*** WETGEVING è TOEGANG via CHRONO è http://reflex.raadvst-consetat.be/reflex/index.reflex?page=chrono

è NOTARIËLE WETGEVING ( inhoudsopgave)

1.

è Reglement publiciteit  en communicatie (Juli 2006)

Doelstelling:

Praktische aanbevelingen voor de Kamers i.v.m. het voeren van publiciteit door de notariskantoren. 

a)  Gebruik van logo’s.

Men zal bij het gebruik van logo’s de voorkeur geven aan de meest gebruikelijke, d.i. het nieuwe logo van het notariaat of het zegel van de Staat. Elke ander grafisme wordt sober gehouden.

b)  Notaris en notarisvennootschap Bij de naam van de notaris, of van de associatie, wordt enkel de titel van notaris, geassocieerd notaris en eventueel van erkend bemiddelaar, ere-notaris en kandidaat-notaris vermeld.

Het vermelden van alle andere titels en diploma’s is niet toegelaten.  De gegevens omtrent de vennootschap worden discreet vermeld.

c)  de medewerkers

de vermelding van naam en universitair diploma (licentiaat of master in de rechten of in het notariaat) op het briefpapier is toegelaten, met uitsluiting van elke andere titel;

voor de andere notariële medewerkers wordt de naam niet vermeld in de permanente gegevens van het briefpapier, maar het is toegelaten de naam van de medewerker die het dossier behandelt te vermelden, eventueel met vermelding van de functie en een rechtstreeks telefoonnummer en e-mailadres;

d)  Internetsite van de notaris: De vermelding van de Internetsite van de notaris is ook toegelaten.

Commentaar: Voor alle drukwerk moeten al te uitbundige kleuren en vormgeving vermeden worden.

Ingeval het beroep in vennootschap wordt uitgeoefend, worden de gegevens omtrent de vennootschap bij voorkeur vermeld onderaan het eerste blad.

De nadruk dient gelegd op de functie van de notaris, en het feit dat hij zijn beroep uitoefent onder de vorm van een vennootschap houdt geen meerwaarde in voor de cliënten.

Kortom, de brieven en alle drukwerk moeten duidelijk zijn en bijdragen tot de informatie van de cliënten.

Individuele of collectieve Internetsites zijn toegelaten maar moeten, onder voorbehoud van toekomstige aanpassingen of wijzigingen door de Nationale Kamer, beantwoorden aan volgende normen.

Foto’s van de notaris en van de medewerkers : ook in kleur, identiteitskaartformaat, geen groepsfoto

Foto van het gebouw (enkel buitenopnames)

Titelvermelding: enkel notaris, erkend bemiddelaar, kandidaatnotaris, ere-notaris, licentiaat of master in de rechten of in het notariaat en notariële medewerker

Verbinding met de FAQ (“Frequently Asked Questions”) en de gegevens van de NR en de CF

Verbinding met Notarimmo (voor de goederen die door het kantoor te koop gesteld worden)

Verbinding met regionale notariële sites

Stratenplan

Lijst van de onroerende goederen die door het kantoor te koop gesteld worden Noch de zichtbare gegevens, noch de onzichtbare gegevens (metadata) mogen toegang geven tot vermelding van specialiteiten of prestaties eigen aan het kantoor.

Voor alle belangrijke wijzigingen aan hun Internetsites zullen de Gemeenschapsraden hun ontwerpen eerst ter goedkeuring voorleggen aan de Nationale Kamer.

Zij zullen steeds in overeenstemming moeten zijn met de huidige en toekomstige richtlijnen van de Nationale Kamer.  De notaris die een site wenst te openen, andere dan deze die wordt voorgesteld door de Gemeenschapsraden, moet eerst de toestemming krijgen van zijn provinciale kamer.

De Nationale Kamer en de Provinciale Kamers zullen bij de beoordeling van de verdere uitwerkingen steeds volgende doestelling voor ogen hebben: het informeren van het publiek door middel van een modern medium, dat verenigbaar is met het openbaar ambt van de notaris.

Voor wat betreft de individuele notariële sites zal voor alle informatie met betrekking tot de taak van de notaris, zijn functie, zijn opdrachten, zijn bevoegdheid, zijn loon, alsook alle algemene en fiscale informatie, verwezen moeten worden naar de institutionele sites door middel van hypertekst links.

Binnen het kader van deze sites is het on-line aanbieden van diensten niet toegelaten.

Commentaar

Het gebruik van Internetsites is dus toegelaten, maar ook gereglementeerd om alle overdrijvingen te vermijden. Zowel de persoonlijke als de collectieve sites moeten zich houden aan de normen voorgeschreven het huidig artikel. Bestaande sites zullen moeten overeenstemmen met deze norm en zich eventueel binnen een redelijke termijn aanpassen.  De notarissen die voor hun kantoor over een Internetsite wensen te beschikken zonder grote investeringen te moeten doen worden aangemoedigd om zich aan te sluiten bij het initiatief van de NR en de CF om de bijstand te genieten van deze instellingen

2.

Het Directiecomité van de Nationale Kamer van Notarissen, openbare instelling opgericht krachtens artikelen 90 en volgende van de wet van 25 Ventôse jaar XI op het notarisambt, ingevoegd door de wet van 4 mei 1999 tot wijziging van voornoemde wet, Belgisch Staatsblad van 1 oktober 1999, is  samengesteld als volgt …

Zie e-notariaat…

è NOTARIËLE WETGEVING ( inhoudsopgave)

A.

Ombudsdienst voor cliënten, kwaliteitscontrole van akten en continuïteit bij de overdracht van notariskantoren: KFBN :  Persmededeling : 30 november 2005

B. 

+

11 MAART 2003 ( B.S. 17/03/2003) Wet betreffende bepaalde juridische aspecten van de diensten van de informatiemaatschappij. è  http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_N.pl?cn=2003031132  CHRONO

è NOTARIËLE WETGEVING ( inhoudsopgave)

Benoemingscommissie notariaat  + Wetteksten… http://www.bcn-not.be/nl/textes_legaux_notaire.php

A) Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten http://www.iec-iab.be/ned/

Philippe VAN EECKHOUTE : " Waardebepaling bij overname notariskantoor "

http://www.iec-iab.be/ned/publicaties_info_accountancy.aspx?id=428

B) 10 AUGUSTUS 2001 - B.S. 18 /8/2001) KB betreffende de vergoeding voor de overname van een notariskantoor en 30 JULI 2001 - B.S. 18/8/2001) M.B. betreffende de mededeling van de vergoeding voor de overname van een notariskantoor è  http://www.2747.com/2747/world/antwerpen/antwerpen/koninginelisabethlei/conferentie/Sept01.html

Zie è NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN: DEONTOLOGISCHE CODE

ALLEEN bij gebrek aan de toegang hieroverè

-                     
Artikel 1. Het reglement van de Nationale Kamer van notarissen voor de organisatie van de notariële boekhouding en het reglement van de Nationale Kamer van notarissen voor het toezicht op de boekhouding, die bij dit besluit zijn gevoegd, worden goedgekeurd en hebben bindende kracht.
Art. 2. Het rekeningenstelsel voor het notariaat, gevoegd bij het reglement voor de organisatie van de notariële boekhouding, moet door de notariskantoren worden gebruikt uiterlijk vanaf het begin van het eerste boekjaar dat een aanvang neemt na de inwerkingtreding van dit besluit.
Art. 3. Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.
Art. 4. Onze Minister van Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit
Gegeven te Brussel, 9 maart 2003.
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Bijlage A

NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN
Reglement voor de Organisatie van de notariële boekhouding
Goedgekeurd door de algemene vergadering van de Nationale Kamer van notarissen op 9 oktober 2001 en gewijzigd door de algemene vergadering van 22 oktober 2002
TITEL I. - Algemene bepalingen
HOOFDSTUK I. - Voorwerp - Definities
Voorwerp
Artikel 1. Dit reglement wordt uitgevaardigd in toepassing van artikel 91, alinea 1, 5° van de wet van 25 ventôse van het jaar XI op het notarisambt, zoals voor de laatste maal gewijzigd door de wetten van 4 mei 1999. Het stelt de algemene regels vast met betrekking tot de notariële boekhouding en de wijze waarop zij dienen toegepast te worden.
Dit reglement is van toepassing op de notarissen die hun beroep uitoefenen hetzij als natuurlijke persoon hetzij binnen een vennootschap.
Definities
Art. 2. Voor de toepassing van huidig reglement, wordt bedoeld met :
1° de notariswet : de wet van 25 ventôse jaar XI houdende organisatie van het notarisambt, zoals voor de laatste maal gewijzigd door de wetten van 4 mei 1999;
2° het koninklijk besluit van 10 januari 2002: het koninklijk besluit van 10 januari 2002 betreffende het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de boekhouding van de notarissen;
3° De Nationale Kamer : de Nationale Kamer van notarissen, zoals bedoeld door artikel 90 en volgende van de notariswet;
4° De kamer van notarissen : de kamer van notarissen, zoals bedoeld in Afdeling II van Titel III van de notariswet;
5° de notaris : de notaris die het ambt als natuurlijke persoon of binnen een vennootschap uitoefent, hetzij als titularis, hetzij als geassocieerde notaris, hetzij als plaatsvervanger;
6° de commissie van toezicht : de commissie van toezicht op de boekhouding van de notarissen, zoals bedoeld in hoofdstuk 2 van het koninklijk besluit van 10 januari 2002;
7° de vennootschap : alle vennootschappen voorzien in artikel 50 en volgende van de notariswet;
8° de professionele rekeningen : alle rekeningen, met inbegrip van de rubriekrekeningen, geopend met het oog op de uitoefening van het ambt bij een kredietinstelling zoals bedoeld door de wet van 22 maart 1993 met betrekking tot de statuten en het toezicht der kredietinstellingen;
9° de rubriekrekeningen : deze zoals bedoeld in artikel 34, alinea 2 en 34bis van de notariswet;
10° het rekeningenstelsel : het rekeningenstelsel waarvan het model gevoegd is bij het huidig reglement.
TITEL II. - Organisatie van de notariële boekhouding
HOOFDSTUK I. - Het voeren van de notariële boekhouding in het algemeen
Principes
Art. 3. Iedere notaris dient een regelmatige boekhouding te voeren overeenkomstig de gebruikelijke regels van de dubbele boekhouding en overeenkomstig het rekeningenstelsel.
De boekhouding dient ten minste en te allen tijde aan volgende criteria te voldoen :
- de situatie van het kantoor weergeven, en tevens toelaten om de ontvangsten en uitgaven van alle aard vast te stellen die door de notaris zijn verricht, hetzij ter gelegenheid van een akte of een verrichting door zijn ambt, hetzij voor rekening van cliënten of lastgevers;
- toelaten onmiddellijk de bedragen vast te stellen die verschuldigd zijn aan derden zowel op een globale als op een individuele manier;
- toelaten het beschikbare saldo vast te stellen, zijnde het verschil tussen enerzijds de professionele rekeningen en de speciën in kas en anderzijds de sommen verschuldigd aan cliënten;
- toelaten om op een betrouwbare en transparante wijze de boekhouding te controleren.
De softwareprogramma's betreffende het voeren van de boekhouding dienen minstens te voldoen aan deze criteria. Bij gebreke hieraan zal de Nationale Kamer van notarissen het gebruik ervan kunnen verbieden. De Voorzitter van de commissie van toezicht op de boekhouding en de deskundige die gelast is met de controle dienen de Voorzitter van de Nationale Kamer van Notarissen te verwittigen, evenals de Voorzitter van de betrokken kamer van notarissen, van elk gebrek aan conformiteit met de principes vervat in de voorgaande alinea, die zij zouden vaststellen in een software programma.
Strikt onderscheid tussen de rekeningen
Art. 4. De notaris dient een strikt onderscheid te maken tussen zijn privé-rekeningen en zijn professionele rekeningen. De professionele rekeningen kunnen geenszins worden aangewend als waarborg voor kredieten ten privétitel noch als berekeningsbasis voor de vergoeding van deze rekeningen.
De notaris mag geen enkel rechtstreeks of onrechtstreeks voordeel halen uit de rubriekrekeningen die hij beheert, behoudens de terugbetaling van de kosten verbonden aan dat beheer.
Opening van een professionele rekening
Art. 5. Een notaris kan slechts de opening van een professionele rekening vragen bij een financiële instelling indien hij beschikt over een onherroepelijke verbintenis, opgemaakt in dubbel exemplaar, waarin wordt afgezien van de eenheid van rekeningen en van de wettelijke en conventionele compensatie zowel tussen de privé en de professionele rekeningen van de notaris als tussen de verschillende professionele rekeningen onderling.
De notaris moet, binnen de vijftien dagen na ontvangst, een origineel van deze verbintenis, aan de Voorzitter van de commissie van toezicht op de boekhouding overzenden.
Boeken, registers en documenten
Art. 6. De notaris dient volgende boekhoudkundige stukken bij te houden :
a. Een dagboek waarin dagelijks en volgens datum, artikel per artikel, zonder enige blanco ruimte, gaping of randmelding alle boekhoudkundige verrichtingen van het kantoor worden vastgesteld.
b. Een grootboek houdende alle algemene en particuliere rekeningen.
c. Een register van de aktekosten, chronologisch opgesteld, onder de naam van de cliënt en het nummer van het repertorium, met opgave van de voor elke akte ontvangen aktekosten.
d. Een kasboek.
e. Een boek van de bewaargevingen van titels en waarden, zoals bedoeld door artikel 34bis van de notariswet.
f. Een boek van de registratie.
g. Een kwijtingboek dat op verzoek van de notaris en op zijn kosten door de kamer van notarissen waaronder de notaris ressorteert, afgeleverd wordt.
h. Een register voor de driemaandelijkse balansen van de algemene rekeningen.
Het bijhouden van alle andere registers is facultatief.
Al deze boeken, registers en documenten kunnen worden opgemaakt op genummerde losse bladen en chronologisch geklasseerd worden, met uitzondering van de kwijtingboeken die dienen ingebonden te worden.
Indien de boekhouding geïnformatiseerd is, is een exemplaar op papier niet verplicht. Evenwel dienen het geheel van de dagboeken, van de algemene en bijzondere rekeningen, alsmede de balans en de rekeningen, éénmaal per jaar te worden afgedrukt uiterlijk op het einde van de maand die volgt op het boekjaar.
Te volgen rekeningenstelsel
Art. 7. Het rekeningenstelsel, waarvan het model aan huidig reglement gehecht is, moet gevolgd worden door de notarissen die hun activiteit hetzij als natuurlijke persoon uitoefenen, hetzij binnen een vennootschap. Dit rekeningenstelsel omvat het minimum aantal rekeningen waarvan niet mag afgeweken worden.
Evenwel kan de omschrijving van de rekeningen vervat in het genormaliseerd minimum rekeningenstelsel aangepast worden aan de specifieke karakteristieken eigen aan de activiteit, het vermogen en de baten en kosten van de notaris.
Anderzijds hoeven de rekeningen die in het genormaliseerd minimum rekeningenstelsel opgenomen zijn maar die zonder voorwerp zijn voor een notaris, niet in zijn rekeningenstelsel worden hernomen.
Verwerking van de professionele rekeningen
Art. 8. Alle verrichtingen op de professionele rekeningen moeten in chronologische orde in de boekhouding van het kantoor verwerkt worden.
Klassement van de boekhoudstukken
Art. 9. Alle boekhoudstukken en documenten dienen chronologisch te worden geklasseerd. De boekhoudstukken die betrekking hebben op de algemene kosten van het kantoor kunnen echter chronologisch per categorie geklasseerd worden.
De bankuittreksels van alle professionele rekeningen dienen chronologisch per bankrekening te worden geklasseerd.
HOOFDSTUK II. - Provisies - Betalingen
Provisies
Art. 10. Voorafgaandelijk aan het verlijden van een akte, dient de notaris geprovisioneerd te worden voor de aktekosten.
Alle provisies, met inbegrip van de provisies voor een akte van handlichting, dienen op de betreffende cliëntenrekening ingeschreven te blijven zolang de akte niet werd verleden.
Betalingen per cheque

