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COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

 

 

Esta herramienta de Word nos sirve para poder enviar la misma carta con datos personales de cada uno de los contactos a quien necesitemos mandar ese documento.

Se usa en las tiendas departamentales para hacer sentir al cliente parte de la familia de la tienda, en ocasiones en los bancos con el mismo propósito. También se les llama cartas personalizadas ya que en ellas se habla de forma informal con el destinatario.

 

Para realizar este procedimiento en Word, vamos a necesitar 3 tipos diferentes de documentos.

 

1.      El primero es un documento con la CARTA MODELO donde tendremos

Un machote que contará con los CAMPOS que se usarán (los datos que

Vamos a combinar) es decir el nombre genérico de cada uno de los datos.

Si tenemos NORMA  por ejemplo, ese es el NOMBRE.

 

2.      El segundo documento es una BASE DE DATOS donde pondremos

Todos los datos que necesitamos, si queremos mandar la misma carta

A 10, 15, 20, ó 100 personas  no importa, los datos de la cantidad de

Destinatarios estarán aquí.

 

3.      El tercero es el DOCUMENTO COMBINADO que la máquina genera

Para nosotros, sin embargo este es virtual y se conservará hasta

Que le asignemos un nombre nuevo.

 

 

 

 

 

 

 

Explicación de la versión XP

 

Explicación de la versión 2000

 

 

 

 

 

VERSION XP

Regreso al inicio

Como se ve en la imagen se encuentra en herramientas y también podemos personalizar sobres y etiquetas, generando tantos como personas tengamos como destinatarios.

 

PASO 1 

Escribir la carta modelo que deseamos, en un inicio sustituyendo el nombre de la persona por el letrero NOMBRE y así sucesivamente.

EJEMPLO:

 

Amigo  FULANO.

 

Me dio gusto saber de ti, estoy verificando tu dirección, ¿sigue siendo

CALLE     NUM EXT  NUMINT

COLONIA  CODIGO

CIUDAD ESTADO

Como parte de nuestra generación te estoy invitando al baile anual donde veras casi seguro a tus mejores amigos  SUTANO  y   MENGANO

 

Este se llevará a cabo en LUGAR

El día    FECHA

Desde las  HORA

 

 

Saludos de tu Alma Mater   ALMA MATER

 

 

En este caso se está resaltando todos los datos que serán personalizados.

 Como se ve en la figura, esta es la ventana nueva que se despliega a la derecha de nuestro documento, es un ayudante para combinar correspondencia.

Lo que hace es preguntarnos que deseamos hacer, en nuestro caso deseamos escribir una

CARTA

Este es el paso 1 de 6 pasos que nos faltan.

 

Pedimos ahora el siguiente paso.

 

Que es seleccionar los tipos de documento.

Tenemos tres opciones.

  1. usar el documento actual (el que está activo)
  2. Una plantilla (un documento que previamente se hizo para trabajar).
  3. un documento que podemos tener guardado y que hicimos previamente.

 

En el paso 3 nos pregunta si deseamos

  1. usar una lista existente. (En caso que tengamos una base de datos previa con todos los datos necesarios para trabajar.
  2. Seleccionar de los contactos de Outlook, para mandarles correos personalizados.
  3. Escribir una lista nueva.

Si es la primera vez que realizamos este ejercicio, por supuesto no tenemos lista de datos. Así que lo que hacemos es elegir la opción 3.

Primero necesitamos saber que es una base de datos.

Cuando elegimos escribir una lista nueva nos pide CREAR. Elegimos y entonces despliega una ventana.

 

La lista que nos despliega contiene muchos campos que pueden ser usados en una carta formal en ocasiones.

 

 

 

1.      titulo

2.      nombre

3.      apellidos

4.      nombre de la organización

5.      campo de dirección 1

6.      campo de dirección 2

7.      ciudad

8.      provincia o estado

9.      código postal

10. país

11. teléfono privado

12. teléfono del trabajo

13. dirección de correo

 

Pedimos entonces personalizar y vamos eliminando los campos que no necesitamos y añadiendo los que necesitamos.

En este caso lo que necesitamos, de acuerdo a nuestra carta es:

1.      nombre

2.      calle

3.      numero  exterior

4.      numero interior

5.      colonia

6.      código

7.      ciudad

8.      estado

9.      amigo1

10. amigo2

11. lugar

12. fecha

13. hora

14. alma mater

 

Finalmente llenamos los datos de cada registro para llenar nuestra base de datos con toda la información de todos los exalumnos.

Al terminar de llenar el primer registro pedimos nueva entrada.

Al terminar de los registros le pedimos cerrar.

 

En ese momento se despliega una ventana donde nos pide el nombre para guardar la base de datos.

La guardamos como BASE DE DATOS.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

La máquina te pide entonces que le des un lugar en donde pondrá el SEGUNDO DOCUMENTO.

 

 

Este será la BASE DE DATOS, debes localizarla de modo que después la puedas encontrar fácilmente.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Finalmente, nos muestra todos nuestros destinatarios de la correspondencia, le pedimos aceptar y podemos continuar con el siguiente paso

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En este siguiente paso, necesitamos elegir la opción de MAS ELEMENTOS para ver todos los campos que incluimos en nuestra base de datos e insertarlos en la carta, donde sustituirán a los nombres que habíamos puesto y que verás resaltados con otro color en la práctica.

 

 

 

 

 

 

Seleccionar el nombre FULANO y pedir mas elementos, entonces seleccionar el botón insertar .

 

 

Repetir el procedimiento con cada uno de los campos de combinación de la carta.

 

 

 

 

 

 

Una vez realizado este proceso, la carta quedara como sigue.

 

 

 

Pedimos ahora el paso 5 que es la vista previa de las cartas.

 

Eso nos dará la vista de cada uno de los destinatarios, para ver como quedó finalmente nuestra carta ya combinada.

Como se ve en la siguiente figura, los datos han sido incluidos en la carta, podemos todavía eliminar a alguien de la lista y realizar algunas modificaciones

 

 

 

 

 

El último paso es completar la combinación

Pedimos editar cartas individuales

 

Combinar todos los registros y le cambiamos nombre al documento que contiene todas las cartas que hicimos, eso hace que este documento sea totalmente independiente de la carta modelo y de la base de datos.

 

Tanto la carta modelo como la base de datos son reutilizables para una nueva combinación.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BASE DE DATOS.

regresar

Una base de datos son un conjunto de datos que han sido convertidos en información ya que tuvieron un procesamiento con algún objetivo específico.

Normalmente el formato mas sencillo de base de datos resulta una TABLA.

 

En una tabla tenemos filas ( REGISTROS)  y columnas (CAMPOS)

Ejemplo:

CLAVE

NOMBRE

APELLIDO

TELEFONO

237654

Juanita

Banana

2541 2514

654326

Pedro

Plátano

2578 3589

En el caso de esta pequeña tabla, tenemos los nombres de cuatro campos.

  1. clave
  2. nombre
  3. apellido
  4. teléfono

y los datos de las columnas son del mismo tipo, ya sea números o textos, en este caso nombres y apellidos.

Los registros o filas son entonces todos los datos pertenecientes a la clase 237654 que son Juanita Banana con teléfono 2541 2514.