BASE DE DATOS RELACIONAL
En Informática es el tipo de base de datos o sistema de administración de base de datos, que almacena información en tablas (filas y columnas de datos) y realiza búsquedas utilizando los datos de columnas especificadas de una tabla para encontrar datos adicionales en otra tabla. En una base de datos relacional, las filas representan registros (Es un conjunto de datos acerca de elementos separados) y las columnas representan campos (atributos particulares de un registro). Al realizar las búsquedas, una base de datos relacional hace coincidir la información de un campo de una tabla con información en el campo correspondiente de otra tabla y con ello produce una tercera tabla que combina los datos solicitados de ambas tablas. Por ejemplo, si una tabla contiene los campos NÚM-EMPLEADO, APELLIDO, NOMBRE Y ANTIGÜEDAD y otra tabla contiene campos DEPARTAMENTO, NÚM-EMPLEADO y SALARIO, una base de datos relacional hace coincidir el campo NÚM-EMPLEADO de las dos tablas para encontrar información, como por ejemplo los nombres de los empleados que ganan un cierto salario o los departamentos de todos los empleados contratados a partir de un días determinado. En otras palabras, una base de datos relacional utiliza los valores coincidentes de dos tablas para relacionar información de ambas. por lo general, los productos de bases de datos para microcomputadoras o microordenadores son bases de datos relacionales.
Una base de datos relacional es una base de datos basada en un modelo relacional. Estrictamente hablando el término se refiere a una colección específica de datos pero a menudo es usado como sinónimo del software usado para gestionar esa colección de datos. Ese software se conoce como sistema gestor de base de datos relacional o RDBMS (relational database management system).
AMBIENTE CLIENTE/SERVIDOR
En vez de construir sistemas informáticos como elementos monolíticos, existe el acuerdo general de construirlos como sistemas cliente / servidor. El cliente (usuario de la PC) solicita un servicio (como imprimir) que un servidor le proporciona (un procesador conectado a la LAN). Este enfoque común de la estructura de los sistemas informáticos se traduce en una separación de las funciones que anteriormente forman un todo. Los detalles de realización van desde los planteamientos sencillos hasta la posibilidad real de manejar todos los ordenadores de modo uniforme.
Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o con una finalidad, tal como el seguimiento de los pedido de clientes o una colección de música. Si la base de datos no esta almacenada en una maquina, o solo lo esta parte de la misma, es posible que necesite controlar información de varias fuentes distintas que tiene que organizar y coordinar usted mismo.
Si utiliza Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de bases de datos. Dentro de este archivo, divida los datos en contenedores de almacenamiento separados denominados tablas, vea, agregue y actualice los datos en las tablas mediante formulario en línea; busque y recupere solamente los datos que necesite mediante consultas; y analice o imprima los datos con el esquema deseado mediante informes.
La arquitectura cliente-servidor llamado modelo cliente-servidor o servidor-cliente es una forma de dividir y especializar programas y equipos de computo a fin de que la tarea que cada uno de ellos realiza se efectúe con la mayor eficiencia, y permita simplificar las actualizaciones y mantenimiento del sistema.
Un sistema Cliente/Servidor Suele Ejecutarse en al menos dos sistemas distintos (uno hace de cliente y el otro de servidor). No obstante, es posible que tanto el cliente como el servidor se encuentren en un único sistema. Generalmente un servidor proporciona servicios a varios sistemas clientes, aunque puede haber un único sistema. La función del cliente suele llevarla a cabo un servidor de archivos, excepto cuando se necesita el máximo rendimiento y debe utilizarse un servidor especializado. A menudo el cliente es un sistema de escritorio conectado en red. Siempre que el usuario necesite recuperar o almacenar información, la parte cliente de la aplicación ejecuta una solicitud, que se envía (generalmente por una red) al servidor. El servidor ejecuta entonces la solicitud y devuelve la información al cliente.
Los sistemas Cliente/Servidor se desarrollaron inicialmente para conseguir un rendimiento considerablemente superior con un aumento moderado del precio, pasando parte del procesamiento de la parte del cliente al servidor. De esta forma puede mejorar el rendimiento, pero apenas afecta al costo.
Lo anterior suena bastante atractivo, pero en realidad en la practica existen elementos debemos de tomar en cuenta antes de decidirnos por este modelo; ya que al igual que cualquier otro modelo de programación, éste presenta ventajas y desventajas. A continuación presentamos algunas de ellas:
Ventajas:
Costos. El enfoque cliente/servidor es económico, sobre todo cuando está unido al concepto de racionalización. Los costos de compra, arrendamiento y mantenimiento de macrocomputadoras centrales son tal elevados que los correspondientes a la compra de servidores, PCs y demás componentes para crear una red de área local parecen ridículos. Con frecuencia sucede que el costo de un sistema cliente/servidor completo es inferior al de la instalación de una computadora central para que pueda procesar una nueva aplicación.