Art. 11. Voor iedere betaling uitgevoerd ten gunste van het kantoor of een derde, voor een bedrag gelijk aan of boven 10.000 euro, dienen de notarissen van hun cliënten het gebruik van cheques te eisen die rechtstreeks zijn uitgegeven of gecertificeerd door een financiële instelling sedert minder dan acht dagen.
De notaris dient in elke brief waarin aan een cliënt gevraagd wordt een betaling gelijk aan of boven 10.000 euro te verrichten, deze erop te wijzen dat alle erin vermelde betalingen zullen dienen te gebeuren door middel van één of meer door een financiële instelling gecertificeerde of getrokken cheques of een door een notaris uitgeschreven cheque.
Indien bij het verlijden van een authentieke akte en na ingelicht geweest te zijn door de notaris, een partij die een som moet ontvangen, een betaling meent te mogen aanvaarden door een niet gewaarborgde cheque (d.i. een andere cheque dan een door een financiële instelling gecertificeerd of getrokken, of een door een notaris uitgeschreven cheque) wordt er melding van gemaakt in de akte.
Alle sommen die op het kantoor betaald worden of op een professionele rekening overgeschreven of gestort worden, voor rekening van een derde in het kader van een overeenkomst bij onderhandse akte, dienen gerubriceerd te blijven op een bijzondere rekening geopend op naam van de notaris houder van de minuut, tot op het ogenblik van de ondertekening van de authentieke akte. [Evenwel, in het geval van onderhandse afstand, ten bezwarende titel, van onroerende goederen, mag het voorschot of de waarborg door de koper betaald, indien alle partijen hiermee instemmen, op een bijzondere rekening geopend op naam van de door de afstanddoener aangewezen notaris gerubriceerd worden tot de ondertekening van de authentieke akte].
(Vierde lid aangevuld door de algemene vergadering van 22 oktober 2002)
Ontvangstbewijzen
Art. 12. § 1. Alles wat een notaris ten professionele titel ontvangt, geeft aanleiding tot de uitreiking van een ontvangstbewijs uit het kwijtingboek bedoeld in artikel 6 g) van het huidig reglement. De notaris is vrijgesteld van de verplichting om dit ontvangstbewijs op te maken en uit te reiken voor de betalingen uitgevoerd via storting of overschrijving op een professionele rekening.
De kwijtingboeken dienen gebruikt te worden in de volgorde van hun nummering, te beginnen met het kwijtingboek met het laagste nummer van het oudste jaar. Meerdere kwijtingboeken kunnen echter gelijktijdig in gebruik zijn indien de organisatie van het werk daardoor kan worden vergemakkelijkt, op voorwaarde dat men niet verder afwijkt dan nodig van de volgorde zoals bepaald in vorige alinea.
§ 2. De notaris dient een ontvangstbewijs te eisen voor alle sommen die hij aan een cliënt overhandigt, behalve indien de betaling wordt uitgevoerd door middel van een cheque op naam, een overschrijving of een storting.
HOOFDSTUK III. - Individualisatie
Deposito's
Art. 13. Teneinde een rekening waarop gelden of titels neergelegd werden te individualiseren, dient de notaris de naam van de depositogevers te vermelden.
HOOFDSTUK IV. - Waarborgen
Beschikbaar saldo
Art. 14. De notaris dient te beschikken over voldoende gelden teneinde zijn verplichtingen onmiddellijk te kunnen nakomen, zowel ten aanzien van zijn cliënten als ten aanzien van andere schuldeisers van het kantoor die beschikken over een opeisbare schuldvordering. Dit beschikbaar saldo bestaat uit het verschil tussen de professionele rekeningen en de speciën in kas geplafonneerd tot 5.000 euro, enerzijds en de aan de cliënten en bovenvermelde schuldeisers verschuldigde sommen anderzijds.
Het beschikbaar saldo dient te bestaan uit minstens 25 euro te vermenigvuldigen met het aantal aktes ontvangen tijdens het vorige jaar met een minimum van 10.000 euro per kantoor, behoudens schriftelijk akkoord van de Voorzitter van de commissie van toezicht of van de Voorzitter van de kamer van notarissen.
Zekerheden
Art. 15. Een professionele rekening kan geenszins tot waarborg strekken voor een financiële instelling of voor ieder ander organisme of persoon.
Kredietopeningen

Art. 16. Behoudens schriftelijke toestemming van de Voorzitter van de commissie van toezicht of van de Voorzitter van de kamer van notarissen, is een kredietopening in het kader van zijn notarisberoep afgesloten, of een heropneming van zulke kredietopening enkel toegelaten voor het verwerven van vaste activa dienstig voor de organisatie van het kantoor. De terugbetaling van het kapitaal dient te gebeuren op dezelfde manier als de afschrijving van de vaste activa die gefinancierd worden door deze kredietopening of deze wederopneming.
Driemaandelijks neer te leggen documenten
Art. 17. Om de drie maanden, moet de notaris een opgave van de boekhoudkundige toestand volgens het aan dit reglement gehecht model opstellen, alsmede een balans van de algemene rekeningen (proef- en saldibalans).
Aan de opgave van de boekhoudkundige toestand moeten, benevens de balans van de algemene rekeningen, gehecht worden:
- de lijst van de cliënten crediteur en debiteur van de niet gerubriceerde rekeningen;
- de lijst van de cliënten crediteur en debiteur van de rubriekrekeningen.
Deze documenten dienen te worden afgesloten op 31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december van ieder jaar en binnen de maand die erop volgt, aan de Voorzitter van de commissie van toezicht te worden verzonden.
De notaris moet elk blad van de opgave en de bijlagen paraferen en op de laatste bladzijde van de opgave en van de balans tekenen.
De balans moet beantwoorden aan de criteria van artikel 3 van huidig reglement en vermelden dat de bedragen die vermeld staan op de diverse rekeningen overeenstemmen met degene die op de afsluitingsdatum van de balans definitief vaststaan.
HOOFDSTUK V. - Verzekering beroepsaansprakelijkheid
Verplichte aansprakelijkheidsverzekering
Art. 18. Iedere notaris is verplicht zijn burgerlijke beroepsaansprakelijkheid te verzekeren voor een minimumbedrag van 2.500.000 euro.
Hij zal deze verzekeringsdekking dienen te bewijzen door voorlegging van het betalingsbewijs van de premies, ter gelegenheid van de controle van zijn boekhouding.
HOOFDSTUK VI. - Associatie van notarissen
Gezamenlijke handtekening
Art. 19. In het geval bedoeld in artikel 33, tweede lid, van de notariswet, moeten alle vennoten gezamenlijk de documenten, formulieren en vragenlijsten ondertekenen, waarvan sprake in dit reglement.
TITEL III. - Overgangsbepalingen
Professionele rekeningen
Art. 20. Voor de professionele rekeningen die bestaan op de datum van inwerkingtreding van dit reglement zal een exemplaar van de verbintenis bedoeld in artikel 5 van dit reglement dienen overgezonden te worden aan de Voorzitter van de commissie van toezicht op de boekhouding binnen drie maanden te rekenen vanaf deze datum.
Kredietopeningen

Art. 21. Artikel 16 van dit reglement zal niet toepasselijk zijn op de lopende kredietopeningen bij de inwerkingtreding van dit reglement gedurende een periode van drie jaar te rekenen vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de inwerkingtreding van dit reglement. Voor deze kredieten is geen enkele wederopneming toegelaten.
De notaris die over een in voorafgaand lid bedoelde kredietopening beschikt, zal in zijn driemaandelijkse opgaven dienen te vermelden of het bedrag van het krediet voorkomt in het beschikbare saldo. In het bevestigende geval dient het bedrag van het krediet afgetrokken te worden van dit saldo.
Rekeningenstelsel
Art. 22. In afwijking van artikel 7 van dit reglement zal het rekeningenstelsel slechts van toepassing zijn te rekenen vanaf het eerste boekjaar van het kantoor, dat een aanvang neemt na de inwerkingtreding van dit reglement.
TITEL IV. - Inwerkingtreding
Principe
Art. 23. Dit reglement treedt in werking op dezelfde dag als het koninklijk besluit houdende goedkeuring ervan.

Bijlage B
NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN
Reglement voor het toezicht op de boekhouding
Goedgekeurd door de algemene vergadering van de Nationale Kamer van notarissen op 29 januari 2002
TITEL I. - Algemene bepalingen
Artikel 1: Voorwerp
Dit reglement wordt uitgevaardigd in toepassing van artikelen 91, alinea 1, 1° en 76, 5° van de wet van 25 ventôse van het jaar XI op het notarisambt, zoals voor de laatste maal gewijzigd door de wetten van 4 mei 1999. Het stelt de algemene regels vast met betrekking tot het toezicht op de notariële boekhouding en de wijze waarop zij dienen toegepast te worden.
Dit reglement is van toepassing op de notarissen die hun beroep uitoefenen hetzij als natuurlijke persoon hetzij binnen een vennootschap.
Artikel 2: Definities
Voor de toepassing van huidig reglement, wordt bedoeld met :
1° de wet op het notarisambt : de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, zoals voor de laatste maal gewijzigd door de wetten van 4 mei 1999;
2° het koninklijk besluit van 10 januari 2002: het koninklijk besluit van 10 januari 2002 betreffende het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de boekhouding van de notarissen;
3° de Nationale Kamer : de Nationale Kamer van notarissen, zoals bedoeld door artikel 90 en volgende van de wet op het notarisambt;
4° de Kamer van notarissen : de Kamer van notarissen, zoals bedoeld in Afdeling II van Titel III van de wet op het notarisambt;
5° de notaris : de notaris die het ambt als natuurlijke persoon of binnen een vennootschap uitoefent, hetzij als titularis, hetzij als geassocieerde notaris, hetzij als plaatsvervanger;
6° de commissie van toezicht : de commissie van toezicht op de boekhouding van de notarissen, zoals bedoeld in hoofdstuk III van het koninklijk besluit van 10 januari 2002;
7° de vennootschap : alle vennootschappen voorzien in artikel 50 en volgende van de wet op het notarisambt;
8° de professionele rekeningen : alle rekeningen, met inbegrip van de rubriekrekeningen, geopend met het oog op de uitoefening van het ambt bij een kredietinstelling zoals bedoeld door de wet van 22 maart 1993 met betrekking tot de statuten en het toezicht der kredietinstellingen;
9° de rubriekrekeningen : de rekeningen bedoeld in artikelen 34, tweede lid en 34bis van de wet op het notarisambt;
10° de deskundige : de bedrijfsrevisor of extern-accountant belast met de controle van een boekhouding overeenkomstig artikelen 12 en volgende van het koninklijk besluit van 10 januari 2002;
11° het reglement voor de organisatie van de boekhouding : het reglement voor de organisatie van de boekhouding van de notarissen, op 9 oktober 2001 goedgekeurd door de algemene vergadering van de Nationale Kamer van notarissen.
TITEL II. - Organisatie van het toezicht op de boekhouding
HOOFDSTUK I. - Principes
Artikel 3 : Controle op basis van de boekhoudstukken
De controle van de boekhouding van de notarissen geschiedt volgens de regels bepaald door het koninklijk besluit van 10 januari 2002, op basis van de boekhoudstukken vermeld in artikel 6 van het reglement voor de organisatie van de boekhouding, en van de aan dat reglement gehechte documenten.
Artikel 4 : Aanvullende inlichtingen en documenten
§ 1. Bij elke controle kan de deskundige de voorlegging eisen van alle boekhoudstukken of andere documenten die hem moeten toelaten zijn opdracht te volbrengen zoals bedoeld in artikel 15 van het koninklijk besluit van 10 januari 2002.
In het kader van de controle zoals bedoeld in artikel 21 van hetzelfde koninklijk besluit dient de notaris aan de deskundige alle bijkomende inlichtingen en documenten te verschaffen die deze laatste onontbeerlijk acht voor de uitoefening van zijn opdracht.
In geval van weigering of gebrek aan medewerking van de notaris, zal de deskundige binnen vier werkdagen de Voorzitter van de commissie van toezicht hiervan op de hoogte brengen, die op zijn beurt, in voorkomend geval, de syndicus van de Kamer van notarissen op de hoogte zal brengen.
§ 2. De leden van de commissie van toezicht, die overeenkomstig artikel 16 van het koninklijk besluit van 10 januari 2002 aangewezen werden, kunnen, binnen het kader van hun opdracht, de voorlegging eisen van alle boekhoudstukken of andere documenten die hen moeten toelaten hun opdracht te volbrengen zoals bedoeld in artikel 18 van voormeld koninklijk besluit.
In geval van weigering of gebrek aan medewerking van de notaris, zullen zij binnen vier werkdagen de Voorzitter van de commissie van toezicht hiervan op de hoogte brengen, die op zijn beurt, in voorkomend geval, de syndicus van de Kamer van notarissen op de hoogte zal brengen.
HOOFDSTUK II. - Procedure voor de controles
Artikel 5 : Vaststelling van datums
§ 1. De Voorzitter van de commissie van toezicht of het door hem afgevaardigd lid van de commissie, zal aan de notaris schriftelijk de datum meedelen waarop de boekhoudkundige toestand van het kantoor dient afgesloten te worden voor de volgende controle, zo voor een controle op basis van documenten als voor een controle op het kantoor van de notaris.
Binnen vijftien dagen na ontvangst van dit geschrift, zal de notaris aan de Voorzitter van de commissie van toezicht de documenten overzenden, bedoeld in artikel 17 van het reglement voor de organisatie van de boekhouding, alsmede de attesten voorzien in het formulier waarvan het model gehecht is aan dit reglement. Het 4de en het 5de lid van gezegd artikel 17 zijn van toepassing.
§ 2. In voorkomend geval, wordt vervolgens de datum van een controle op het kantoor aan de betrokken notaris meegedeeld door de Voorzitter van de commissie van toezicht of het door hem afgevaardigd lid van de commissie. In geval van gemotiveerde verhindering kan de notaris vragen dat de controle op een andere datum zou plaatsgrijpen.
Artikel 6 : Verplichte vermeldingen
§ 1. Wanneer de controle uitgevoerd wordt op basis van de documenten bedoeld in artikel 3 van dit reglement, worden deze door de deskundige geparafeerd en getekend.
§ 2. Wanneer de controle op het kantoor wordt uitgevoerd, moet de datum van de controle vermeld worden op elk van de documenten en formulieren.
Artikel 7 : Controle van de toepassing van de regels inzake het Notarieel Fonds
De leden van de commissie van toezicht, die overeenkomstig artikel 16 van het koninklijk besluit van 10 januari 2002 aangewezen werden, moeten, indien ze hierom verzocht worden door de Voorzitter van de commissie van toezicht, nagaan of de notaris de regels inzake het Notarieel Fonds, opgericht door artikel 117 van de wet op het notarisambt, nageleefd heeft.
Hun bevindingen worden door hen op een formulier ad hoc, dat door het directiecomité van de Nationale Kamer opgemaakt wordt, opgetekend. De Voorzitter van de commissie van toezicht zendt dit formulier aan het Notarieel Fonds over.
HOOFDSTUK III. - De driemaandelijkse opgaven
van de boekhoudkundige toestand
Artikel 8 : Nazicht
De driemaandelijkse opgaven van de boekhoudkundige toestand, bedoeld in artikel 17 van het reglement voor de organisatie van de boekhouding, worden nagezien door een of meer leden van de commissie van toezicht, die hiertoe door de Voorzitter van gezegde commissie aangewezen worden.
HOOFDSTUK IV. - Controles bij overdracht van een kantoor
Artikel 9 : Controle vóór de overdracht van een kantoor
Wanneer, overeenkomstig artikel 55, § 3, c) , van de wet op het notarisambt, het bedrag van de vergoeding voor de overname van een notariskantoor moet worden bepaald, vindt er een bijkomende controle van de boekhouding plaats, al naar gelang het geval :
1° binnen de maand na het overlijden, de afzetting of de vernietiging van de benoeming tot notaris;
2° tijdens de tweede maand die voorafgaat aan de datum waarop de notaris als ontslagnemend beschouwd wordt ingevolge de bepalingen van artikel 2, eerste lid, van de wet op het notarisambt;
3° binnen de maand nadat de Kamer van notarissen in kennis werd gesteld van het voornemen van de notaris zijn ontslag in te dienen in het geval bedoeld in artikel 2, tweede lid, van de wet op het notarisambt.
Deze bijkomende controle vindt echter niet plaats indien de jaarlijkse controle voorzien in artikel 20 van het koninklijk besluit van 10 januari 2002, heeft plaatsgevonden :
1° binnen de drie maanden die het overlijden, de afzetting of de vernietiging van de benoeming van de notaris voorafgaan;
2° tijdens de vijfde, vierde of derde maand voorafgaand aan de datum waarop de notaris als ontslagnemend wordt beschouwd overeenkomstig de bepalingen van artikel 2, eerste lid, van de wet op het notarisambt.
3° binnen de drie maanden die de datum voorafgaan waarop de Kamer van notarissen in kennis werd gesteld van het voornemen van de notaris zijn ontslag in te dienen in het geval voorzien in artikel 2, tweede lid, van de wet op het notarisambt.
Artikel 10 : Controle na de eedaflegging van de opvolger van een vervangen notaris
§ 1. In de gevallen dat een notaris-titularis vervangen wordt, vindt een bijkomende controle van de boekhouding van de overdrager plaats binnen een termijn van één maand volgend op de eedaflegging van de overnemer.
Deze bijkomende controle vindt echter niet plaats indien de jaarlijkse controle bedoeld door artikel 20 van het koninklijk besluit van 10 januari 2002 heeft plaatsgevonden binnen de drie maanden voorafgaand aan de eedaflegging van de overnemer.
§ 2. Elke betaling gedaan door of voor rekening van de overnemer en die betrekking heeft op de vergoeding bedoeld in artikel 55, § 3, c) , van de wet op het notarisambt, moet gedaan worden op een bijzondere rekening op naam van de overdrager geopend bij een instelling bedoeld in artikel 3, tweede lid, eerste streepje van het koninklijk besluit van 10 januari 2002, aangeduid door de overdrager. De overnemer moet van deze instelling bekomen dat zij er zich toe verbindt de Kamer van notarissen van het rechtsgebied waarin het kantoor gevestigd is schriftelijk te verwittigen bij elke betaling.
De instelling kan het tegoed van die rekening slechts ter beschikking stellen van de titularis ervan na voorlegging van een geschreven toestemming om de gelden geheel of gedeeltelijk vrij te geven, afgeleverd door de Kamer van notarissen van het rechtsgebied waarin het kantoor gevestigd is.
De Kamer van notarissen zal toestemming tot volledige vrijgave van de gelden slechts geven nadat zij door de overdrager in het bezit werd gesteld van het certificaat bedoeld in artikel 442bis van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 en nadat zij zich ervan verzekerd heeft, bij middel van een controle van de boekhouding van de overdrager, zoals voorzien in § 1, dat alle eisbare sommen die door de overdrager of door het kantoor verschuldigd zijn, betaald werden:
- aan de cliënten van het kantoor;
- aan de schuldeisers van het kantoor;
- aan de bevoegde overheid uit hoofde van de hypotheek- of registratierechten met betrekking tot akten verleden door of voor rekening van de overdrager;
- aan de bevoegde overheid uit hoofde van alle belastingen (zoals bijv. BTW) verschuldigd als gevolg van de beroepsactiviteit;
- aan de Belgische Staat uit hoofde van bedrijfsvoorheffing afgehouden op lonen;
- aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid zowel in hoofde van de overdrager als van zijn werknemers.
TITEL III. - Slotbepalingen
Artikel 11 : Aanpassing van de modeldocumenten
Het directiecomité van de Nationale Kamer kan, ingeval van noodzakelijkheid, wijzigingen aanbrengen aan de modeldocumenten inzake het toezicht op de boekhouding.
Artikel 12 : Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op dezelfde dag als het koninklijk besluit van 10 januari 2002.

