Lección 1 Introducción y manejo de datos Introducción Veremos los mecanismos básicos de trabajo con Excel 97: cómo seleccionar celdas, qué datos podemos introducir, cómo trabajar con estos datos, manejo de archivos, etc. Veremos también nuevas funcionalidades de Excel. Selección de rangos Todo proceso que realicemos en la hoja de cálculo va implicar una selección, esto es, indicar a Excel dónde queremos introducir la información, a qué damos formato, qué queremos borrar, etc. Todas estas operaciones se llevarán a cabo en celdas. La celda es la unidad fundamental de Excel. Se nombra por la letra de la columna seguida por el número de fila, por ejemplo A3. Un rango es un grupo de celdas. Los rangos se designan por el nombre de la primera celda (en la esquina superior izquierda) seguida de dos puntos y el nombre de la última (esquina inferior derecha). Por ejemplo A1:B10. No hablaremos de nombres de celdas y rangos sino de referencias: A3 es una referencia a una celda, A1:B10 es una referencia a un rango. Selección de una celda Para seleccionar una celda basta hacer clic sobre ella. A la celda que está seleccionada se le denomina celda activa. Aparece con un borde más grueso y su referencia se indica en la barra de fórmulas en el cuadro de nombres. También se pueden utilizar las teclas de dirección para seleccionar celdas. Para seleccionar rápidamente la primera celda de la hoja, presione . Para seleccionar la última pulse . Selección de un rango Para seleccionar un rango hay que activar la primera celda que contiene el rango y sin soltar el ratón, arrastrar hasta la última celda; si se ha equivocado no suelte el ratón y rectifique el rango. La primera celda quedará en blanco indicando que es la celda activa. Selección de rangos múltiples Se pueden seleccionar rangos disjuntos de la hoja, por ejemplo para aplicar un formato determinado. Para ello, hay que seleccionar la primera celda que se quiera incluir en el rango, arrastrar el ratón hasta seleccionar la última celda contigua. Pulsar y mantener pulsada la tecla y arrastrar el ratón sobre el siguiente grupo de celdas que se quieran incluir en el rango. Repetir los pasos anteriores hasta haber seleccionado todos los rangos. Selección de columnas y filas enteras Para seleccionar una fila o una columna entera haga clic en el número o letra de la fila o columna. Para seleccionar filas y columnas disjuntas, mantenga pulsada la tecla entre una y otra selección. Selección de toda la hoja de cálculo Para seleccionar todas las celdas de la hoja haga clic en el botón situado a la izquierda de los encabezados de columnas y encima de los encabezados de filas. Selección extendida Si debemos seleccionar rangos muy grandes, es difícil hacerlo con el ratón. Es recomendable, en este caso, utilizar el teclado. Si pulsamos la tecla entramos en lo que se denomina el modo extendido de selección. Pulsando a continuación las teclas de dirección, vamos seleccionando rangos adyacentes a la celda activa. Para hacer selecciones más grandes podemos pulsar las teclas o . Una vez que hayamos terminado de seleccionar el rango, hay que pulsar la tecla para finalizar el modo de selección extendido. El comando Ir a... Si necesita seleccionar celdas o rangos no visibles en la hoja y conoce la referencia, puede moverse a esa zona de la hoja mediante las barras de desplazamiento o puede utilizar el comando Ir a. Seleccione dicho comando del menú Edición. Aparece el cuadro de diálogo, en el cuadro Referencia introduzca la referencia de la celda o rango que quiera seleccionar y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar. Introducción de datos Hay datos que se introducen directamente en celdas y otros que se introducen sin necesidad de ir celda por celda. Para introducir datos en una celda basta seleccionarla, introducir el dato y pulsar la tecla . Cuando se comienza a escribir, automáticamente se activa la barra de fórmulas. Aparecen tres botones: para cancelar los datos introducidos (botón en forma de x), para validar dichos datos (botón en forma de v) y el símbolo de igual para iniciar el asistente de introducción de fórmulas. La mayoría de las veces es más rápido pulsar que hacer clic en el botón para validar los datos. De igual forma es más rápido pulsar la tecla que hacer clic en el botón para cancelar los cambios. Introducción de números Un número es cualquier combinación de dígitos. Estos dígitos pueden ir acompañados de símbolos, pero la mayoría de las veces no son necesarios ya que son formatos que se pueden establecer posteriormente. Son necesarios cuando queremos poner un número negativo que debe ir acompañado del signo menos (-) o cuando queremos poner un número decimal. El símbolo de separador decimal se establece en el Panel de control de Windows, en el icono Configuración regional. Por defecto el separador es la coma. Cuando se quiera poner un tanto por ciento, bien se puede poner el valor decimal, por ejemplo 0,35 y luego darle formato de tanto por ciento, o bien directamente poner 35%. Número fijo de decimales