Procedimientos de alineamiento de los Planes de Tecnologías y Sistemas de Información con la estrategia de negocio
En base a la experiencia de cómo se ha venido
observando en las organizaciones, se han seguido cuatro fases a saber que son
las siguientes: 1. Introducción de la informática en la organización 2.
Expansión anárquica de las aplicaciones. 3. Fase de coordinación SI – objetivos
de la empresa y 4. Interdependencia de estrategias de la compañía TI/SI (
Tecnologías de Información/Sistemas de Información).
En la primer fase, que es la introducción de la informática en la organización, tuvo lugar a partir de los años sesenta, cuando empezó la aparición masiva de la informática. Las máquinas eran muy grandes que para esos tiempos se necesitaba de cierta infraestructura, además de que el manejo de estas solamente lo podían tomar los especialistas. Debido a esto, el departamento de Proceso de Datos (PD) dentro de las organizaciones se vio aislado del resto de la organización. Esto provocó que se creara dentro de las organizaciones, un ambiente en el cual la informática se limitaba solamente a servir las demandas de mecanización de los procesos administrativos. Igualmente los usuarios, por ignorancia o bien porque según ellos en esos tiempos la informática les solucionaba problemas pero al mismo tiempo que creaba otros, mejor se abstenían de involucrarse.
El objetivo principal de los directivos de
incorporar la informática en sus empresas era por la reducción de costos del
proceso de información. Las primeras aplicaciones de los sistemas informáticos
dentro de las empresas, fueron y siguen siendo contabilidad, nóminas y la
facturación. Debido a que este era el único objetivo en este momento de la
informática en las empresas, la elaboración formal de Planes de Proceso de
Datos no existía ni era necesaria en general. A su vez, los planes Informáticos
eran planes de desarrollo e implementación de peticiones de usuario. Existen
dos situaciones que se deben de tener en cuenta para poder entender la
situación actual de los sistemas de información en muchas empresas: 1. En el
organigrama funcional de la empresa, el departamento de Sistemas de Información
(SI) se sitúa en una posición dependiente de los servicios administrativos, 2.
Se crea una barrera entre los estamentos directivos de la compañía y la
jefatura de SI y 3. Generalmente la conexión entre los objetivos de la compañía
y los planes de SI es inexistente, y cuando existe se lleva a cabo a través de
peticiones de los usuarios que son coherentes con cualquier estrategia definida
ya que estas peticiones normalmente son encaminadas a mejorar la eficiencia en
los procesos administrativos.
Después de que los problemas de mecanización de
los procesos de transacciones básicos en la compañías se había resuelto, el
departamento de informática se ve progresivamente en la necesidad de hacer
frente a peticiones de usuarios que refieren a problemas cada vez más complejos
y muy ligados a funcionamiento del negocio. La incomprensión por parte de los
responsables de informática de los problemas planteados por los usuarios, entre
otras razones, hace que en muchas ocasiones no se tomen las decisiones
adecuadas desde un punto de vista global de compañía. El departamento encargado
de los Sistemas de Información sigue siendo el responsable de asignar recursos
y prioridades a las diferentes peticiones de las unidades funcionales. Los
criterios que se siguen en estas asignaciones no tienen por qué ser coherentes
con los objetivos estratégicos de la compañía, que son en muchos casos
desconocidos para el responsable de SI. Entre las razones que se usan con más
frecuencia para la asignación de recursos destacan: 1. La facilidad de
implementación, 2. La novedad y atractivo tecnológico, 3. El poder de la unidad
funcional solicitante en la organización y 4. El costo del desarrollo a
realizar. La pared existente entre Informática y el resto de la organización no
permitía al responsable del Sistema de Información darse cuenta de la verdadera
importancia de las modificaciones que se le pedían.
Dentro de esta fase, las grandes inversiones
necesarias para mantener una instalación informática funcionando y
tecnológicamente no obsoleta, en conjunto con las quejas de los usuarios que no
ven que sus necesidades sean cubiertas con la eficiencia a la que estaban
acostumbrados cuando solamente tenían peticiones de mecanización de procesos
transaccionales, hacen que los máximos responsables decidan afrontar el
problema de los SI desde un punto de vista global. La situación más común es la intervención directa de la alta
dirección en el momento de la selección de los proyectos a implementar, es
decir, las solicitudes de aplicaciones por parte de los usuarios finales, pasan
por un proceso de asignación de prioridades y recursos con la intervención de
la alta dirección y de ahí al Plan de Sistemas de Información. Esta manera de
funcionar, con intervención directa de la dirección de la compañía en la toma
de decisiones del departamento de SI es claramente incoherente con las
funciones que en principio debería tener el responsable de SI, ya que se
produce una dilución de responsabilidades y crea confusión sobre quién ostenta
la responsabilidad de las decisiones tomadas. Una forma de solucionar esta
anómala situación pasa por el desarrollo de procedimientos formales de
planificación de SI análogos a los que la compañía seguramente utiliza para
planificar otros sistemas y a partir de este momento se establecen planes
sistemáticos de definición de necesidades de información coherentes con los
objetivos estratégicos de las unidades funcionales de la compañía.
En esta situación, se establece una
comunicación directa entre los planes de la compañía y los planes de SI. El
Plan de SI, además de contener los proyectos a desarrollar, explicita de manera
clara e inequívoca las prioridades de la compañía para la asignación de
recursos en el área de las tecnologías de información. Antes, el responsable de
SI asignaba los recursos de que disponía entre las diferentes solicitudes de
los usuarios según su propio parecer, más o menos influido por los propios
usuarios o por la dirección general . Ahora se ha convertido en un coordinador
del equipo interdepartamental que elabora la propuesta de Plan de Sistemas.