Acceso a la información. Si bien el acceso a los datos es posible por otros medios, la arquitectura Cliente/Servidor constituye el ambiente ideal para facilitar el acceso a la información. El usuario no sólo puede tener un acceso transparente a toda la información que necesita, sino además está habilitado para procesarla como guste.
Ergonomía. Un buen sistema Cliente/Servidor no se concibe sin una interfaz gráfica de usuario y sin una transparencia total. De esta manera, el cliente puede trabajar en el ambiente que más le convenga sin preocuparse de la conversión de interfaces y protocolos. Se concentra en el trabajo que debe realizar más que en la tecnología.
Buena tecnología en el lugar adecuado. En teoría, un ambiente Cliente/Servidor puede conformarse de varias plataformas, sistemas operativos, SGBD, etc. De ahí que haya muchas opciones para cada aplicación; por ejemplo HP con UNIX y con estaciones de trabajo Macintosh para un servicio y un servidor Netware y estaciones de trabajo Windows para otro.
Modularidad. En un ambiente Cliente/Servidor, es factible agregar o eliminar estaciones de trabajo y servidores, puesto que el sistema puede ser más o menos fácil de volver a configurar. También es más sencillo implantar una aplicación nueva por medio de construir una extensión con un servidor y estaciones de trabajo nuevos.
Desventajas:
Incompatibilidad. El ambiente Cliente/Servidor supone que la época en que IBM tenía todo el mercado dominado ha concluido. Con el fin de esta etapa, se debe recurrir a varios proveedores. Todos sabemos lo que sucede en estos casos: cuando hay algún problema, el proveedor inicial lo remite a otro proveedor.
Si las especificaciones se ponen por escrito, no hay problema; pero en la practica cotidiana, las incompatibilidades mayores o menores entre computadoras, sistemas operativos, lenguajes, protocolos, interfaces y programas de aplicación superan las expectativas. Cuanto más elevado es el número de proveedores, las incompatibilidades son mayores.
Capacitación. En casi todos los casos de implantación del modelo Cliente/Servidor, la principal dificultad es la capacitación de los usuarios. No se trata de sólo impartir cursos a los usuarios y a los ingenieros en computación, sino de cambiar toda una cultura, cual es más complicado y costoso. Es necesario redefinir todas las funciones computacionales; la visión de los sistemas de cómputo se debe cambiar por completo, la polivalencia debe ubicarse en el primer plano así como cambiar desarrollar nuevos expertos. El costo de una capacitación a fondo puede ser superior a la del conjunto del sistema. Sin embargo, se debemos considerar que la capacitación es una inversión a largo plazo.
Costos. Si bien el costo es uno de los principales factores que inclinan la balanza en favor de la arquitectura Cliente/Servidor, los inconvenientes antes mencionados conducen a reflexionar sobre la variedad de costos ocultos que conlleva: capacitación, solución de montones de pequeños problemas imprevistos, el tiempo perdido en reconciliarse con lo proveedores, la reorganización y el desarrollo de aplicaciones que aún no se encuentran en el mercado.
La implantación del modelo Cliente/Servidor comprende varios elementos. En primer lugar, se debe contar con una arquitectura completa de telecomunicación; es decir, no basta tener un protocolo de comunicación común entre todos los sistemas llamados a cooperar, sino también se necesita toda una serie de funciones o aplicaciones de telecomunicación para retomar la terminología del modelo OSI de interconexión de sistemas abiertos.
DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS
Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los
demás objetos que formarán la base de datos, es importante invertir algún tiempo
en diseñar la base de datos. Un buen diseño de la base de datos es la pieza
clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una
forma efectiva, precisa y eficaz.
Pasos para diseñar una base de datos:
Determinar la finalidad de la base de datos.
Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.
Determinar los campos que se necesitan en las tablas.
Identificar los campos con valores exclusivos.
Determinar las relaciones entre las tablas.
Precisar el diseño.
Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.
Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.
Determinar la finalidad de la base de datos: El primer paso para diseñar una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.
Determinar las tablas
que se necesitan:
Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de
la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base
de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar,
las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas
necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen.
No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho,
posiblemente sea más conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos
y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información
teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:
Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe
duplicarse entre las tablas. Cuando cada elemento de información está almacenado
en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y
elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan
información diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar la dirección y
el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.
Cada tabla debe contener información sobre un asunto.
Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la
información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por
ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente
de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar
a la vez la información sobre el cliente.
Determinar los campos que se necesitan: Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:
Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una
expresión).
Incluya toda la información que necesite.
Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y
Apellidos, en lugar del Nombre completo).
Identificar los campos con valores exclusivos: Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.
Determinar las relaciones entre las tablas:
Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos
de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver
a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello,
debe definir relaciones entre las tablas.
Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos bien diseñada
existente. Para ver las relaciones de la base de datos de ejemplo Neptuno, abra
la base de datos Neptuno.mdb y en el menú Herramientas elija Relaciones.