è NOTARIËLE WETGEVING ( inhoudsopgave)

è NOTARIËLE WETGEVING ( inhoudsopgave)

Voorafgaande beslissing nr. 300.158 dd. 19.03.2004 :

Notariaat:   Splitsing van vennootschappen -  Belastingneutrale splitsing è http://www.fisconet.fgov.be/nl/?bron.dll&root=v:\sites\FisconetNed.2\&versie=04&file=bronnen\rul3&zoek=000000000&name=300.158&

Notariële deontologie en Notarisvennootschappen: Nieuwe reglementen van de Nationale Kamer

1 ) Associatie van notarissen ( e-notariaat 12/05/05 : uittreksel )

Kunnen twee geassocieerde notarissen in een zelfde gerechtelijke vereffening-verdeling worden aangesteld, de ene als boedelnotaris en de andere als notaris om de weigerende en niet-verschijnende partijen te vertegenwoordigen ? In casu gaat het om twee geassocieerde notarissen die elk notaris titularis zijn en de ene notaris de aanstelling van zijn voorganger voortzet op grond van het art. 54 Ventôsewet.
A: Geen enkel wetsartikel (behoudens het specifieke geval art. 9 §2 ), dat hier niet van toepassing is) verbiedt dat twee geassocieerde notarissen ieder een gerechtelijk mandaat zouden hebben in een vereffening-verdeling, Elke geassocieerde notaris blijft persoonlijk titularis van het notarisambt.

2)

Bulletin nr B127-Schriftelijke vraag en antwoord nr : 0528 - Zittingsperiode : 50
Servais Verherstraeten, CD&V  è Minister van Justitie
23/01/2002 B112 - Page : 13008  26/02/2002, 200120020
Overeenkomstig artikel 52, § 1, van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt, zoals gewijzigd bij artikel 29 van de wet van 4 mei 1999, hierna genoemd de «notariswet», kan een notaris zijn beroep uitoefenen in associatie met een of meer notarissen die een andere standplaats hebben, op voorwaarde van vervulling van een aantal wettelijke formaliteiten. De wet heeft rekening gehouden met het gegeven dat een associatie op de klippen zou kunnen lopen en heeft een periode van vijf jaar voorzien waarbinnen een notaris alsnog naar zijn oorspronkelijke standplaats terug kan. Op die manier wou de wetgever het aangaan van associaties bevorderen. In dit kader wens ik enkele vragen te stellen, allen in de hypothese van een associatie tussen een notaris A uit gemeente A die associeert met notaris B in gemeente B en waarbij de associatie gevestigd wordt in gemeente B en die minstens vijf jaar lid zijn geweest van de associatie A-B. 1. Notaris A heeft bij de overname van het kantoor A in de gemeente A een overnamevergoeding betaald overeenkomstig artikel 55 van de notariswet. Bij de associatie met notaris B worden de ingebrachte lichamelijke en onlichamelijke roerende bestanddelen die verband houden met de organisatie van het kantoor, het ereloon op uitgiften en het uitvoeringsereloon vergoed door aandelen in de associatie. In de statuten van de associatie staat beschreven onder welke voorwaarden een vennoot kan uittreden en welke de rechten en plichten van de gewezen vennoten zijn. Zal A, die na de beëindiging van de associatie een standplaats in overtal heeft in de gemeente B, en die door zijn lidmaatschap van minstens vijf jaar van de associatie, niet meer terug naar gemeente A kan, bij de benoeming van zijn opvolger in de gemeente B, recht hebben op een vergoeding, net als een notaris die benoemd is in een standplaats in de gemeente B en nooit aan een associatie heeft deelgenomen? 2. Zal het feit dat notaris A een standplaats in overtal heeft in de gemeente B bij zijn pensionering leiden tot het opheffen van de standplaats in overtal, zodat notaris A geen opvolger meer zal kunnen hebben? 3. Blijft A bewaarder der minuten van de standplaats A (die dateren van vóór de associatie) tijdens de eerste vijf jaar van de associatie met zetel in de gemeente B? 4. Blijft A bewaarder van dezelfde minuten na die eerste vijf jaar? 5. En ook na het beëindigen van de associatie A-B, waardoor notaris A een standplaats in overtal in de gemeente B heeft? 6. Artikel 52, § 1, zevende lid, van de notariswet bepaalt dat dit zevende lid niet van toepassing is wanneer de associatie plaatsvindt tussen notarissen wiens standplaats gelegen is in dezelfde gemeente. a) Vreest u niet dat er een schending is van het gelijkheidsbeginsel tussen de associaties binnen versus buiten de grenzen van één gemeente, en indien niet, wat is de ratio legis en de objectieve grondslag van dit onderscheid? b) Heeft u weet van eventuele procedures dienaangaande?

A..NORMAAL ANTWOORD
B114- BlzZ : 13600 12/03/2002, 200120020
2. Artikel 52, § 1, laatste lid, van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, leidt tot de creatie van een standplaats in overtal. Naar aanleiding van de pensionering van notaris A zal overeenkomstig artikel 31, tweede lid, van die wet (net zoals dit voor iedere andere plaats die vrij komt het geval is) het advies worden ingewonnen van de betrokken kamer en de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg nopens het al of niet behouden van die plaats. Blijkens datzelfde lid kan een plaats slechts opgeheven worden voor zover de beide adviezen zich eensluidend in die zin uitspreken. In het aangehaalde geval is het dus mogelijk dat de betrokken notaris A geen opvolger meer zal hebben. Dit kan trouwens ook het geval zijn voor om het even welke andere notaris van zodra het aantal ingevulde plaatsen per arrondissement hoger is dan het aantal plaatsen bepaald met toepassing van artikel 31, eerste lid, van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, verminderd met één. 6. a) Het komt mij voor dat het gelijkheidsbeginsel niet geschonden wordt. Indien notarissen van eenzelfde gemeente zich associëren, behouden zij allen hun initieel toegekende standplaats. Indien de associatie, om welke reden dan ook, na meer dan 5 jaar ontbonden wordt, kan elk van de betrokken notarissen de draad gewoon terug opnemen. Indien een associatie van notarissen van verschillende gemeenten na meer dan 5 jaar, om welke reden dan ook ontbonden wordt, kan de notaris die zijn kantoor overbracht naar een andere gemeente niet meer terug naar de gemeente waar hij initieel zijn standplaats had. Ingevolge de wet wordt zijn plaats aldaar immers na 5 jaar vacant verklaard. De betrokkene zou dan een notaris zonder standplaats zijn en dus zijn beroep niet meer kunnen uitoefenen. Dit kan en mag niet het gevolg zijn van de ontbinding van een associatie. Door een plaats in overtal te voorzien in de gemeente van zijn laatste activiteit, wordt aan dit euvel verholpen. b) Er zijn mij en mijn diensten op dit ogenblik geen procedures dienaangaande bekend.

B. ANVULLEND ANTWOORD
B127 - Blz : 15960 02/07/2002, 200120020
Aansluitend op het antwoord gegeven op de onderdelen 2 en 6 van deze vraag (Vragen en Antwoorden, Kamer, 2000-2001, nrs. 50-114, blz. 13600), vindt het geachte lid hierna het antwoord op de onderdelen 1, 3, 4 en 5. 1. Elke notaris-titularis, al dan niet geassocieerd, heeft bij de overdracht van zijn kantoor of de afstand van de aandelen die hij in een associatie bezit, recht op de vergoeding berekend overeenkomstig artikel 55 van de wet op het notarisambt en het koninklijk besluit van 10 augustus 2001 betreffende de vergoeding voor de overname van een notariskantoor. In de praktijk wordt de overnamevergoeding berekend door een deskundige - namelijk een bedrijfsrevisor of een accountant aangewezen door de Nationale Kamer van notarissen - op grond van het netto-inkomen van het kantoor tijdens de vijf kalenderjaren voorafgaand aan de schatting, mits enkele aanpassingen. Voor de duur van de associatie zal de deskundige zich baseren op het inkomen van de associatie gedurende de laatste vijf jaar en hierin het aandeel berekenen dat aan de betrokken notaris toekwam. Wanneer een geassocieerd notaris na ontbinding van de associatie terugvalt op de eigen standplaats in overtal in de gemeente van de zetel van de associatie, zal de deskundige schatter dus een onderscheid moeten maken tussen de tijd dat de overdragende notaris werkte en de tijd dat hij alleen werkte. Voor de periode in associatie zal de deskundige zich baseren op het aandeel van de betrokkene in het jaarlijks netto-inkomen van de associatie, pro rata temporis, voor de jaren die in aanmerking komen. Voor de periode dat de betrokkene alleen werkte, gelden uiteraard de gewone regels. Op grond van de feitelijke situatie staat het de deskundige vrij om, op grond van economische of billijkheidsredenen, het gemiddeld inkomen naar beneden toe te corrigeren (artikel 13 van genoemd koninklijk besluit van 10 augustus 2001). 3. Bij een associatie tussen twee titularissen wordt één repertorium van de akten aangelegd, op naam van de associatie. Dit repertorium wordt bewaard door de notaris-titularis die aangewezen wordt in de associatie-overeenkomst en blijft in bewaring bij deze laatste, ook na de eventuele ontbinding van de associatie. Dit repertorium omvat uitsluitend de minuten die worden opgesteld tijdens de duur van de associatie. Wat betreft de minuten en repertoria daterend van vóór het begin van de associatie en bewaard door elk van de vennoten, bepaalt artikel 51, § 5, tweede lid, van de wet op het notarisambt enkel dat de geassocieerde notarissen elk het recht hebben grossen en uitgiften af te geven van de akten opgemaakt door de andere geassocieerden of door hen in bewaring gehouden. Elke geassocieerde notaris-titularis blijft dus bewaarder van de minuten en repertoria daterend van vóór het begin van de associatie. 4. Ook na het verstrijken van de termijn van de eerste vijf jaar associatie blijven de minuten en repertoria daterend van vóór het begin van de associatie in bewaring bij hun oorspronkelijke bewaarder. 5. De minuten en repertoria volgen de titularis-oorspronkelijke bewaarder, zelfs indien deze na de eventuele ontbinding van de vennootschap na vijf jaar associatie, opnieuw zijn standplaats inneemt, en dit in de gemeente van de zetel van de associatie.

