ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

CAPITULO 5

Reglas para codificar y alfabetizar nombres de individuos

Materiales que necesita para cuando estén organizando las tarjetas en orden alfabético:

Tarjetas 3" x 5" para invertir y organizar en orden alfabético.
Gomitas
Hoja de Contestaciones
Imprime hojas de contestaciones para  escribir los números de las tarjetas  después de haberles organizado en orden alfabético.

 

 

REGLAS PARA ARCHIVAR EN FORMA ALFABETICA:

Las reglas de archivar que se usan en este texto están basadas en las reglas promulgadas por ARMA. 

Nota:  Usarás las tarjetas para los ejercicios. 

Debes estudiar y analizar las reglas 1 y 2 , páginas 56-57.  Si tienes alguna duda con respecto a ellas, me avisas vía correo electrónico, usa el buzón del curso.

Les incluyo resúmenes cortos y ejemplos de las reglas, pero es importante leer y analizar cada regla presentada por el texto ya que cada regla está explicada en detalle. La intención de la información ofrecida en estos resúmenes es de servir como información aclaratoria y no como sustitución del texto. Esto aplica para todos los capítulos.

REGLA 1:  Inversión de nombres de individuos, pág. 56.
Partes A, B, C, D:

Parte A:  Explica que al invertir  para archivar vas a considerar cada apellido o inicial como una unidad en estricto orden alfabético.  En español se llevan los dos apellidos al frente, luego el nombre, el segundo nombre o  la inicial, si tiene.  El primer apellido, es decir, el apellido paterno es la primera unidad y por lo tanto la unidad clave. 

Ver ejemplos en la pág. 56: 

 

En la parte B tienes una lista de doce nombres.  La lista es la que comienza con Antonio Colonavas.  Tu primer paso es invertir cada nombre en una tarjeta diferente.

1.  Primero inviertes  los nombres y apellidos en tarjetas. Se escriben en la primer línea de la tarjeta.
2.  Organizas las tarjetas en orden alfabético por el apellido paterno--Unidad clave.

Si tienes varias personas con el mismo apellido paterno (unidad clave), tomas en consideración la Unidad 2. Si la segunda Unidad es la misma en varios nombres, tomas en consideración la tercer unidad.  Si la tercer unidad es igual, tomas en consideración la cuarta unidad.   

 

Ejercicio 1 de práctica:  Vas a invertir cada nombre en una tarjeta de acuerdo a la regla estudiada.  Luego vas a organizar las tarjetas en estricto orden alfabético.  Al terminar verifica si te quedaron en el mismo orden que aparece en la pág. 56 parte inferior del texto.  Si no te quedó en el mismo orden, verifica la razón. 

 

Regla 1:  Partes C : Lee y analiza esta regla, p. 57

Esta regla indica que cuando tengas un nombre y ambos apellidos en inglés, sólo inviertes el último apellido.  Tomemos como ejemplo lo siguiente:

El nombre de la persona es:  Richard Graham Murray

Para efectos de invertir para archivar sería:  MURRAY RICHARD GRAHAM

Fíjate que sólo se invirtió el último apellido.  En países de habla inglesa el último apellido es el paterno.

Vamos a practicar con varios ejemplos:

Ejercicio 2 de práctica:  En tarjetas vas a invertir los siguientes nombres:

1.  Paul Rivers Smith
2.  Jack Fontaine Belmondo
3.  Rachel Peabody Carson

Parte D:  La regla también te explica que si tienes un guión entre ambos apellidos, entonces vas a invertir ambos apellidos.  Ejemplo:  Rose Michols-King

En este caso, se invierte MICHOLS-KING  ROSE

La unidad clave o primera unidad en este caso es MICHOLS-KING
La segunda unidad es ROSE

Ejercicio 3 de práctica:  Vas a invertir  los siguientes nombres en tarjetas.

1.  Judith Winters-Preston
2.  James Long-Humphries
3.  Spencer Reed-Chatham

Nota:  Cuando estés en Estados Unidos, es recomendable que escribas un guión entre tus apellidos para evitar que lo inviertan incorrectamente.  Por ejemplo:  Si te llamas  Carmen Rosario Rivera y no le colocas el guión entre ambos apellidos, en E.U. invierten RIVERA CARMEN ROSARIO.  Sinembargo, como deseamos que se invierta con el apellido paterno como unidad clave, debes colocar un guión así: Carmen Rosario-Rivera  para que inviertan así: ROSARIO-RIVERA  CARMEN. (Siempre con el apellido paterno como unidad clave.)

Parte E:, p. 57:  Si tienes nombres extranjeros como chino, japonés, francés, etc., vas a dejarlo en el mismo orden en que aparece. 

Ejemplo: 

Chieu Li-Wong  va en la tarjeta CHIEU LI-WONG

Takishi Komura va en la tarjeta TAKISHI KOMURA.

 

REGLA 2: P. 57:  Lee y analiza la Regla 2:  Nombres y apellidos con prefijos y apellidos compuestos.

Los prefijos, preposiciones o artículos que forman parte del apellido o nombre se considera como parte del apellido o nombre que le sigue.  Ver Parte A, p. 57. 

Te incluyo una lista parcial de apellidos que se consideran como una unidad para efectos de archivo: 

DACEVEDO

DACOSTA

DEJESUS

DELACRUZ

DELAROSA

DELATORRE

DELOSSANTOS

DELRIO

DELTORO

DIEZDEANDINO

GARCIADELANOCEDA

LAFONTAINE

LAFUENTE

LOPEZDEVICTORIA

MACDONALD

MACMURRAY

ONEILL

RAMIREZDEARELLANO

SANJUAN

VANBUREN

VANKIRK

 

Ejercicio de práctica: 

Siguiendo la regla estudiada:  Vas a invertir los nombres en la lista que comienza con Celeste O’Neill, en la p. 57 parte inferior   Después de invertir, los organizas en estricto orden alfabético.  Luego verificas con el ejemplo de la página 58 parte superior.

