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MANUAL DE CALIDAD DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA SUBSECRETARÍA DE DESARROLLO RURAL DE LA SAGARPA
Manual de la Calidad.
Sistemas de administración de la calidad -Requisitos
0.- Introducción
La Subsecretaría de Desarrollo Rural se creó el 16 de abril de 1996, de acuerdo con las modificaciones a la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, integrada por cinco unidades responsables, un Área de Asesores y una Coordinación Administrativa (véase anexo No. SDR-CA-001) posteriormente, con fecha 30 de noviembre de 2000 se reformó, adicionó y derogaron diversas disposiciones de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, en base a las cuales se modificaron los nombres de cuatro unidades responsables y se suprimió el Área de Asesores (véase anexo No. SDR-CA-002).
En la actual administración, el Ejecutivo Federal sensible a las demandas de la sociedad se compromete a implantar, desarrollar, mantener y mejorar en todas sus Dependencias y Entidades un Modelo de Calidad Total, que le permita transformar la Administración Pública para proyectar un Gobierno de Clase mundial, con una imagen confiable, Innovadora y con una sólida Cultura de Calidad. Reemplazar los esquemas tradicionales de la Administración Pública, aplicando los más avanzados sistemas administrativos y tecnológicos, evaluando su administración con estándares de excelencia, promover la dignificación y eficacia de la función pública y rediseñar sus procesos y servicios con un enfoque central del quehacer gubernamental de cumplimiento de las expectativas y necesidades de los ciudadanos y la sociedad.
Asimismo, la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA), se trazó la Misión de lograr el desarrollo de una nueva sociedad rural, basada en el crecimiento sustentable de los sectores agroalimenticios y pesqueros, con una continua capacitación y superación de su gente que le permita mantener actividades productivas, rentables y competitivas, tanto pesqueras y agroalimentarias como de otra naturaleza.
La Visión que tiene la SAGARPA, es la de crear un entorno rural productivo, competitivo y comprometido a conservar y mejorar el medio ambiente, basado en la superación integral del factor humano.
Dentro de este marco, la Subsecretaría de Desarrollo Rural está comprometida para desarrollar un Sistema de Administración de Calidad, a través de la certificación, en una primera instancia, de los procesos “Integración de Programación y Presupuestación” y el de “Ejercicio de los Subsidios de Ejecución Nacional a través de Convenios”, con el fin de arraigar un alto espíritu de compromiso y servicio, actitud de mejora continua, el trabajo de equipo y la adopción de esquemas que faculten la participación de los servidores públicos, que faciliten una política de calidad, mediante la cual la Coordinación Administrativa se comprometa a cumplir con las disposiciones legales y con la satisfacción de las necesidades de sus clientes, mejorando continuamente sus servicios, proporcionando los recursos que permitan cumplir en tiempo y forma con las expectativas de los programas sustantivos de desarrollo rural de la SAGARPA
0.1.- Generalidades
El sistema de administración de la calidad es una decisión estratégica de la SAGARPA. EI diseño y la implementación de su sistema de administración de la calidad está influenciado por diferentes necesidades, objetivos particulares, los productos suministrados, Ios procesos empleados y el tamaño y estructura de la SAGARPA.
Los requisitos del sistema de administración de la calidad especificados en este manual son complementarios a los requisitos para los productos.
Este manual utiliza partes internas y externas, incluyendo organismos de certificación, para evaluar la capacidad de la SAGARPA para cumplir los requisitos del cliente, los reglamentarios y los propios de la SAGARPA.
En el desarrollo de este manual se ha tenido en cuenta los principios de administración de la calidad enunciados en las normas NMX-CC-9000-IMNC y NMX-CC-9004-IMNC. WJ
El Manual de Calidad contempla los 5 requisitos que sirven de base para el Modelo del Sistema de Administración de Calidad establecidos en los requisitos de ISO-9001 Versión 2000, con las excepciones siguientes:
Las actividades que no aplican para la certificación de los procesos contemplados en este Manual de la Calidad, son cinco y corresponden al Requisito 7 Realización del producto, y son los siguientes:
1. Inciso c) las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y ensayo/prueba específicas para el producto así como los criterios para la aceptación del mismo, del punto 7.1 Planeación de la realización del producto.
