Ωρομέτρηση |
Ωρομέτρηση αποκαλούμε το σύνολο των ωρών εργασίας που προκύπτει από τις μετρήσεις του ρολογιού για κάθε μέρα και για κάθε εργαζόμενο. Φαινομενικά η διαδικασία αυτή μπορεί να δείχνει απλή, στην πράξη όμως είναι ιδιαίτερα σύνθετη αν αναλογιστεί κανείς ότι οι μετρήσεις είναι συχνά αναξιόπιστες ή και ελλιπείς, η δε "ημέρα" είναι ένας όρος σχετικός ειδικά σε κυλιόμενα ωράρια. Το πρόβλημα οξύνεται ακόμη περισσότερο από πολλούς άλλους παράγοντες αλλά πιο πολύ από την πολυπλοκότητα της ελληνικής νομοθεσίας η οποία είναι και μεταβαλλόμενη.
Κατά τη διάρκεια των διαδικασιών επεξεργασίας που ενεργοποιούνται με μία από τις επιλογές «Δοκιμαστική επεξεργασία» και «Οριστική Επεξεργασία» πραγματοποιούνται έλεγχοι σε κάθε μέτρηση. Οι έλεγχοι αυτοί έχουν σκοπό να διαπιστώσουν και να εντοπίσουν εγγραφές "μετρήσεων" που παρουσιάζουν ανακολουθίες ή λάθη. Οι έλεγχοι αυτοί γίνονται σε κάθε εγγραφή είτε αυτή έγινε από τον εργαζόμενο μέσω του ρολογιού, είτε από το χρήστη στην προσπάθεια του να συμπληρώσει ή να διορθώσει κάποια μέτρηση.
Οι περισσότερες των προβληματικών περιπτώσεων εντοπίζονται από το σύστημα και αναφέρονται λεπτομερώς στο χρήστη ο οποίος καλείται στη συνέχεια να επανορθώσει. Υπάρχουν όμως και πηγές προβλημάτων τα οποία το σύστημα δεν έχει τρόπο να εντοπίσει. Παρακάτω περιγράφονται αναλυτικά..
|
Μήνυμα |
Αίτια |
Θεραπεία |
|
Ανύπαρκτος ο εργαζόμενος στο αρχείο. |
Παραδόθηκε κάρτα σε εργαζόμενο χωρίς να καταχωρηθούν τα στοιχεία του στο σύστημα. |
Ανοίγουμε καρτέλα στη μισθοδοσία (εάν δεν υπάρχει). |
|
Διαγράφηκαν τα στοιχεία του εργαζομένου. |
Ενημερώνουμε τα βοηθητικά στοιχεία του εργαζομένου. |
|
|
Εγγραφή πρωθύστερη (που προηγήθηκε) του κλεισίματος. |
Εντοπίσθηκε εγγραφή με ημερομηνία / ώρα που προηγείται του τελευταίου κλεισίματος 24ώρου. |
Διορθώνουμε την ημερομηνία της εγγραφής που προκάλεσε το πρόβλημα. |
|
Συνεχής εργασία πολλών ωρών (που σημαίνει ότι το χρονικό διάστημα μεταξύ εισόδου -εξόδου είναι μεγαλύτερο του προβλεπόμενου από την παράμετρο συνεχούς εργασίας. |
Πιθανότατα ο εργαζόμενος ξέχασε να "κτυπήσει" έξοδο αλλά και είσοδο. |
Καταχωρούμε τα πιθανά παραληφθέντα "κτυπήματα" ή διορθώνουμε την ώρα. |
|
Έγινε αντίστοιχο λάθος του χρήστη σε καταχώρηση. |
||
|
Ο χρήστης καταχώρησε λάθος ώρα. |
||
|
Στις παραμέτρους του συστήματος έχει οριστεί μικρό διάστημα συνεχούς εργασίας. |
Αναθεωρούμε την παράμετρο συνεχούς εργασίας. |
|
|
Περισσότερα από 8 "κτυπήματα" την ίδια μέρα. Πρόβλημα στην διάσπαση του 24ώρου (Το σύστημα ωρομέτρησης αντιμετωπίζει μέχρι 8 "κτυπήματα' την ίδια μέρα). |
Υπερβολική χρήση της κάρτας από τον εργαζόμενο. |
Σύμπτυξη εγγραφών - κτυπημάτων. |
|
Καταχώρηση στοιχείων από το χρήστη με λανθασμένη ημ/νία. |
Διόρθωση της λανθασμένης ημερομηνίας. |
|
|
Βγαίνει ενώ δεν έχει μπει. |
Ο εργαζόμενος (ή καταχώρηση του χρήστη) παρέλειψε "κτύπημα" εισόδου. |
Προσθήκη κτυπήματος εισόδου. |
|
Ο εργαζόμενος (ή καταχώρηση του χρήστη) πληκτρολόγησε ένδειξη εξόδου αντί εισόδου. |
Διόρθωση ένδειξης. |
|
|
Αναμέναμε ένδειξη "C", αλλά ελήφθη άλλη. |
Προγενέστερο "κτύπημα" χαρακτηρίσθηκε με ένδειξη "Β" και επόμενο είναι Α, Β ή D. |
Διόρθωση ένδειξης. |
|
Λάθος ημερομηνία ή και ώρα |
Από κάποιο ανορθόδοξο χειρισμό καταχωρήθηκε ανύπαρκτη ημερομηνία ή και ώρα. |
Διορθώνουμε την ημερομηνία ή και την ώρα της εγγραφής που προκάλεσε το πρόβλημα. |
Εξ' αιτίας του κυλιομένου ωραρίου δεν είναι σωστό να διακρίνουμε την ημέρα σαν το 24ωρο μεταξύ 00:00 και 23:59. Αυτό θα προκαλούσε σφάλματα στον σωστό καθορισμό υπερεργασίας, υπερωριών κ.λπ.