De beslissing wordt voorlopig enkel gepubliceerd in de taal waarin de aanvraag werd ingediend.

è NOTARIËLE WETGEVING ( inhoudsopgave)

PLAN

Table des matières :…………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………….2

1. Les sources légales et réglementaires....................................................................................... 4

1.1.                           Loi organique du notariat, du 25 ventôse an XI, modifiée par la loi du 4 mai 1999.............. 4

1.2.                           Arrêté Royal du 10 janvier 2002.................................................................................... 4

1.3.                           Règlement de la Chambre nationale des notaires du 9 octobre 2001 modifié le 22 octobre 2002

1.4.                           Règlement de la Chambre nationale des notaires du 29 janvier 2002................................. 4

1.5. Arrêté Royal du 9 mars 2003................................................................................................. 4

2.         L’entrée en vigueur des dispositions légales et réglementaires.................................................. 4-5

3.         Les obligations imposées aux notaires

3.1.             Les textes....................................................................................................................... 5-6

3.2.                                    Les obligations imposées aux notaires....................................................................... 6

3.2.1.                                                 Obligation de tenir une comptabilité à partie double et de respecter un plan

comptable ….……………………………………………………………………...6-7-8

3.2.2.                                                 Obligation d’adopter un programme informatique répondant aux critères sub 3.2.1            8

3.2.3.                                                 Interdiction d’ouvrir des comptes dans un établissement de crédit « non agréé » 8-9

3.2.4.                                                 Obligation d’individualisation....................................................................... 9

3.2.5.                                                 Obligation de consigner ............................................................................. 10

3.2.6.                                                 Distinction comptes privés et professionnels – Ouvertures de crédit........... 10-11

3.2.7.                                                 Obligation de classement chronologique....................................................... 12

3.2.8.                                                 Obligation de provisionner et Interdiction de transférer les provisions pour frais avant réalisation d’un acte

3.2.9.                                                 Obligation d’exiger le paiement par chèque certifié ou « chèque agence »...... 12

3.2.10.                                            Obligation de rubriquer les acomptes chez le notaire détenteur de la minute 12-13

3.2.11.                                            Obligation de délivrer reçu......................................................................... 13

3.2.12.                                            Obligation permanente de maintenir un volant de sécurité........................ 13-14

3.2.13.                                            Obligation de déposer un relevé trimestriel de la situation comptable............ 14

3.2.14.                                            Obligation en matière d’assurance professionnelle........................................ 14

3.2.15.                     Cas spécial d’une association.................................................................................. 14

4.         Les contrôles de comptabilité................................................................................................. 15

4.1.Les sources légales et réglementaires................................................................................... 15

       4.1.1. Loi du 25 ventôse an XI

       4.1.2. Arrêté Royal du 10 janvier 2002

                   4.1.3. Règlement de la Chambre Nationale du 29 janvier 2002................................... 15

4.2. Entrée en vigueur : Arrêté Royal du 9 mars 2003 (MB du 1 avril 2003).................................... 16

4.3.             Les acteurs et leurs rôles.

                   4.3.1. La Chambre nationale des notaires ................................................................ 16

                   4.3.2. La Chambre Provinciale des notaires.......................................................... 16-17

                   4.3.3. La commission de contrôle des comptabilités.................................................. 17

                   4.3.4. Le Président de la commission de contrôle des comptabilités........................... 17

                   4.3.5. Les membres de la commission de contrôle des comptabilités...................... 18-19

                   4.3.6. Les experts............................................................................................. 19-20

                   4.3.7. Les notaires contrôlés.............................................................................. 20-21

       4.3.8. Les cédants et cessionnaires d’une étude.  21

       4.4.      Les procédures de contrôles

                   4.4.1. Contrôle trimestriel..................................................................................... 22

                   4.4.2. Contrôle annuel.................................................................................. 22-23-24

                   4.4.3. Contrôle trisannuel...................................................................................... 24

                   4.4.4. Contrôle supplémentaire ponctuel................................................................. 24

                   4.4.5. Contrôle supplémentaire en cas de cession d’ étude........................................ 24

                   4.4.6. Contrôle pour le fonds notarial...................................................................... 25

       4.5. Production des documents comptables.......................................................................... 25

       4.6. Communication de renseignements particuliers à l'expert .............................................. 25

       4.7.      Les rapports :

                   4.7.1. Missions différentes = rapports différents....................................................... 26

                   4.7.2. Responsabilité de l’expert............................................................................ 26

                   4.7.3. Responsabilité du membre de la commission de contrôle................................. 26

                   4.7.4. Rapport de l’expert ..................................................................................... 26

                   4.7.5. Rapport de la commission de contrôle des comptabilités............................. 26-27

       4.8. Le secrétariat et les frais des contrôles ........................................................................ 27

       4.9. Le secret professionnel .............................................................................................. 27

       4.10. Les sociétés professionnelles de notaires : application par analogie. ............................. 27

1.               LES SOURCES LEGALES ET REGLEMENTAIRES

La matière relative à l’organisation de la comptabilité notariale et à son contrôle est disséminée dans plusieurs dispositions légales et réglementaires :

1.1.               La loi du 25 ventôse an XI, modifié par la loi du 4 mai 1999, publiée au Moniteur belge du 1 octobre 1999, entrée en vigueur le 1 janvier 2000

1.2.               Arrêté Royal du 10 janvier 2002 relatif à la gestion des sommes, titres et valeurs aux porteurs reçus par le notaire et au contrôle de la comptabilité des notaires, publié au Moniteur belge du 12 janvier 2002, entrée en vigueur le 12 janvier 2002.

1.3.               Règlement de la Chambre nationale des notaires du 9 octobre 2001, pour l’organisation de la comptabilité, voté par l’ assemblée générale du 9 octobre 2001, modifié par l’assemblé générale du 22 octobre 2002, approuvé par Arrêté Royal du 9 mars 2003 publié au Moniteur belge du 1 avril 2003, et entrant en vigueur le 1 avril 2003 (article 3).

1.4.               Règlement de la Chambre nationale des notaires du 29 janvier 2002, pour le contrôle de la comptabilité, voté par l’ assemblée générale du 29 janvier 2002, approuvé par Arrêté Royal du 9 mars 2003 publié au Moniteur belge du 1 avril 2003, et entrant en vigueur le 1 avril 2003 (article 3)

1.5.               Arrêté Royal du 9 mars 2003 portant approbation des Règlements sub 1.3 et 1.4. de la Chambre nationale des notaires, publié au Moniteur belge du 1 avril 2003, entré en vigueur le 1 avril 2003.

En outre, on trouve dans certains textes ayant d’autres objectifs que la comptabilité notariale, des dispositions la concernant. Ainsi :

·                      Arrêté Royal organisant le contrôle du fonds notarial du 29 décembre 1999, publié au Moniteur belge le 31.12.1999 et entré en vigueur le 1 janvier 2000.

·                      Arrêté Royal déterminant le calcul de la contribution, au Fonds Notarial, des sociétés professionnelles, du 29 décembre 1999, publiée au Moniteur le 29 décembre 1999 entré en vigueur le 1 janvier 2000.

·                      Arrêté Royal établissant les règles de calcul et l’indexation du revenu moyen de l’ étude lors d’une cession, publié au Moniteur belge du 10 août 2001, entré en vigueur le 18 août 2001.

2.                   L’entrée en vigueur des dispositions légales et réglementaires.

Outre les dates d’entrée en vigueur indiquées ci-avant, les précisions suivantes doivent être faites :

2.1.               Le règlement adopté le 9 octobre 2001 par la Chambre Nationale en matière d’organisation de la comptabilité notariale, porte qu’il entrera en vigueur le même jour que l’ arrêté royal contenant son approbation (article 23) , soit en l’occurrence le 1 avril 2003 (article 3 de l’ Arrêté Royal du 9 mars 2003, publié au Moniteur belge le 1 avril 2003)

2.2.               Cependant, une disposition transitoire retarde l’entrée en vigueur des plans comptables, lequel ne seront obligatoires qu’à compter du premier exercice comptable de l’étude, qui commence après l’entrée en vigueur du règlement. Il s’agira donc :

2.2.1. pour les notaire exerçant en personne physique, du 1 janvier 2004.

2.2.2.                    pour les notaires exerçant en société, du premier jour de l’exercice comptable qui suivra le 1 avril 2003.

2.3.             Il faut ajouter que le Roi, lorsqu’il a pris l’arrêté d’approbation du règlement du 9 octobre 2001 , était autorisé à procéder à des modifications au règlement lui-même, et notamment aux plan comptables, ce en vertu du pouvoir lui octroyé par la loi de ventôse (article 91 alinéa 2). Lors des discussions préparatoires à l’adoption de l’Arrêté Royal, certaines modifications ont été apportées aux plans comptables tels qu’ils avaient été adoptés par l’assemblée générale de la Chambre nationale.

2.4.             Le règlement adopté le 29 janvier 2002 par la Chambre Nationale en matière de procédure de contrôle de la comptabilité notariale, stipule qu’il entrera en vigueur le même jour que l’arrêté royal du 10 janvier 2002. Pour rappel, il s’agit ici du premier Arrêté Royal pris en exécution de la loi de ventôse, relatif à la gestion des sommes, titres et valeurs aux porteurs reçus par le notaire et au contrôle de la comptabilité, publié au Moniteur le 12 janvier 2002 et entré en vigueur le 12 janvier 2002.         

Ce Règlement du 29 janvier 2002 a été approuvé par un Arrêté Royal du 9 mars 2003 (Arrêté Royal qui est entré en vigueur le 1 avril 2003), et n’est donc entré en vigueur que le 1 avril 2003.

2.5.             La Chambre Nationale avait décidé, lors de l’assemblée générale du 9 octobre 2001, que les dispositions réglementaires qu’elle prenait, étaient d’application immédiatement dans les rapports entre notaires, sans attendre l’Arrêté Royal d’approbation.

3.             Les obligations imposées aux notaires.

3.1.- Le texte de base : La loi de ventôse, modifiée par la loi du 4 mai 1999.

       L’ensemble des règles relatives à l’organisation de la comptabilité notariale et son contrôle, repose sur trois articles de la loi de ventôse , les articles 33, 34 et 34 bis.

       L’article 33 précise l’obligation pour le notaire de tenir une comptabilité destinée à constater les recettes et les dépenses de toute nature, effectuées par lui, soit à l’occasion d’un acte ou d’une opération de son ministère, soit pour le compte de clients ou de mandants, cette comptabilité devant permettre à tout moment la constatation immédiate de la situation de l’ Etude.

       La Chambre nationale des notaires, sur base de ce texte, a prescrit l’obligation pour chaque notaire de respecter un plan comptable particulier, tant lorsqu’il exerce son activité en personne physique qu’en société. Ces plans comptables (il y en a 2, l’un pour les personnes physiques, le second pour les sociétés) sont annexés au Règlement approuvé le 9 octobre 2001, entré en vigueur le 1 avril 2003. (voir supra 3.2.1.)

       L’article 33 de la loi de ventôse invite également le Roi à organiser le contrôle de la comptabilité, ce qui a été fait par l’Arrêté Royal du 10 janvier 2002, publié au Moniteur et entré en vigueur le même jour, soit le 12 janvier 2002. Ce dernier précise dans ses attendus que ce contrôle renouvelé et renforcé doit s’appliquer à partir du 1 janvier 2002.

       Un nouvel alinéa a été ajouté à l’article 33 qui prévoit que lorsque des notaires exercent leur profession en association au sein d’une société, une seule comptabilité doit être tenue.

       L’article 34 organise l’individualisation des sommes détenues par un notaire pour compte d’autrui au-delà d’un délai d’un mois. Le délai d’individualisation qui était de trois mois a été ramené à un mois. Les règles d’individualisation sont obligatoires pour les sommes supérieures à 2.500 euros[1] .

L’article 34 bis fait de même pour les titres et valeurs aux porteurs, mais maintient le délai à trois mois.

On trouvera également dans la loi de ventôse, des indications relatives à la comptabilité notariale et/ou à son contrôle, notamment aux articles 54 à 62 relatif à la cession d’une étude notariale et à l’article 117 traitant du Fonds notarial.

       L’arrêté royal et l’arrêté ministériel du 14 décembre 1935 sont abrogés depuis le 12 janvier 2002 ([2]) de même que l’arrêté du 2 Nivôse an XII repris dans l’arrêté royal du 18 mars 1987 et l’article 34 ter de la loi de Ventôse.

3.2.- Les obligations imposées aux notaires.

Outre le respect du plan comptable arrêté par la Chambre Nationale et les règles nouvelles en matière d’individualisation, nous trouvons dans les textes, de nouvelles obligations imposées aux notaires depuis le 9 octobre 2001, 12 janvier 2002, et 1 avril 2003 selon l’origine du texte.

Toutes ces dispositions sont applicables tant aux notaires exerçant leur profession en personne physique qu’au sein d’une société.

Ces règles sont :

3.2.1. Obligation de tenir une comptabilité à partie double et de respecter un plan comptable.

       La loi de Ventôse, organique du notariat, et l’ Arrêté Royal du 10 janvier 2002 étant muets sur le sujet, mais imposant un objectif précis à la Chambre nationale, celle-ci a décidé d’imposer l’obligation de tenir une comptabilité à partie double, comptabilité qui devra en outre respecter au minimum les prescriptions d’un plan comptable qu’elle a arrêté (articles 3 , 7 et 22 du Règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001).

       Le notaire a donc l’obligation de tenir une comptabilité :

i.                                                                     à partie double

ii.                                                                     respectant le plan comptable minimum. [3]

       Les plans comptables (il y en a deux, l’un pour les notaires exerçant en personne physique et le second pour les notaires en société) ne sont applicables qu’à compter du premier exercice comptable débutant après le 1 avril 2003, soit l’exercice 2004. [4]

       Ces plans comptables énoncent le nombre minimum de comptes auxquels le notaire ne peut déroger. Toutefois le libellé des comptes prévus au plan comptable minimum normalisé peut être adapté aux caractéristiques propres de l’activité, du patrimoine et des produits et charges du notaire. D’autre part, les comptes prévus au plan comptable minimum normalisé qui sont sans objet pour un notaire, ne doivent pas figurer dans son plan comptable. (article 7 du Règlement adopté par la Chambre nationale le 9 octobre 2001).

