Site hosted by Angelfire.com: Build your free website today!

Στοιχεία Εργαζομένων

Πως δημιουργούμε νέο εργαζόμενο

Κάθε νέος εργαζόμενος πρέπει πρώτα να καταχωρηθεί στο πρόγραμμα μισθοδοσίας. Πρέπει δηλαδή να του ανοίξουμε καρτέλα μέσα από την επιλογή «Σταθερά στοιχεία εργαζομένων». Εδώ θα καταχωρηθεί το ημερομίσθιο, το κέντρο κόστους στο οποίο ανήκει και όλα τα απαραίτητα στοιχεία για τη μισθοδοσία.

Σημείωση: Σε περίπτωση που στην εγκατάσταση μας δεν υπάρχει πρόγραμμα μισθοδοσίας (Persona ή σ90), η δυνατότητα καταχώρησης στοιχείων εργαζομένων παρέχεται από το πρόγραμμα της Ωρομέτρησης. Σε περίπτωση που υπάρχει πρόγραμμα μισθοδοσίας (Persona ή σ90), η καταχώρηση γίνεται μέσω της μισθοδοσίας και στην Ωρομέτρηση υπάρχει μόνο η δυνατότητα προβολής των στοιχείων χωρίς δικαίωμα νέας καταχώρησης ή ενημέρωσης.

Στη συνέχεια θα πρέπει να καταχωρηθεί στο σύστημα ωρομέτρησης έτσι ώστε να συνδεθεί η καρτέλα του εργαζομένου με τη μαγνητική κάρτα που θα του δοθεί. Αυτό γίνεται από την επιλογή «Κάρτες - Εργαζόμενοι».

Εδώ θα πρέπει να δημιουργηθεί μία νέα εγγραφή που θα διακρίνεται από τον αριθμό της κάρτας που θα του δώσουμε και τον κωδικό της μισθοδοσίας που χρησιμοποιήσαμε όταν του ανοίξαμε την καρτέλα στο πρόγραμμα μισθοδοσίας. Στην ενότητα αυτή θα πρέπει να οριστεί και η συχνότητα απασχόλησης. Οι συντμήσεις που συνοδεύουν την αντίστοιχη στήλη σημαίνουν τα εξής:

ΠπΠω

Πλήρες     πενθήμερο

Πλήρες    ωράριο

ΠπΜω

Πλήρες     πενθήμερο

Μειωμένο ωράριο

ΜπΠω

Μειωμένο  πενθήμερο

Πλήρες    ωράριο

ΜπΜω

Μειωμένο  πενθήμερο

Μειωμένο ωράριο

Επίσης, οι στήλες Κ1 & Κ2 ορίζουν δύο εναλλακτικές και προαιρετικές κατηγορίες εργαζομένων, η στήλη Ασφ.Κλάση ορίζει την ασφαλιστική κλάση του ΙΚΑ και πρέπει να οριστεί.

Η διαθεσιμότητα δεν χρησιμοποιείται ενεργά από το σύστημα ωρομέτρησης και επομένως οι αντίστοιχες στήλες είναι προαιρετικές.

Συμπλήρωση πρόσθετων στοιχείων (διαθεσιμότητα κ.λπ.)

Το συμπλήρωμα (καταχώρηση) στοιχείων που δεν επηρεάζουν τη μισθοδοσία μπορεί να γίνει από την επιλογή «Κάρτες - Εργαζόμενοι».

Αποχώρηση ή απόλυση εργαζομένου

Μετά την αποχώρηση ενός εργαζομένου από την εταιρία θα πρέπει να συμπληρωθεί η πληροφορία "ημερομηνία αποχώρησης", είτε στην καρτέλα μισθοδοσίας, είτε στην επιλογή "Ιστορικό μεταβολών". Η κάρτα του μπορεί να χρησιμοποιηθεί από άλλο νεοπροσληφθέντα εργαζόμενο αλλά σε νέα εκκαθαριστική περίοδο. Τα υπόλοιπα στοιχεία του είναι υποχρεωτικό να παραμείνουν μέχρι το τέλος της χρήσης.