Για το λόγο αυτό το 24ωρο που εκφράζει μια μέρα, χαρακτηρίζεται κυλιόμενο και αντιμετωπίζεται διαφορετικά για κάθε εργαζόμενο. Η ώρα έναρξης του εκάστοτε 24ώρου ορίζεται ανάλογα με κάποιες προϋποθέσεις που πρέπει να ισχύουν.
Μια Βασική αρχή που διέπει το σύστημα ωρομέτρησης είναι ότι το κριτήριο ολοκλήρωσης ενός 24ώρου, το οποίο ήδη ισχύει διότι υπάρχει τουλάχιστον ένα κτύπημα εισόδου, αποτελεί κάποια επόμενη μέτρηση ("κτύπημα") η οποία δεν ανήκει σε αυτό. Η έκφραση "δεν ανήκει" είναι και αυτή σχετική και μπορεί να μεταφραστεί σαν "δεν πρέπει να ανήκει".
Για να γίνουμε πιο σαφείς παραθέτουμε παρακάτω τα κριτήρια ολοκλήρωσης ενός 24ώρου.
Εντοπίζεται μέτρηση με ώρα μεταγενέστερη κατά 24 ώρες από την πρώτη μέτρηση εισόδου. Αυτό αποτελεί το κλασσικότερο και προφανέστερο κριτήριο.
Με βάση τα παραπάνω συνάγεται ότι το αποκαλούμενο "24ωρο" μπορεί στην πράξη να κλείσει σε λιγότερες από 24 ώρες από την έναρξη του.
(*) Προτεινόμενη τιμή που μπορεί να αλλάξει από τις παραμέτρους του συστήματος
Τα βασικά βήματα λειτουργίας του συστήματος ωρομέτρησης μπορούν να περιγραφούν με το παρακάτω διάγραμμα. Ο κύκλος άντληση – συμπλήρωση - επεξεργασία αποτελεί τον κορμό της εφαρμογής. Η συχνότητα με την οποία πρέπει να ολοκληρώνεται ο κύκλος αυτός είναι ιδανικά τουλάχιστον μια φορά την ημέρα και πάντως όχι περισσότερο από δύο ημέρες.
Παρακάτω θα αναπτύξουμε με λεπτομέρεια τον κύκλο αυτό περιγράφοντας αναλυτικά τις επί μέρους διαδικασίες και επιλογές μέσω του πλήρους διαγράμματος που ακολουθεί.

Η άντληση δεδομένων [1] είναι διαδικασία επικοινωνίας του Η/Υ με το ρολόι την οποία περιγράψαμε παραπάνω. Μετά την άντληση ο χρήστης μπορεί να προσθέσει κτυπήματα που οι εργαζόμενοι παρέλειψαν να πραγματοποιήσουν [2] και για τα οποία ο χρήστης είναι προκαταβολικά ενήμερος (υπάρχει π.χ. κάποιο χειρόγραφο σημείωμα που επιβεβαιώνει ώρες εισόδου και εξόδου ή συνολικό αριθμό ωρών εργασίας για κάποιους εργαζόμενους). Η συμπλήρωση των μετρήσεων αυτών επιτρέπεται μέσω της επιλογής «Προσθήκες στα δεδομένα».
