Indice:
Información Acerca del Sistema
Descripción del Proceso del Sistema
Introducción:
La Carpeta del Usuario muestra Información acerca del sistema “Balasys”, sus objetivos, sus beneficios, el diagrama del sistema, los requerimientos para poder instalare, así como cada una de las pantallas con las que cuenta el sistema, así como la explicación al usuario del funcionamiento de dichas pantallas, para un mejor manejo del sistema.
Información Acerca del Sistema:
Datos Generales del Sistema:
El Sistema “Balasys” fue desarrollado para la empresa:
Master Electrica, S.A de C.V.
Materiales y Equipo Electrico
"La Casa del Electricisita"
Procesos Principales del Sistema:
El sistema “Balasys” ayuda a tener un inventario actualizado sin necesidad de realizarlo físicamente, ya que al momento de realizar una compra o una venta se actualiza automáticamente los inventarios.
El Proceso de Compra es mas fácil ya que al contarse con un catalogo de productos y proveedores, automáticamente al poner el numero de producto que se va a vender nos muestra toda la información correspondiente, sin necesidad de capturar todo y nos da con esto el importe total de la compra, lo mismo sucede con el proveedor.
El Proceso de Ventas también
se hace automáticamente al igual que en las compras se da el numero
o números de productos que serán vendidos y nos muestra toda
la información de los productos y nos da el importe de la venta, y
automáticamente si se desea se realiza la factura correspondiente.
Nombre del Sistema:
“ Balasys”
Obejtivo del Sistema:
“Automatizar los diferentes procesos de la empresa”
Beneficios del Sistema:
Requerimientos del Sistema:
Diagrama del Sistema:
Explicación del Diagrama:
Dentro del Sistema se maneja el inventario de la empresa, por lo que se verifica el inventario para ver si hacen falta materiales, si es así se hace un requerimiento de materiales por lo que se piden diferentes cotizaciones a nuestros proveedores, seleccionando la mejor opción, realizando así el proceso de compra en el sistema, llegan los materiales por lo que entran al almacén por lo que se dan de alta los materiales en el inventario para actualizar el sistema. Al momento de llegar un cliente al establecimiento, se busca el material solicitado dentro del sistema, y se realizan automáticamente las facturas de la venta del material, y también se disminuye el inventario automáticamente en el sistema.
Menú Principal:
El Menú Principal del Sistema “Balasys” esta compuesto por los siguientes módulos los cuales son:
En el Menú de Catálogo muestra los diferentes catálogos
del sistema como son el de Productos, Clientes, Proveedores, Vendedores e Inventario.
Dentro de los Servicios esta la Compra, Cotización y Facturación.
Dentro de Reportes se encuentran los diferentes reportes que genera el sistema como son Reporte de Productos, Clientes, Proveedores, Vendedores, Inventario, Compra, Cotización y Facturación.
Dentro de la Ayuda se encuentra el Acerca de, donde se muestra información correspondiente a la elaboración del Programa.
En la opción de Salir se cierra el sistema.
Descripción del Proceso del Sistema:
Los procesos que maneja el
sistema “Balasys” son: el Proceso de Inventarios, el Proceso de
Compra y el Proceso de Venta.
El Sistema “Balasys” ayuda a tener un inventario actualizado sin
necesidad de realizarlo físicamente, ya que al momento de realizar
una compra o una venta se actualiza automáticamente el inventario.
El Proceso de compra es mas fácil ya que el sistema cuenta con un catalogo
de productos y uno de proveedores, y automáticamente al poner el numero
del producto que se va a vender nos muestra toda la información correspondiente
guardada en el catalogo, sobre el producto, sin necesidad de capturar toda
la información, al igual que al momento de capturar el numero del proveedor.
El importe de la compra también lo da de manera automática sin
necesidad de cálculos manuales.
El Proceso de venta también se realiza de manera automática,
al igual que en el proceso de compra, se captura el número de producto
o productos a vender y se muestra toda la información correspondiente
al producto, sin necesidad de volver a capturarla. El importe de la venta
es obtenido de manera automática sin necesidad de cálculos manuales.
El sistema permite realizar la factura correspondiente al momento de realizar
la venta.
Asistencia en Casos Anormales:
En caso de presentarse alguna falla en el sistema, o exista alguna duda de su funcionamiento se puede comunicar con:
Guía de Operación:
1.- Al entrar al Programa aparecerá una pantalla pidiendo el nombre del usuario del sistema, una vez puesto el nombre del usuario seleccione OK, para entrar al sistema, si por alguna causa no desea entrar al sistema en ese momento seleccione Cancel y se cerrará el sistema.
2.- Ya que ingresas al Sistema se Muestra el Menú Principal el Cual
Contiene todos los Servicios Ofrecidos por el Sistema, como son, Catálogos,
Servicios, Reportes, Ayuda y la Salida.