       Cette comptabilité doit, dit le texte, permettre au moins et à tout moment de répondre aux critères suivants :

Ø                                           refléter la situation de l’étude, et notamment permettre de constater les recettes et les dépenses de toute nature effectuées par le notaire, soit à l’occasion d’un acte ou d’une opération de son ministère, soit pour compte de clients ou de mandants,

Ø                                           permettre d’arrêter immédiatement les sommes dues aux tiers tant de manière globale qu’individuelle, (c’est à dire permettre de dresser à tout moment la balance de tous les comptes clients créditeurs et débiteurs).

Ø                                           permettre d’établir le solde disponible étant la différence entre les comptes professionnels et les avoirs en caisse d’une part, et les sommes dues aux clients d’autre part,

Ø                                           permettre de manière fiable et transparente le contrôle de la comptabilité.

Les programmes informatiques doivent « au minimum » répondre à ces critères sous peine de voir leur usage interdit par la Chambre Nationale. (cf supra 3.2.2.)

L’article 6 du règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001 précise également les pièces comptables dont la tenue est obligatoire :

Ø                                           livre journal qui constate jour par jour et par ordre de date, article par article, sans blanc, lacune, transport en marge, toutes les opérations comptables de l’étude.

Ø                                           grand livre des comptes généraux et particuliers

Ø                                           registre des frais d’acte, contenant dans l’ordre chonologique des actes, sous le nom du client, le numéro du répertoire et les frais perçus pour chaque acte.

Ø                                           livre de caisse.

Ø                                           livre des dépôts des titres et valeurs visés à l’article 34 bis de la loi de ventôse.

Ø                                           livre de l’enregistrement

Ø                                           carnet de reçus délivrés par la Chambre provinciale, à la demande et aux frais du notaire.

Ø                                           registre des balances trimestrielles des comptes généraux. [5]

Les livres comptables doivent être conservés jusqu’à l’expiration de la dixième année suivant la date de clôture. (article 33 alinéa 4 de la loi de ventôse). Ils peuvent être tenus sur des feuilles volantes numérotées et classées chronologiquement, à l’exception des carnets de reçus qui doivent être reliés. (article 6 du Règlement de la Chambre nationale du 9.10.2001)

Si la comptabilisée est informatisée, un support écrit n’est pas obligatoire. Toutefois, l’ensemble des journaux, des comptes généraux et particuliers, le bilan et les balances doivent être imprimés une fois par an au plus tard à la fin du mois qui suit l’exercice comptable. (article 6 alinéa 4 du Règlement Chambre nationale du 9.10.2001).

3.2.2. Obligation, si comptabilité informatique, d’adopter un programme répondant aux critères sub 3.2.1. (article 3 alinéa 3 du règlement Chambre nationale du 9.10.2001)

Les textes n’imposent pas l’obligation d’avoir recours à une comptabilité informatique, mais il sera pratiquement impossible de prétendre respecter les obligations imposées tant pour l’organisation de la comptabilité que pour le contrôle de celle-ci, en conservant une comptabilité manuelle.

Lorsqu’il sera fait usage d’une comptabilité informatique, le programme doit respecter les critères ci-dessus repris sub 3.2.1.. A défaut, la Chambre Nationale, dûment informée par le Président de la commission de contrôle et l’expert chargé d’un contrôle de comptabilité, pourra en interdire l’usage.

Si la comptabilisée est informatisée, un support écrit n’est pas obligatoire. Toutefois, l’ensemble des journaux, des comptes généraux et particuliers, le bilan et les balances doivent être imprimés une fois par an au plus tard à la fin du mois qui suit la clôture de l’exercice comptable.[6]

3.2.3. Interdiction d’ouvrir des comptes dans un établissement de crédit « non agréé ».

       L’article 2 de l’Arrêté Royal du 10 janvier 2002 prescrit à chaque notaire l’interdiction d’ouvrir dans le cadre de l’exercice de sa profession, un compte professionnel dans un établissement de crédit qui n’aurait pas renoncé :

Ø                                           au principe de l’unicité des comptes.

Ø                                           A la compensation légale et conventionnelle,

et ce tant entre les comptes privés et professionnels du notaire qu’entre ses différents comptes professionnels.

Le notaire devra, lors de l’ouverture d’un compte, adresser, par pli recommandé, dans les quinze jours de sa réception, à la commission de contrôle des comptabilités, un engagement écrit irrévocable, de l’établissement de crédit établissant cette renonciation. (article 5 du règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001).

Pour les comptes professionnels existant lors de l’entrée en vigueur de cette disposition, un exemplaire de l’engagement bancaire (à réclamer à l’établissement financier) doit être transmis au Président de la commission de comptabilité dans les trois mois à dater de l’entrée en vigueur fixée le 1 avril 2003, soit en l’occurrence, le 30 juin 2003 (article 20 du règlement chambre nationale du 9 octobre 2001).

Le texte d’une convention entre le notaire et l’organisme financier a été arrêté par la Chambre Nationale des notaires et publié dans le bulletin de la Chambre Nationale des notaires du mois d’avril 2002.

3.2.4. Obligation d’individualisation.

Le texte précise cette obligation aux articles 3 et 4, pour les sommes, 6 pour les titres, de l’ AR du 10 janvier 2002. En résumé, les sommes visées à l’article 34 de la loi portant organisation du notariat, soit toute somme dépassant 2.500 euros doit être, dans le mois de sa réception, rubriquée dans un établissement de crédit inscrit sur une liste visée aux articles 13 et 65 de la loi du 22 mars 1993 (loi relative au statut et contrôle des établissement de crédit) ou à la Caisse de dépôt et consignation.

Pour les titres, (article 6 de l’ AR du 10 janvier 2002), il n’y a pas de montant minimum précisé, mais le délai est de trois mois, aux termes desquels, ils doivent être déposés à découvert, auprès d’un établissement de crédit répondant aux mêmes conditions que dit ci-avant, sous une rubrique spéciale, pour le compte du propriétaire. Il résulte de ce texte que le dépôt de titres aux porteurs dans le coffre de l’étude ou dans le coffre bancaire loué par le notaire, n’est plus permis au delà d’un délai de trois mois.

L’établissement de crédit est choisi par le notaire, sauf accord de tous les ayants droits. Les ayants droits peuvent choisir un établissement qui ne figure pas sur la liste susdite (article 4 de l’ AR du 10 janvier 2002). La gestion du compte incombe au notaire.  

Pour individualiser un compte, le notaire est obligé d’indiquer le nom du ou des déposants (article 13 du Règlement du 9 octobre 2001).

Monsieur Robert Bourseau, notaire honoraire et Président honoraire du Tribunal de première instance de Liège, a consacré un article sur le sujet des "comptes rubriqués du notaire et ses lacunes" dans la livraison de février 2004, numéro 2972 de la Revue du notariat belge, page 54 à 87.

Par ailleurs, il y a lieu d’observer la situation particulière des sommes versées par un tiers dans la comptabilité d’un notaire. C’est le cas notamment de l’acompte dans le cadre d’une vente. Comme indiqué ci-après (cf 3.2.10.), dorénavant, l’obligation de rubriquer les sommes versées en l’étude pour compte de tiers dans le cadre d’une convention sous seing privé, a été adaptée comme suit :

1.                                                      La totalité de l’acompte doit être rubriquée dans la comptabilité du notaire qui sera détenteur de la minute.

2.                                                      Jusqu’au moment de la signature de l’acte authentique.

Exception en matière de cession sous seing privé :

La Chambre nationale, lors de son assemblée générale du 22 octobre 2002, a complété le texte par un quatrième alinéa libellé comme suit : « Toutefois, dans le cas de cession sous seing privé à titre onéreux de biens immeubles, si toutes les parties marquent leur accord à ce sujet, l’acompte ou la garantie versée par le cessionnaire, peuvent être rubriqués sur un compte spécial au nom du notaire désigné par le cédant, jusqu’à la signature de l’acte authentique ».

3.2.5.                               Obligation de consigner

A la suite de contrôles fiscaux organisés dans la profession, il a été relevé par l’administration que des sommes parfois importantes figuraient sur des comptes clients depuis très longtemps. L’administration fiscale a souhaité les traiter comme des revenus professionnels du notaire, ce qui a entraîné dans certains cas un débat délicat sur le sujet.

L’article 5 de l’AR du 10 janvier 2002 précise dorénavant qu’au terme d’un délai de 2 ans après la clôture du dossier[7], les sommes détenues par un notaire pour compte d’un ayant droit qui ne les réclame pas ou à qui elles ne sont pas remises, doivent être consignées au nom de l’ayant droit désigné par le notaire, à la Caisse des dépôts et consignations, qui les tient à la disposition de l’ayant droit pendant le délai prévu par l’article 25 de l’ Arrêté Royal 150 du 18 mars 1935.

3.2.6.                               Séparation des patrimoines - Distinction comptes privés et comptes professionnels –Ouvertures de crédit.

Le notaire doit opérer une stricte distinction entre ses comptes privés et professionnels (les comptes professionnels sont les comptes ordinaires de l’étude et les comptes rubriqués), les comptes professionnels ne pouvant servir de garantie pour des opérations privées, ni permettre d’obtenir une meilleur rémunération pour des comptes privés.[8] .

Cela implique que :

·                                                         Le notaire ne peut obtenir d’avantages direct ou indirect par le biais des comptes rubriqués dont il a la gestion. Ainsi, il est interdit d’obtenir une rémunération plus importante pour des comptes privés en fonction des avoirs rubriqués ou non, auprès d’un établissement bancaire en particulier. Ainsi également les comptes professionnels de l’étude ne peuvent se voir octroyer un intérêt plus élevé que les comptes rubriqués.

Les comptes privés du notaire peuvent recevoir un intérêt plus élevé que les comptes professionnels, mais cette rémunération avantageuse ne peut avoir pour origine l’existence ou le montant de comptes rubriquées auprès d’un organisme financier .[9]

·                                                         Un compte professionnel ne peut être donné en garantie de quelque nature que ce soit, à une institution financière ou tout autre organisme ou personne (article 15 du règlement CNN du 9.10.2001).

·                                                         Le notaire est autorisé à ouvrir un compte professionnel dans une institution financière, si celle-ci a expressément renoncé à l’unicité des comptes et à la compensation légale et conventionnelle (article 2 al. 2 AR.10/01/2002). L’engagement de l’institution financière doit être établi par écrit, mentionné son irrévocabilité et fourni en deux exemplaires. Le notaire a l’obligation de transmettre un exemplaire dans les quinze jours de sa réception, un original de cet engagement par pli recommandé à la commission de contrôle des comptabilités de sa province [10]. Pour les comptes existant au 12 janvier 2002, le notaire a l’obligation de transmettre cette renonciation au Président de la commission de contrôle de comptabilité pour le 12 avril 2002 au plus tard (article 20 du Règlement ).

Sauf autorisation écrite du Président de la commission de contrôle ou du Président de la Chambre provinciale, une ouverture de crédit ou reprise d’encours professionnelle ( c’est à dire, dit le texte , « conclue dans le cadre de sa profession du notaire ») n’est permise que pour l’acquisition d’un actif immobilisé servant à l’organisation de l’étude.[11] On citera comme exemple d’acquisition d’un actif immobilisé, l’achat de matériel informatique, des travaux de rénovation de l’étude, d’achat de mobilier … en bref tout ce qui est amortissable dans la comptabilité de l’étude .

Le remboursement du capital doit se faire de la même manière que l’amortissement de l’actif immobilisé en question.

Une disposition transitoire (article 21 du règlement CNN du 9 octobre 2001) accorde un délai de trois ans à dater de l’entrée en vigueur du règlement pour régulariser les ouvertures de crédit en cours. Le délai pour régulariser expire donc le 1 avril 2006. Aucune reprise d’encours n’est toutefois encore autorisée à l’avenir. [12]

Toute ouverture de crédit visée par la disposition transitoire ci-avant doit être mentionnée dans les relevés trimestriels du notaire, et en outre, il y a lieu d’indiquer si le montant du crédit figure dans le solde disponible ; le cas échéant, ce montant devra être déduit du solde (article 21 du règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001) pour le calcul du volant de sécurité.[13]

·                                                         La comptabilité du notaire ne pourrait présenter, par exemple, un compte de gestion d’un immeuble personnel au notaire.[14]

3.2.7.                               Obligation de classer chronologiquement.

Le règlement prévoit l’obligation de respecter la chronologie des dates tant pour chaque mouvement de compte professionnel, que pour le classement des pièces et documents comptables.

Deux exceptions :

1.                               Les pièces relatives aux frais généraux peuvent cependant être classées chronologiquement mais par catégorie. Cette règle a été prévue pour faciliter les contrôles fiscaux du notaire. Il sera plus simple pour lui de trouver les pièces dont la production est requise par l’administration.

2.                               Les extraits bancaires doivent être classés chronologiquement, par compte bancaire (articles 8 et 9 du règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001).

3.2.8.                               Obligation d’être provisionné et interdiction de transférer les provisions pour frais avant réalisation d’un acte.

Si le règlement confirme bien l’obligation pour un notaire d’être provisionné avant la réception d’un acte, elle lui interdit de transférer du compte du client vers ses comptes de résultats, les provisions en question, avant la réalisation de l’acte (en ce compris les provisions pour actes de mainlevée). Certains abus avaient été constatés, ce transfert anticipé permettant à certains de rétablir un volant de sécurité défaillant lors d’un contrôle ! (article 10 du Règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001).

3.2.9. Obligation d’exiger le paiement par chèque certifié ou « chèque agence ».

·                                                         Principe : Tout paiement au notaire ou au profit d’un tiers mais constaté par le notaire, égal ou supérieur à 10.000 euros doit être effectué par chèque certifié ou émis directement par la banque ou par un notaire, et daté de moins de 8 jours. Toute lettre du notaire invitant un client à effectuer un paiement de ce montant doit exiger ce type de paiement. (article 11 alinéas 1 et 2 du règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001).

·                                                         Exception admise: Le règlement exige un avertissement du notaire et une mention dans l’acte si un client créancier accepte de déroger à cette procédure (cf article 11 alinéa 3) et de recevoir un chèque non garanti.

3.2.10. Obligation de rubriquer les acomptes chez le notaire détenteur de la minute.

Pour éviter toutes discussions ou recherche de l’acompte lors de la signature des actes, le règlement prévoit maintenant que toute somme payée en l’étude pour compte d’un tiers lors d’une convention sous seing privée est à rubriquer chez le notaire détenteur de la minute jusqu’à signature de l’acte. (article 11 règlement Chambre nationale du 9.10.2001).

Il y a toutefois une exception prévue par une décision de l’assemblée générale de la Chambre nationale du 22 octobre 2002, relative à l’acompte versé lors d’un compromis de cession (cf infra 3.2.4.)

L’objectif du texte est essentiellement de désigner le notaire dans la comptabilité duquel ces acomptes doivent se trouver, éventuellement rubriqués si les conditions sont remplies à cet égard.