Cuando se vayan a introducir muchos números decimales, se puede ahorrar la introducción de la coma activando una opción. Si vamos a introducir valores con dos decimales podemos activar la opción Número fijo de decimales del comando Herramientas Opciones, en la etiqueta Modificar. A partir de ese momento, si introducimos 1256 automáticamente Excel pondrá 12,56. Introducción de fechas y horas Una fecha para Excel es un número comprendido entre el 1, que corresponde al 1 de enero de 1900 y el 2958465 que corresponde al 31 de diciembre del 9999. Por tanto podremos operar para calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas. Se deben introducir siguiendo el esquema día mes año a no ser que se haya cambiado esta configuración en el menú Configuración regional en el Panel de control. Entre el día, el mes y el año debe aparecer el separador / o bien el guión -. Por ejemplo 23/12/98. Las horas son para Excel números comprendidos entre el 0, que corresponde a las cero horas, y el uno, que corresponde a las 24 horas. Igual que con las fechas se puede operar con las horas. Para introducir una hora habrá que poner la hora seguida de dos puntos y los minutos. Se pueden introducir también seguidas de PM o AM según corresponda. Es equivalente poner 20:44 que 8:44 PM. Introducción de texto Texto es para Excel todas aquellas cadenas que no pueda interpretar como datos numéricos, ni como fechas ni como valores de error ni como valores lógicos. Si introducimos12.56 en una celda Excel lo considerará texto puesto que no sabrá reconocer el punto como separador decimal. Fórmulas Una vez que se hayan introducido datos, se pueden introducir fórmulas para realizar cálculos. Los resultados de las fórmulas cambiarán en el momento en que se modifiquen los valores originales. Para cálculos complejos, Excel incluye fórmulas incorporadas que se denominan funciones. Toda fórmula debe comenzar por el signo igual seguido de los operadores y operandos. Los operandos pueden ser valores constantes, por ejemplo =13+3, o bien pueden ser referencias a celdas. En este punto es donde radica la importancia de una hoja de cálculo: modificando cualquiera de las celdas a las que se hace referencia en una fórmula, automáticamente la fórmula se recalcula. Una fórmula puede ser tan sencilla como la referencia a una celda. Por ejemplo, si tenemos en la celda A1 el valor 10, podemos poner en la celda B1=A1 y aparecerá 10. Si modificamos el valor de la celda A1 automáticamente cambiará en B1. El operador & El operador & se puede utilizar para concatenar texto. Por ejemplo, si tenemos en la celda A1 "Madrid", podemos escribir en la celda B1 ="Nacido en " & A1 y obtenemos "Nacido en Madrid". Funciones Existen más de 400 funciones que se pueden incorporar a la hoja de cálculo. Se reconocen por su nombre y suelen necesitar valores para llevar a cabo los cálculos; estos valores se denominan argumentos. Si quisiéramos calcular la raíz cuadrada de un valor, utilizaríamos la función RAIZ, si introducimos en una celda por ejemplo =RAIZ(64), obtenemos 8. En este caso RAIZ sólo necesita un argumento. Pero existen funciones que necesitan más de un valor para realizar el cálculo. Por ejemplo, la función SUMA que realiza la suma de una serie de valores. Si quisiéramos calcular el total que hemos astado en compra de coches (suponemos que el importe de los coches está en el rango de B8 a B12, pondríamos =SUMA(B8:B12), que es mucho más rápido que escribir =B8+B9+B10+B11+B12. Llenado automático Cuando estemos creando una hoja que contenga operaciones similares, podremos utilizar el llenado automático para introducir en las celdas la misma operación en vez de repetirla en cada una de ellas. Botón de llenado En la esquina inferior derecha de la celda activa aparece el botón de llenado para introducir datos automáticamente en celdas contiguas. Al situar el puntero del ratón en el cuadro de llenado cambia de forma y se convierte en una cruz. Arrastrar, sin soltar; al ir arrastrando el ratón aparece un borde alrededor de las celdas que se van a llenar. Al soltar el ratón aparecen los valores resultantes. Comando Rellenar Podemos realizar el proceso anterior utilizando el comando Rellenar del menú Edición. El proceso sería el siguiente: en primer lugar seleccionar el rango que se va a llenar teniendo siempre como primera celda de rango aquella que contiene la fórmula. A continuación seleccionar el comando Edición Rellenar, Hacia abajo. Llenar en otras direcciones Se pueden rellenar celdas en cualquier dirección bien arrastrando el botón de llenado o bien mediante las opciones del comando Rellenar. Llenar un rango con el teclado Existe otra forma muy rápida de rellenar un rango de celdas y es mediante una combinación de teclas. Podemos seguir los siguientes pasos para rellenar la fórmula en todas las celdas: seleccionar el rango, a continuación introducir la fórmula y en vez de pulsar , pulsar la combinación de teclas ; esto se puede aplicar a cualquier introducción de datos en Excel. Llenar series Otro proceso