3.- Al Seleccionar la opción de Catálogo se encuentran los catálogos de Productos, Clientes, Proveedores, Inventario y Vendedores, que al momento de seleccionar cualquiera de ellos te manda automáticamente a la pantalla que le corresponde a ese catálogo.
4.- Al seleccionar el Catálogo de Productos se muestra la información acerca de los Productos de la empresa, la cual puede ser visualizada dándole clic a las flechitas para cambiar de un producto a otro.
El botón insertar agrega
un nuevo producto al catálogo, donde debemos dar de alta el número
del producto, el nombre, el precio, la cantidad que habrá en existencia,
el nombre de la marca y el Número del proveedor al cual le compramos
el producto, brindando automáticamente su nombre.
El botón de modificar nos permite cambiar algún dato de algún
producto ya dado de alta.
Al seleccionar el botón buscar nos aparecerá un cuadro preguntando
el número del producto a buscar, mostrándolo después
en pantalla al momento de encontrarlo. En caso de no ser encontrado se manda
un mensaje de Producto no encontrado.
El Botón eliminar, borra el producto seleccionado del catálogo.
El botón guardar, guarda los datos del producto que se esta dando de
alta.
Al momento de hacer una modificación aparece el botón de guardar
cambios, el cual guarda los cambios realizados.
El botón de Menú nos regresa a la pantalla del Menú Principal.
5.- En el Catálogo de Clientes se encuentra toda la información
acerca de los Clientes de la empresa, la cual puede ser visualizada dándole
clic a las flechas para cambiar de un cliente a otro.
El botón insertar
agrega un nuevo cliente al catálogo, donde debemos dar de alta el número
del cliente, su nombre, su dirección y su teléfono.
El botón de modificar nos permite cambiar algún dato de algún
cliente ya dado de alta.
Al seleccionar el botón buscar nos aparecerá un cuadro preguntando
el número del cliente a buscar, mostrándolo después en
pantalla al momento de encontrarlo. En caso de no ser encontrado se manda
un mensaje de Cliente no encontrado.
El Botón eliminar, borra el cliente seleccionado del catálogo.
El botón guardar, guarda los datos del Cliente que se esta dando de
alta.
Al momento de hacer una modificación aparece el botón de guardar
cambios, el cual guarda los cambios realizados.
El botón de Menú nos regresa a la pantalla del Menú Principal.
6.- En el Catálogo de Proveedores se encuentra toda la información acerca de los Proveedores de la empresa, la cual puede ser visualizada dándole clic a las flechas para cambiar de un proveedor a otro.
El botón insertar
agrega un nuevo proveedor al catálogo, donde debemos dar de alta el
número del proveedor, su nombre, su dirección, su teléfono,
su e-mail, su RFC, la ciudad, y el contacto.
El botón de modificar nos permite cambiar algún dato de algún
proveedor ya dado de alta.
Al seleccionar el botón buscar nos aparecerá un cuadro preguntando
el número del proveedor a buscar, mostrándolo después
en pantalla al momento de encontrarlo. En caso de no ser encontrado se manda
un mensaje de Proveedor no encontrado.
El Botón eliminar, borra el Proveedor seleccionado del catálogo.
El botón guardar, guarda los datos del proveedor que se esta dando
de alta.
Al momento de hacer una modificación aparece el botón de guardar
cambios, el cual guarda los cambios realizados.
El botón de Menú nos regresa a la pantalla del Menú Principal.
7.- En el Catálogo de Vendedores se encuentra toda la información acerca de los Vendedores de la empresa, la cual puede ser visualizada dándole clic a las flechas para cambiar de un vendedor a otro.
El botón insertar
agrega un nuevo vendedor al catálogo, donde debemos dar de alta el
número del vendedor y su nombre.
El botón de modificar nos permite cambiar algún dato de algún
vendedor ya dado de alta.
Al seleccionar el botón buscar nos aparecerá un cuadro preguntando
el número del vendedor a buscar, mostrándolo después
en pantalla al momento de encontrarlo. En caso de no ser encontrado se manda
un mensaje de vendedor no encontrado.
El Botón eliminar, borra el vendedor seleccionado del catálogo.
El botón guardar, guarda los datos del vendedor que se esta dando de
alta.
Al momento de hacer una modificación aparece el botón de guardar
cambios, el cual guarda los cambios realizados.
El botón de Menú nos regresa a la pantalla del Menú Principal.
8.- En el Catálogo de Inventario se encuentra la existencia de los Productos.
En el botón de insertar producto se agrega un producto a la existencia del producto seleccionado, en el botón Buscar se busca un producto en especifico y en el botón eliminar producto se borra un producto de la existencia.
9.- Dentro de los Servicios ofrecidos por el sistema se encuentra la Compra, la Cotización y la Facturación, y al momento de seleccionar uno de ellos te manda a la pantalla correspondiente.