Interdependencia estrategia de la
compañía-TI/SI
En muchos sectores industriales y de servicio
aparecen ejemplos de compañías que con un uso adecuado y novedoso de dichas
tecnologías, y no necesariamente mediante los instrumentos informáticos o de
telecomunicación más avanzados, consiguen ventajas competitivas sostenibles.
Para obtener estas ventajas competitivas, es necesario también integrar las
posibilidades de los SI y de las TI con la estrategia de la empresa en el
momento de formularla. Durante el proceso de implementación de sistemas de
información en las empresas se produce un aprendizaje organizativo que creemos
fundamental para llegar a poder implementar procesos de planificación cada vez
más integrados con la formulación de la estrategia de la compañía.
En muchas organizaciones los SI se encuentran
en la fase de expansión y anarquía, y todavía no se ha establecido ninguna
metodología de planificación de los mismos. No cabe duda que poder disponer de
un procedimiento estructurado y sistemático que permita deducir explícitamente
un plan de TI/SI del plan estratégico vigente es muy útil.
Con el fin de delimitar el esfuerzo necesario
para planificar los SI, conviene empezar por concretar hasta dónde entendemos
que llega un proceso de planificación de TI/SI, es decir, qué se supone que
debe incluir un Plan de Sistemas y Tecnologías de Información.
Tal resultado debe incluir una lista de
proyectos a desarrollar en los próximos 3 a 5 años, que se refiera a la
situación en el momento de preparar el Plan, es decir, con el reconocimiento
explícito del punto de partida del que se supone debe arrancar el plan. La
prioridad de cada proyecto que contemple los aspectos más relevantes del
negocio como también los aspectos técnicos. Para los proyectos a desarrollar en
el primer año, el detalle suficiente que permita su evaluación en términos de
recursos necesarios en su desarrollo, mecanismos de evaluación adecuados para
permitir instaurar los procedimientos de control necesarios en el seguimiento
del plan y una lista de actividades de la empresa donde la TI puede utilizarse
como herramienta de soporte para aumentar su eficacia o su eficiencia.
La responsabilidad de desarrollar el Plan de
TI/SI recae fundamentalmente en la dirección de la empresa. Es importante
observar que el contenido del Plan TI/SI es muy poco tecnológico. Los detalles
tecnológicos se incluyen solo cuando es estrictamente necesario. La perspectiva
bajo la que se elabora el Plan de TI/SI es fundamentalmente una perspectiva de
negocio. En empresas pequeñas es también necesario disponer de un plan de
TI/SI. Su elaboración puede ser más sencilla que en una empresa de mayor
tamaño. Dentro de su forma esquemática, su composición y funciones principales,
se encuentran el Comité de Tecnologías y Sistemas de Información, que es el
órgano responsable sobre el Sistema de Información que se diseñe; Equipo de
Trabajo que lleva a cabo el trabajo operativo encaminado a elaborar el Plan de
TI/SI y un Grupo Base que está integrado por el subdirector general a cargo de
Sistemas de Información, el director de Sistemas de Información, el DOP y,
eventualmente, por consultores externos expertos en planificación de sistemas
de información.
Definitivamente que los tiempos van cambiando y
sobre todo en el área de informática los cambios tecnológicos son muy rápidos y
están a la órden del día. En el caso particular de una empresa donde yo laboré,
en Daltile México S.A. de C.V. , se llevó a cabo el diseño del Plan de TI/SI
para poder implantar el sistema Oracle con el fin de reducir costos. Las
solicitudes de los usuarios, en conjunto con la dirección general, sistemas y
en este caso el outsourcing de Oracle llevó a que se implantara una tecnología
nueva que se llevó en conjunto con la empresa y sus usuarios.
En este caso, cuando se instaló el sistema de
e-business Oracle, se necesitó la parte de outsourcing, en este caso Oracle,
para poder instalar en todas las áreas de la empresa el sistema, en donde en
cada área de la empresa llámese producción, logística, abastecimientos,
contabilidad, finanzas, ventas, etc. siempre estuvo la gente responsable de
cada área, tanto el director del área como los gerentes y su equipo de trabajo,
en conjunto con la gente de Oracle y de sistemas de la misma empresa para poder
capacitar a la gente y satisfacer al
100% las necesidades del usuario, en este caso los empleados de la empresa,
todo esto basado en el plan de unir los objetivos de la empresa con el Sistema
de Información. Además de la capacitación que brindó la gente de Oracle, la
gente de sistemas actualmente da la capacitación a los empleados cuando estos
son de nuevo ingreso, o bien para dudas que puedan surgir durante su rutina
diaria de trabajo.
Este proceso se llevó a cabo en todas las áreas
de la empresa, y fue necesario desde un principio, un plan de TI/SI para poder
llevar a cabo la implantación del sistema de información de manera exitosa y
así mismo seguir buscando el apoyo con la gente de sistemas, coordinándose en
grupos para ver los beneficios del sistema en cada área de la empresa para que
este SI siga siendo exitoso y útil para
la empresa y sus usuarios.
Igualmente yo en particular me dedico a la
venta de aplicaciones de e-business, e-commerce, e e-learning a empresas
pequeñas y medianas a través de Internet. Igualmente, el fin de estas
aplicaciones es en el caso del e-business reducir los costos en la empresa y
poder beneficiar a los usuarios de las mismas en facilitar su trabajo en tiempo
y esfuerzo y brindar a las empresas una ventaja competitiva con el implemento
de tecnología en sus negocios.
