! DE EXPO !     |     DE STUDENTEN     |     GASTENBOEK     |     SPONSOREN     |     CONTACT     |     HOME

Notulen Voorzitters vergadering 20 mei

Voorzitter: Tido

Notulist: Martine

1)    Opening

2)    Notulen vorige vergadering

-          Martine biedt haar excuses aan. Ze heeft ze vergeten te maken

3)    Mededelingen

-          Tido gaat niet mee doen aan de expositie. Hij weet ook niet of hij op de avond van de opening aanwezig wil zijn.

-          Martine is afwezig met de algemene vergadering op 28 mei, i.v.m. een project van stage.

-          Yoni zit de algemene vergadering van 28 mei voor

-          Meiskine, Tjitske v.d. W en Tjitske de J, zijn dan ook afwezig

-          Johannes weet ook niet of hij mee doet, Hij heeft nog geen verhaal, foto of T-shirt ingeleverd. Yoni belt hier achteraan

4)    PR

-          Website: Niet alles is nog binnen van iedereen, coördinatie stuurt hier een mail over

-          Flyer/ poster: is af kan naar de drukker, 28 mei worden ze in de vergadering uit gedeeld, zodat iedereen een paar heeft om te verspreiden

-          Idee: Na negenen is de kans groot dat veel mensen (ouderen) weg gaan, misschien vrienden uitnodigen voor na negen uur? Hier wel een lijst voor. Geen vrienden van vrienden uitnodigen. Moet wel persoonlijk blijven. Lijst met gasten voor na 9 uur voor 4 juni doorgeven op de e-mail adres.

-          Gewone uitnodigingen moeten zelf worden verspreid

-          In de uitnodiging moet het globale programma worden opgenomen:

·  16.30: Opening expositie (aan de Nieuwstad zijde)

·  18.00: sluiting expositie Feest locatie is geopend, met lopend buffet tot 20.30 (consumptie voor eigen rekening)

U bent welkom om tot het einde te blijven. 

·  12.30 Einde in de feestlocatie

5)    Opening

-          Lijst met taken, in de Algemene vergadering 28 mei in vullen. Voor die tijd is de lijst rond gemaild, zodat iedereen kan zien wat voor taken zij kunnen kiezen/krijgen

-          Muziek voor tijdens de expositie opening regelt Martine (instrumenteel jazz o.i.d.)

-          Yoni heeft waarschijnlijk een aantal goedkope flessen champagne weten te regelen. Dit wordt dan het drankje wat in de expositie wordt geschonken.

-          Crew moet worden uitgebreid, rond vragen of er vrienden zijn die willen helpen.

-          Buffet kan misschien door theater Romein worden geplaatst? Lourens gaat hier achteraan!

-          24 juni wilt de commissie een generale houden. De locatie moet hier nog wel over worden ingelicht.

-          Installatie voor een eventuele band en dj? à Yoni gaat hier achteraan. Dit is duidelijk voor 28 mei

-          Martine weet misschien nog een band die kan optreden. Zij gaat hier achteraan en laat dit ook weten voor 28 mei

-          Mini dv tapes voor de video gasten boek worden niet gekocht, maar verzameld

6)    Financiën

Er is niemand aanwezig van de financiële commissie.

De groep bevestigd dat het budget via de mail verstuurt is.

Er is onduidelijkheid over hoe het geld wordt verdeeld als er aan het eind geld over blijft. Alles wordt gedeeld door de hoeveelheid mensen die mee hebben gedaan en geld hebben betaald. Het is te veel werk om uit te gaan rekenen wie er meer heeft betaald.

7)    Locatie

-          Er moeten nog bordjes worden gemaakt voor bij het werk. De coördinatie verstuurt een mail waarin iedereen verzocht wordt om de gegevens door te geven aan Aafke

-          Taken Lijst voor de Locatie gerelateerde werken wordt ook ingevuld op de algemene vergadering op 28 mei

8)    Rondvraag

-          Mag je een blauwe spijker broek aan op de opening? à De afspraak is dat de kleuren van de expositie zwart wit en groen is. Probeer je hier ook zoveel mogelijk naar te kleden.

-          Volgende voorzitters vergadering is op 4 juni om 10.00 uur bij Martine

9)    Sluiting

Notulen algemene vergadering 14 mei 11.00uur.