2. Punto 7.3 Diseño y desarrollo.
3. Punto 7.4 Compras(adecuar con respecto a como se pretende trabajar).
4. Punto 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio.
5. Punto 7.6 Control de los equipos de medición y seguimiento.
La no aplicación de los puntos anteriores se deriva del tipo de servicios que se consideran en los procesos certificados y que se refieren a trámites de carácter administrativo, razón por la cual no se realizan las actividades señaladas en los puntos anteriores, como por ejemplo: utilizar aparatos de medición; elaborar diseños; realizar ensayo/prueba; compras; y validación de la prestación del servicio.
0.2.- Enfoque basado en procesos
SAGARPA ha adoptado el enfoque de procesos desarrollando, implementando y mejorando la eficacia de un sistema de administración de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.
SAGARPA funciona de manera eficaz, al identificar y gestionar las actividades relacionadas entre sí. Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Por lo general el resultado de un proceso puede constituir el elemento de entrada del siguiente proceso.
El alcance del sistema de la calidad comprende a las unidades responsables que integran a la Subsecretaría de Desarrollo Rural, específicamente en lo relacionado con los procesos de Ejercicio de Subsidios de ejecución nacional a través de convenios y, el de integración de programación y presupuestación (véase anexo No. SDR-CA-003 y anexo No. SDR-CA-004).
0.3 Relación con la norma NMX-CC-9001-IMNC
El presente Gobierno Federal estableció su Política de Calidad, dirigida hacia la atención de aspectos prioritarios: Administración Pública, Servidores Públicos y los servicios que proporcionan a la sociedad para satisfacer las necesidades de ésta.
Dicha Política de Calidad esta plasmada en el modelo de Calidad INTRAGOB (Anexo No. SDR-CA-030), el cual contempla similitudes con la Norma NMX-CC-9001-IMNC en lo referente al conocimiento de necesidades y expectativas de los clientes; Liderazgo; Desarrollo del Personal; Planeación; Gestión y Mejora de Procesos; etc. (Anexo No. SDR-CA-031)
(Se anexa gráfica de mejora continua)
¿Será necesario mencionar en éste apartado el nombre de los procesos que se van a certificar?
0.4 Compatibilidad con otros sistemas de administración
Este Manual de la Calidad establece el marco disciplinario para la creación de un Sistema de Administración de la Calidad, basado en el Modelo de la Norma ISO 9001:2000/NMX-CC-9001-IMNC-2000 que es compatible con el Modelo de Calidad Intragob, dadas las características que lo conforman, tales como: aprovechamiento de todos los recursos; reducción de costos; valorar la importancia del cliente; trabajo en equipo; y pertinencia de las iniciativas individuales, de conformidad a lo establecido por Normas Mexicanas e Internacionales vigentes, como es el caso del ISO-9001:2000/NMX-CC-9001-IMNC-2000.
1 Objeto y campo de aplicación
1.1 Generalidades
SAGARPA ha adoptado el sistema de administración de la calidad:
a) para proporcionar de forma coherente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables; y
b) para aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema, incluyendo los procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.
1.2 Aplicación
El alcance del sistema de la calidad de SAGARPA, comprende a las unidades responsables que integran la Subsecretaría de Desarrollo Rural, específicamente, en lo relacionado con los procesos de Ejercicio de Subsidios de Ejecución Nacional a través de Convenios y, el de Integración de Programación y Presupuestación.
Las exclusiones están señaladas en el punto 0.1 de este Manual.
2 Referencias normativas
En SAGARPA se considera como documento normativo la NMX-CC-9000-IMNC-2000, Sistemas de Administración de la Calidad-Fundamentos y Vocabulario, ISO9004:2000/NMX-CC-9004-IMNC recomendaciones para la mejora del desempeño, la cual contiene disposiciones que, a través de referencias de este manual de administración de la calidad, constituyen disposiciones de esta norma mexicana. Para las referencias fechadas, las modificaciones posteriores, o las revisiones de la citada publicación, no son aplicables.
3 Términos y definiciones
Glosario de términos.
SAGARPA.-
ISO9004:2000/NMX-CC-9004-IMNC
INTRAGOB.-
4 Sistema de administración de la calidad
4.1 Requisitos generales
SAGARPA tiene establecido, documentar, implementar y mantener un sistema de administración de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo a los requisitos de ISO 9001:2000 IMNC.