Si después de hacer estos ejercicios de práctica tienes alguna pregunta o duda, envíame tu pregunta al correo electrónico del curso.

Regla 3:  Lee y analiza el Regla 3. Títulos de prioridad familiar, profesional, religioso, nobiliario:  (Considere como elemento de identificación, pero no constituye Unidad)

Si tienes nombre idénticos, considera los títulos como elemento de identificación, en orden alfabético.  Ver ejemplos en pág. 59. 

Recuerda que los títulos personales como Sra., Srta. y Sr. en español.  Miss, Mrs., Mr. y Ms. no se consideran como elemento de identificación. 

Si tienes a Sr. en inglés (equivale a Senior), se considera como elemento de identificación.

Regla 4

Nombre Legal de Mujer Casada es una de las reglas a las que debemos darle énfasis por que les puede causar dudas.  Esta regla se compone de dos partes.  De las reglas de archivar para la  mujer casada--en español y las reglas de archivar para la mujer casada en países de habla inglesa.

Examinemos primero la regla para la mujer casada--en español.

Veamos un ejemplo:

1. 

Sra. Laura Sánchez de Ortiz (es la esposa de Alberto Ortiz)

En este caso se preparan dos tarjetas.

La primer tarjeta la debes invertir así:

SANCHEZ (DE) ORTIZ  LAURA-  1        El nombre invertido se escribe en la primer linea de la tarjeta.

En casos de mujer casada, siempre es recomendable hacer una referencia.  En otras palabras, preparar otra tarjeta como referencia:  Va así:

ORTIZ LAURA SANCHEZ (DE)    1X

         VEASE:  SANCHEZ (DE) ORTIZ LAURA

 

En el primer caso, la idea de preparar dos tarjetas para poder localizarla si piden su información por Ortiz, o si piden su información por Sánchez. En el segundo caso la podrás localizar por Perez o por Rivera.

Bien, ahora vamos a hacer varios ejercicios para practicar.  Recuerda que si tienes alguna pregunta, me envías un mensaje rapidito.

Vas a invertir estos ejercicios y también les vas a preparar la referencia. Puedes ver el ejemplo de Isidra Pérez de Carrasco, Sra. de Alberto Carrasco.  Tienes el ejemplo de cómo va la tarjeta original en la página 62 y cómo va la tarjeta que sirve de referencia en la página 63.

Ahora vas a preparar la tarjeta original y la de referencia de cada uno de los siguientes nombres.  No olvides incluir el número en la parte derecha de la tarjeta.  La referencia lleva el mismo número con una X.

1. Rosario Colón de Rivera es la esposa del Sr. Juan Rivera
2. Delia Rodríguez de Castillo, esposa del Sr. Pablo Castillo
3. Monserrate Méndez de González es la esposa del Sr. José González
4. Belén Márquez de Pagán  es la esposa del Sr. Juan Pagán

 

Vamos a estudiar la regla de mujer casada en países de habla inglesa.

En países de habla inglesa, por lo general, la mujer casada adopta el apellido del esposo como su apellido oficial.  Es decir, si su nombre antes de casarse era Helen Austin y se casa con John Clinton, vas a invertir así:

Primer tarjeta:

CLINTON  HELEN  A

MRS. HELEN A. CLINTON
DIRECCION

Debes preparar otra tarjeta.  Esta será la referencia.  Sería así:

CLINTON JOHN MRS.

    VEASE:

        CLINTON  HELEN A

La idea es que si te piden la informacion bajo Mrs. John Clinton, la encuentres.  Si te piden la informacion bajo Helen A. Clinton, también la encuentres.
Puedes ver un ejemplo de cómo quedaría la tarjeta original y cómo quedaría la referencia en la pág. 63.

Vamos ahora a hacer varios ejercicios para practicar esta regla.
Preparas la tarjeta y la referencia.

1.  Mrs. Paula R. Rivers (Mrs. Tobias Rivers)
2.  Mrs. Priscilla A. Towers (Mrs. Robert Towers)
3.  Mrs. Carla Smith  (Mrs. Harold Smith)
 

Regla 5:  Pág. 60-61:  Individuos con Nombres Idénticos:  cuando tienes nombres idénticos:

Ver ejemplo en la página 61. 

Nombres de Individuos conocidos por otros nombres (seudónimos):
Ver ejemplo de Chayanne en la página 62.

Vas a preparar los ejercicios en las páginas 65-69.  Sigue las instrucciones del texto para cada ejercicio.  Cuando lleve referencia, escríbele el número seguido por X a la referencia.

Cuando te surja una duda, me envías un mensaje electrónico indicando cuál es la pregunta o duda para aclararla.

TAREAS PARA ESTE CAPITULO:

1. Contesta las preguntas de repaso y términos a definir en la p. 64.
2. Siguiendo las instrucciones de los ejercicios de aplicación, hacer los ejercicios 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10.  páginas 65-69.  Cada ejercicio por separado. Llena la hoja de contestaciones para cada ejercicio. Es importante que me avisen cuando tengan alguna duda para aclararla.

   Incluyo algunas dudas aclaradas. Entra aqui.

    

Si tienes alguna duda o pregunta, pueden trabajar en equipo usando el foro para sus preguntas y respuestas.