común en la hoja es llenar series de datos, como meses, años, etc. Estos procesos se pueden realizar automáticamente utilizando los procesos de autollenado de Excel 97. Si escribimos en una celda 1991 y en la celda siguiente 1992, seleccionamos ambas celdas y arrastramos el botón de llenado, Excel llenará las celdas con 1993, 1994... . Lo que hace Excel es intuir qué datos debe llenar. Si ponemos 1/1/97 en una celda y 1/2/97 en la siguiente y arrastramos el botón de llenado, obtendremos en las restantes 1/3/97, 1/4/97, etc. El botón Autosuma La suma es una de las operaciones más utilizada en una hoja de cálculo. Cuando deban de sumarse los resultados de varias columnas y resultados de varias filas, la operación puede realizarse de una sola vez, con la ayuda del símbolo de Autosuma. Cuando el botón Autosuma sugiera o introduzca un rango que no sea el correcto, lo puede rectificar automáticamente. Editar y eliminar datos Para modificar el contenido de una celda selecciónela y, a continuación, haga doble clic sobre ella o bien pulse la tecla ; automáticamente su contenido se edita y aparece un cursor. Puede mover el cursor con las flechas de dirección o bien hacer clic con el ratón para situarse en el punto en donde quiera corregir. Haga las correcciones oportunas y pulse . Si quiere borrar caracteres pulse la tecla , para borrar caracteres a la derecha del cursor, o bien , para eliminar caracteres a la izquierda del cursor. Si es una fórmula o función lo que está editando, puede rectificar la referencia borrando dicha referencia y seleccionando la nueva. Borrar datos Para eliminar completamente el contenido de una celda, selecciónela y pulse la tecla . De este modo sólo se borrará el contenido pero no los formatos. Si quiere borrar todo seleccione Edición Borrar con la celda o rango seleccionados y elija la opción correspondiente: Todo (contenido y formatos), Formatos, Contenido o Comentarios. Edición deshacer Desde el momento en que comenzamos a trabajar con una hoja de cálculo, Excel 97 va grabando las acciones que se van realizando. De tal forma que en cualquier momento podemos deshacer operaciones erróneas que hemos hecho. Excel 97 introduce la posibilidad de deshacer no sólo la última acción sino las últimas que se hayan realizado en una sesión de trabajo. No se pueden deshacer acciones individuales, siempre habrá que deshacer todas las acciones que ésta lleve por encima en la lista. Mover y copiar rangos En Excel se pueden copiar o mover celdas de una hoja a otro lugar de la hoja, a otra hoja del mismo libro, a otro libro o incluso a otra aplicación. Cuando se copian datos, Excel sitúa un duplicado de las celdas seleccionadas en el Portapapeles, que es un área de la memoria del ordenador. Cuando se mueven o cortan datos, Excel los borra del rango origen y los guarda en el Portapapeles. Para finalizar esta operación hay que pegar esos datos en la nueva ubicación. Para mover o copiar sin utilizar el Portapapeles se puede utilizar la técnica de "arrastrar y colocar". Cortar datos utilizando el Portapapeles Si queremos poner una cabecera en una hoja ya existente, en primer lugar hay que seleccionar el rango que queremos cortar. A continuación, mediante una de las siguientes opciones, llevarlo al Portapapeles: · Del menú Edición, seleccionar el comando Cortar. · Del menú contextual (clic en botón derecho del ratón con el rango seleccionado) seleccionar el comando Cortar. · Hacer clic en el botón Cortar de la barra Estándar. Es el botón que contiene la imagen de unas tijeras. Para pegar los datos no es necesario seleccionar previamente todo el rango destino, basta con seleccionar la primera celda de dicho rango. Para pegar tenemos a su vez opciones una vez seleccionada la primera celda del rango destino: con el comando Pegar del menú Edición, con el comando Pegar del menú contextual o con el botón Pegar de la barra Estándar. Cortar utilizando arrastrar y colocar Cuando el área de destino se encuentra cerca del área fuente, es interesante utilizar el método de arrastrar y colocar. En primer lugar se selecciona el rango, a continuación, situar el puntero del ratón en un borde del rango seleccionado, debe aparecer el puntero en forma de flecha normal. Hacer clic y, sin soltar el ratón arrastrar el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición deseada. Cuando se arrastra el ratón, Excel indica en una pista el rango destino. Copiar datos mediante el portapapeles Los pasos son exactamente iguales que en el apartado de Cortar, pero en este caso utilizaremos el comando Copiar, tanto en el menú Edición como en el menú contextual y el botón Copiar. Los datos permanecen en el Portapapeles hasta que pulsemos las teclas o . Copiar datos utilizando arrastrar y colocar El proceso es igual que para mover datos pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, hay que mantener pulsada la tecla mientras se arrastra el bloque. De esta forma los datos se copiarán. Insertar datos También es posible que queramos pegar los datos en un área ya ocupada, con