SAGARPA :
a) identifica los procesos necesarios para el sistema de administración de la calidad y los aplica; (véase 1.2);
b) tiene definida la secuencia e interacción de estos procesos; (véase anexo No. SDR-CA-005, anexo No. SDR-CA-006, anexo No. SDR-CA-007 y anexo No. SDR-CA-008)
c) tiene definidos los criterios y métodos para controlar la operación de los procesos, mediante la verificación de los requisitos (véase anexo No. SDR-CA-009) establecidos, los cuales son del conocimiento de los clientes para asegurar su eficacia;
d) se asegura la disponibilidad de recursos, la cual es comunicada a cada una de las unidades responsables de la Subsecretaría de Desarrollo Rural, así como la información de modificación presupuestal para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos; [Proceso de Integración de Programación y Presupuestación]
e) realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos; ver punto 8.2.3 seguimiento y medición de los procesos.
f) aplica las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de sus procesos. (véase anexo No. SDR-CA-003 y anexo No. SDR-CA-004).
SAGARPA administra los procesos de acuerdo con los requisitos de ISO 9001:2000 IMNC.
SAGARPA hasta el momento no tiene contemplada la contratación de servicios para la elaboración de procesos que afecten el sistema de administración de la calidad.
4.2 Requisitos de la documentación
4.2.1 Generalidades
SAGARPA:
a) declara una política de la calidad y los objetivos de la calidad Anexo No. SDR-CA-011 y SDR-CA-012.
b) tiene un manual de la calidad;
c) tiene los procedimientos documentados requeridos en esta norma mexicana, que son:
4.2.3 Control de Documentos SDR-CA-013
4.2.4 Control de los Registros SDR-CA-014
8.2.2 Auditorias Internas SDR-CA-015, SDR-CA-038
8.3 Control del Producto no Conforme SDR-CA-016, SDR-CA-039
8.5.2 Acción Correctiva SDR-CA-017, SDR-CA-041
8.5.3 Acción Preventiva SDR-CA-018, SDR-CA-040
d) documenta para planificar en forma eficaz la operación y control de sus procesos (anexos Nos. SDR-CA-007 Proceso de Ejercicio de los Subsidios de Ejecución Nacional a través de Convenios y SDR-CA-008 Proceso de Integración de Programación y Presupuestación).
e) los registros requeridos por esta norma,
5.6.1 Revisión por la Dirección (Ver anexo No. SDR-CA-019 )
6.2.1 Educación, formación, habilidades y experiencia ( Ver anexo No. SDR-CA-020)
6.2.2. e) Competencia, toma de conciencia y formación
7.1. d) Registros necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos.
7.2.2 Registros de los resultados de revisión y de las acciones originadas por la misma (Anexo No. SDR-CA-021)
7.3.1 Planeación del diseño y desarrollo. (No aplica, ver .7.3 )
7.3.2. Elementos de entrada relacionados con los requisitos del producto… (No aplica, ver .7.3)
7.3.4 Resultados de las revisiones y de cualquier acción necesaria (No aplica, ver .7.3)
7.3.5 Resultados de la verificación y de cualquier acción necesaria (No aplica, ver .7.3)
7.3.6 Resultados de validación y de cualquier acción necesaria. (No aplica, ver .7.3)
7.3.7 Resultados de la revisión de los cambios y de cualquier acción que sea necesaria. (No aplica, ver .7.3)
7.4.1 Resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de la misma. (No aplica, ver .7.4)
7.5.2 d) Requisitos de los registros. (No aplica, ver .7.5.2)
7.5.3 Identificación y rastreabilidad (Anexo No. SDR-CA-022 Control de seguimiento del área de subsidios.)
7.5.4 Propiedad del Cliente (No aplica, en virtud de que la documentación propiedad del cliente que se maneja para la tramitación de los requisitos exigidos por la normatividad, a fin de que se puedan utilizar como un documento conforme, en ningún caso son utilizados o incorporados dentro del producto)
7.5.6 Control de los equipos de medición y de seguimiento…. (No aplica, ver .7.5.6)
7.6 a) Calibrarse o verificarse a intervalos especificados o antes de su utilización, comparado con patrones de medición trazables a patrones nacionales o internacionales: cuando no existan tales patrones se registra la base utilizada para la calibración o la verificación. (No aplica, ver .7.6)
Evaluar y registrar la validación de los resultados anteriores cuando se detecte que el equipo no está conforme con los requisitos….…. (No aplica, ver .7.6)
Mantener registros de los resultados de la calibración y la verificación……. (No aplica, ver .7.6)
8.2.2 Auditoria Interna (Anexo No. resultados del programa de auditoria)
8.2.4 Seguimiento y medición del producto (véase Anexo No. SDR-CA-022 Control de seguimiento del área de subsidios)
8.3 Control del producto no conforme (Registro de la naturaleza de las no conformidades) y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido (Anexo No. SDR-CA-023)
8.5.2 Acción Correctiva e) resultados de las acciones tomadas (Anexo No. SDR-CA-023)
8.5.3 Acción preventiva d) resultados de las acciones preventivas tomadas (Anexo No. SDR-CA-024)
4.2.2 Manual de la calidad
SAGARPA establece y mantiene un manual de la calidad que incluye:
a) el alcance del sistema de administración de la calidad, los detalles y la justificación de las exclusiones ver 0.2 de este manual.
