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Cuestionario

1.   Por qué es importante invertir un tiempo en el diseño de la base de datos ?

2.   Mencione los pasos para diseñar una base de datos (8)

3.   Explique la finalidad de una base de datos.
4.   Cómo se Determinan las tablas que se necesitan en la base de datos?
5.   Cómo se determinar los campos que se necesitan en las tablas?

      Cuáles son las sugerencias para crear los campos ?
6.   Cuál es la función de campos con valores exclusivos.
7.   Explique que es una  relación entre las tabla.
8.   Precisar el diseño.
9.   Cuando  se agregan datos y crear los objetos de la base de datos.
10.  Mencione  y Explique algunas herramientas de análisis de Microsoft Access.

11.  Defina:

            Objetos de base de datos

            Tabla

            Campo.    

            Expresión

            Clave principal

            Consulta
            Formulario

            Informe

            Panel de control

 


1. Acerca de cómo diseñar una base de datos

Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formarán la base de datos, es importante invertir algún tiempo en diseñar la base de datos. Un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.
Para ver una descripción general de qué son las bases de datos y cómo funcionan, haga clic en .

2. Pasos para diseñar una base de datos

Pasos básicos para diseñar una base de datos:

1    Determinar la finalidad de la base de datos.
2    Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.
3    Determinar los campos que se necesitan en las tablas.
4    Identificar los campos con valores exclusivos.
5    Determinar las relaciones entre las tablas.
6    Precisar el diseño.
7    Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.
8    Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.

3. Determinar la finalidad de la base de datos

El primer paso para diseñar una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).

Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

4. Determinar las tablas que se necesitan

Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen.

No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea más conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:

Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas.

Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar la dirección y el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto.

Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente.

Para obtener más información acerca de las tablas, haga clic en .

Para obtener información acerca de como optimizar el rendimiento general de la tabla, haga clic en .

5. Determinar los campos que se necesitan

Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

* Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
* No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
* Incluya toda la información que necesite.
* Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).

6. Identificar los campos con valores exclusivos

Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.

Para obtener información acerca de las claves principales, así como para obtener ayuda acerca de cómo determinar los tipos de claves principales para utilizar en las tablas, haga clic en .

7. Determinar las relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas.

Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos bien diseñada existente. Para ver las relaciones de la base de datos de ejemplo Neptuno, abra la base de datos Neptuno.mdb y en el menú Herramientas elija Relaciones. Para obtener información acerca de los tipos de relaciones y para obtener ayuda a la hora de determinar las relaciones de la base de datos, haga clic en . Para obtener más información acerca de cómo abrir Neptuno, haga clic en .

8. Precisar el diseño

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.

9. Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y módulos que desee.

10. Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access

Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a precisar el diseño de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario. Para obtener información acerca de cómo ejecutar el Asistente para analizar tablas, haga clic en .

El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias. Para obtener información acerca de cómo utilizar el Analizador de rendimiento, haga clic en .

Para obtener más ideas acerca de cómo diseñar una base de datos, tal vez desee consultar la base de datos de ejemplo Neptuno y los esquemas de base de datos de una o más de las bases de datos que puede crear con el Asistente para bases de datos. Para obtener información acerca de cómo utilizar el Asistente para bases de datos.

11. GLOSARIO

1. Objetos de base de datos : Tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos

2.Tabla : Estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) y campos (columnas). Los datos corresponden normalmente a una categoría de entidades particular como, por ejemplo, empleados o pedidos.

3. Campo: Componente de una tabla que contiene un elemento específico de información, como por ejemplo un apellido. Un campo se representa como una columna o celda en una hoja de datos. En un formulario puede usarse un control, tal como un cuadro de texto, para presentar los datos de un campo.

4. Expresión: Cualquier combinación de operadores, constantes, valores literales, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que se evalúa como un solo valor. Puede usar expresiones como valores para muchas propiedades y argumentos de acción, para establecer criterios o definir campos calculados en consultas y para establecer condiciones en macros. También puede usar expresiones en Visual Basic.

5. Clave principal: Uno o más campos cuyo valor o valores identifican de manera única a cada registro de una tabla. En una relación, se usa una clave principal para hacer referencia a registros específicos de una tabla desde otra tabla. Una clave principal se denomina clave externa cuando es referenciada desde otra tabla.

6. Consulta: Una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o una petición para realizar una acción sobre los datos. Una consulta puede recopilar datos de múltiples tablas para usarlos como origen de datos en un formulario o informe. En Microsoft Access, se pueden crear y ejecutar los siguientes tipos de consultas:

7. Formulario: Objeto de una base de datos Microsoft Access en el que se pueden colocar controles para realizar acciones o para introducir, mostrar y modificar los datos de los campos.

8. Informe: Un objeto de una base de datos de Microsoft Access que presenta información con formato y organizada de acuerdo con sus especificaciones. Como ejemplos de informes se pueden citar resúmenes de ventas, listines telefónicos y etiquetas postales.

9. Panel de control: El panel de control es un conjunto de tablas y formularios que ACCESS crea para administrar el menú de opciones, este menú nos permite navegar por la base de datos usando botones para abrir formularios basados en tablas y consultas.