lo cual debemos insertar dichos datos en esa área sin reemplazar los ya existentes. En este caso se puede o bien seleccionar del menú Insertar el comando Celdas copiadas (también se puede seleccionar dicho comando del menú contextual) o bien mantener pulsada la tecla mientras se arrastra el rango utilizando el método de arrastrar y colocar. Copiar en otras aplicaciones Podemos pegar datos en otras aplicaciones. Por ejemplo, podemos copiar datos de Excel en un documento de Word para presentar un informe. Para ello, hay que copiar el rango tal y como hemos visto en apartados anteriores. Activar Microsoft Word, situar el cursor en el punto donde se quiera pegar, y del menú Edición, seleccionar el comando Pegado especial. A continuación elegir Objeto Hoja de cálculo de Microsoft Excel. Pegado especial Hemos visto el comando Pegar para copiar datos de una localización a otra. El comando Pegado especial del menú Edición o del menú contextual permite pegar datos con opciones avanzadas. Sólo está disponible cuando copiamos no cuando cortamos rangos. El cuadro de diálogo Pegado especial presenta las siguientes opciones: · Todo: equivale a elegir el comando Pegar. Pega fórmulas y formatos. · Fórmulas: pega únicamente fórmulas o valores constantes pero no formatos. Es interesante cuando el área destino tiene su propio formato y no queremos sobreescribirlo. · Valores: si el rango origen contiene fórmulas, sólo pega los valores devueltos por dichas fórmulas. · Formatos: pega únicamente los formatos del área origen en el área destino. · Comentarios: pega únicamente los comentarios del rango origen. · Validación: pega las reglas de validación del rango origen en el área destino. · Todo excepto bordes: pega todo excepto los formatos de bordes. Igual que antes, de esta forma no cambiamos el formato de bordes que pudiera tener el área destino. · Saltar blancos: no pega celdas en blanco del área de copia en el área de pegado, de tal forma que si ha seleccionado celdas en blanco en el área original, Excel respetará el contenido de la celda correspondiente en el área de pegado. · Transponer: cambia la dirección de los datos cuando se pegan. Pegar vínculos El botón pegar vínculos que aparece en el cuadro de diálogo Pegado especial se utiliza para realizar una copia vinculada de un rango de celdas en otro lugar de tal forma que, modificando el rango origen, cambie automáticamente el rango destino. Manejo de archivos Guardar un documento Una vez creado un libro de trabajo, debemos de guardarlo para poder recuperarlo en futuras sesiones de trabajo. Seleccione el comando Guardar como del menú Archivo. Podemos dar un nombre al archivo que tenga como máximo 255 caracteres. El nombre hay que introducirlo en el cuadro Nombre de archivo. Excel coloca automáticamente la extensión xls, que es la correspondiente a libro de trabajo. Excel propone por defecto la carpeta Mis documentos para guardar los ficheros. Esta configuración por defecto la puede cambiar en el comando Herramientas / Opciones en la ficha General. Si quisiera guardar en otra ubicación, despliegue la lista Guardar en y localice la carpeta donde desea guardar en el árbol de carpetas. También puede crear una nueva carpeta por debajo de la actual para guardar el archivo, para ello, haga clic en el botón Crear nueva carpeta. También puede utilizar el comando Guardar como una vez guardado el libro por primera vez para crear una copia del mismo con otro nombre. Así mismo puede guardarlo en otra ubicación, etc. Guardar El comando Guardar del menú Archivo y el botón Guardar de la barra Estándar guarda las modificaciones realizadas en el libro de trabajo con el mismo nombre. Debe ir seleccionándolo a medida que trabaja para ir guardando los cambios. Guardado automático Excel puede ir haciendo el guardado automático, para ello, seleccione el comando Herramientas / Complementos, active el complemento Autoguardar. Una vez activado, en el menú Herramientas aparece el comando Autoguardar en donde puede configurar el intervalo para guardar, además de otras opciones. Abrir un archivo Para abrir un archivo seleccione el comando Abrir del menú Archivo o bien haga clic en el botón Abrir de la barra Estándar. El cuadro de diálogo es muy parecido al de guardar un archivo. Debe buscar la localización donde guardó el archivo a través del cuadro de lista desplegable Buscar en. Por defecto aparecerá la carpeta que haya establecido en el comando Herramientas / Opciones. Si tiene que abrir un libro con extensión distinta a xls, seleccione el formato en la lista Tipo de archivo. Crear un libro nuevo Para crear un libro de trabajo nuevo haga clic en el comando Nuevo del menú Archivo. Puede crear un libro por defecto en blanco (seleccionando Libro en la etiqueta General) o bien crear un libro basado en una plantilla incorporada haciendo clic en la lengüeta Soluciones hoja de cálculo. Excel incorpora tres plantillas para hoja de cálculo. Si selecciona cualquiera de ellas y hace clic en Aceptar puede crear un libro basado en esa plantilla, es