b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de administración de la calidad son ver 4.2.1 inciso C
c) una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de administración de la calidad [ver anexo No. SDR-CA-025 ] (ELABORAR FORMATO)
4.2.3 Control de los documentos
SAGARPA controla los documentos del sistema de administración de la calidad necesarios. Los registros son controlados en el punto 4.2.4. Control de registros de calidad.
Se establece un procedimiento documentado CLAVE SDR-CA-013, en el cual se definen los controles necesarios:
a) define los mecanismos para la aprobación y adecuación de los documentos para controlar su emisión;
b) establece el mecanismo de revisión y actualización de los documentos cuando sea necesario para su aprobación;
c) registra los cambios y el estado actual de los documentos;
d) registra la distribución a través de un listado de documentos;
e) define las características que cumplen los documentos que permitan asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables SDR-CA-026, procedimientos para hacer procedimientos;
f) se asegura la identificación de los documentos de origen externo, a través de las unidades responsables que lo generan y controla su distribución; y
g) intercambia los documentos actualizados por los documentos obsoletos para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y sellarlos con la leyenda “obsoletos” en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
4.2.4 Control de los registros
SAGARPA establece y mantiene evidencia de la conformidad con los requisitos así como, con la operación eficaz del sistema de administración de la calidad. Los registros tienen que permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables (véase anexo SDR-CA-026). Se establece un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros (anexo No. SDR-CA-014)
5.1 Compromiso de la dirección
La Coordinadora Administrativa proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de administración de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia:
a) comunica a través de correos electrónicos y/o oficios y atentas notas la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios;
b) difunde a las unidades responsables de la SDR la política de la calidad;
c) revisa que los objetivos de la calidad sean congruentes para su implementación;
d) lleva a cabo las revisiones; y
e) asegura la disponibilidad de recursos a través del presupuesto autorizado y las afectaciones presupuestarias necesarias.
5.2 Enfoque al cliente
La Coordinadora Administrativa se asegura que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del mismo (ver 7.2.1 y 8.2.1).
5.3 Política de la calidad
La Coordinadora Administrativa asegura que la política de calidad:
a) es adecuada al propósito de la SAGARPA;
b) es el compromiso de cumplir los requisitos y de mejorarlos continuamente para hacer eficaz el sistema de administración de la calidad;
c) implementa las referencias que establecen y revisan los objetivos de la calidad;
d) es aceptada, comunicada y entendida dentro de las unidades responsables de la SDR; y
e) se revisa para su continua adecuación.
5.4 Planificación
5.4.1 Objetivos de la calidad
La Coordinación Administrativa se asegura que se incluyan los objetivos de la calidad, y lo requerido para cumplir las características del producto y lo establece en las unidades responsables de la SDR.
Con los controles del área de subsidios SDR-CA-027 y el control de seguimiento del área de subsidios SDR-CA-022, se realiza la medición de los mismos, siendo congruente con la política de calidad.
5.4.2 Planificación del sistema de administración de la calidad
La Coordinadora Administrativa se asegura de que:
a) los procesos certificados se lleven acabo a través de la planificación de cada uno de los requisitos establecidos en el sistema de administración de la calidad [ver 4.1], así como los objetivos de la calidad; y
b) documenta que todos los cambios realizados no modifiquen la integridad del sistema de administración de la calidad.
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
La Coordinadora Administrativa se asegura que las responsabilidades y autoridades están definidas en el catalogo de puestos y que estas sean comunicadas al personal correspondiente.
5.5.2 Representante de la dirección
El Subsecretario de Desarrollo Rural designa un miembro de la dirección (Ver anexo No. SDR-CA-028 Oficio donde se designa al representante de la Dirección) quien, con independencia de otras responsabilidades tiene la responsabilidad y autoridad para:
a) establecer, implementar y mantener los procesos requeridos para el sistema de administración de la calidad;
b) elaborar informes a partir de los resultados de las auditorias internas y externas, que permitan conocer el desempeño del sistema de administración de la calidad y de cualquier necesidad de mejora; y
c) asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la SAGARPA [con base en la evidencia que se determine se modificará este apartado].