Μετά την πιθανή συμπλήρωση πρόσθετων μετρήσεων ο χρήστης θα πρέπει να ενεργοποιήσει τη διαδικασία "Δοκιμαστική επεξεργασία" [3] προκειμένου να σαρωθούν όλες οι μετρήσεις (τόσο αυτές που προήλθαν από το ρολόι, όσο και αυτές που συμπληρώθηκαν από το χρήστη) και να ελεγχθούν ως προς την ορθότητα τους. Από το σύνολο των εγγραφών / μετρήσεων θα απορριφθούν αυτές τις οποίες το σύστημα Θα κρίνει λανθασμένες (περιγράψαμε παραπάνω τα λάθη που μπορεί να εντοπίσει το σύστημα) καθώς και όλες που ακολουθούν μία λανθασμένη μέτρηση και αφορούν τον ίδιο εργαζόμενο. Οι μετρήσεις αυτές αποκαλούνται προβληματικές.
Κατά την διαδικασία της επεξεργασίας (δοκιμαστικής ή οριστικής) το σύστημα διατηρεί ένα είδος ημερολογίου επεξεργασίας. Σε αυτό καταγράφει την κάθε μέτρηση που διαβάζει και το τρόπο με τον οποίο την αντιμετωπίζει. Το ημερολόγιο αυτό διατίθεται στο χρήστη με την επιλογή «Ανάλυση προβλημάτων τελευταίας επεξεργασίας».
Το ημερολόγιο επεξεργασίας μπορεί να προβληθεί στην οθόνη ή να εκτυπωθεί. Είναι χρήσιμο για διαγνωστικούς λόγους, αλλά όχι για καθημερινή χρήση.
Ο χρήστης στη συνέχεια θα πρέπει να ζητήσει την επιλογή «Προβληματικές μετρήσεις».
Στην ενότητα αυτή [4] θα διαπιστώσει κατά πόσο υπάρχουν προβληματικές μετρήσεις [5]. Εάν υπάρχουν, τότε από την επιλογή αυτή θα προβληθούν δύο παράθυρα που οδηγούν το χρήστη στις προβληματικές εγγραφές τις οποίες και πρέπει να διορθώσει [6]. Συχνά μπορεί να μην απαιτείται διόρθωση της προβληματικής εγγραφής αλλά προσθήκη άλλης που προηγείται και παραλήφθηκε για κάποιο λόγο.
Μόλις ο χρήστης ολοκληρώσει τις διορθώσεις θα πρέπει να ξανατρέξει τη δοκιμαστική επεξεργασία και να επαναλάβει τη διαδικασία μέχρι να μην υπάρχουν πλέον προβληματικές μετρήσεις. Ενδιάμεσα μπορεί να μεσολαβήσει διαδικασία άντλησης νέων στοιχείων από το ρολόι που ενδεχομένως έχουν προκύψει.
Στο κεφάλαιο "Σύστημα ελέγχου" περιγράφουμε τα λάθη ή τις παραλήψεις τις οποίες μπορεί να εντοπίσει το σύστημα. Στο ίδιο κεφάλαιο αναφέρουμε όμως και προβλήματα που το σύστημα δεν μπορεί να διαγνώσει. Έτσι παρ' όλο που ο χρήστης μπορεί να έχει εξαλείψει όλες τις προβληματικές μετρήσεις, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχουν λάθη. Για το λόγο αυτό θα πρέπει να ακολουθήσει (από το χρήστη) κάποιος έλεγχος [7] των αποτελεσμάτων που προκύπτουν (εκτύπωση ημερήσιας ανάλυσης ωρών ανά εργαζόμενο) και του προγράμματος εργασίας που έχει συνταχθεί. Αν προκύψουν διαφωνίες τότε ο χρήστης τις διορθώνει και επαναλαμβάνει τις γνωστές διαδικασίες. Μόλις ολοκληρωθεί και αυτή η φάση και εφόσον δεν πρόκειται για περίοδο κατά την οποία πρέπει να γίνουν πληρωμές, τότε ο χρήστης μπορεί να προχωρήσει σε οριστική επεξεργασία [14].
Η σημαντικότερη διαφορά μεταξύ προσωρινής και οριστικής επεξεργασίας είναι ότι η προσωρινή μπορεί να επαναληφθεί όσες φορές το επιθυμεί ο χρήστης και αυτό διότι δεν μονιμοποιείται καμία κίνηση. Αντίθετα μετά την οριστική επεξεργασία δεν επιτρέπεται να παρεμβληθούν πρωθύστερες κινήσεις αν διαπιστωθεί κάποιο λάθος. Η οριστική επεξεργασία οριστικοποιεί μέχρι και το τελευταίο ολοκληρωμένο 24ωρο του κάθε εργαζόμενου και τις εγγραφές ή μετρήσεις που αναφέρονται σ' αυτό.
Σημείωση: Η δοκιμαστική επεξεργασία σαρώνει όλες τις εγγραφές που δεν έχουν οριστικοποιηθεί και επομένως όσο αυξάνονται αυτές τόσο η διαδικασία αυτή καθυστερεί περισσότερο. Έτσι προτείνουμε να γίνεται συχνά οριστική επεξεργασία περιόδου, εφόσον βέβαια δεν υπάρχουν προβληματικές μετρήσεις ούτε στοιχεία που πρέπει να διορθώσουμε, διότι όπως αναφέρθηκε παραπάνω δεν υπάρχει δυνατότητα να διορθωθούν οριστικοποιημένες κινήσεις ή να παρεμβληθούν πρωθύστερες από αυτές.