decir, puede rellenarla con sus propios datos y guardarla como si de un libro nuevo se tratase, sin que la plantilla original se modifique. Cerrar un libro Para cerrar un libro, seleccione el comando Cerrar del menú Archivo. Si el libro no se ha guardado todavía o se han realizado últimas modificaciones aún no guardadas, Excel le pedirá que confirme si desea o no guardar el libro. Si pulsa la tecla mientras selecciona el menú Archivo, aparecerá el comando Cerrar todo: cierra todos los libros abiertos del área de trabajo. En caso de que haya alguno sin guardar, Excel preguntará si se quiere o no guardar ese libro en concreto. Puede optar también por elegir la opción Sí a todo que guarda y cierra todos los libros abiertos. LECCIÓN 2 Presentación de datos Introducción Uno de los aspectos más importantes para desarrollar un trabajo es darle un formato para que la presentación acompañe a los datos que se quieran mostrar. Aplicar un formato Un formato siempre irá aplicado a una celda o rango de celdas. Por lo tanto, un formato se podrá aplicar antes de introducir información en celdas o posteriormente cuando ya haya datos en ellas. Esto último es lo que normalmente se hace para ajustar el tamaño de la fuente, el ancho de las columnas, etc. Siempre habrá que seleccionar previamente el rango al que aplicar el formato. Este rango puede ser un rango disjunto. Como regla general, se utilizarán los comandos del menú Formato, los comandos del menú contextual (aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón) o bien con los botones de las barras de herramientas para formato. Tanto en el menú Formato como en el menú contextual encontramos el comando Formato de celdas, que es el que utilizaremos más a menudo. Formato de texto La mayoría de los botones de la barra Formato se pueden utilizar para cambiar el formato de las celdas. Si activamos el comando Formato de celdas y activamos la ficha Fuente, podemos ver todos los formatos aplicables a las fuentes. Podremos cambiar el tipo de fuente, el tamaño, el color, el subrayado, si se trata de tachado, superíndice o subíndice. No debe seleccionar un tamaño de fuente que no le proponga Excel, ya que podrían ocurrir errores en la salida por impresora. Generalmente es mucho más rápido utilizar la barra de formato para aplicar un formato disponible en dicha barra. Cuando se aplica un formato a una celda, en la barra de herramientas Formato aparecerá el botón correspondiente a dicho formato "activado". El cuadro de fuentes indica qué fuente estamos utilizando así como su tamaño. Fuente estándar La fuente por defecto que utiliza un libro de trabajo nuevo se puede cambiar en el comando Herramientas / Opciones, en la ficha General, en el cuadro Fuente estándar. Varios formatos en una sola celda Si una celda contiene texto, podemos aplicar varios formatos en ella. Esto es muy útil cuando, por ejemplo, queremos poner subíndices o superíndices o bien resaltar un título, etc. Para aplicar un formato de este tipo puede ir aplicando el formato a medida que escribe o bien, una vez escrita la celda completamente, seleccionar el texto al cual se quiere dar formato arrastrando el ratón. Alto de filas y ancho de columnas Cuando un texto no cabe en una celda, éste invadirá las celdas adyacentes siempre que no exista texto en ellas. No ocurre así con los números. Si un número es demasiado grande para el ancho de la celda, aparecerán los símbolos ####. En estos casos y cuando se quiera cambiar la apariencia de la hoja habrá que modificar el ancho de las columnas. Para ello, puede situar el ratón en la línea que separa los encabezados de las columnas, hacer clic, y sin soltar el ratón, arrastrar hasta obtener el tamaño deseado. Al mover el ratón aparecerá una indicación del ancho que alcanzará la columna si se suelta en ese determinado momento. Si en lugar de arrastrar el ratón hacemos doble clic, el ancho de la columna se ajusta al texto más largo que hayamos introducido en ella. También se puede utilizar los comandos Fila y Columna del menú Formato. Formatos de número Cuando introduzcamos un dato en una celda, Excel intentará interpretarlo como número e incluso le aplicará un formato directamente. Si el número es demasiado grande para el tamaño de la celda, Excel le aplicará el formato científico. Pero lo más común es no añadir ningún formato hasta que no hayamos terminado de introducir datos. Para modificar un formato de número, seleccione la ficha Número del cuadro de diálogo para dar formato a celdas. En la ficha Número encontramos las diferentes categorías de formato de número. Todas ellas presentan una muestra de cómo quedará el número una vez aplicado el formato además de ofrecer una serie de opciones adicionales según la categoría seleccionada. Formato de número/texto Hay veces en que debemos trabajar con valores a priori numéricos pero que no son tales, como por ejemplo códigos postales. Si introducimos en una celda 08080, Excel cambiará el valor a 8080 ya que ignora los ceros a la izquierda. Podemos cambiar este efecto aplicando