5.5.3 Comunicación interna
La Coordinadora Administrativa establece los procesos de comunicación apropiados dentro de las unidades responsables de la SDR y supervisa o verifica que la comunicación se efectúe considerando la eficacia del sistema de administración de la calidad.
5.6 Revisión por la dirección
5.6.1 Generalidades
La Coordinadora Administrativa, a intervalos planificados, revisa el sistema de administración de la calidad de la SAGARPA, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de administración de la calidad, incluyendo la política de la calidad y los objetivos de la calidad.
5.6.2 Información para la revisión
La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir:
a) resultados de auditorías;
b) retroalimentación del cliente;
c) desempeño de los procesos y conformidad del producto;
d) estado de las acciones correctivas y preventivas;
e) acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas;
f) cambios que podrían afectar al sistema de administración de la calidad; y;
g) recomendaciones para la mejora.
5.6.3 Resultados de la revisión
Los resultados de la revisión por la dirección incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas con:
a) la mejora de la eficacia del sistema de administración de la calidad y sus procesos;
b) la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente; y
c) las necesidades de recursos.
6 Administración de los recursos
6.1 Provisión de recursos
La SAGARPA determina y proporciona los recursos necesarios para:
a) implementar y mantener el sistema de administración de la calidad y mejorar continuamente su eficacia; y
b) aumentar la satisfacción de los clientes mediante el cumplimiento de sus requisitos. (Anexos Nos. SDR-CA-007 Proceso de Ejercicio de los Subsidios de Ejecución Nacional a través de Convenios y SDR-CA-008 Proceso de Integración de Programación y Presupuestación).
6.2 Recursos humanos
6.2.1 Generalidades
El personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto o servicio es competente dada su educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas (Anexo No. SDR-CA-020)
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación
La SAGARPA:
a) determina la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto;
b) proporciona formación o toma otras acciones para satisfacer dichas necesidades;
c) evalúa la eficacia de las acciones tomadas;
d) asegura que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de como contribuyen al logro de los objetivos de la calidad; y
e) mantiene los registros apropiados de educación, formación, habilidades y experiencia (Anexo No. SDR-CA-020).
6.3 Infraestructura
La SAGARPA determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable:
a) edificios, espacio de trabajo y servicios asociadas;
b) equipo para los procesos, (tanto hardware como software); y
c) servicios de apoyo tales (como comunicación a través de correo electrónico y telefónico).
6.4 Ambiente de trabajo
La SAGARPA determina y gestiona el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto, otorgando el material, equipo y personal suficiente para el desarrollo de los procesos certificados, en un ambiente de trabajo que contribuya a la aplicación de la eficiencia y aprovechamiento de los recursos de la organización para mantener e incrementar los principios, valores, enfoques y herramientas de mejoramiento de calidad, productividad y competitividad, y superación personal e individual. Lo anterior respetando los derechos de los trabajadores y responsabilizándolos de las tareas que se les asignan.
7 Realización del producto
7.1 Planificación de la realización del producto
La SAGARPA planifica y desarrolla los procesos necesarios para la realización del producto. La planificación de la realización del producto es coherente con los requisitos de los otros procesos del sistema de administración de la calidad (véase 4.1).
Durante la planificación de la realización del producto, la SAGARPA determina, cuando es apropiado, lo siguiente:
a) los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto;
b) la necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos específicos para el producto;
c) las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y ensayo/prueba especificas para el producto, así como los criterios para la aceptación del mismo. No aplica este inciso en virtud de que los procesos certificados corresponden a actividades administrativas y no de producción, por lo que no se requiere llevar a cabo las actividades señaladas en este inciso, a excepción de que los clientes al solicitar el trámite de algún documento, no se apeguen a los requisitos de la normatividad vigente; y
d) los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos. (Anexo No. SDR-CA-022)
EI resultado de esta planificación debe presentarse de forma adecuada a las necesidades y modalidades de operación de la SAGARPA.
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto
La SAGARPA determina:
a) los requisitos especificados para el cliente (Anexo No. SDR-CA-029 y Anexo No. SDR-CA-029bis), de acuerdo con la normatividad.
b) los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido;
c) los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto; y
d) cualquier requisito adicional determinado por la SAGARPA.