Voorzitter: Martine

Notulist: Nynke

1. Opening 11.10 uur.

2. Op of aanmerkingen notulen vorige vergadering. Geen

3. Inventarisatie agendapunten

• Verspreiding folders

• Draaiboek wachthouden

4. Locatie commissie:

·               Opbouwen expositie: woensdag de hele dag, donderdagmiddag tot donderdagavond om half 8 en vrijdag tot 4 uur.

·               Er komt een lijst met taken waarvoor je je kan inschrijven. Doe dit zo snel mogelijk zodat je zelf nog kan kiezen anders zet de locatiecommissie je ergens bij.

·               Feestlocatie: Theater Romein

·               Elke student mag 7 personen uitnodigen.

·               De openingscommissie wil graag een lijst maken met daarop de namen van de gasten. Stuur de namen door naar Nynke, dijk006@hotmail.com. Zo kunnen we uitrekenen hoeveel boekjes er ongeveer moeten komen want 1 familie hoeft geen 5 boekjes, 1 is dan ook wel genoeg. Wil je dit doen voor volgende week vrijdag 21 mei?

·               Agendapunt voorzittersvergadering: na 8 uur nog andere vrienden/ kennissen uitnodigen voor het feest?

·               De taxatielijsten moeten week 24 binnen zijn.

·               De lijst met daarop de tijdstippen voor het wachthouden zijn uitgedeeld en klopt nu helemaal.

5. Openingscommissie

·               Mededelingen die hier worden gedaan gaan over het draaiboek voor de opening, dit draaiboek wordt door de openingscommissie naar iedereen toegemaild.

6. Financiën

·               We moeten bezuinigen, er zijn te weinig sponsoren binnen gehaald hierdoor hebben we minder geld dan was verwacht. Grote bedrijven willen niet sponsoren omdat de sponsorgelden al besteed zijn en vinden het een te kleinschalig project. De facilitaire dienst van de NHL heeft  €500,- gesponsord. En Carien wacht nog een reactie van een eventuele sponsor af.

·               Sponsor drukwerk? De sponsor hiervoor gaat de kosten van het drukwerk niet vergoeden maar komt waarschijnlijk met een tegemoetkoming.

·               De lijst met eigen bijdrage doornemen. Een aantal studenten hebben nog niet betaald. Afgesproken was dat elke dag dat je te laat bent met betalen, uiterste datum was 1 mei, er 1 euro extra bijkomt, weekenden tellen niet mee. Een aantal studenten hebben deze regel wel aangehouden maar een aantal ook niet, willen deze mensen de extra kosten nog betalen?

·               Wil de PR commissie bekijken of het budget van €450,- ook gehalveerd kan worden? De boekjes moeten het mooist worden, de flyers kunnen wel gekopieerd worden. Dit scheelt al enorm. Ook nu we opnieuw gaan bekijken hoeveel boekjes er waarschijnlijk nodig zijn moet het bedrag van €200,- haalbaar zijn.

7. PR

·               Logo is vandaag klaar, wordt volgende week doorgemaild naar iedereen.

8. Huiswerk.

·               Inleveren shirt bij Gomathi. Foto’s eigen werk en filmpje inleveren bij

9. Mark.

·               Mark zit in lokaal 9.10 en gaat hier foto’s van elke student maken.

10. W.V.T.T.K.

Wie     zou er een babbeltje willen houden bij de opening van de expositie?

  Yoni en Martine willen dit graag op zich nemen.

          Planning is om alles 11 juni af te ronden.

11. Datum volgende vergadering

         28 mei om 10.00 uur.

Notulen bijeenkomst Locatie, Openings en PR-commissies

Maandag 19 april 20.00

1. Themakleuren: We hadden als eerste gekozen om zwart en groen te combineren. Lourens komt met het idee zwart te vervangen voor crème wit. Dit omdat zwart vrij duister is, en in combinatie met een felle kleur nogal schreeuwerig overkomt. We kunnen ons allemaal vinden in dit voorstel.

1. Kleding: We willen graag het shirt als gezamenlijke kledingstuk beschouwen. We hebben gekozen voor crème witte shirt, met groene opdruk.

-   Iedereen levert zijn eigen shirt in zijn/haar maat, dus in crème wit!