a las celdas el formato de texto. En la ficha Número seleccionando la categoría Texto. En el caso de los códigos postales, si ya tiene la columna escrita, también puede seleccionar el formato Código postal de la categoría Especial. Formatos de fecha y hora Los formatos de fecha y hora se pueden cambiar en el cuadro de diálogo Formato de celdas en la ficha de Número, eligiendo las categoría Fecha y la categoría Hora. Como ocurre con los formatos de número, las fechas y las horas se rigen por sus propios códigos. Para crear un formato de fecha personalizado, utilizaremos la letra d para el día, la letra m para el mes y a para el año. Para crear un formato de hora, usaremos h para hora, m para minuto y s para segundos. Formato para sumar horas Muchos cálculos en la hoja implican la suma de horas cuyo resultado sobrepasa las 24 horas. Tenemos un formato incorporado para acumular horas en la categoría Hora. El formato aparece como 37:30:55 y corresponde al código [hh]:mm:ss. Por defecto Microsoft Excel 97 cuando suma horas aplica el formato para acumular horas. Formato de bordes Uno de los aspectos mejorados de formato en Excel 97, es la aplicación de bordes: podemos seleccionar el formato y observar el resultado en una muestra. Para aplicar un formato de bordes, seleccione la ficha Bordes dentro del cuadro de diálogo al que conduce el comando Formato / Celdas. En la sección Preestablecidos puede aplicar directamente un borde. Puede también hacer clic en los botones de Borde, para aplicar un borde izquierdo, derecho, interior, etc. También se puede hacer clic directamente con el ratón en las áreas de la muestra para aplicar el borde directamente. En cualquier momento puede cambiar el estilo de la línea escogiéndolo de la lista Estilo. También podemos utilizar la paleta portátil de bordes para aplicar rápidamente un formato de bordes a las celdas. Haciendo clic en la flecha de bordes de la barra Formato obtenemos varias muestras de bordes aplicables directamente a las celdas seleccionadas. Los bordes que figuran en esta opción son de uso común, para escoger alguno no listado aquí debe utilizar el comando. Tramas Podemos también cambiar el color de fondo de un rango de celdas. Para ello, seleccione la ficha Tramas del cuadro de diálogo de Formato / Celdas o bien utilice el botón Color de relleno de la barra de herramientas Formato. Alineación de celdas Hasta ahora nos teníamos que limitar al formato en horizontal y en vertical nada más, con los nuevos formatos podemos obtener texto en diagonal, unión de celdas, etc. Cuando se introduce un valor, Excel le aplica una alineación por defecto según sea número o texto. Así los números se alinean a la derecha y el texto a la izquierda. A esto se le conoce como la alineación General. Además y por defecto, Excel alinea siempre en la posición Inferior con respecto a la vertical. En la ficha Alineación del formato de celdas, aparecen una serie de opciones que vamos a describir. La alineación Horizontal incluye la posibilidad de alinear texto al centro, izquierda y derecha. Ya es posible manipular en ángulo el texto dentro de las celdas utilizando la opción Orientación. Cuando se aplica este formato, Excel modifica automáticamente el alto de la fila para dar cabida al texto. La opción Ajustar texto hace que el texto introducido (o que se vaya a introducir) en una celda no invada las celdas adyacentes sino que, sin necesidad de modificar el ancho de la columna, la celda se amplíe en vertical y el texto aparezca en varias líneas. Se puede reducir el texto en una celda para (sin modificar el alto de la fila) poder ver todo su contenido. Esto se consigue con la opción Reducir hasta ajustar. La opción Combinar celdas, permite unir celdas tanto en horizontal como en vertical. Hay que tener en cuenta algunos comportamientos de las celdas combinadas: · Cuando se copian y pegan celdas combinadas, los resultados son también celdas combinadas. Si la selección inicial contiene celdas combinadas y celdas normales, el resultado será una combinación de celdas combinadas y celdas normales. · Si se pegan datos sobre celdas combinadas pueden ocurrir dos cosas: cuando se pega un valor único (una sola celda) en una celda combinada solamente se pega el valor y se mantiene el formato de celda combinada. Si copiamos y pegamos un rango de celdas sobre una celda combinada, el resultado divide la celda en sus celdas originales. Quitar líneas de división Una vez que hayamos puesto bordes personalizados a la hoja, no tiene sentido seguir mostrando las líneas de división, y más cuando éstas sirven la mayoría de las veces como referencia necesaria para la introducción de datos. Para quitarlas, seleccione el comando Herramientas / Opciones y en la ficha Ver desactive la opción Líneas de división. Formato condicional Se puede dar formato a las celdas dependiendo de determinadas condiciones. Podemos resaltar los resultados de una fórmula que deseemos supervisar y podremos identificar con facilidad celdas concretas mediante la utilización de este tipo