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto
La SAGARPA revisa los requisitos relacionados con el producto. Esta revisión se efectúa antes de que la SAGARPA se comprometa a proporcionar un producto al cliente (por ejemplo la aceptación de convenio y/o anexo técnico, la aceptación de cambios en el convenio y/o anexo técnico) y debe asegurarse de que:
a) están definidos los requisitos del producto;
b) están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del convenio y/o anexo técnico y los expresados previamente; y
c) la SAGARPA tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos.
Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma (véase 4.2.4).
Cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de los requisitos, la SAGARPA confirma los requisitos del cliente antes de la aceptación.
Cuando se cambien los requisitos del producto, la SAGARPA se asegura que la documentación pertinente sea modificada y que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados.
7.2.3 Comunicación con el cliente
La SAGARPA determina e implementa disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a:
a) la información sobre el producto;
b) las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones; y
c) la retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas.
7.3 Diseño y desarrollo
No aplica este punto, en virtud de que la SAGARPA no requiere controlar el diseño y desarrollo de producto alguno en la prestación de los servicios administrativos que le son inherentes a sus actividades.
7.4 Compras
No aplica este punto. Las áreas que realizan las actividades relacionadas con los procesos certificados, no están vinculadas con las tareas encaminadas a adquirir los bienes necesarios para apoyar la ejecución de las funciones que permiten brindar el servicio requerido por los clientes de la Coordinación Administrativa, motivo por el cual no aplica este punto. Sin embargo, es importante señalar que la solicitud de bienes se realiza a través de requisiciones debidamente validadas por la Dirección General de Eficiencia Financiera y Rendición de Cuentas, las que se envían a la Dirección de Compras de la Dirección General de Proveeduría y Racionalización de Bienes y servicios, que es la encargada de realizar las compras de los productos solicitados por los clientes.
La Dirección de Compras, previa a la licitación pública, realiza una reunión con los administrativos de las unidades responsables, afín de que especifiquen las características de los bienes requeridos, y en el caso que soliciten algún bien de una marca determinada, deberán elaborar la justificación de esta decisión.
Una vez realizada la compra, los bienes se entregaran a los clientes, mediante solicitudes al administrador del edificio, de los bienes requeridos.
7.5 Producción y prestación del servicio
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio
La SAGARPA planifica y lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas incluyen, cuando es aplicable:
a) la disponibilidad de información que describa las características del producto;
b) la disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario;
c) el uso del equipo apropiado;
d) la disponibilidad y uso de dispositivos de seguimiento;
e) la implementación del seguimiento; y
f) la implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega.
7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio
No aplica este punto, dado que para alcanzar los objetivos de los procesos certificados no se requieren actividades de seguimiento y medición para detectar deficiencias después de que se haya prestado el servicio.
7.5.3 Identificación y rastreabilidad
Cuando es necesario, la SAGARPA identifica el producto a través de todo el proceso de seguimiento, mediante el control denominado Seguimiento del Área de Subsidios del proceso de Ejercicio de Subsidios de Ejecución Nacional a través de Convenios (véase anexo SDR-CA-007 y anexo SDR-CA-022) y del control de Seguimiento del Área de Presupuesto del proceso de Integración de Programación y Presupuestación (véase anexo No. SDR-CA-008 y anexo No. SDR-CA-032).
Lo anterior, permite a la SAGARPA identificar la etapa en que se encuentra el producto.
Cuando la rastreabilidad sea un requisito, la SAGARPA controla y registra la identificación única del producto (véase 4.2.4).
7.5.4 Propiedad del cliente
La SAGARPA cuida los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la SAGARPA o estén siendo utilizados por la misma. La SAGARPA en la realización del producto identifica y verifica con el Oficio de la unidad responsable que solicita el servicio, protege y salvaguarda los bienes que son propiedad del cliente con fólder, suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto. Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que de algún otro modo se considere inadecuado para su uso debe ser registrado con Oficio y comunicado al cliente.
7.5.5 Preservación del producto
La SAGARPA preserva la conformidad del producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto. Esta preservación incluye la identificación, manipulación y protección (véase 7.5.4).
7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medición
No aplica este punto, por que no se requiere ningún equipo de medición para llevar el control de las actividades inmersas en los procesos certificados
8 Medición, análisis y mejora
8.1 Generalidades
La SAGARPA planifica e implementa los procesos de seguimiento, análisis y mejora necesarios para:
a) demostrar la conformidad del producto;
b) asegurarse de la conformidad del sistema de administración de la calidad; y
c) mejorar continuamente la eficacia del sistema de administración de la calidad.