Precisar el diseño:
Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el
momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar.
Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya
rellenado las tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las
tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede
utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de
los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque
duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.
Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos: Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y módulos que desee.
Utilizar las
herramientas de análisis de Microsoft Access:
Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a precisar el
diseño de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede analizar el
diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es
conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es
necesario.
El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar
recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede
implantar estas recomendaciones y sugerencias.
MS ACCESS
En este punto vamos a definir en muy pocas palabras lo que es una base de datos, es una colección de datos, ejemplos sencillos de bases de datos son un listín de teléfonos, una chequera y ejemplos más complejos de bases de datos son, las facturas, una relación de pedidos, etc. Además Access es una Base de datos relacional,esto quiere decir que permite relacionar diferentes tipos de información , de modo que se puedan usar al mismo tiempo.
Elementos de una base de datos de Access
Lo más importante en una base de datos es la información que posee. Pero en una base de datos hay otros elementos importantes, a los que se les llama objetos.
La lista de objetos con los que trabaja un usuario es:
Tablas que contienen la información.
Consultas que permiten hacer preguntas acerca de algunos datos o cambiar aspectos de los datos.
Formularios permiten ver u editar la información.
Páginas son archivos con formato HTML que permiten ver los datos de Access con Internet Explorer.
Informes permiten resumir e imprimir datos.
Macros que realizan una o más acciones de las bases de datos de forma automática.
Los Módulos son otros tipos de objetos con los que el usuario puede trabajar. Un Módulo es un programa en que se escribe con Visual Basic, para automatizar y realizar previo mandato las funciones de las bases de datos.
Consultas de tabla referencia cruzada, estas consultas resumen los datos según las categorías de forma que se obtienen respuestas a preguntas como ¿Cuáles fueron las ventas, de lp´s de grupos españoles, el año pasado?, Estas consultas se pueden hacer con ayuda de una Asistente para referencia cruzada, el asistente ayudará al usuario a plantear la consulta.
Consultas de creación de tablas, cuando el usuario cambia una consulta de selección por una consulta de creación de tablas, los resultados se observan en una nueva tabla. Consulta de actualización, el usuario puede realizar cambios globales en una tabla, como cambiar los valores de una campo a la casilla superior etc.
Consulta de datos anexados, el usuario puede utilizar estas consultas cuando sesee añadir información a una tabla con datos de otra.
Consulta de eliminación, eliminan rápidamente grupos enteros de registros de una tabla, sin que el usuario tenga que ir eliminándolos uno por uno.
Formularios
Cuando el usuario abre una tabla en Access se presenta en una hoja de datos.
En Vista Formulario el usuario puede ver todos los campos para el registro que escoja al mismo tiempo. Al contrario que el la hoja de datos que el usuario tiene que recorrer toda la tabla para encontrar el registro. El empleo de formularios nos facilita algunas tareas como añadir, editar o ver datos.
Los formularios se pueden hacer con mayor rapidez utilizando la opción de Autoformularios, que permite crear los siguientes tipos de formularios sin la necesidad de dar más información que la del nombre de la tabla o de la consulta:
o En columnas: Crea un formulario con un registro por página y los campos dispuestos en una columna.
Tabular: Los campos se disponen en formato tabular, alineados en filas en vez de en columnas.
Hoja de datos: Muestra registros múltiples en la ventana formulario, al igual que en la ventana Tablas.
Objetos de formularios para fines específicos
Los formularios pueden incluir: hipervínculos con páginas Web u otros datos, objetos OLE, y otros tipos de objetos con fines específicos
Informes
Los informes son otro tipo de objeto que se pueden usar en Access para ver o imprimir datos. Con Access se pueden crear informes en blanco, aunque esto no será necesario debido a todas las herramientas disponibles para ayudar al usuario:
El Asistente para informes guía al usuario a través de todos los pasos necesarios para diseñar un informe.
El Autoinforme puede crear informes en columnas o tabulares.
El Asistente para gráficas le ayuda a crear todo tipo de gráficas, desde gráficas circulares, hasta gráficas en 3 dimensiones.
El Asistente para etiquetas crea informes para imprimir etiquetas que se ajustan a formatos predefinido
Macros
Una macro ejecuta de forma automática uno o más comandos de las bases de datos cuando se lo ordena. Son muy útiles cuando el usuario realice funciones de forma repetida. Tipos de trabajos que se pueden realizar con una macro:
Imprimir varios informes de fin de mes.
Añadir un nuevo registro a una tabla, añadir la fecha y sus iniciales.
Importar un archivo de datos, ejecutar consultas para formatear los nuevos datos y añadir la información resultante a otra tabla de la base de datos.
Imprimir cartas para clientes y añadir notas en los registros sobre cuándo se enviaron las cartas.
Copiar datos de un formulario a otro.
Una vez que la macro está creada el usuario la puede ejecutar a partir de la ventana de Base de datos o añadirla a un botón de comando en un formulario.