de formato. Para seleccionar Formato condicional, debe activar la celda que le interesa y seleccionar el comando Formato condicional del menú Formato. Las condiciones se pueden aplicar tanto a las fórmulas como a los valores en las celdas y que el formato que se puede definir es tanto para el tipo de letra como para los bordes y las tramas. Cuando se necesita más de una condición para conseguir los formatos adecuados, debe hacer clic en el botón Agregar>> Formatos automáticos Excel 97 incorpora una serie de formatos predefinidos. Estos formatos automáticos se conocen como autoformatos e incorporan formatos de fuentes, números, bordes, alineación, tramas, altos de fila y anchos de columna, etc. Para aplicar un autoformato seleccione un rango de celdas y, a continuación, el comando Autoformato del menú Formato. Nos muestra un cuadro de diálogo, en la parte izquierda del mismo vemos los nombres de los autoformatos y en la derecha una muestra de los mismos. Puede aplicar sólo determinados formatos seleccionándolos de entre los que aparecen en la parte inferior del cuadro de diálogo. Si no aparecen estos formatos, haga clic en el botón Opciones>>. Excel 97 determina los niveles de detalle, revisa dónde aparece texto, fórmulas, subtotales, etc. y aplica los formatos según convenga. Copiar y eliminar formatos Excel 97 incluye un botón denominado Copiar formato (representado por una brocha), que le permite aplicar formatos a una celda o rango de celdas iguales a los que tienen otras de un modo muy rápido. Para hacerlo, seleccione primero la celda cuyo formato quiere copiar a otra. Seguidamente, haga clic en el botón antes mencionado y vuelva hacerlo en la celda o celdas que desee aplicar el formato. Si lo que desea es poder aplicar el mismo formato en varias zonas de la hoja, haga doble clic sobre el botón Copiar formato y repita la operación tantas veces como desee. Pulse la tecla para desactivarlo. Insertar y eliminar filas y columnas Para insertar una fila o una columna, seleccione una celda de la fila o columna delante de la cual desea insertarla. Una vez hecho esto, seleccione el comando Filas o Columnas del menú Insertar. Para eliminar una fila o columna completa, ha de seleccionar la fila o columna que desea eliminar y, después, el comando Eliminar del menú Edición. Insertar y eliminar rangos de filas y columnas Es muy probable que nos veamos obligados a insertar o eliminar un determinado número de filas y/o columnas de nuestra hoja de cálculo. Para insertar un rango de filas y/o columnas debe comenzar por seleccionar la celda a partir de la cual desea realizar la inserción. Después seleccione el comando Celdas del menú Insertar. Le aparece un cuadro de diálogo, seleccione la opción más adecuada en cada caso y haga clic en el botón Aceptar. Para borrar un rango de celdas, el proceso es muy similar. Seleccione las filas y columnas que desea eliminar y, después, el comando Eliminar del menú Edición. El cuadro de diálogo que le aparece es muy similar al anterior y también le preguntará si desea eliminar todas las filas o columnas del rango seleccionado en la hoja. LECCIÓN 3 Nombres, fórmulas y funciones Introducción Veremos qué son y cómo se emplean los nombres en las hojas de cálculo, veremos manejo de fórmulas, funciones y nuevas facilidades para el manejo de datos en hojas de cálculo. Nombres Los nombres nos van a servir para identificar celdas o grupos de celdas en la hoja de cálculo. Podremos utilizarlos dentro de fórmulas para hacer referencia a celdas. Definir nombres El objetivo de los nombres es hacer más fácil la referencia a áreas o variables contenidas dentro del libro de trabajo. Al definir un nombre aparece, no sólo la celda a la que hace referencia, sino también la hoja dentro del libro de trabajo en la que este nombre está definido. Si seleccionamos la opción Nombres del menú Insertar nos aparecerá un menú con diferentes opciones. Recuerde que si alguna de las opciones aparece atenuada es porque en este momento se trata de una opción no disponible. Una vez que seleccionamos Insertar vamos a la opción Nombres. Nos aparece el segundo menú en el que podemos ver las opciones posibles para nombres: Definir, Pegar, Crear y Aplicar. Observamos que alguna de ellas aparece en gris atenuado. Esto quiere decir, como ya sabemos, que en este momento y con las operaciones que estamos realizando no están disponibles. Si seleccionamos la opción Definir, nos pide definir nombre, le ponemos un nombre y haremos clic en el botón Agregar. En la parte inferior aparece el cuadro Se refiere a, aparece el nombre de la hoja en la que nos encontramos seguido de la celda para la que vamos a definir el nombre como referencia absoluta. Una vez que haya agregado el nombre haga clic en el botón Aceptar para cerrar este cuadro de diálogo. El proceso para definir nombres para un rango de celdas es exactamente el mismo. Pegar nombre Una vez que ya tenemos definidos los nombres, podemos empezar a utilizarlos en todas las fórmulas y funciones de nuestro libro de trabajo. Si