Le choix de l’institution financière appartient au notaire sauf accord de tous les ayants droits quant à la désignation d’une autre institution. Le compte est géré exclusivement par le notaire.

Ce texte ne crée pas le droit d’exiger que l’acompte soit bloqué chez un notaire. Les parties sont libres d’en convenir autrement. Mais si un acompte est versé entre les mains d’un notaire, et sauf convention contraire des parties, le texte du Règlement fait un sort à la destination de cet acompte jusqu’au moment de l’acte.

Le texte n'interdit pas et ne peut pas interdire aux parties de libérer l’acompte avant la signature de l’acte.

Le texte ne précise pas, en cas de vente, au nom de qui l’acompte doit être rubriqué. Il est prudent de le rubriquer au nom du déposant pour éviter le risque de saisie dans le chef du vendeur, partant en outre du principe que le transfert de propriété et de jouissance se réalise généralement lors de la signature de l’ acte, le tout sauf convention contraire des parties.

3.2.11.. Obligation de délivrer reçu( Art. 12).

Ø       Toutes recettes professionnelles en numéraire ou chèque doit donner lieu à délivrance d’un reçu spécial par le notaire, à l’exception du versement ou virement direct à son compte. (article 12 § 1 Règlement Chambre nationale du 9.10.2001). Le type de reçu et de carnet est imposé et délivré par le Chambre provinciale des notaires (article 6 règlement Chambre nationale du 9.10.2001). Il n’est donc plus possible, comme auparavant, de commander directement les carnets de reçus auprès d’une imprimerie agréée par le Ministères des finances. Les carnets sont à utiliser dans un ordre décrit, en commençant par celui dont le numéro est le moins élevé de l’année la plus ancienne. Il est permis d’utiliser plusieurs carnets, mais en respectant l’ordre autant que faire se peut.

Ø       A l’inverse, un notaire doit exiger un reçu pour toute somme qu’il remet à un client, sauf s’il la remet par chèque nominatif, virement ou versement. (article 12 § 2 règlement Chambre nationale du 9.10.2001)

3.2.12.. Obligation permanente de maintenir un volant de sécurité (Art. 14)

Le volant de sécurité est la différence entre d’une part les comptes professionnels et les avoirs en caisse plafonnés à 5.000 euros et , d’autre part, les sommes dues aux clients et aux créanciers de l’étude disposant d’une créance exigible.

Dans les avoirs professionnels visés ici, il n’y a pas lieu de comprendre les soldes des avoirs en compte courant hypothèques, cadastre, enregistrement, crédoc service, crt, etc…

Dans les sommes dues aux clients et créanciers, il y a lieu de comprendre notamment les sommes dues au bureau de l’enregistrement (notamment lorsqu’une provision a été perçue pour un client, qu’un chèque est déposé à l’enregistrement, mais non encore encaissé par le Receveur et donc non encore débité dans la comptabilité).

La comptabilité doit révéler en permanence l’existence de ce solde minimum disponible immédiatement, qui a été fixé au nombre d’acte reçus l’année précédente multipliés par 25 euros, avec minimum 10.000 euros par étude et sauf dérogation écrite du Président de la commission de contrôle ou du Président de la Chambre des notaires.

                   Les associations de notaires ayant une comptabilité unique seront considérés comme formant une seule entité. [15]

3.2.13. Obligation de déposer un relevé trimestriel de la situation comptable.

Trimestriellement, dans le mois de la fin de chaque trimestre, le notaire doit adresser, (en paraphant chaque feuille et signant la dernière page du relevé et de la balance) au Président de la commission de contrôle des comptabilités, sur base des comptes arrêtés définitivement au 31 mars, 30 juin, 30 septembre et 31 décembre de chaque année :

Ø                                           un relevé de la situation comptable de l’étude selon modèle arrêté par la Chambre Nationale (annexe au règlement du 9 octobre 2001).

Ø                                           la balance des comptes généraux, conforme aux critères de l’article 3 du règlement du 9 octobre 2001, et indiquant la mention que les comptes sont définitifs.

Ø                                           La liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes non rubriqués.

Ø                                           La liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes rubriqués.

Le notaire (ou les notaires associés le cas échéant) a l’obligation de parapher chaque page et de signer la dernière, ainsi que les pages reprenant la balance des comptes généraux.

3.2.14. Obligation en matière d’assurance professionnelle (article 18 Règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001)

Chaque notaire doit couvrir sa responsabilité civile professionnelle à concurrence de 2.500.000 euros minimum et justifier du paiement des primes lors du contrôle annuel de sa comptabilité.

3.2.15. Cas spécial d’une association

Selon l’article 33 alinéa 2 de la loi de ventôse, si deux ou plusieurs notaires exercent leur profession en association au sein d’une société, une seule comptabilité est tenue au nom de la société. Dans ce cas, tous les associés doivent signer conjointement toutes les pièces comptables dont question aux chapitres V et VI du titre II du règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001. Le renvoi aux chapitres V et VI est certainement erroné. En réalité, il s’agit des documents à produire lors des contrôles et lors de l’envoi trimestriel des relevés comptables. (article 17 du Règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001).

4.             Les contrôles de comptabilité.

4.1. Les sources légales et réglementaires.

4.1.1. La Loi du 25 Ventôse an XI.

L’article 33 de la loi de ventôse précise que le contrôle de la comptabilité est organisé par arrêté royal.

4.1.2. Arrêté Royal du 10 janvier 2002

L’ Arrêté Royal en question est daté du 10 janvier 2002 , publié au Moniteur le 12 janvier 2002 et est entré en vigueur le même jour.

Il réglemente :

·                                        La désignation des membres de la commission de contrôle des comptabilités.

·                                        La désignation des experts et la définition de leur mission.

·                                        Le rôle des membres de la commission de contrôle.

·                                        Les possibilités de récusation des experts et membres de la commission de contrôles des comptabilités.

·                                        La périodicité des différents contrôles

·                                        L’examen des pièces comptables

·                                        Les rapports des experts et membres de la Commission de contrôle des comptabilités.

·                                        Secrétariat et frais

·                                        Secret professionnel

4.1.3. Règlement de la Chambre Nationale des notaires  du 29 janvier 2002:

Le texte de ce règlement précise que la Chambre Nationale édicte ce règlement en application des articles 91, alinéa 1^er, 1° et 76, 5° de la loi du 25 ventôse an XI.

Conformément à ces dispositions, en arrêtant le règlement relatif à la procédure de contrôle, la Chambre Nationale définit (article 91) le cadre réglementaire général pour l’exercice par les Chambres provinciales de leur compétence (article 76) relative au contrôle de la comptabilité des notaires.

Les procédures de contrôle de comptabilité ont fait l’objet d’un règlement particulier arrêté par la Chambre Nationale le 29 janvier 2002.       Ce règlement complète l’arrêté royal du 10 janvier 2002 relativement :

·                                        Aux pièces comptables à examiner

·                                        Aux autres renseignements et documents utiles aux contrôles.

·                                        A la date à laquelle la situation comptable contrôlée doit être arrêtée.

·                                        Aux indications obligatoires sur les rapports, documents, formulaires.

·                                        Au contrôle relatif à l’application des règles relatives au fonds notarial.

·                                        Aux contrôles trimestriels

·                                        Aux contrôles avant la cession d’étude.

·                                        Aux contrôles après la prestation de serment du successeur.

·                                        A l’adaptation des documents-modèles.

4.2.                   Entrée en vigueur.

La loi de ventôse est en vigueur depuis le 1 janvier 2002.

L’arrêté royal du 10 janvier 2002 est entré en vigueur le 12 janvier 2002

Le règlement du 29 janvier 2002 précise en son article 12 qu’il entre en vigueur le même jour que l’arrêté royal du 10 janvier 2002, soit, en l’occurrence le 12 janvier 2002.

Ce Règlement n’a cependant été approuvé que le 9 mars 2003, par Arrêté Royal publié le 1 avril 2003, entré en vigueur à la même date.

4.3.                   Les acteurs du contrôle comptable et leur rôle respectif.

Les intervenants dans le contrôle des comptabilités notariales sont nombreux. On citera, avec l’indication de leurs rôles :

-                                                                                  La Chambre Nationale des Notaires

-                                                                                  La Chambre Provinciale des Notaires

-                                                                                  La Commission de contrôle des comptabilités

-                                                                                  Le Président de la Commission de contrôle des comptabilités

-                                                                                  Les membres de la Commission de contrôle des comptabilités

-                                                                                  Les experts

-                                                                                  Les notaires contrôlés

-                                                                                  Les cédants et cessionnaires d’études notariales.

4.3.1. La Chambre Nationale des Notaires.

       La Chambre nationale établit chaque année, d’initiative ou sur présentation de la Commission provinciale de contrôle des comptabilités (cf supra 4.3.3), en novembre, la liste des experts chargés des contrôles pendant l’année qui suit. Elle envoie cette liste à la Commission de contrôle des comptabilités au plus tard le 15 décembre. Elle peut modifier cette liste à tout moment. (article 12 de l’ AR du 29.1.2002).

       La Chambre nationale a le pouvoir d’interdire l’usage d’un programme informatique comptable qui ne répond pas aux critères définis (cf infra 3.2.1.).

       La Chambre nationale établit les modèles de documents relatifs au contrôle ; le Comité de direction de la Chambre nationale est autorisé à les modifier (règlement du 29 janvier 2002 article 11)

4.3.2. La Chambre Provinciale des notaires.

       La Chambre provinciale des notaires désigne chaque année en janvier le président et les membres de la Commission de contrôle des comptabilités, selon une procédure décrite ci-après au point 4.3.3. (articles 9 et 10 de l’ AR du 10 janvier 2002) [16].

       Les autres interventions de la Chambre provinciale sont évoquées ailleurs dans la présente analyse. Nous les rappelons brièvement :

·                                        autorisation de maintenir certaines ouvertures de crédit : Sauf autorisation écrite du Président de la commission de contrôle ou du Président de la Chambre provinciale, une ouverture de crédit ou reprise d’encours « professionnelle » n’est permise que pour l’acquisition d’un actif immobilisé servant à l’organisation de l’étude. (cf infra 3.2.6)

·                                        établir le modèle de carnet de reçu conformément à la loi (cf infra 3.2.1.) .

·                                        accorder une dérogation pour le minimum du volant de sécurité (infra 3.2.12)

·                                        requérir un contrôle supplémentaire (infra 4.4.4.)

·                                        Intervenir en cas de refus de transfert de documents ou renseignements par un notaire contrôlé. (infra 4.5 et 4.6.)

·                                        Responsabilité de l’expert : Si l’expert constate lors d’un contrôle, une infraction aux obligations légales ou réglementaires, il doit en aviser le syndic de la Chambre provinciale. (cf supra 4.7.) et le Président de la commission de contrôle.

·                                        Responsabilités des membres de la commission de contrôle des comptabilités : si un membre de la CCC, lors d’un contrôle, constate une infraction aux règles déontologiques, il doit en informer le syndic de la chambre provinciale (cf supra 4.8)

·                                        Rapports (cf infra 4.7.5.) : La Commission de contrôles des comptabilités doit dresser, avant fin mars de chaque année, un rapport des contrôles effectués au courant de l’année précédente. Elle doit y formuler les propositions jugées convenables. Ce rapport est transmis à la Chambre provinciales des notaires dans les plus brefs délais (donc pas nécessairement pour fin mars). La Chambre des notaires dresse alors un rapport de synthèse. Le rapport de synthèse est transmis par la Chambre provinciale :

a)                                                             Intégralement à la Chambre nationale.

b)                                                             Par extrait, pour les contrôles qui le concerne eu égard à sa compétence territoriale, au Procureur du Roi de chaque arrondissement.

4.3.3. La Commission de contrôle des comptabilités.

       La Commission de contrôle des comptabilités, installée dans chaque province, est composée d’un Président et d’autant de membres que la chambre provinciale, désignés par la Chambre provinciale des notaires, chaque année en janvier. La moitié des membres doit être en fonction et avoir au moins dix ans d’ancienneté, l’autre moitié peut comprendre des notaires plus récemment nommés ou honoraires, ayant en dernier lieu exercé la fonction notariale dans la Province, la région de Bruxelles Capitale étant considérée comme une province (art. 10 AR et 38 bis alinéa 2 de la loi de ventôse)

Les notaires ne peuvent refuser cette désignation, sauf s’ils sont honoraires.

Les principales fonctions de la Commission sont :

·                                        Etablir, chaque année, un calendrier des contrôles de la comptabilité de chaque notaire (En conséquence, chaque notaire ou association sera contrôlé au moins une fois par an).

·                                        Dresser le rapport annuel avant fin mars de chaque année, relatif aux contrôles de l’année écoulée et l’envoyer dans les plus brefs délais à la Chambre des notaires. (cf 4.7.5.)

·                                        Veiller à l’organisation pratique des contrôles (article 5 du Règlement du 29 janvier 2002)

·                                        Désigner l’expert qui se chargera du contrôle d’une étude, sur base d’une liste établie par la Chambre nationale des notaires.

4.3.4. Le Président de la commission de contrôle des comptabilités.

Désigné en janvier de chaque année par la Chambre provinciale, il intervient personnellement pour organiser le travail de la commission de contrôle des comptabilités.

Il assure personnellement les tâches suivantes (décrites plus longuement aux passages de cette note où il est renvoyé) :

·                                        Informer le Président de la Chambre Nationale et le Président de la Chambre provinciale concernée de l’existence d’un programme de comptabilité informatique non conforme (cf 3.2.2. )

·                                        Recevoir les engagements bancaires concernant l’unicité des comptes (cf 3.2.3. )

·                                        Autoriser certaines ouvertures de crédit (cf 3.2.6. )

·                                        Accorder des dérogations au volant de sécurité minimum (cf 3.2.12.)

·                                        Recevoir les demandes de récusation des experts et/ou membres contrôleurs (cf 4.3.5.4. et 4.3.6.4.)

·                                        Recevoir des notaires les relevés trimestriels (cf 4.3.7.)

·                                        Convenir avec les notaires contrôlés des dates de visite sur place (cf 4.4.2.)

·                                        Informer les notaires de la date d’un contrôle supplémentaire (cf 4.3.7.)

·                                        Recevoir les relevés et documents préalables à un contrôle annuel (cf 4.4.2.)

·                                        Requérir un éventuel contrôle supplémentaire (cf 4.4.4.)

·                                        Recevoir l’information en cas de refus de remise de pièces aux experts ou membres de la Commission de contrôle des comptabilités ou en cas de refus de communication de renseignements (cf 4.5. et 4.6)

·                                        Exiger du notaire contrôlé la remise des pièces documents et/ou renseignements (cf 4.5. et 4.6.)

·                                        Recevoir les avis de l’expert (cf 4.7.2.)

·                                        Recevoir le rapport de l’expert (cf 4.7.4.)

·                                        Requérir, lorsqu’il l’estime utile, la vérification de l’application des règles du Fonds notarial et, dans ce cas, envoyer au dit Fonds, le formulaire (cf 4.4.2.) (article 7 du Règlement Chambre nationale du 12.01.2002)

4.3.5. Les membres de la commission de contrôle des comptabilités.

4.3.5.1. Désignation (article 16 AR du 10.01.2002)

Ils sont désignés par la Chambre provinciale des notaires, chaque année en janvier, et ne peuvent refuser , sauf s’ils sont honoraires.