Όταν φθάσουμε σε ημερομηνία πληρωμών πρέπει παράλληλα με την οριστική επεξεργασία να ζητήσουμε και "κλείσιμο περιόδου" [15]. Το κλείσιμο επιβάλει την ολοκλήρωση (κλείσιμο) 24ώρου σε εργαζόμενους που μπορεί να βρίσκονται σε εκκρεμότητα. Υπενθυμίζουμε ότι το σύστημα αφήνει σε εκκρεμότητα έναν εργαζόμενο (δεν κλείνει δηλ. το τελευταίο 24ωρό του) εάν δεν έχει προκύψει νέα μέτρηση (π.χ. της επόμενης ημέρας) που "αποδεικνύει" στο σύστημα ότι το προηγούμενο 24ωρο έκλεισε. Επειδή λοιπόν κατά την περίοδο των πληρωμών και ειδικά στο τέλος του μήνα επιθυμούμε να περιλάβουμε όλα τα 24ωρα του μήνα στη μισθοδοσία, απαιτούμε από το σύστημα να μην αφήσει κανένα εργαζόμενο σε εκκρεμότητα.
Η διαδικασία του κλεισίματος μπορεί και θα πρέπει να γίνεται παράλληλα με τη δοκιμαστική επεξεργασία κατά την περίοδο πληρωμών [10]. Δηλαδή θα πρέπει να προηγείται της διαδικασίας "Οριστική επεξεργασία" η διαδικασία "Κλείσιμο περιόδου" έτσι ώστε να δοθεί στο χρήστη η ευκαιρία να διορθώσει ενδεχόμενα λάθη ή παραλήψεις [11], [12], [13]. Η διαδικασία "...κλείσιμο" δεν κλείνει 24ωρα στα οποία η τελευταία μέτρηση είναι είσοδος (δηλ. ο εργαζόμενος εμφανίζεται να εργάζεται χωρίς να γνωρίζουμε πότε σταματά η εργασία του).
Μετά την ολοκλήρωση της οριστικής επεξεργασίας παραμένουν σε εκκρεμότητα τα τελευταία 24ωρα των εργαζομένων που δεν έκλεισαν (ενν. το τελευταίο για κάθε εργαζόμενο). Όταν γίνεται και κλείσιμο τότε και πάλι θα παραμείνουν σε εκκρεμότητα εργαζόμενοι (το τελευταίο τους 24ωρο) με εγγραφές που έπονται της ημερομηνίας κλεισίματος. Ο χρήστης μπορεί να ελέγξει τις εγγραφές αυτές μέσα από την επιλογή «Εκκρεμείς μετρήσεις».
Η επιλογή αυτή λαμβάνει υπ' όψη της αποτελέσματα οριστικών επεξεργασιών. Μόλις ολοκληρωθεί η οποιαδήποτε οριστική επεξεργασία, το σύστημα μεταφέρει όλες τις εγγραφές μετρήσεων που αναφέρονται σε κλεισμένα 24ωρα σε ιστορικό αρχείο. Έτσι ένα πρόσθετο πλεονέκτημα της οριστικής επεξεργασίας είναι ότι μειώνει τον αριθμό των προς επεξεργασία στοιχείων για την επόμενη φορά, με αποτέλεσμα να μειώνεται σημαντικά και ο χρόνος επεξεργασίας. Ο χρήστης μπορεί εάν το επιθυμεί να συμβουλευτεί το ιστορικό αρχείο με την επιλογή «Ιστορικά στοιχεία μετρήσεων».
Μόλις ολοκληρωθεί και το Βήμα [15] ο χρήστης μπορεί να προχωρήσει στην ενημέρωση της μισθοδοσίας [16]. Η διαδικασία περιγράφεται σε κεφάλαιο που ακολουθεί.
Για πλήρη εικόνα της εργασίας του κάθε εργαζόμενου μπορεί να χρησιμοποιηθεί αντί για εκτύπωση η επιλογή «Στοιχεία ημέρας ανά εργαζόμενο».
Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει οποιονδήποτε εργαζόμενο και οποιαδήποτε χρονική περίοδο και το σύστημα θα προβάλει στην οθόνη τα πλήρη στοιχεία της επιλεγμένης ημέρας αλλά και αντίστοιχης εβδομάδας. Στην οθόνη αυτή θα προβληθούν επίσης οι ώρες κατανεμημένες σε υπερεργασία, υπερωρία κ.λπ. καθώς και άλλα στοιχεία.