Esto comprende la determinación de los métodos aplicables, incluyendo las técnicas estadísticas, y el alcance de su utilización.
8.2 Seguimiento y medición
8.2.1 Satisfacción del cliente
Como una de las medidas del desempeño del sistema de administración de la calidad, la SAGARPA realiza el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la SAGARPA. Determina los métodos para obtener y utilizar dicha información (elaborar formato de encuesta o algún otro medio para medir la satisfacción del cliente).
8.2.2 Auditoría interna
La SAGARPA lleva a cabo a intervalos planificados auditorías internas para determinar sí el sistema de administración de la calidad:
a) es conforme con las disposiciones planificadas (véase 7.1), con los requisitos de esta norma mexicana y con los requisitos del sistema de administración de la calidad establecidos por la SAGARPA; y
b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
Se planifica un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Se definen los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología. La selección de los auditores y la realización de las auditorías aseguran la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no auditan su propio trabajo.
Define, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y para mantener los registros (véase 4.2.4).
La dirección responsable del área que este siendo auditada, se asegura que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento incluyen la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación (véase 8.5.2).
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
La SAGARPA aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del sistema de administración de la calidad (anexos No. SDR-CA-022 y No. SDR-CA-032). Estos métodos demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, se llevan a cabo acciones correctivas, según sea conveniente, para asegurar la conformidad del producto. Por las características de los servicios prestados, la medición consiste en determinar el tiempo en el cual se deben tramitar los documentos de los clientes, tal como se señalan en el mapeo de los procesos certificados.
8.2.4 Seguimiento y medición del producto
La SAGARPA mide y hace un seguimiento de las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Esto se lleva acabo en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto, de acuerdo con las disposiciones planificadas (véase.7 .1).
Mantiene evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. Los registros indican la(s) persona(s) que autoriza(n) la liberación del producto (véase 4.2.4 -GENERAR UN REGISTRO PARA ELIMINAR ESTA OBSERVACIÓN).
La liberación del producto y la prestación del servicio se lleva a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas (véase 7.1), a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando corresponda, por el cliente.
8.3 Control del producto no conforme
La SAGARPA asegura que el producto que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme, están definidos en un procedimiento documentado.
La SAGARPA trata los productos no conformes mediante una o más de las siguientes maneras:
a) tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada;
b) autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente; y
c) tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previsto.
Se mantienen registros (véase anexo No. SDR-CA-023) de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.
Cuando se corrige un producto no conforme, se verifica su conformidad con los requisitos.
Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, la SAGARPA toma las acciones apropiadas respecto a los efectos potenciales, de la no conformidad.
8.4 Análisis de datos
La SAGARPA determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de administración de la calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema. Esto incluye los datos generados del resultado del seguimiento y medición y de cualesquiera otras fuentes pertinentes (agregar indicadores).
EI análisis de los resultados proporciona información sobre:
a) la satisfacción del cliente (véase 8.2.1);
b) la conformidad con los requisitos del producto (véase.7 .2.1);
c) las características y tendencias de los procesos y de los productos, incluyendo las oportunidades para Ilevar a cabo acciones preventivas; y
d) los proveedores.
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua
La SAGARPA mejora continuamente la eficacia del sistema de administración de la calidad, mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por Ia dirección.
8.5.2 Acción correctiva
La SAGARPA toma acciones para eliminar la causa de no conformidades, con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
Se cuenta con un procedimiento documentado para definir los requisitos para:
a) revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes);
b) determinar las causas de las no conformidades;
c) evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir;
d) determinar e implementar las acciones necesarias;
e) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase 4.2.4); y
f) revisar las acciones correctivas tomadas.
8.5.3 Acción preventiva
La SAGARPA determina acciones para eliminar las causas de no conformidad potenciales y previene su ocurrencia. Las acciones preventivas se realizan principalmente, cuando hay modificaciones a las normas, mediante la comunicación de las mismas a los clientes y al personal involucrado en el Sistema de Administración de la Calidad.
Se cuenta con un procedimiento documentado para definir los requisitos para:
a) determinar las no conformidades potenciales y sus causas;
b) evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades;
c) determinar e implementar las acciones necesarias;
d) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase 4.2.4); y
e) revisar las acciones preventivas tomadas.
9 Bibliografía
Véase anexo C.