Ενημέρωση Μισθοδοσίας

Η Μισθοδοσία και το Σύστημα Ωρομέτρησης αποτελούν δύο αυτόνομες εφαρμογές οι οποίες όμως επικοινωνούν μεταξύ του μέσω συγκεκριμένων επιλογών. Τυπικά το Σύστημα Ωρομέτρησης είναι υπεύθυνο να "παραδώσει" στη Μισθοδοσία ένα αρχείο με σύνολα (κατά κατηγορία) ωρών εργασίας ανά εργαζόμενο. Αυτό επιτυγχάνεται με την επιλογή «Προετοιμασία για μισθοδοσία».

Προκειμένου να λειτουργήσει σωστά η διαδικασία αυτή, θα πρέπει φυσικά να μην υπάρχουν εκκρεμότητες σε ότι αφορά τις μετρήσεις για τη ζητούμενη περίοδο καθώς και να έχει προηγηθεί "ΟΡΙΣΤΙΚΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ" με "Κλείσιμο περιόδου".

Αν δεν γίνει αυτό υπάρχει κίνδυνος οι εργαζόμενοι να μην πληρωθούν τα δεδουλευμένα.

Τα στοιχεία που πρέπει να οριστούν από το χρήστη είναι:

1.  Κωδικός εργαζόμενου (Από / Μέχρι)

Εκτός απρόοπτου η διαδικασία θα πρέπει να ενεργοποιηθεί για όλους τους εργαζόμενους οπότε τα δύο πεδία δεν χρειάζεται να συμπληρωθούν.

2.  Κέντρα κόστους

Καταχωρούμε τα κέντρα κόστους (χωρισμένα με κόμμα) για τα οποία επιθυμούμε να γίνει η επεξεργασία. Αν θέλουμε να γίνει για όλα τα κέντρα κόστους τότε δεν συμπληρώνουμε τίποτα.

3.  Περίοδος συγκέντρωσης στοιχείων

Η διαδικασία δημιουργεί μια εγγραφή αποδοχών για κάθε εργαζόμενο αφού έχει συγκεντρώσει τα αναλυτικά ημερήσια στοιχεία που παρέχονται από το σύστημα ωρομέτρησης.

Το εύρος αυτής της περιόδου καθορίζεται από το χρήστη και είναι αποκλειστική του ευθύνη να οριστεί σωστά. Το σημείο αυτό είναι ιδιαίτερα κρίσιμο. Οι ημερομηνίες αυτές θα πρέπει να καταχωρούνται με πολύ προσοχή. Για διευκόλυνση του χρήστη η επιλογή μπορεί να γίνει για συγκεκριμένο μήνα ή για διάστημα ημερών που επιλέγει ο χρήστης.

Επαναλαμβάνουμε και εδώ ότι πρέπει να έχει προηγηθεί "ΟΡΙΣΤΙΚΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ" με "Κλείσιμο περιόδου" μέχρι και την τελευταία ζητούμενη ημερομηνία.

Εάν μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας διαπιστωθεί κάποιο λάθος του χρήστη και εφόσον δεν έχει προηγηθεί η ενημέρωση της Μισθοδοσίας, τότε ο χρήστης μπορεί άφοβα να επαναλάβει τη διαδικασία αφού επανορθώσει τα λάθη του.

Στο σημείο αυτό σταματάει η «ευθύνη» του Συστήματος Ωρομέτρησης και αναλαμβάνει η εφαρμογή της Μισθοδοσίας. Σε αυτήν ο χρήστης επιλέγει «Δημιουργία προσωρινών εγγραφών από στοιχεία Ωρομέτρησης»

Θα πρέπει να συμπληρωθούν τα απαραίτητα στοιχεία (τύπος αποδοχών, ημερομηνία εγγραφών και μήνας εκκαθάρισης) και να ενεργοποιηθεί η διαδικασία.

Με την ολοκλήρωση του βήματος αυτού η Μισθοδοσία διαθέτει όλα τα πρωτογενή στοιχεία του συστήματος ωρομέτρησης στο χώρο των προσωρινών εγγραφών. Η εκκαθάριση ολοκληρώνεται με το γνωστό τρόπο, δηλαδή από την επιλογή «Αυτόματη εκκαθάριση (Ενημέρωση από προσωρινές εγγραφές)».

Μόλις ολοκληρωθεί και αυτή η διαδικασία μπορούν να τυπωθούν αποδείξεις, μισθοδοτική κατάσταση κ.λπ. Επίσης μόνον τότε μπορεί να ενημερωθεί η δισκέτα της τράπεζας για αυτόματη πληρωμή των εργαζομένων (εφόσον απαιτείται).