4.3.5.2. Incompatibilités (article 17 AR du 10 janvier 2002)

Lorsqu’ils sont désignés pour assister un expert lors d’un contrôle, les membres ne peuvent avoir ou avoir eu leur domicile, leur résidence ou leur étude dans la commune où est située la résidence du notaire dont la comptabilité est contrôlée, ou dans une commune limitrophe. (sauf exception pour les cantons de justice de paix de la Région de Bruxelles-Capitale ( cf article 17 AR DU 10.01.2002 et article 38 bis alinéa 2 de la loi de ventôse).

4.3.5.3. Missions :

Les membres de la commission de contrôle ont pour mission :

·                                        Sur désignation du Président de la CCC, l’examen des situations trimestrielles pour lesquelles ils sont désignés comme vérificateur.

·                                        Communiquer au syndic de la Chambre provinciale toutes les infractions aux règles déontologiques se rapportant à la comptabilité et à la situation de l’étude, qu’ils estiment avoir constatées.

·                                        En cas de refus ou de manque de collaboration d’un notaire contrôlé, le notaire contrôleur doit en aviser par écrit dans les quatre jours ouvrables le Président de la Commission de contrôle qui en avisera, le cas échéant, le syndic de la Chambre des notaires.

·                                        Lors d’un contrôle annuel ou supplémentaire ou en cas de cession d’étude, d’assister l’expert lors du contrôle, après désignation par la Commission de contrôle des comptabilités, qui agit soit d’initiative, soit si le notaire contrôlé ou l’expert en fait la demande, afin de :

a)                                                             vérifier que les règles de déontologies ont été respectées dans la mesure où elles se rapportent à la comptabilité et à la situation de l’étude.

b)                                                             Assister l’expert par leur avis, à l’occasion d’un contrôle. (art. 18 AR 10.01.02)

4.3.5.4. Récusation : Le notaire contrôlé dispose d’un délai de 8 jours suivant la communication du nom de l’expert et des membres de la Commission de contrôle qui participent au contrôle, pour récuser l’un d’eux nommé dans son courrier (écrit, daté et signé) avec le motif invoqué. Le Président de la CCC décide souverainement, nomme éventuellement d’autre expert et/ou membre, qui ne peuvent être récusés. (article 19 AR 10.01.02)

4.3.6. Les experts.

4.3.6.1. Désignation :

Ils sont nommés chaque année en novembre par la Chambre nationale, pour exercer, après désignation par la Commission de contrôle des comptabilités, les contrôles l’année suivante. Ils sont nommés sur présentation de la Commission de contrôle ou d’initiative par la Chambre nationale. La liste des experts est établie pour trois ans sans préjudice aux modifications que peut apporter la Chambre nationale. Ils doivent être membres :

Ø                                           soit de l’Institut des réviseurs d’entreprises.

Ø                                           Soit de l’institut des experts comptables et des conseils fiscaux inscrits à la sous-liste des experts comptables externes ( articles 3 et 36 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales).

4.3.6.2. Incompétence.

L’expert doit soulever son incompatibilité dans certains cas :

Ø                                           celui qui se trouve dans des conditions susceptibles de mettre en cause l’indépendance de l’exercice de sa fonction, conformément aux règles de sa profession. Il doit veiller à ne pas se trouver placé, postérieurement à sa désignation, dans de telles condition.

Ø                                           Pas de « liens » pendant l’année du contrôle et l’année qui précède. (« liens » = ni l’expert, ni une personne avec laquelle l’expert a conclu un contrat de travail ou avec laquelle il se trouve, sous l’angle professionnel, dans des liens de collaboration, ne peut accomplir ou avoir accompli une tâche ou mission pour le notaire contrôlé.)

4.3.6.3. Mission générale.

       L’expert a pour mission générale :

·                                        de contrôler la situation financière de l’étude, après avoir été désigné par la Commission de contrôle.

·                                        De vérifier que les règles d’usage régissant la tenue de la comptabilité et les obligations légales et réglementaires en la matière ont été respectées.

·                                        De vérifier que les bilans présentés correspondent aux opérations qui figurent dans la comptabilité.

·                                        D’examiner, au moins une fois tous les trois ans, conformément à l’article 21 de l’ AR du 10.01.2002, dans quelle mesure le fonctionnement et l’organisation de l’étude notariale influencent la situation comptable de l’étude et peuvent, dans l’avenir, influencer l’évolution de celle-ci.

·                                        De dresser le rapport de ses activités et constatations après chaque contrôle (article 25 de l’AR du 10 janvier 2002)

Lors d’un contrôle sur place, l’expert peut demander à être assisté d’un ou deux membres de la commission de contrôle si celle ci le juge utile ou à la demande de l’expert ou du notaire concerné (article 16 de l’Arrêté Royal du 10 janvier 2002)

En cas de refus ou de manque de collaboration du notaire contrôlé, l’expert en avise par écrit dans les quatre jours ouvrables, le Président de la Commission de contrôle qui en avisera, le cas échéant, le syndic de la Chambre des notaires (article 4 §1 de l’ AR du 29 janvier 2002)

L’expert chargé d’un contrôle de comptabilité doit avertir le Président de la Chambre nationale des notaires et le Président de la Chambre provinciale concernée de toute absence de conformité aux critères énoncés à l’article 3 du Règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001, qu’ils constateraient dans un programme informatique (article 3 Règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001)

L’expert peut recevoir des missions particulières lors de certains contrôles (Cf supra).

       4.3.6.4. Récusation : Le notaire contrôlé dispose d’un délai de 8 jours suivant la communication du nom de l’expert, pour le récuser dans un courrier qu’il adresse au Président de la Commission de contrôle des comptabilités, avec le motif invoqué. Le Président décide souverainement, nomme éventuellement un autre expert, qui ne peut être récusé. (article 19 AR du 10.01.2002)

4.3.7.                               Les notaires contrôlés.

·                                        Le notaire contrôlé a comme obligation d’arrêter sa comptabilité définitivement chaque fin de trimestre et de transmettre par courrier, dans le mois suivant la fin du trimestre, au Président de la commission de contrôle des comptabilités les documents suivants :

-                                                                                  un relevé de la situation comptable de l’étude selon modèle arrêté par la Chambre Nationale (annexe au règlement du 9 octobre 2001).

-                                                                                  la balance des comptes généraux, conforme aux critères de l’article 3 du règlement du 9 octobre 2001, et indiquant la mention que les comptes sont définitifs.

-                                                                                  la liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes non rubriqués.

-                                                                                  la liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes rubriqués

Le notaire a l’obligation de parapher chaque page et de signer la dernière, ainsi que celle de la balance.

·                                        Le notaire contrôlé doit fournir à l’expert, qui peut en exiger la production, toutes les pièces comptables ou autres documents permettant à l’expert d’exécuter sa mission (« surveillance comptable ») conformément à l’article 15 de l’ AR DU 10.01.2002 (article 4 § 1 du règlement Chambre nationale du 29.1.2002).

·                                        Il a la même obligation à l’égard des membres de la commission de contrôle, pour leur permettre d’exécuter leur mission (« surveillance déontologique ») décrite à l’article 16 de l’ AR DU 10.01.2002 (article 4 § 2 du règlement Chambre nationale du 29 janvier 2002).

·                                        Dans le cadre du contrôle visé par l’article 21 de l’arrêté royal du 10 janvier 2002, c’est à dire le contrôle trisannuel opéré par l’expert sur le fonctionnement de l’étude et son influence sur la situation comptable, l’expert peut requérir du notaire contrôlé tous les renseignements qu’il juge indispensable pour l’exercice de sa mission.

·                                        Le notaire contrôlé peut récuser l’expert et/ou le ou les membres de la Commission de contrôle : Le notaire contrôlé dispose d’un délai de 8 jours suivant la communication du nom de l’expert et des membres de la Commission de contrôle, pour récuser l’un d’eux, nommé dans son courrier avec le motif invoqué. Le Président décide souverainement, nomme éventuellement d’autre expert et/ou membre, qui ne peuvent être récusés. (article 19 AR DU 10.01.2002)

·                                        En cas de contrôle sur place, le Président de la Commission de contrôle des comptabilités ou le membre délégué doit prendre les convenance du notaire concerné pour fixer la date de la visite de l’expert.

4.3.8. Les acteurs particuliers : les cédants et cessionnaires d’étude. (article 10 § 2 du règlement du 29 janvier 2002).

       L’indemnité de cession d’une étude ne peut, dorénavant, être versée directement par le cessionnaire ou sa banque, au cédant. L’indemnité doit être versée sur un compte spécial, ouvert au nom du cédant, et n’est libérable au profit de celui ci qu’après autorisation écrite de la Chambre provinciale.

       La Chambre ne délivre l’autorisation de paiement qu’après avoir reçu du cédant le certificat visé par l’article 442 bis CIR et après s’être assurée du paiement par le cédant des sommes exigibles par :

-                                                                                  les clients de l’étude

-                                                                                  les créanciers de l’étude

-                                                                                  l’ autorité compétente du chef des droits d’enregistrement et d’hypothèque relatifs aux actes passés par ou pour compte du cédant.

-                                                                                  l’autorité compétente du chef de toutes taxes (par exemple TVA) dues par suite de l’activité professionnelle.

-                                                                                  l’Etat belge (précompte professionnel retenu sur les appointements

-                                                                                  ONSS (tant du chef du cédant que de son personnel salarié)

4.4.                   Les procédures de contrôles.

4.4.1. Contrôle trimestriel.

       Les situations comptables trimestrielles envoyées par chaque notaire au Président de la Commission de contrôle des comptabilités font l’objet d’une vérification effectuée par un ou plusieurs membres de la commission, désignés par le Président de la commission. (article 8 du règlement du 29 janvier 2002).

       Les documents envoyés par le notaire trimestriellement sont :

Ø                                           un relevé de la situation comptable de l’étude selon modèle arrêté par la Chambre Nationale (annexe au règlement du 9 octobre 2001), modèle que le Comité de direction de la Chambre nationale est autorisée à adapter en cas de nécessité (article 11 du Règlement du 29 janvier 2002)

Ø                                           la balance des comptes généraux, conforme aux critères de l’article 3 du règlement du 9 octobre 2001, et indiquant la mention que les montants figurant aux différents comptes sont ceux arrêtés définitivement à la date de clôture.

Ø                                           La liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes non rubriqués.

Ø                                           La liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes rubriqués.

Le notaire a l’obligation de parapher chaque page et de signer la dernière, ainsi que celle de la balance.

4.4.2. Contrôle annuel (article 20 de l’ AR DU 10.01.2002)

·                                        Chaque étude est contrôlée une fois l’an par un expert.

·                                        Le calendrier est fixé par la Commission de contrôle des comptabilités. Le règlement arrêté par la Chambre Nationale le 29 janvier 2002 prévoit que le Président de la commission ou le membre de la commission délègue informe par écrit le notaire de la date à laquelle la situation comptable de l’étude doit être arrêtée pour le prochain contrôle, que ce dernier ait lieu sur base de documents à fournir ou en l’étude du notaire. (article 5 § 1 alinéa 1). Le contrôle doit en tout cas permettre d’éviter qu’un notaire contracte un crédit de caisse pour couvrir son volant de sécurité.

·                                        Le contrôle, selon décision de la Commission de contrôle, se fait soit sur place soit sur envoi des documents désignés par la Chambre nationale en exécution de l’article 91, alinéa 1 la loi de ventôse. L’article 91 prévoit que la Chambre Nationale établit les documents à compléter en cas de contrôle n’ayant pas lieu sur place. Le contrôle sur envoi des documents doit rester l’exception, et le contrôle sur place, la règle.[17]

Le notaire doit envoyer au préalable (c’est à dire avant le contrôle annuel) au Président de la Commission de contrôle des comptabilités :

a) les documents paraphés et signés par le notaire, visés à l’article 17 du règlement pour l’organisation de la comptabilité (règlement du 9 octobre 2001), savoir :

Ø                                           un relevé de la situation comptable de l’étude selon modèle arrêté par la Chambre Nationale (annexe au règlement du 9 octobre 2001).

Ø                                           la balance des comptes généraux, conforme aux critères de l’article 3 du règlement du 9 octobre 2001, et indiquant la mention que les comptes sont définitifs.

Ø                                           La liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes non rubriqués.

Ø                                           La liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes rubriqués.

b) les attestations, paraphées et signées par le notaire, visées au formulaire annexé au règlement du 29 janvier 2002, savoir :

Ø                                           attestation contenant engagements des institutions financières de renoncer à l’unicité des comptes, etc…)

Ø                                           Attestation des soldes bancaires (comptes rubriqués et non rubriqués) fournis par les organismes financiers

Ø                                           Attestations des contrôleurs et receveurs des contributions

Ø                                           Attestation du secrétariat social

Ø                                           Attestation des organismes financiers (professionnels) établissant l’inexistence des comptes débiteurs.

Ø                                           Attestation des organismes financiers pour dépôt des titres.

·                                        En cas de contrôle sur place, quatre précisions :

a)                                                             le Président de la Commission de contrôle des comptabilités ou le membre délégué par la Commission doit prendre les convenance du notaire concerné pour fixer la date. (art 5 § 2 du règlement du 29.1.2002.

b)                                                             la date du contrôle doit figurer sur chacun des documents et formulaires. (article 6 § 2 du règlement du 29.1.2002)

c)                                                             L’expert et le cas échéant, le ou les membres de la Commission de contrôle qui assistent l’expert peuvent prendre connaissance sur place des livres, registres, titres et valeurs, espèces et pièces comptables de toute nature dont ils jugent la représentation utile (article 24 alinéa 1 AR du 10 janvier 2002) demander une copie des pièces comptables ainsi qu’un extrait des comptes financiers

d)                                                             L’expert et le ou les membres de la Commission peuvent demander une copie des pièces comptables ainsi qu’un extrait des comptes financiers, demande à émettre dans le respect du secret professionnel (article 31 de l’ AR du 10 janvier 2002).

·                                        Si le contrôle s’est fait sur base des documents et attestations envoyées par le notaire à la Commission de contrôle , donc sans déplacement à l’Etude de l’expert ou des membres de la commission, toutes les pièces doivent être paraphées et signées par l’expert. (article 6 § 1 du règlement du 29.1.2002)[18]

·                                        L’expert dresse, après chaque contrôle, un rapport de ses activités et constatations. Il l’envoie dans les huit jours au président de la commission de contrôle. Une copie du rapport est également envoyée au notaire dont la comptabilité a été contrôlée et le cas échéant , aux membres de la Commission de contrôle des comptabilités qui accompagnaient l’expert lors du contrôle, suite à leur désignation conformément à l’article 16 de l’ AR DU 10.01.2002.

Si l’expert constate lors d’un contrôle une infraction aux obligations légales ou réglementaires, il doit en aviser :

- le syndic de la Chambre provinciale.

- Le Président de la commission de contrôle.