-   De opdruk kan, mits uiterlijk twee weken voor de expo, gemaakt worden door de klas van Gomathi.

-   Broek, rok, schoenen en overige kledingstukken en accessoires in wit en/of zwart.

-   NB: Bedenk wel dat het tegen die tijd hartje zomer is!

2. Logo: Miranda kan, nu we de kleuren hebben vastgesteld, haar leerlingen de logo’s laten maken. Tijdens de bijeenkomst kon ze al een aantal logo’s laten. Deze zien er veelbelovend uit!
   
3. Deadlines:

-   13 mei is het logo klaar.

-   14 mei, tijdens de gezamenlijke vergadering moet iedereen een shirt bij zich hebben!!!

2. Richtingaanwijzers: (Opening) We hadden het al eens gehad over (exit)borden om onze genodigden de weg te wijzen van het stadskantoor naar de 2^e locatie. De meningen waren enigszins verdeeld. Een oplossing is om simpelweg met elkaar naar de 2^e locatie te lopen om 18.00, dan kan niemand verdwalen.

3. Plattegrond: (Locatie) Aafke heeft een plattegrond van het stadskantoor bij zich, hierop heeft de locatie een (voorlopige) indeling gemaakt van de werken. De werken kunnen verspreid worden over het pleintje en de gang die links langs de hoofdbalie loopt. Daarbij is het een nuttige aanvulling om een plattegrond te maken. Hierop komen onze werken op nummers te staan, dus ook een bordje bij je werk met datzelfde nummer erop. Deze plattegrond kan gemaakt worden door de locatie, en de PR kan dit verwerken. Het wordt uiteindelijk een simpel A4 blaadje, zwart/wit kopietje, voor de bezoekers.

4. Programmaboekje: (PR) Het programmaboekje wordt een waaier met op de achterkant de uitnodiging, ipv een losse uitnodiging. Zo kunnen we de kosten een beetje drukken.

5. Film: (PR) Mark is bereid een filmpje te maken van onszelf en ons werk, om te vertonen op de 2^e locatie. Het gaat erom dat we het gebruiken als achtergrondfilm, om iets hebben om over te praten en als tijdelijke vervanging voor onze werken, die we op dat moment niet kunnen zien.

Voorwaarden zijn natuurlijk wel dat we een aantal richtlijnen hebben waarmee het filmpje gevuld kan worden.

-   14 mei: Tijdens de gezamenlijke vergadering neemt iedereen iets mee van zijn/haar werk (foto’s, schetsen, schaalmodellen, gereedschap e.d.) en/of filmmateriaal van zijn/haar stageplek (jij voor de klas!)

Foto’s leveren op CD-rom, in JPEG formaat, eventueel kan Mark na de vergadering foto’s maken. Houd er dus rekening mee dat er foto’s worden gemaakt, niet alleen voor de film, maar ook voor de website!

Contact met Mark verloopt via de PR.

6. De 2^e locatie: (Locatie) Het is, volgens Aafke, 99% zeker dat het The Feast wordt, naast Fire Palace op de Nieuwstad. Er kunnen 2500 mensen in en ligt op een worpafstand van het stadskantoor. Beamer, scherm en eigen buffet zijn waarschijnlijk OK.

Lourens stelt voor te DJen, Aafke weet een band die kosteloos wil spelen. Ook kunnen we na afloop van buffet nog even doorgaan in Fire, je kan van The Feast binnendoor naar Fire.

7. Openingsact: We kiezen voor een doek aan één van de loopbruggen. Dit willen we tijdens de opening door iemand (Dick Laning?) laten ‘vallen’. Op het doek (van canvas oid) willen we het logo drukken + afbeelding exit bord en data.

8. Uiterlijk flyers, posters, doek, brieven e.d.:

-   Kleuren: crème wit en kikkergroen met zwarte tekst (zie website!)

-   Het logo kan, zodra het klaar is, naar iedereen van ons verstuurd worden en kan gebruikt worden voor verschillende doeleinden. In het logo komt het woord ‘eXit’. De afbeelding die daarbij gebruikt zal worden is een foto van een exitbordje. Deze is ook in de maak, een voorlopige versie is wederom te zien op de website. Over het lettertype is niet een besluit genomen, maar Verdana is wel genoemd, dit lettertype dus.