10 Concordancia con normas internacionales
Esta norma mexicana es equivalente con la norma ISO 9001:2000 Quality management systems -Requirements.
Anexo C
Bibliografía
[1] ISO 9000-3: 1997, Normas para la gestión de la calidad y aseguramiento de la calidad. Parte 3: Directrices para la aplicación de la norma ISO 9001: 1994 al desarrollo, suministro instalación y mantenimiento de soporte lógico.
[2] ISO 9004:2000, Sistemas de gestión de la calidad -Directrices para la mejora del
desempeño.
NOTA -La norma mexicana equivalente es la NMX-CC-9004-IMNC-2000, Sistemas de gestión de la calidad -Directrices para la mejora del desempeño
[3] ISO 10005: 1995, Administración de la calidad -Directrices para planes de la calidad. NOTA -La norma mexicana equivalente es la NMX-CC-019:1997 IMNC, Administración de la calidad -Directrices para planes de calidad
[4] ISO 10006: 1997, Gestión de la calidad. Directrices para la calidad en la gestión de proyectos.
[5] ISO 10007: 1995, Gestión de la calidad .Directrices para la gestión de la configuración.
[6] ISO 10011-1:19901, Directrices para la auditoria de los sistemas de la calidad. Parte 1: Auditoria.
NOTA -La norma mexicana equivalente es la NMX-CC-007/1-SCFI-1993, Directrices para auditar sistemas de calidad. Parte 1: Auditorias.
[7] ISO 10011-2: 19911, Directrices para la auditoria de los sistemas de la calidad. Parte 2: Criterios para la calificación de los auditores de los sistemas de la calidad.
NOTA -La norma mexicana equivalente es la NMX-CC-008-SCFI-1993, Criterios de calificación para auditores de sistemas de calidad.
[8] ISO 10011-3:19911, Directrices para la auditoria de los sistemas de la calidad. Parte 3: Gestión de los programas de auditoria.
NOTA -La norma mexicana equivalente es la NMX-CC-007/2-SCFI-1993, Directrices para auditar sistemas de calidad. Parte 2: Administración del programa de auditorias.
[9] ISO 10012-1:1992, Requisitos de aseguramiento de la calidad para el equipo de medición. Parte 1: Sistema de confirmación metrológica para el equipo de medición.
NOTA -La norma mexicana equivalente es la NMX-CC-017/1:1995 IMNC, Requisitos de aseguramiento de la calidad para equipo de medición. Parte 1: Sistema de confirmación metrológica para equipo de medición.
1 Prevista su revisión como norma ISO 19011, Directrices para la auditoría medioambiental y de la calidad.
[10] ISO 10012-2:1997, Requisitos de aseguramiento de la calidad para el equipo de medición. Parte 2: Directrices para el control de los procesos de medición.
[11] ISO 10013:1995, Directrices para la documentación de los sistemas de gestión de la calidad.
NOTA -La norma mexicana equivalente es la NMX-CC-018:1996 IMNC, Directrices para desarrollar manuales de calidad.
[12] ISO/TR 10014:1998, Directrices para la gestión de los efectos económicos de la calidad.
[13] ISO 10015:1999, Gestión de la calidad. Directrices para la formación.
[14] ISO/TR 10017: 1999, Orientación sobre técnicas estadísticas para la norma ISO 9001: 1994.
[15] ISO 14001: 1996, Sistemas de gestión ambiental- Especificación con guía para su uso.
NOTA -La norma mexicana equivalente es la NMX-SAA-00l:1998 IMNC, Sistemas de administración ambiental -Especificación con guía para su usa.
[16] IEC 60300-11:2, Gestión de la confiabilidad. Parte 1: Gestión del programa de confiabilidad.
[17] Principios de la gestión de la calidad. Folleto
[18] ISO 9000 ISO 14000 News (publicación bimensual que proporciona una cobertura comprensiva del desarrollo internacional relativo a las normas de sistemas de gestión de ISO, incluyendo noticias sobre su implementación par parte de diversas organizaciones alrededor del mund04.
[19] Páginas web de referencia: http://www.iso.ch
http://www.bsi.org.uk/iso-tcI76-sc2
NOTA -En México http://www.imnc.org.mx
2 Pendiente de publicación (revisión de la norma ISO 9000-4: 1993)
3 Disponible en la página Web: http://www.iso.ch y http://WWW.imnc.org.mx
4 Disponible en la secretaria central de ISO (sales@lso.ch)