10.- Dentro de la Compra se muestran los datos necesarios para realizar una compra, las compras existentes pueden ser visualizadas dándole clic a las flechas.
Al Seleccionar el botón
de insertar se realiza la compra de algún producto , donde debemos
dar de alta el número de la compra, el número del proveedor,
mostrándonos automáticamente su nombre, el numero del producto
a comprar, mostrándonos automáticamente el nombre del producto,
y la cantidad de productos a comprar. Para sacar el importe de la compra se
debe de dar clic en el botón importe. La fecha también se pone
automáticamente.
El botón de modificar nos permite cambiar algún dato de alguna
compra ya dada de alta.
Al seleccionar el botón buscar nos aparecerá un cuadro preguntando
el número de compra a buscar, mostrando después en pantalla
los datos de esa compra al momento de encontrarla. En caso de no ser encontrada
se manda un mensaje de Compra no encontrada.
El Botón eliminar, borra la Compra seleccionada.
El botón guardar, guarda los datos de la compra que se esta dando de
alta.
Al momento de hacer una modificación aparece el botón de guardar
cambios, el cual guarda los cambios realizados.
El botón de Menú nos regresa a la pantalla del Menú Principal.
11.- En la Cotización se muestran las cotizaciones existentes, las
cuales pueden ser visualizadas con las flechas.
El botón de insertar nos permite crear una nueva cotización,
se debe de dar de alta el número de la cotización a realizar,
el número del cliente que pide la cotización mostrando automáticamente
sus datos, el número de producto, así como la cantidad a cotizar,
mostrando automáticamente la información sobre ese producto
(en caso de cotizar menos de cinco productos favor de llenar con ceros), también
se debe de capturar el importe que se realizara de descuento al cliente, para
sacar el subtotal se debe de dar clic en el botón de sub total, igualmente
al momento de sacar el total de la cotización.
El botón modificar nos permite cambiar cualquier dato de una cotización
ya existente.
El botón buscar, nos pregunta el numero de la cotización a buscar,
mostrándola en pantalla al momento de ser encontrada, en caso de no
ser encontrada manda un mensaje de cotización no encontrada.
El botón eliminar borra la cotización seleccionada.
El botón guardar nos permite guardar la nueva cotización.
El botón guardar cambios nos aparece al momento de hacer un modificación
para poder guardar los cambios realizados.
El botón borrar producto nos permite borrar algún producto dado
de alta de la cotización.
El botón facturar nos manda a la pantalla de la Factura para poder
realizar una factura sobre esa cotización.
El botón menú nos regresa al menú principal.
12.- En la facturación se muestran todas las facturas existentes, las
cuales pueden ser visualizadas con las flechas.
En el botón de insertar
se crea una nueva factura, donde se debe dar de alta el número de la
factura que se esta realizando, así como el numero de cotización
realizada. (Antes de poder realizar una factura siempre se debe de realizar
una cotización). También se debe de dar de alta el número
del vendedor y automáticamente mostrara todos los datos correspondientes.
El botón de modificar, modifica datos de una factura ya existente.
El botón buscar, pregunta el numero de la factura a buscar mostrándola
en pantalla en caso de ser encontrada, en caso de no ser encontrada se muestra
un mensaje de factura no encontrada.
El botón eliminar, borra la factura seleccionada.
El botón cancelar, cancela la realización de un proceso.
El botón guardar, guarda los datos dados de alta al insertar una factura
nueva.
El botón guardar cambios aparece al momento de realizar una modificación
para guardar los cambios realizados en la factura.
El botón Menú, regresa a la pantalla del Menú Principal.
El botón de Imprimir Factura, manda a impresión la Factura de
la venta, el formato de la Factura mandado a impresión es el siguiente:
13.- Dentro de los Reportes se muestra cada uno de los diferentes Reportes de los Productos, Clientes, Proveedores, Vendedores, del Inventario, de la Compra, Cotización y de la Factura, que son mostrados al momento de seleccionarse.
14.- En la ayuda se muestra el Acerca de…
15.- Al Seleccionar Acerca de… se muestra la siguiente pantalla:
Donde se muestra el nombre
de las personas responsables de la Realización del sistema.
El botón de Aceptar regresa a la pantalla del Menú Principal.
16.- Al seleccionar la opción de salir se muestra la siguiente pantalla:
El botón de aceptar,
finaliza el sistema.
El botón de cancelar regresa a la pantalla del Menú Principal.
Solicitud de Modificaciones:
Nombre del Solicitante:
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Nombre del Sistema a Modificar:
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Modulo que se desea modificar:
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Descripción de la Modificación:
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Prioridad de la Modificación:
Urgente: ______ Normal: ______
Fecha de la Solicitud:______________________________________
Firma del Solicitante
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