lo que queremos es que nos aparezca en otra celda el valor de alguno de los nombres anteriormente definidos seleccionamos Pegar. Aparece un cuadro de diálogo, en él veremos todos los nombres definidos en la hoja. Seleccionamos el que necesitamos y hacemos clic en el botón Aceptar. Eliminar nombres Para eliminar nombres de un libro de trabajo debe de ir al cuadro de diálogo de Definir nombre. Si observa este cuadro de diálogo, hay un botón con el texto Eliminar. Seleccione, uno a uno, todos aquellos nombres que desee hacer desaparecer del libro de trabajo y haga clic en este botón. Los nombres desaparecerán de la hoja. En todas las celdas en las que se utilizasen los nombres borrados le aparecerá un error del tipo #NOMBRE. Funciones Las funciones son herramientas de cálculo que Microsoft Excel pone a nuestra disposición para ser usadas en hojas de cálculo. Pueden usarse para tomar decisiones sobre los valores que se ponen en una celda, pueden devolver valores o llevar a cabo acciones y pueden realizar también gran variedad de cálculos distintos. Para que las funciones cumplan su cometido es necesario, en la mayoría de los casos, facilitarles unos datos. Estos datos son los que se conocen como argumentos de la función. Pueden ser de diferentes tipos, como veremos posteriormente y su número depende de la función de que se trate. Sintaxis de las funciones Las funciones en Excel tienen la siguiente sintaxis: =NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2; . . .) Van siempre precedidas del signo igual y, a continuación, el nombre de la función seguido de un paréntesis que contendrá todos los argumentos separados por punto y coma (;). Los paréntesis son imprescindibles, incluso si la función no lleva argumentos. En caso de que alguno de ellos falte, Excel le avisará con un mensaje de error. Cuando alguno de los argumentos sea un rango de celdas, éste irá limitado por la primera celda del rango seguida de dos puntos (:) y la última celda del mismo. Veamos el siguiente ejemplo: =SUMA(A1:A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A2+A3+A4+A8 =SUMA(A1;A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A4+A8 Argumentos de las funciones Los argumentos son los valores que facilitamos a las funciones para que éstas nos devuelvan un resultado o lleven a cabo algún tipo de acción. El número de argumentos que una función puede llevar depende del tipo que ésta sea. Como argumento de las funciones podemos usar los siguientes: Números: SUMA(43;56;345) Rangos: SUMA(A1:A24) Texto: MAYUSCULAS("jesús") Nombres: PRODUCTO(Cantidad;Dólar_peseta) Valores lógicos: SI(A1<23;89;A1) Valores de error: ERROR.TYPE(#NAME) Referencias: MAX(A1:A34) Matrices: SUMAPRODUCTO(A1:10;B1:B10) Vacío (ningún argumento): PI() Otras funciones: SUMA(MAX(A1:A34);B1:B34) Utilización de las funciones Para introducir una función en una celda, puede hacerlo escribiendo directamente el nombre de ésta precedido del símbolo igual (=) y con los argumentos o puede hacer clic en el botón fx que aparece en la barra de herramientas Fórmula. En este segundo caso, le aparecerá un cuadro de diálogo, en el que podrá seleccionar la fórmula que desee. Este cuadro de diálogo presenta dos partes. En la izquierda aparecen agrupadas las funciones en 11 categorías. En realidad son 9, ya que las dos primeras representan las funciones más recientemente utilizadas y la totalidad de las funciones disponibles. En la parte derecha nos aparecen las funciones que corresponden a la categoría seleccionada. En la parte inferior podemos ver la función que se encuentra seleccionada con los argumentos que emplea y una pequeña descripción de su resultado. Una vez seleccionada la fórmula de esta manera y después de hacer clic en el botón Aceptar, le aparecerá un nuevo cuadro en el que deberá introducir los argumentos de la función seleccionada. Los argumentos que le aparezcan en negrita son argumentos obligatorios, mientras que los que estén con forma normal son opcionales. A medida que active cada argumento, en la parte inferior le aparecerá una breve explicación de qué es este argumento. Vaya rellenando todos los argumentos, bien escribiendo un valor, bien haciendo clic en la celda correspondiente de la hoja. Para pasar de uno a otro basta pulsar la tecla del teclado o hacer clic en el cuadro siguiente. En la parte inferior de este cuadro de diálogo aparece el resultado que la función le va a devolver a medida que vaya añadiendo o modificando argumentos. Este valor no aparecerá hasta que todos los argumentos obligatorios hayan sido completados. Una vez que los haya completado haga clic en Aceptar y le aparecerá el valor en la celda seleccionada. Autocorrección de errores Otra de las características de Excel 97 es su facilidad para fijar algunos errores más comunes en el proceso de creación de una fórmula o cuando estamos introduciendo argumentos en una función. Para todos los errores, el ayudante de Office muestra un mensaje con una versión corregida de la fórmula y nos ofrece la posibilidad de aceptarla o no.