       RESPONSABILITE : L’expert assume la responsabilité financière d’un contrôle. La responsabilité du suivi d’un contrôle, par contre, incombe au premier syndic de la chambre.[19]

4.4.3. Contrôle trisannuel (article 21 de l’ AR DU 10.01.2002)

       Une fois tous les trois ans, lors d’un contrôle annuel, l’expert examine l’activité professionnelle du notaire et dans quelle mesure le fonctionnement et l’organisation de l’étude notariale influencent la situation comptable de l’étude et peuvent, dans l’avenir, influencer l’évolution de celle-ci. Il évalue également la concordance des pièces comptables avec cette situation.

L’expert dresse, après ce contrôle également, un rapport répondant aux mêmes conditions que lors d’un contrôle annuel (cf 4.4.2.). Il l’envoie dans les 8 jours au président de la commission de contrôle. Une copie du rapport est également envoyée au notaire dont la comptabilité a été contrôlée et le cas échéant , aux membres de la Commission de contrôle des comptabilités qui accompagnaient l’expert lors du contrôle, suite à leur désignation conformément à l’article 16 de l’ AR DU 10.01.2002.

Si l’expert constate lors d’un contrôle une infraction aux obligations légales ou réglementaires, il doit en aviser :

·                                        le syndic de la Chambre provinciale.

·                                        Le Président de la commission de contrôle.

4.4.4. Contrôle supplémentaire (article 20 de l’ AR DU 10.01.2002).

·                                        Un contrôle supplémentaire peut être requis par le Procureur du Roi, le président de la Chambre ou la Commission de contrôle des comptabilités

·                                        Ce contrôle s’effectue sur place ou sur envoi des documents désignés par la CNN en exécution de l’article 91, alinéa 1 la loi de ventôse. (cf la liste 4.4.2.)

4.4.5. Contrôle supplémentaire en cas de cession d’étude (article 22 de l’ AR DU 10.01.2002) dans les cas suivants :

·                                        dans le mois suivant le décès, la destitution ou l’annulation de la nomination du notaire (sauf si un contrôle annuel a eu lieu dans les trois mois précédant l’événement)

·                                        dans le courant du deuxième mois qui précède la date à laquelle le notaire est considéré comme démissionnaire en vertu des dispositions de l’article 2, alinéa 1^er de la loi contenant organisation du notariat (sauf si un contrôle annuel a eu lieu dans le cinquième, quatrième ou troisième mois précédant la date en question)

·                                        dans le mois après que la Chambre des notaires ait été avisée de l’intention du notaire de donner sa démission dans le cas visé à l’article 2, alinéa 2 de la loi contenant organisation du notariat (sauf si un contrôle annuel a eu lieu dans les trois mois précédant la date à laquelle la Chambre a été avisée).

·                                        dans les trente jours calendriers suivant la prestation de serment du cessionnaire (sauf si le contrôle annuel a eu lieu dans les trois mois précédant la prestation).

4.4.6. Contrôle pour le fonds notarial. (article 7 du règlement du 29 janvier 2002)

       Le président de la Commission de contrôle des comptabilités peut inviter les membres de sa commission désignés conformément à l’article 16 de l’ AR du 10 janvier 2002, à vérifier si le notaire dont la comptabilité est contrôlée à respecter les règles relatives au Fonds notarial. Un formulaire adhoc, établi par le Comité de direction de la Chambre nationale, est complété et renvoyé au Fonds notarial par le Président de la Commission de contrôle (article 7 du Règlement du 20 janvier 2002). Ce contrôle peut s’effectuer par sondages. Il ne s’agit donc pas d’un contrôle systématique de toutes les opérations ayant justifiés l’intervention du Fonds notarial.

4.5.                   Production des documents comptables (article 24 de l’ AR DU 10.01.2002)

Le notaire contrôlé doit remettre à l’expert, et aux membres de la Commission de contrôle des comptabilités s’il en est, lors du contrôle, les livres, registres, titres et valeurs, espèces et pièces comptables de toute nature dont les experts et membres jugent la production utile.

·                                        En cas de refus du notaire à la demande de l’expert, ce dernier en avise dans les quatre jours ouvrables le Président de la Commission de contrôle des comptabilités qui en avise, s’il y a lieu, le syndic de la Chambre provinciale. (article 4 §1 alinéa 3 du RPC du 29.1.2002)

·                                        En cas de refus du notaire à la demande des membres de la Commission de contrôle des comptabilités, ce ou ces derniers en avisent dans les quatre jours ouvrables le Président de la Commission de contrôle des comptabilités qui en avise, s’il y a lieu, le syndic de la Chambre provinciale. (article 4 §2 alinéa 2 du RPC du 29.1.2002)

Les pièces comptables et justificatives des entrées et sorties sont présentées dans l’ordre des écritures.

L’expert et le président de la Commission de contrôle des comptabilités peuvent en exiger la remise totale ou partielle d’une copie ainsi qu’un extrait des comptes financiers.

4.6. Communication de renseignements particuliers à l’expert ( article 4 § du Règlement CNN du 29.1.2002)

       Dans le cadre du contrôle visé par l’article 21 de l’arrêté royal du 10 janvier 2002, c’est à dire le contrôle trisannuel opéré par l’expert sur le fonctionnement de l’étude et son influence sur la situation comptable, l’expert peut requérir du notaire contrôlé tous les renseignements qu’il juge indispensable pour l’exercice de sa mission.

       En cas de refus du notaire, l’expert doit en aviser dans les 4 jours ouvrables, le Président de la commission de contrôle, qui en avisera s’il y a lieu , le syndic de la Chambre des notaires.

4.7. Les rapports.

Les experts et les membres de la commission de contrôle ont des missions différentes et, dès lors, doivent assumer des responsabilités différentes.

4.7.1. Des rapports différents sont dressés par les experts et les membres de la Commission de contrôle des comptabilités, dans les limites de leur mission respective, lors de chaque contrôle, conformément aux modèles arrêtés par la Chambre Nationale. (article 25 de l’ AR DU 10.01.2002). Ces modèles sont annexés au règlement arrêté par la Chambre nationale le 29 janvier 2002.

4.7.2. Responsabilité de l’expert (article 26 alinéa 1 de l’ AR DU 10.01.2002) : Les experts, qui sont des professionnels, assument la responsabilité financière du contrôle. Si l’expert constate lors d’un contrôle une infraction aux obligations légales ou réglementaires, il doit en aviser :

·                                        le syndic de la Chambre provinciale.

·                                        Le Président de la commission de contrôle.

4.7. 3. Responsabilité du membre de la commission de contrôle (article 26 alinéa 2 de l’ AR DU 10.01.2002) : si un membre de la Commission de contrôle des comptabilités , lors d’un contrôle, constate une infraction aux règles déontologiques, il doit en informer :

·                                        le syndic de la chambre provinciale.

4.7.4. Rapport de l’expert (article 27 de l’ AR DU 10.01.2002) :

       L’expert dresse, après chaque contrôle, un rapport de ses activités et constatations. Il l’envoie dans les 8 jours au président de la commission de contrôle. Une copie du rapport est également envoyée au notaire dont la comptabilité a été contrôlée et le cas échéant , aux membres de la Commission de contrôle des comptabilités qui accompagnaient l’expert lors du contrôle, suite à leur désignation conformément à l’article 16 de l’ AR DU 10.01.2002.

4.7.5. Rapport de la commission de contrôle des comptabilités (articles 28 et 29 de l’ AR DU 10.01.2002)

·                                        La Commission de contrôle des comptabilités doit dresser, avant fin mars de chaque année un rapport des contrôles effectués au cours de l’année précédente.

·                                        Elle doit y formuler les propositions jugées convenables.

·                                        Ce rapport est transmis à la Chambre des notaires dans les plus brefs délais.

·                                        La Chambre des notaires dresse alors un rapport de synthèse.

·                                        Le rapport de synthèse est transmis :

a)                                                             Intégralement à la Chambre nationale.

b)                                                             Par extrait, pour les contrôles qui le concerne au vu de sa compétence territoriale, au Procureur du Roi.

4.8.                         Le secrétariat et les frais. (article 30 de l’ AR DU 10.01.2002)

·                                        Le secrétariat de la Commission de contrôle des comptabilités est assuré par la compagnie

·                                        Les frais des contrôles sont à charge :

a)                                                             Contrôle annuel : de la compagnie.

b)                                                             Contrôle supplémentaire à la demande de la Commission de contrôle des comptabilités, chambre provinciale ou procureur du roi : notaire contrôlé.

c)                                                             Contrôle lors de cession d’étude : cédant.

·                                        Les membres de la Commission de contrôle des comptabilités sont uniquement remboursés de leurs débours.

4.9. Le secret professionnel (article 31 de l’ AR DU 10.01.2002).

L’expert et les membres de la Commission de contrôle des comptabilités sont soumis au secret professionnel.

4.10. Application par analogie des règles de la procédure de contrôle aux sociétés professionnelles de notaires (article 32 de l’ AR DU 10.01.2002 et article 1 du Règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001, modifié le 22 octobre 2002)

© Robert Meunier Notaire à Seraing Texte du 2 mars 2002 et mis à jour la dernière fois le 20 mars 2004

è NOTARIËLE WETGEVING ( inhoudsopgave)

6 DECEMBER 2005 B.S. 17/02/2006 ) . - Koninklijk besluit waarbij algemeen verbindend wordt verklaard de collectieve arbeidsovereenkomst van 25 januari 2005, gesloten in het Paritair Comité voor de notarisbedienden, tot vaststelling van de functieclassificatie en loonvoorwaarden. Tekst è http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl?language=nl&caller=summary&pub_date=2006-02-17&numac=2005012550

29 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal déterminant le mode de calcul de la contribution des sociétés professionnelles de notaires au fonds notarial.
Publié le : 31-12-1999 Source JUSTICE

29 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal portant organisation du contrôle du fonds notarial.
Publié le : 31-12-1999 Source : JUSTICE

29 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal déterminant les règles de l'organisation et du fonctionnement de la Chambre nationale des notaires.
Publié le : 31-12-1999 / Source : JUSTICE

30 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal déterminant les annexes qui doivent être jointes à la candidature à une nomination de candidat-notaire et à la candidature à une nomination de notaire. Publié le : 08-01-2000 Source : JUSTICE

30 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal relatif au sceau des notaires associés.
Publié le : 08-01-2000 Source : JUSTICE

25 NOVEMBRE 2000. - Règlement d'ordre intérieur des commissions de nomination pour le notariat. Publié le : 17-03-2001 Source : JUSTICE

9 MARS 2001. - Arrêté royal portant approbation du règlement d'ordre intérieur des commissions de nomination pour le notariat.
Publié le : 17-03-2001 Source : JUSTICE

9 MARS 2001. - Arrêté royal fixant les conditions de reconnaissance de la représentativité des associations de licenciés en notariat pour la présentation des candidats-notaires comme membres des comités d'avis des notaires.
Publié le : 17-03-2001 Source : JUSTICE

9 MARS 2001. - Arrêté royal concernant le fonctionnement des commissions de nomination pour le notariat et la nomination de leurs membres, la désignation des membres externes des commissions d'évaluation et l'organisation du concours pour le classement des candidats-notaires. Publié le : 17-03-2001 Source : JUSTICE

7 MAI 2001. - Arrêté royal fixant les normes uniformes auxquelles doivent répondre les avis ayant trait à la capacité et à l'aptitude des candidats à la nomination de candidat-notaire ou de notaire titulaire. Publié le : 12-05-2001 Source : JUSTICE

10 AOUT 2001. - Arrêté royal relatif à l'indemnité de reprise d'une étude notariale.
Publié le : 18-08-2001 Source : JUSTICE

30 JUILLET 2001. - Arrêté ministériel relatif à la communication de l'indemnité de reprise d'une étude notariale. Publié le : 18-08-2001 Source : JUSTICE

è NOTARIËLE WETGEVING ( inhoudsopgave)

21 SEPTEMBER 2005. - Koninklijk besluit tot goedkeuring van de deontologische code vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen.è  http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_N.pl?cn=2005092133

Voor de Code è 2004-06-22/44 = http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_N.pl?cn=2004062244  CHRONO

Opsporing onwettige uitoefening notariaat : BIV start 2 juridische acties  è http://www.biv.be/web/biv/web/nl/publicaties/immobilium/jaargang9/BIVNews_2006-01.pdf   zie bl.6

Code Européen de Déontologie Notariale

UINL è http://www.uinl.org/   è  + ? =  è ( FR ) http://www.notaires.fr/notaires/notaires.nsf/V_TC_PUB/UNION-INTERNATIONALE-NOTARIAT-LATIN

è NOTARIËLE WETGEVING ( inhoudsopgave)

Zie : WITWASSEN van geld ( 2007 )

ARBITRAGEHOF 11/05/2005 Beroep tot vernietiging ( door notarissen ): Verwerping van het beroep

Charter of the European Professional Associations in supporting the fight against organised crime

Of  FR : Charte des Associations professionelles européennes pour la lutte contre la criminalité organisée

 NL è     SNELLE HYPERTEXT-VERBINDINGEN + Verblijvingsbeding en keuzebeding onder last – Fiscale handeling

NL è     Niet-beslagbaarheid woning zelfstandige http://nietbeslagbaarheid.blogspot.com/

Absence et déclaration judiciaire de décès  http://absence2007.blogspot.com/

L'échange d'informations avec d'autres pays en matière de fiscalité immobilière

https://www.angelfire.com/co/Dochy/FISC.htm

France : 2007: La réforme du droit successoral en France et droit des donations

DROIT CIVIL et DROIT FISCAL https://www.angelfire.com/co/Dochy/FRANCE.htm

NL è     Huwelijkscontract.Verblijvingsbeding en keuzebeding onder last – Fiscale handeling +MODEL

NL è    ADOPTIE 2005  + WITWASSEN VAN GELD 

REGIME LEGAL MATRIMONIAL DANS LE MONDE, Ambassades & Consulats de Belgique, Chambres de notaires & Droit civil – cohabitant inclus - à l'étranger

Deux sites se caractérisant par un accès direct à de nombreux arrêts de la Cour de Cassation la plupart tant FR que NL :BAIL A FERME : Jurisprudence récente, textes légaux et commentaires 

BAUX COMMERCIAUX: Jurisprudence récente, textes légaux et commentaires

Le CWATUP: l'urbanisme, etc., en région wallonne : beaucoup de documentations…

La réforme des droits de DONATION et de SUCCESSION en région wallonne

Un gain de temps  : Obtenir " autrement " et une fois tous les derniers " PRIX COURANT "

LOIS NOTARIALES ( Textes légaux , Déontologie et Comptabilité ) + Le blanchiment d'argent

Et son équivalent en néerlandais: NL è    NOTARIËLE WETGEVING + WITWASSEN VAN GELD

L'Administrateur Provisoire des biens d'un majeur

Sites non juridiques :

Site de Lucie et Léon DOCHY à Pecq ( Belgique ) + Diaporama : Fleurs de Lucie + autres

Historique du chemin de fer vicinal à Pecq + Diaporama :le tram à Pecq

Historique du Canal de l'Espierres

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