO.
Me dio gusto saber de
ti, estoy verificando tu dirección, ¿sigue siendo
CALLE NUM EXT
NUMINT
COLONIA CODIGO
CIUDAD ESTADO
Como parte de nuestra
generación te estoy invitando al baile anual donde veras casi seguro a tus
mejores amigos SUTANO y MENGANO
Este se llevará a cabo
en LUGAR
El día FECHA
Desde las HORA
Saludos de tu Alma Mater ALMA
MATER
En este caso se está
resaltando todos los datos que serán personalizados.
Como se ve en la figura, esta es la ventana
nueva que se despliega a la derecha de nuestro documento, es un ayudante para
combinar correspondencia.
Lo que hace es
preguntarnos que deseamos hacer, en nuestro caso deseamos escribir una
CARTA
Este
es el paso 1 de 6 pasos que nos faltan.
Pedimos ahora el
siguiente paso.
Que es seleccionar los
tipos de documento.
Tenemos tres opciones.
En
el paso 3 nos pregunta si deseamos
Si es la primera vez que
realizamos este ejercicio, por supuesto no tenemos lista de datos. Así que lo
que hacemos es elegir la opción 3.
Primero
necesitamos saber que es una base de datos.
Cuando elegimos escribir
una lista nueva nos pide CREAR. Elegimos y entonces despliega una ventana.
La lista que nos
despliega contiene muchos campos que pueden ser usados en una carta formal en
ocasiones.
1. titulo
2. nombre
3. apellidos
4. nombre
de la organización
5. campo
de dirección 1
6. campo
de dirección 2
7. ciudad
8. provincia
o estado
9. código
postal
10. país
11. teléfono
privado
12. teléfono
del trabajo
13. dirección
de correo
Pedimos entonces personalizar y vamos eliminando los campos que no
necesitamos y añadiendo los que
necesitamos.
En este caso lo que
necesitamos, de acuerdo a nuestra carta es:
1. nombre
2. calle
3. numero exterior
4. numero
interior
5. colonia
6. código
7. ciudad
8. estado
9. amigo1
10. amigo2
11. lugar
12. fecha
13. hora
14. alma
mater
Finalmente llenamos los
datos de cada registro para llenar nuestra base de datos con toda la
información de todos los exalumnos.
Al terminar de llenar el
primer registro pedimos nueva entrada.
Al terminar de los
registros le pedimos cerrar.
En ese momento se
despliega una ventana donde nos pide el nombre para guardar la base de datos.
La guardamos como BASE DE DATOS.
La máquina te pide
entonces que le des un lugar en donde pondrá el SEGUNDO DOCUMENTO.
Este será la BASE DE DATOS, debes localizarla de
modo que después la puedas encontrar fácilmente.
Finalmente, nos muestra todos nuestros destinatarios de la
correspondencia, le pedimos aceptar y podemos continuar con el siguiente paso
En este siguiente paso, necesitamos elegir la opción de MAS
ELEMENTOS para ver todos los campos que incluimos en nuestra base de datos e
insertarlos en la carta, donde sustituirán a los nombres que habíamos puesto y
que verás resaltados con otro color en la práctica.
Seleccionar el nombre FULANO y pedir mas elementos, entonces
seleccionar el botón insertar .
Repetir el procedimiento con cada uno de los campos de
combinación de la carta.
Una vez realizado este proceso, la carta quedara como sigue.
Pedimos ahora el paso 5 que es la vista previa de las cartas.
Eso nos dará la vista de cada uno de los destinatarios, para ver
como quedó finalmente nuestra carta ya combinada.
Como se ve en la siguiente figura, los datos han sido incluidos
en la carta, podemos todavía eliminar a alguien de la lista y realizar algunas
modificaciones
El último paso es completar la combinación
Pedimos
editar cartas individuales
Combinar todos los registros y le cambiamos nombre al documento
que contiene todas las cartas que hicimos, eso hace que este documento sea
totalmente independiente de la carta modelo y de la base de datos.
Tanto la carta modelo como la base de datos son reutilizables
para una nueva combinación.
Una base de datos son un conjunto de datos que han sido
convertidos en información ya que tuvieron un procesamiento con algún objetivo
específico.
Normalmente el formato mas sencillo de
base de datos resulta una TABLA.
En una tabla tenemos filas
( REGISTROS)
y columnas (CAMPOS)
Ejemplo:
|
CLAVE |
NOMBRE |
APELLIDO |
TELEFONO |
|
237654 |
Juanita |
Banana |
2541 2514 |
|
654326 |
Pedro |
Plátano |
2578 3589 |
En el caso de esta pequeña tabla, tenemos los nombres de cuatro
campos.
y los datos de las
columnas son del mismo tipo, ya sea números o textos, en este caso nombres y
apellidos.
Los registros o filas son entonces todos los datos
pertenecientes a la clase 237654 que son Juanita Banana con teléfono 2541 2514.
